Làm thế nào để quản lý nhiệm vụ?
Trong khảo sát Quản lý dự án toàn cầu năm 2017 của PMI, 37% lãnh đạo điều hành cho biết “nguyên nhân chính dẫn đến thất bại [của các dự án trong tổ chức của họ] là thiếu mục tiêu và mốc thời gian xác định rõ ràng để đo lường tiến độ” và “thiếu kỷ luật khi thực hiện chiến lược”. Hãy nhớ kỹ nghiên cứu này, sau đây là một số bước quan trọng liên quan đến việc quản lý nhiệm vụ:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Bất kể bạn dùng công cụ nào để quản lý nhiệm vụ của mình, dù là danh sách việc cần làm đơn giản hay công cụ quản lý nhiệm vụ dự án toàn diện, thì khía cạnh quan trọng nhất của quản lý nhiệm vụ là sắp xếp thứ tự ưu tiên. Yếu tố này giúp bạn hoàn thành hiệu quả tất cả các nhiệm vụ liên quan trong khi duy trì những hạn chế theo kế hoạch.
Theo dõi mốc thời gian: Các phát hiện của nghiên cứu này cũng cho thấy rằng việc thiết lập mục tiêu rõ ràng là cần thiết để hoàn thành thành công dự án. Mặc dù đối với quản lý nhiệm vụ, không nhất thiết phải xác định mục tiêu cuối cùng nhưng xác định các mốc thời gian sẽ giúp khích lệ đội ngũ thực hiện nhiệm vụ thành công.
Quản lý lịch biểu: Đảm bảo nhiệm vụ của bạn được hoàn thành đúng thời hạn là điều có ảnh hưởng đến tình trạng tổng thể của dự án. Chìa khóa của quản lý lịch biểu chính là phân bổ khung thời gian thích hợp bằng cách ước tính công sức bỏ ra.
Phân bổ nguồn lực: Quản lý tài nguyên tối ưu là bước tiếp theo để đảm bảo quản lý nhiệm vụ hiệu quả. Tùy thuộc vào ngân sách và lịch biểu, phân công nhân tài và số lượng nguồn lực phù hợp để hoàn thành công việc.
Cộng tác: Đối với tất cả các bước được đề cập ở trên, cộng tác là yếu tố then chốt. Mặc dù làm việc theo nhóm thường đồng nghĩa với việc sẽ thực hiện được nhiều công việc hơn, nhưng việc giữ các thành viên trong nhóm hoạt động đồng bộ với nhau có thể rất khó khăn. Phần mềm quản lý nhiệm vụ dành cho các đội nhóm có thể giúp bạn duy trì kết nối giữa mọi người trong nhóm.
Một cách quản lý nhiệm vụ thú vị khác là phân loại nhiệm vụ theo thời hạn hoặc ma trận quản lý thứ tự ưu tiên, lấy yếu tố “lịch biểu” và “thứ tự ưu tiên” làm trục. Với cấu trúc này, công việc cần thiết cần thực hiện ngay phải được xếp ở vị trí cao trên cả trục thứ tự ưu tiên và lịch biểu, trong khi công việc cần thiết không cần thực hiện ngay nên được xếp ở vị trí cao trên trục thứ tự ưu tiên nhưng ở vị trí thấp trên trục lịch biểu.