Un empleado promedio dedica aproximadamente una cuarta parte de su semana laboral a revisar las docenas de correos electrónicos que todos enviamos y recibimos a diario. En los últimos años, el número de usuarios activos de correo electrónico en todo el mundo ha aumentado a 3, 900 millones. Ahora que las empresas tienen empleados en todo el mundo y que las reuniones periódicas se digitalizan, el uso del correo electrónico es aún mayor. Sin embargo, a pesar de estar pegados al botón de "Responder", muchos de nosotros seguimos sin saber cómo y cuándo utilizar el correo electrónico adecuadamente.
Te presentamos 15 reglas de etiqueta de correo electrónico esenciales, que todo profesional de los negocios debe conocer:
1. Usa un asunto directo
2. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional
3. El botón "responder a todos" debe utilizarse con moderación
4. Añade una firma de correo electrónico profesional
5. Usa saludos profesionales
6. Sé cauteloso con los signos de exclamación excesivos
7. Ten cuidado al utilizar el humor
8. Responde a todos tus correos electrónicos
9. Siempre revisa antes de enviar
10.Añade la dirección de correo electrónico después de haber redactado el mensaje
11.Comprueba dos veces las direcciones de los destinatarios
12.Ten en cuenta cómo pueden afectar las diferencias culturales a tu comunicación
13.Mantén un tipo de letra sencillo y clásico
14.Segmenta tus comunicaciones
15.Considera el tono
1. Usa un asunto directo
En muchos casos, la gente decide abrir un correo electrónico basándose únicamente en el asunto.
Las buenas líneas de asunto son breves, descriptivas y, siempre que sea posible, orientadas a la acción. Por ejemplo, "La reunión del Consejo se traslada al martes 21 de noviembre" es un asunto más contundente que "Se cambia la fecha de la reunión".
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de un asunto sólido, sobre todo si el correo electrónico se utiliza con fines de marketing directo. Elige siempre un asunto que haga saber al destinatario que el correo habla sobre sus problemas comerciales u otras preocupaciones.
2. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional
Obviamente, lo último que quieres es que borren tus correos electrónicos. Una de las mejores formas de asegurarse de que eso no ocurra es evitar utilizar una dirección que no incluya tu marca.
Si representas a una empresa, utiliza siempre la dirección de correo electrónico oficial. De este modo, mejorarás sustancialmente la capacidad de entrega del correo electrónico. Es importante ser prudente a la hora de elegir la dirección de correo electrónico profesional.
Sin embargo, si utilizas una dirección de correo electrónico privada (ya seas autónomo o simplemente prefieras utilizarla), debes tener mucho cuidado a la hora de seleccionar tu alias.
Si te dedicas al marketing B2B, la dirección de correo electrónico de tu empresa debe llevar siempre tu nombre para que el destinatario sepa de dónde procede y a quién debe responder.
3. El botón "responder a todos" debe utilizarse con moderación
A nadie le gusta abrir o leer correos electrónicos que no tienen nada que ver con uno, su departamento o sus responsabilidades individuales.
Ignorar los correos electrónicos no relacionados puede ser difícil, y las alertas repetitivas pueden resultar irritantes si estamos intentando centrarnos en otras tareas.
Evita pulsar "responder a todos" a menos que sepas que todas las personas incluidas en la lista realmente necesitan recibir la respuesta. Además, utiliza sabiamente las CC y CCO en el correo electrónico para evitar el desorden en la conversación.
4. Añade una firma de correo electrónico profesional
Las firmas de correo electrónico profesionales pueden generar mayores índices de retorno de la inversión si participas en campañas de marketing. Tiene sentido ofrecer al lector información adicional sobre usted o su empresa. Normalmente, una firma de correo electrónico incluye tu nombre completo, cargo, nombre de la empresa e información de contacto.
También puedes añadir un poco de publicidad, pero no te excedas con ilustraciones, enlaces, eslóganes o citas. Mantén la fuente, el tamaño y el color del texto igual que en el resto del correo electrónico para dar un tono profesional.
5. Usa saludos profesionales
Es importante aprender a utilizar saludos profesionales cuando se trata de la etiqueta del correo electrónico.
Ten cuidado al utilizar saludos informales como "Hola" o "Hola a todos". Aunque los saludos informales y amistosos son apropiados en muchos tipos de correos electrónicos, asegúrate de saber a qué tipo de público te diriges.
6. Sé cauteloso con los signos de exclamación excesivos
Si tienes la costumbre de utilizar signos de exclamación, procura limitarlos al expresar tu entusiasmo o emoción.
Algunas personas tienden a abusar de este signo de puntuación y acaban utilizando varios signos de exclamación en el lapso de unas pocas frases. Esto puede hacer que el escritor parezca demasiado ansioso o incluso inmaduro. Utilízalos con moderación y sólo cuando sea realmente apropiado.
7. Ten cuidado al utilizar el humor
Sin las expresiones faciales o el tono de voz correspondientes, el humor que se utiliza por correo electrónico puede perder su significado e intención. De hecho, es mejor evitar cualquier forma de humor en los intercambios profesionales por correo electrónico, a menos que se conozca muy bien al destinatario.
Además, algo que a ti personalmente te hace gracia puede no ser divertido para otra persona. En algunos casos, el humor puede parecer grosero o hiriente, así que, en caso de duda, es mejor omitirlo.
8. Ten cuidado al utilizar el humor
Los avances vertiginosos que caracterizan al mundo de la tecnología para negocios han provocado grandes transformaciones en los últimos años. La comunicación en el lugar de trabajo está cambiando radicalmente y el uso que hacemos del correo electrónico es un ejemplo perfecto.
Es difícil responder a todos los correos electrónicos que recibes, pero es de buena educación al menos intentarlo. Esto incluye los correos electrónicos que te han enviado accidentalmente: no es obligatorio responder, pero siempre es de buena educación.
Incluso algo breve es suficiente: "Sé que estás muy ocupado, pero creo que me has enviado este correo por error. Quería avisarte para que se lo hicieras llegar a la persona adecuada".
9. Siempre revisa antes de enviar
No dependas únicamente de tu corrector ortográfico estándar. Es probable que los destinatarios se den cuenta de los errores y, aunque todos cometemos alguna errata de vez en cuando, los errores repetidos y las faltas de ortografía pueden parecer descuidados y poco profesionales.
Al igual que el autocorrector, no siempre puedes confiar en los correctores ortográficos. Por eso Zoho te presenta a Zia, nuestro asistente de escritura, que no solo revisa tu ortografía sino que también hace correcciones contextuales a tus escritos.
10. Añade la dirección de correo electrónico después de haber redactado el mensaje
¿Quieres evitar enviar accidentalmente un correo electrónico antes de haber terminado de escribir y corregir el mensaje? Es una buena práctica escribir primero el mensaje y luego añadir la dirección de correo electrónico del destinatario cuando estés listo para enviarlo.
11. Comprueba dos veces las direcciones de los destinatarios
Haz todo lo posible por ser preciso y presta especial atención cuando escribas un nombre de tu lista de contactos en la línea "Para". Por desgracia, es muy fácil elegir un nombre equivocado, lo que puede resultar vergonzoso para ti y para la persona que recibe el correo electrónico por accidente.
12. Ten en cuenta cómo pueden afectar las diferencias culturales a tu comunicación
El marketing por correo electrónico es una de las formas más rentables de llegar a una amplia gama de personas, y es fácil de configurar. Pero es muy fácil que se produzcan malentendidos por diferencias culturales, sobre todo cuando el destinatario no puede ver tu expresión facial o tu lenguaje corporal.
Si es posible, lo mejor es adaptar el mensaje al contexto cultural del destinatario elegido.
Recuerda que es probable que haya diferencias de huso horario que también deberás tener en cuenta para enviar el correo electrónico a una hora adecuada.
13. Mantén un tipo de letra sencillo y clásico
Cada tipo de letra tiene su lugar y su momento, pero cuando se trata de comunicación empresarial es mejor mantener las fuentes y sus correspondientes tamaños y colores sencillos y clásicos.
La regla más importante es que los mensajes sean fáciles de leer. Por lo general, es mejor optar por un tamaño de fuente de 11 o 12 puntos y una sans serif fácil de leer, como Calibri, Helvetica o Arial. Puede parecer aburrido, pero el negro es la opción más segura y fácil de leer en lo que a color se refiere. Trata de reducir al mínimo el resaltado de texto y el uso de negrita, cursiva y subrayado. Estos efectos pueden ayudar a resaltar la información importante, pero resultan caóticos si se utilizan con demasiada frecuencia.
14. Segmenta tus comunicaciones
Una de las mejores formas de personalizar tus comunicaciones es, para empezar, segmentar tu lista de correo electrónico. Una función de segmentación es algo que debe venir con cualquier herramienta de marketing por correo electrónico que utilices.
Segmentar sus listas de correo electrónico facilita la orientación de tus campañas en función de los grupos de clientes, lo que a su vez te permite adaptar mejor tus mensajes a los destinatarios.
15. Considera el tono
Por último, al igual que el humor puede malinterpretarse, el tono de tu correo puede ser difícil de interpretar sin la perspectiva adecuada. Como resultado, es fácil parecer grosero cuando lo que se pretende es ser directo.
Lee tu correo en voz alta antes de enviarlo. Si a ti te parece negativo o grosero, el lector lo percibirá así. Si quieres resultados positivos, recuerda tus modales básicos: di "por favor" y "gracias", e intenta no utilizar palabras negativas o dramáticas.
Conclusión
Aunque muchas empresas recurren a diversas formas de comunicación para colaborar eficazmente, el correo electrónico sigue siendo uno de los medios de comunicación más eficaces y populares. El reciente paso del mundo empresarial al trabajo híbrido ha aumentado la dependencia del correo electrónico para compartir, organizar y almacenar información. De hecho, debido a la gran cantidad de correos electrónicos y textos que leemos y escribimos cada día, es más probable que cometamos errores innecesarios o incluso relacionados con la privacidad,—y esos errores pueden tener importantes consecuencias profesionales.
Las plataformas innovadoras de correo electrónico como Zoho Mail ofrecen más características y funciones que nunca, pero los principios básicos de la etiqueta del correo electrónico siguen siendo los mismos: ser educado, preciso y profesional.
Esperamos que estos consejos te hayan resultado útiles. Si estás interesado en saber más sobre lo que Zoho Mail puede hacer por tu negocio, echa un vistazo a las funciones de colaboración que Zoho Mail ofrece. Regístrate para obtener tu prueba gratuita de 15 días hoy mismo!
Author Bio: Gary Stevens
CTO de Hosting Canada, un sitio web que ofrece reseñas de expertos sobre servicios de alojamiento y ayuda a los lectores a crear negocios y blogs en línea.
Comments