ربما تظن بأن لديك الكثير لتفعله بصفتك مالكاً لشركة ناشئة، كتعيين موظفين جدد، والبحث عن مستثمرين، ووضع سياسات مختلفة لشركتك. وفوق كل ذلك، يتوجب عليك إدارة عمليات الموارد البشرية يدوياً مما سيصعّب الأموربشكل أكبر. لذا، يعد هذا سبباً أساسياً لاستخدام نظام إدارة الموارد البشرية لتتمكن من أتمتة هذه العمليات والتركيز على شركتك. يجب على نظام إدارة الموارد البشرية الذي ستختاره لشركتك أن يتضمن ما يلي:
- التخلّص من المشكلات أثناء التوظيف
تعتبر عملية البحث عن أفضل المواهب التي سترتقي بشركتك إلى مستوى أعلى من المهام الدائمة، ولهذا السبب، يجب أن يتمكن النظام من تبسيط الخطوات والمعاملات المتضمنة في عملية التوظيف، كما يمكن من خلاله طرح التقديم على الوظائف المتاحة وتسويقها على مختلف منصات التوظيف ومنصات التواصل الاجتماعي. وحينما تبدأ في استقبال طلبات التوظيف من المتقدمين، يجب أن تتمكن أيضاً من تحليل السير الذاتية وتخزينها في قاعدة بيانات مركزية، واذا كان المتقدمون من أماكن مختلفة، يتيح لك النظام اجراء المقابلات على الانترنت من خلاله، وأن يوضح مراحل التعيين حتى تكون لديك صورة واضحة لكل مرحلة. وأخيراً يجب أن تتمكن من إجراءات تقييم المقابلة وإدارتها من خلال النظام نفسه، واجراء عمليات التحقق من الخلفية، وإنشاء عروض العمل وعمليات التعيين.
- أتمت العمليات الروتينية
تُعَد إدارة العمليات الروتينية من مهام إدارة الموارد البشرية التي يمكن أن تشغل وقتك بشكل كبير، ولهذا السبب ينبغي لأداة إدارة الموارد البشرية التي اخترتها أن تكون مركزية وبسيطة وتعمل على أتمتة العمليات الروتينية المرتبطة بالتعيين والحضور والانصراف والتعلم والأداء وإنهاء العقد. فحين يرتبط الأمر بالتعيين على سبيل المثال، يجب أن يدعم النظام الذي تختاره كل ما ينبغي على المرشحين إدخاله للحصول على الوظيفة بشكل نظامي، كما يجب أن تتمكن أيضاً من تبادل الملفات مثل رسائل المواعيد والوثائق الشخصية على الانترنت مع مرشحيك، وعندما يتعلق الأمر بالحضور، فعلى النظام أن يكون قادراً على مساعدتك في الابتعاد عن استخدام جداول البيانات وتخزين البيانات تلقائياً في النموذج المركزي، وأن يتضمن أيضاً قوالب تقييمية واستمارات تقييم ذاتي يمكن تعديلها ومشاركتها بسهولة مع موظفيك خلال مراجعة الأداء.
- بَسِّط عملية إدارة الموارد البشرية اليومية
عندما لا يكون لديك نظام مناسب لإدارة عملياتك الروتينية في إدارة الموارد البشرية، ستنهكك هذه العمليات بمرور الوقت وربما تسبب لك بعض المتاعب القانونية. ولهذا السبب، يجب على النظام الذي تستخدمه أن يؤتمت العمليات مثل الحضور والانصراف وصرف الرواتب وإدارة الإجازات، حيث يجب أن يتمكن موظفوك من تسجيل الدخول والخروج عن بعد، وتقديم طلبات الإجازة، وحساب الوقت الذي قضوه على أعمالهم من خلال جداول البيانات الرقمية، كما يجب أن يتضمن نظام إدارة صرف الرواتب لأتمتة الحسابات وإصدار كشوفات الحسابات، والتأكد من سجلات محدثّة لصرف الرواتب، وإتاحة رفع النفقات للموظف.
- التوافق القانوني
التوافق القانوني هو أحد المعايير الأساسية عند اختيار نظام إدارة الموارد البشرية، حيث يجب على النظام المُستخدم إدارة نشاطاتك بطريقة تتوافق مع قوانين البلد الذي تعمل فيه، فعلى سبيل المثال، ينص قانون العمل في المملكة العربية السعودية على منح إجازة أمومة للمرأة العاملة مدتها 10 أسابيع، مع امكانية توزيعها كما تشاء. وبناءً على هذا، يجب أن يساعدك النظام الذي تستخدمه على إنشاء هذا النوع من الإجازات للمرأة العاملة، إضافةً إلى ذلك، يجب أن يتضمن النظام كل التقارير التي تدل على التزامك بالقوانين المنصوصة لكي تكون شركتك مستعدة دائماً لأي تدقيق. وباعتبار أن نظام إدارة الموارد البشرية يتضمن العديد من البيانات الحساسة عادةً، يجب أن يكون النظام الذي تستخدمه مزوداً بتشفير بيانات بجودة عالية ووصول إلى البيانات على أساس الدور الوظيفي للتأكد من أن البيانات الحساسة في أيدٍ أمينة.
- تسهيل إدارة تقييم الأداء
أخيراً، كما يعلم جميعنا بأن إدارة تقييم الأداء هي عملية مهمة للوصول للقدرات الكاملة لكل الموظفين، وهي أمر أساسي كذلك في نظام إدارة الموارد البشرية لتبسيط عملية تقييم الأداء وجعل العملية تتمحور حول الموظف، كما يجب أن يتضمن تحديد الأهداف ومجالات المسؤولية الرئيسية لموظفيك ومتابعتها في نفس الوقت، وإضافةً إلى ذلك، يجب أن تتمكن أيضاً من التقييم الذاتي لتكون لديك فكرة واضحة حول كيفية تصور موظفك لأدائه، كما يجب أن يتضمن عملية تدوين ملاحظات شاملة لتتمكن من تقييم موظفيك بدون تحيز باستخدام جميع المدخلات التي عمل عليها موظفيك. وأخيراً، يجب أن يوفر لك النظام فترات تقييم بانتظام بالطريقة التي تريدها.
- اختر نظام إدارة الموارد البشرية الأنسب لشركتك
يمكن أن يسهّل استخدام نظام إدارة الموارد البشرية عمليات إدارة موظفيك، حيث ستتمكن من جمع كل ما تريده في مكان واحد، وسيسهّل هذا الأمر من إدارة تلك العمليات ومتابعتها. نأمل أن تكون هذه القائمة قد ساعدتك فيما تنشده في نظام إدارة الموارد البشرية الذي تبحث عنه!
يُعد نظامنا لإدارة الموارد البشرية Zoho People الخيار المناسب للشركات الناشئة التي تبحث عن حل لتبسيط مهام إدارة الموارد البشرية، حيث يمتلك كل شيء تريده لإدارة موظفيك بأفضل طريقة ممكنة ويضمن لك التوافق القانوني أيضاً.
Comments