ربّما تُشعرك عملية التوظيف بالتعب أحيانًا، ولكن ماذا لو كان بإمكانك تبسيط هذه العملية والتركيز على ما هو مهم، ألا وهو إيجاد الكفاءات الممتازة. اسمي"باسم"، ولقد تقابلنا منذُ فترة، وها قد عُدت مرة أخرى لأخبرك كيف ساعدتنا عمليات سير عمل Zoho Recruit ذات عوامل التصفية المتعددة أنا وفريقي في عملية التوظيف وكسر الروتين.

أعد صياغة استراتيجيّتك

تستخدم 75% من الشركات الأتمتة في عملية التوظيف لديها، حيث لا تؤدي الأتمتة إلى زيادة الفاعليّة فحسب، ولكن أيضًا تُحسّن من تجربة مسؤول التوظيف والمرشحين بشكل عام.

خذ الأسئلة التالية بعين الاعتبار أثناء التفكير في طريقة قيامك للعمل:

كم ساعة أقضيها في المهام المُتكرّرة؟

ماذا سأحقق عند أتمتة هذه المهام؟

إلى أي درجة ستحسّن الأتمتة من تجربة المُرشّح؟

5 طرق لأتمتة المهام في عملية التوظيف مع سير العمل

بسبب عملي في شركة تقنية؛ هناك العديد من طلبات التوظيف، حيث لا يستهلك الفرز اليدوي الوقت فحسب، ولكنه عُرضة للأخطاء أيضًا. كما أن أتمتة مهامي عن طريق عمليات سير العمل ذات عوامل التصفية المتعددة قد صنعت الفارق، إليك الطريقة:

إعداد القائمة النهائية للمرشحين

لقد كان إيجاد مرشحين بخبرة مناسبة، وخاصّةً عندما كنتُ أقوم بفرز السِّيَر الذاتيّة يدويًا، مهمةً مُملّة. حيث كانت تستنزف الكثير من وقتي، ولكن من خلال الأتمتة البسيطة، أصبح أي مرشّح بخبرة أكثر من 5 سنوات يُصنف كخبير، مما سمح لي فورًا بالتركيز على الوظائف ذات الخبرات العالية وتقليل عملية الفرز الغير مهمة.

تحويل طلبات التوظيف إلى الفريق الصحيح

لقد كان التنسيق مع الفرق المتعددة أمرًا مرهقاً، فقد شكّل التأكد من وصول كل طلب إلى مدير التوظيف الصحيح تحدياً كبيراً. ولكن الأمر تغير الآن، فقد أصبح باستطاعتي تحويل الطلب مباشرةً للفريق المختص. فإذا أراد شخص ما التقدّم لوظيفة في قسم التسويق على سبيل المثال، سيتم توجيه الطلب مباشرةً إلى مدير التوظيف في فريق التسويق. كما يوجد ميزات مخصّصة مثل البريد الإلكتروني المخصّص والمقابلة مسبقة الموعد، حتى لا يتم فقدان الطلبات أو التأخُّر فيها.

تخصيص التواصل مع المتقدّمين

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني العامة نقطة ضعف في استراتيجية تواصلنا في أغلب الأحيان، ولكننا تمكنّا، من خلال استخدام الأتمتة، من إرسال رسائل بريد إلكتروني بناءً على الوظيفة الشاغرة، مما رفع من كفاءة التواصل. كما أن التخصيص هو أمر ضروري، حيث يضمن سير العمل بأن تبدو كل عملية تواصل موجّهة بشكل مخصّص. وهذا ما ساعد في رفع شهرة العلامة التجارية لصاحب العمل بشكل كبير جدًا، حيث شعر المرشحون بالتقدير والاتصال مع الشركة من أول فرصة تواصل معهم.

تبسيط المتابعة لمرحلة ما بعد المقابلة

كانت المتابعة المستمرّة مع المرشحين بعد المقابلة أحد التحديات التي نواجهها، والتي نتج عنها التأخير وضياع الفرص لجمع الآراء. أمّا الآن، فقد أصبحت خاصّية سير العمل تقوم بإرسال استطلاعات الرأي للمرشحين بعد يومين من المقابلة، وتتضمن صفحة لمشاركة آرائهم فيها.

المتابعة المتواصلة هي أمر حاسم، فمن خلال أتمتة عملية التواصل من بعد المقابلة، ستتمكن من الحفاظ على الزخم ومعرفة آراء المرشحين. حيث يحافظ هذا الأمر على إبقائهم متفاعلين، إضافةً إلى توفير بيانات لتحسين أداء العمليات المستقبلية.

أتمتة توكيل المهام

يؤدي توكيل المهام، مثل إعداد الموظفين الجدد وإنشاء عروض وظيفية يدويًا، إلى التأخير غالبًا، ولكن أصبح الآن توكيل المهام للفريق الصحيح أمراً تلقائيًا بناءً على قواعد سير العمل التي تمّ وَضعُها. حيث جعل هذا الأمر عملية التوظيف لدينا إجراءً سلساً، كما ضَمِن معرفة جميع الأشخاص بما عليهم فعله. لقد سهّلت أتمتة توكيل المهام عملي وجعلت فريقي على علم بما أقوم به، مما يضمن عدم نسيان أي خطوة في عملية التوظيف.

لماذا تُشكل عمليات سير العمل أهمية كبيرة

قبل أتمتة عمليات سير العمل، كان يومي مُزدحماً بالمهام الروتينية المتكررة مثل تفقُد رسائل البريد الإلكتروني ومعالجة الفواتير وفرز الطلبات يدويًا.

الآن، وبعد أتمتة 70 ٪ من مهامي الإدارية، أصبح لدي المزيد من الوقت للتركيز على البحث عن مرشحين ذوي الكفاءة العالية؛ مما ساهم في تعزيز استراتيجية التوظيف داخل شركتنا. هل تعلمون كيف أثّرت أتمتة سير العمل على جودة عملنا؟ لقد أحدثت زيادة كبيرة في كفاءة وفاعلية العمليات في جميع المجالات، وليس فقط في عملية التوظيف.

بالإضافة إلى توفير الوقت، فإن أبرز ما حققته لنا أتمتة سير العمل هو تحسين تجربة المرشّحين للوظائف. حيث أنها ميّزة ضرورية في سوق العمل التنافسي اليوم. إذا كنت مازلت مترددًا بشأن الاعتماد على أتمتة سير العمل، ففكر في الفوائد التي يمكنها أن توفرها لك: فهي تمنحك مزيداً من الوقت لتُركّز على المهام الاستراتيجية، وتجعل تواصلك أفضل مع المرشحين، وتوفّر لك عملية توظيف أكثر سلاسة وكفاءة.

تحقيق حالة التدفق السلس

هل تذكر آخر مرة كنت تعمل فيها وكنت مُنغمساً في العمل لدرجة أنك فقدّت إدراكك للوقت؟ هذا هو تحديداً ما تشير إليه حالة التدفق، وهي الحالة التي يكون فيها الإبداع والإنتاجية في أعلى مستوياتهما. تسمح لك عمليات سير العمل ذات عوامل التصفية المتعددة بالوصول إلى هذه الحالة من خلال أتمتة الأشياء المتكررة، مما يمنحك وقتاً للقيام بالأنشطة الأكثر أهمية والتي تعود على العمل بالنفع.

مرحبًا بك في مستقبل استقطاب المواهب

في عالم التوظيف سريع التطور والتوسع الذي نعيشه، تأتي الكفاءة دائماً قبل أي شيء. لذلك، فإن ميزة سير العمل ذات عوامل التصفية المتعددة في Zoho Recruit تعمل خلف الكواليس لتعتني بمهامك الروتينية؛ مُتيحةّ لك وقتاً كافياً لتُركّز على ما تحتاج إليه خبرتك حقًا.

ستُشكل ميزة سير العمل ذات عوامل التصفية المتعددة مستقبل التوظيف، وستعكس مستويات إنتاجيتك مؤشرات الأداء الرئيسية لعملية التوظيف الخاصّة بك.