Nuestro mundo está más digitalizado que nunca, lo que significa que las comunicaciones digitales —y los correos electrónicos entrantes—son cada vez más frecuentes. Cuantos más correos recibes, más espacio de almacenamiento ocupan, y a menudo son mensajes que no es tan importante que leas.
Si has leído hasta aquí, lo más probable es que te encuentres entre los muchos profesionales ocupados que tienen bandejas de entrada desordenadas pero no saben cómo lograr un Inbox Zero o la "Bandeja de Entrada Cero". Por suerte para ti, existen suites de software únicas y potentes, así como varias estrategias útiles que puedes seguir para limpiar tu bandeja de entrada y evitar una mayor sobrecarga. Para ello, vamos a hablar de algunas de estas estrategias y de cómo mantener una bandeja de entrada despejada a largo plazo.
Buenas prácticas de limpieza del correo electrónico
1. Mantén organizada tu bandeja de entrada
2. Establece recordatorios semanales
3. Recuerda darte de baja
4. Utiliza etiquetas para organizar los correos electrónicos
5. Bloquea el spam en lugar de eliminarlo
6. Utiliza las carpetas más a menudo
Mantén organizada tu bandeja de entrada: ¿por qué es importante?
Antes de hablar de cómo depurar la bandeja de entrada y evitar que se convierta en un caos, vamos a explicar por qué es tan importante mantenerla organizada.
Una bandeja de entrada organizada puede ser el factor decisivo entre un día productivo y uno desaprovechado. Las bandejas desordenadas dificultan la localización rápida de mensajes importantes. Para evitarlo, aprovecha al máximo tus hilos de correo electrónico. Cuanto más tiempo pases navegando por una bandeja de entrada desordenada, más probabilidades tendrás de no cumplir los plazos.
Sin embargo, si trabajas con una bandeja de entrada organizada, te resultará mucho más fácil seguir el ritmo de tu carga de trabajo y ser más eficiente y productivo Todo lo que hace falta para mantener una bandeja de entrada organizada son unos minutos de tu tiempo cada día. Al fin y al cabo, lo último que quieres es encontrarte con el temido mensaje "tu almacenamiento está casi lleno" justo cuando estás a punto de enviar tu correo electrónico más importante del día.
Establece recordatorios semanales
Probablemente, tu bandeja de entrada esté llena hasta los topes de mensajes sin abrir y que nunca necesitaste leer en primer lugar. No tiene sentido mantener todos esos correos antiguos ocupando espacio de almacenamiento, especialmente cuando probablemente haya correos en tu bandeja de entrada que sí necesitas leer.
Aquí es donde resultan útiles los recordatorios semanales. Configurar recordatorios de correo electrónico puede ayudarte a programar el tiempo para eliminar correos electrónicos antiguos cada semana. También puedes eliminar correos electrónicos que tengan varias semanas (o incluso meses) de antigüedad, lo que te ayudará a mantener tu bandeja de entrada libre de mensajes innecesarios. También te beneficiarás de tener más espacio en tu cuenta en caso de que necesites guardar más correos en el futuro.
Recuerda darte de baja
Es bastante habitual que la gente se suscriba a boletines que, si bien en un momento dado pudieron parecer interesantes, rápidamente se convierten en molestias que provocan bandejas de entrada abarrotadas.
Hoy en día, los anuncios y boletines siempre ofrecen a los lectores la posibilidad de darse de baja, una oportunidad que deberías aprovechar si ves que la mayor parte del desorden de tu bandeja de entrada se debe a cosas de las que deberías haberte dado de baja hace tiempo.
Si sigues recibiendo boletines que te gusta hojear pero quieres que dejen de ocupar tu espacio de almacenamiento de correo electrónico, puede ser una buena idea que configures una carpeta de boletines que vacíes regularmente.
Utiliza etiquetas para organizar los correos electrónicos
Cualquier sistema de organización del correo electrónico que valga l apena, debe definir formas de etiquetar los correos electrónicos. El uso de etiquetas para etiquetar los correos electrónicos de lectura obligatoria es esencial si necesitas estar al tanto de los mensajes que requieren tu atención inmediata; también facilita ver qué correos electrónicos pueden esperar.
Utilizar etiquetas de correo electrónico puede parecer mucho trabajo al principio, pero dedicar algo de tiempo a establecer un sistema eficaz y racionalizado de etiquetado del correo electrónico te ahorrará mucho tiempo en el futuro.
Si estás dedicando tiempo a definir un sistema de etiquetado de correo electrónico que pueda utilizarse en toda tu empresa, también puede merecer la pena que dediques tiempo a hacer más eficientes otras áreas de tu vida laboral cotidiana mediante la creación de filtros de correo electrónico.
Bloquea el spam en lugar de eliminarlo
Ahora que estás adentrándote en el proceso de limpieza de tu correo electrónico, probablemente te habrás topado con algunos correos spam que siguen atascados en tu bandeja de entrada. Debes resistir la tentación de eliminarlos; en su lugar, márcalos como correo no deseado y envíalos a la carpeta de spam. De este modo, el filtro de spam se verá obligado a enviar automáticamente a la carpeta de correo no deseado los futuros mensajes de los anteriores remitentes. De este modo, no tendrás que verlos ni arrastrarlos manualmente a la carpeta de spam. Si detectas varios mensajes de spam de un mismo remitente, puedes bloquearlos.
Utiliza las carpetas más a menudo
Por último, pero no por ello menos importante, haz todo lo posible por organizar tu bandeja de entrada con carpetas. Para muchos profesionales ocupados, alcanzar el codiciado estado de "Inbox Zero" es una fantasía lejana: mucha gente ni siquiera recuerda la última vez que llegó al final de su bandeja de entrada con cero mensajes sin leer. Si esto te suena, probablemente necesites carpetas en tu vida.
Afortunadamente, es más que posible crear carpetas y subcarpetas personalizadas para mejorar la forma en que clasificas tus correos electrónicos. Puedes configurar carpetas personalizadas que sean carpetas raíz paralelas a tu bandeja de entrada de correo electrónico, e incluso puedes configurar carpetas organizadas jerárquicamente.
Una vez que hayas terminado de organizar tus correos electrónicos en diferentes carpetas, querrás tomarte un poco de tiempo para deshacerte de los mensajes que ya no son relevantes. Una vez hecho esto, estarás en el buen camino para trabajar con una bandeja de entrada más limpia y organizada.
Conclusión
Limpiar la bandeja de entrada del correo electrónico puede parecer tedioso y laborioso; hay que admitir que puede ser ambas cosas si no tienes la motivación adecuada.
Dedicar un poco de tiempo a configurar recordatorios semanales, acordarse de darse de baja de los boletines que ya no lees, utilizar etiquetas para etiquetar los correos electrónicos y utilizar las carpetas con más frecuencia puede contribuir en gran medida a mantener tu bandeja de entrada limpia y organizada con regularidad. Esperamos que las estrategias anteriores te hayan resultado útiles para emprender la limpieza de primavera. ¡Feliz Bandeja de Entrada Cero!
Sobre el autor:Gary Stevens es el director técnico de Hosting Canada, un sitio web que ofrece reseñas de expertos sobre servicios de alojamiento y ayuda a los lectores a crear negocios y blogs en línea.
Comments