في بعض الأحيان تتم مقاطعتك من قبل أحد زملائك في العمل ليطلب مساعدتك خلال يوم مليء بالمهام في المكتب، في حين أنك لا تريد لأحد أن يقاطعك اثناء محاولتك التركيز على مشروعك والتعمق في افكارك، فتوافق على مضض لتقديم المساعدة علماً منك بأنه أمر مهم لدرجة مقاطعة زميلك لك.
يقوم زميلك بشرح مشكلته في المشروع، وحينها ستقضي الخمسة والأربعين دقيقة التالية في مساعدته، وعند مغادرته، ستشعر بالإحباط وضعف في الإنتاجية، فقد انقطعت سلسلة افكارك وأنت الآن لا تعلم متى ستنتهي من مشروعك.
زملاء العمل هم أفضل مثال لأكثر طرق التشتيت شيوعاً، سواء بهدف المحادثة أو طلب المساعدة، وفي هذا المقال سنتحدث عن خمس مشتتات رقمية وكيف يساعد Zoho Workplace على التقليل منها.
مشتتات رقمية شائعة في مكان العمل
"لنعقد اجتماعاً سريعاً."
يمكن للاجتماعات أن تضيع الوقت وتبطئ من سير العمل، حيث ينبغي على الموظفين الاستعداد للاجتماعات وحضورها، ثم العودة لانجاز العمل الذي تم تأجيله بسبب حضور الاجتماع، كما تصبح الاجتماعات بلا فائدة إن لم يتم التخطيط لها جيدًا.
"لنلقي نظرة سريعة على هذه الرسالة."
يمكن أن تصبح الرسائل المتتالية مشتتة، حيث يجد الناس صعوبة في التركيز على عملهم عندما يتلقون الرسائل طوال الوقت، ومن المهم ترتيب الرسائل بحسب الاولوية وتخصيص وقت لإرسالها.
"سأرد على هذه المكالمة."
من الممكن أن تشتتك المكالمات والرسائل، وتقطع سلسلة أفكارك أيضاً، حيث سيكون من الصعب الرجوع للعمل بعد مكالمة طويلة، فمن المهم أن تحدد وقتًا لزملائك للاتصال بك.
"سأنظم رسائل البريد."
قد تكون رسائل البريد الالكتروني غير المنظمة مسببة للتشتت، وخصوصاً عند محاولتك البحث عن رسالة مهمة. وعندما يكون لديك العديد من الرسائل غير المقروءة، ستتحقق منها باستمرار، حتى اثناء محاولتك التركيز على شيء آخر. وبسبب التشتيت عن عملك؛ فقد ترتكب الأخطاء عند الرد على الرسائل المهمة مما قد يقلل من انتاجيتك.
"أي مهمة أنجز أولاً؟"
عندما يكون لديك الكثير من المهام لإنجازها، قد يكون من الصعب أن تنظم عملك، وربما تشعر بالإجهاد ولا تؤدي المهام التي تبدو صعبةً أو شاقة، ولن تكون قادراً على التركيز وسترتكب الأخطاء في عملك في آخر المطاف.
كيف يمكن لـ Workplace المساعدة في التقليل من المشتتات؟
يأتيك Zoho Workplace بالعديد من التطبيقات المفيدة والميزات التي تقلل من المشتتات الرقمية اثناء عملك.
1. أدر عملك مع Zoho Task
Zoho Task هي أداة لإدارة المهام، كما أنها جزء من نظام Zoho Workplace للإنتاجية، حيث تمكنك من انشاء، وإدارة، ومراقبة المهام، حيث يوجد فيها العديد من الخصائص التعاونية. ونجد هنا بعض الطرق ليكون Zoho Task ذو فائدة ويساعدك في إدارة مهامك.
حدد أولوياتك
حدّد المهام الأكثر إلحاحاً، وعيّن مستوى الأولوية لكل واحدة بحسب الأهمية.
جزِّء المهام الكبيرة إلى مهام أصغر ليسهل تنفيذها
أنشئ مهام فرعية لتبسيط المهام الكبيرة وإنجازها كل على حدة، الأمر الذي سيجعلها أقل استهلاكاً للجهد وأسهل للبدء فيها.
حدّد أوقات تسليم نهائية لنفسك
قم بتعيين مهلة محددة لكل مهمة ومهمة فرعية، فهذا سيساعدك على الحفاظ على الزخم والابتعاد عن التسويف.
فوّض بعض المهام
إذا كان لديك الكثير من العمل لانجازه، فلا تتردد في تفويض بعض المهام لزملائك، مما يتيح لك بعض الوقت لتركز على المهام الأكثر أهمية.
2. تجنب الاجتماعات غير المفيدة مع Zoho Calendar
Zoho Calendar هو تقويم سحابي قوي يساعدك على إدارة اجتماعاتك بكفاءة، ونجد هنا النصائح لتجعله رفيقاً لاجتماعاتك:
قم باعلام زملائك بمدى انشغالك
يمكنك تحديد ساعات فراغك وعملك باستخدام Zoho Calendar، وأبلغ زملائك أنك متاح لأي اجتماعات خلال أوقات محددة في اليوم أو الأسبوع، وهذا سيساعدك على منع أي اجتماعات غير مجدولة خلال وقت انشغالك.
استخدم التقنية لصالحك
باستطاعة Zoho Calendar التزامن مع Zoho Meetings ليسهل عليك حضور الاجتماعات عن بعد، حيث يمكن أيضا مزامنة Zoho Calendar مع Zoom لأغراض المؤتمرات المرئية.
ابق مطّلعاً على نتائج الاجتماع
تأكد عند انتهاء الاجتماع بأن الأهداف كانت واضحة للجميع وأن كل شخص على علم بمسؤوليته عن إتمام المهمة المخصصة له. كما يمكنك تعيين مهمة لكل موظف باستخدام Zoho Task ومزامنتها مع Zoho Calendar، وهذا سيساعد على التأكد من تحقيق أهداف الاجتماع.
3. استخدم Zoho Mail لترتيب وتحديد الوقت لرسائل بريدك الالكتروني
بغض النظر عن كونه منصة بريد الكتروني آمنة جدًا، إلا أنه مزوّد بخصائص لإدارة بريدك بكفاءة، وخصوصاً عند استلامك العديد من الرسائل.
أجِّل رسائل البريد الالكتروني لوقت آخر
عندما تكثر رسائل البريد الالكتروني، ستكون بعضها مهمة، ولكن لا يمكن الرد عليها فوراً وتتطلب التأجيل لبعض الوقت، يمكنك استخدام خاصية التأجيل في Zoho Mail لحفظ هذه الرسائل في ملف منفصل والرجوع لها في أي وقت.
يمكنك أيضاً تأجيلها باستخدام خاصية فلتر الرسائل المستلمة، فعند ضبط وضع حالة التأجيل اثناء تحديد فلاتر الرسائل المستلمة، سيتم تأجيل الرسائل المطابقة لحالة التأجيل الى الوقت المحدد.
الرسائل المحددة بالأعلام
يمكنك وضع اعلام ملونة على الرسائل لإدارتها وتنظيمها وليصبح من السهل إيجادها لاحقاً، يوفر Zoho Mail ثلاثة أنواع من الأعلام يمكنك تحديد الرسائل بها:
- مهم (علم أحمر)
- معلومات (علم أزرق)
- متابعة (علم أخضر)
ضع علامة على رسائل البريد
تقوم علامات تحديد رسائل بريد Zoho Mail وخاصية تعيين الألوان بتسهيل العثور على رسائل البريد التي تنتمي إلى عدة فئات، وستفيدك هذه الخاصية عندما تريد مشاهدة الرسائل المحددة بلون معين، ولكنها موجودة في ملف مختلف.
استخدم خصائص التصنيف لتنظيم اذكى للرسائل
يتميز Zoho Mail بخاصية فلاتر الرسائل الذكية لتنظيم صندوق البريد والمحافظة على رسائلك مرتبة، ونجد هنا بعض الأمثلة على خصائص الفلاتر التي يمكنك انشاؤها:
فلتر الرسائل من مرسلين محددين: تنظيم الرسائل من أقسام مختلفة أو أشخاص مختلفين.
فلتر الرسائل الأقدم من فترة زمنية معينة: أرشفة الرسائل التي لا تحتاجها مجدداً.
فلتر الرسائل التي تضم مرفقات: تنظيم الرسائل التي تحتوي على ملفات أو وثائق مهمة.
يمكنك أيضاً انشاء فلاتر متعددة لنفس النوع من البريد الالكتروني، وسيساعدك هذا على تنظيم صندوق البريد بطريقة متقنة اكثر. اعرف المزيد عن الفلاتر هنا.
4. ميزة "عدم الازعاج" لتسهيل عملك
تفادى وابل المكالمات والرسائل عندما تكون منهمكاً بالعمل ولا ترغب بأن يتم ازعاجك. اضبط حالتك على "عدم الإزعاج" من أي تطبيق لـ Zoho Workplace عندما تكون مشغولاً.
يمكنك أيضاً تحديد رسائل محددة مسبقاً مثل "مشغول للثلاث ساعات القادمة" لإعلام زملائك بأنك مشغول ضمن هذا الوقت المحدد.
ختاماً...
جميعنا عرضة للمشتتات بشكل يومي، ويمكنها منعك من أن تكون منتجاً، أو حتى إكمال عملك في وقته، حيث سيكون هناك دوماً رسائل للتحقق منها، واجتماعات للتخطيط لها، وزملاء لمساعدتهم، ولكن لديك الآن القدرة على اختيار الوقت المناسب للانشغال بتلك المشتتات. عيّن حدودك واستفد من ميزات Zoho Workplace لتقليص المشتتات في بيئة العمل.
Comments