BÀI VIẾT HÀNG ĐẦU
Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí
Giao tiếp qua email doanh nghiệp
Doanh nghiệp nào cũng sử dụng nhiều phương tiện trong giao tiếp, bao gồm email. Dựa trên kiểu giao tiếp và thông điệp cần truyền đạt, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn phương tiện giao tiếp. Mặc dù có nhiều sự lựa chọn, phương tiện giao tiếp đáng tin cậy và xác thực nhất chính là email.
Xét về giao tiếp kinh doanh, email là phương tiện thiết yếu, đáng tin cậy và hợp pháp. Nội dung công việc quan trọng của doanh nghiệp chỉ nên được trao đổi qua email. Email không chỉ cung cấp bằng chứng hợp lệ cho nội dung trao đổi mà còn đảm bảo tính bảo mật và sự riêng tư cần thiết của những thông tin quan trọng đang được truyền đi.
Một số email doanh nghiệp là từ một người đến nhiều người, một số khác là trao đổi 1-1. Dù theo cách nào, điều quan trọng là các email này được gửi bằng địa chỉ email công việc, dựa trên tên miền của bạn chứ không phải là địa chỉ email chung chung. Loại địa chỉ email công việc này được gắn với tên miền của bạn, tăng thêm sự tin cậy cho thông điệp, xây dựng niềm tin vào mối quan hệ và giúp khách hàng nhận ra thương hiệu của bạn tốt hơn.
Thông tin cơ bản về email doanh nghiệp
Tên miền là gì?
Nếu bạn muốn xây dựng sự hiện diện trên internet hoặc trực tuyến cho doanh nghiệp của mình, bước đầu tiên là sở hữu riêng một tên miền. Tên miền thường bao gồm tên doanh nghiệp/tổ chức của bạn kết hợp với phần hậu tố tên miền tiêu chuẩn được gọi là TLD (.com, .net, .info, v.v.). Tên miền sẽ có dạng yourdomain.com hoặc yourcompany.info. Nhìn chung, tên miền không thôi thì không làm nên chuyện. Khi bạn đăng ký tên miền, cơ quan đăng ký sẽ cung cấp trình quản lý DNS chứa các chi tiết quan trọng như Địa chỉ IP của website, bản ghi MX để chuyển email, v.v..
Trong trường hợp chưa có tên miền, bạn có thể mua tên miền mới từ Zoho và tạo email doanh nghiệp cho riêng bạn.
Website là gì?
Website là một tập hợp các trang mạng cung cấp thông tin hoặc chi tiết về doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ sử dụng trình quản lý DNS của mình để ánh xạ địa chỉ IP của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web vào tên miền của bạn. Điều này đảm bảo rằng bất cứ khi nào ai đó gõ www.yourdomain.com vào trình duyệt, các trang đúng từ máy chủ web sẽ được hiển thị và người đọc có thể truy cập những thông tin liên quan từ website của bạn.
Địa chỉ email doanh nghiệp là gì?
Địa chỉ email doanh nghiệp là những địa chỉ email sử dụng tên miền của công ty, chẳng hạn như patricia@yourcompany.com. Những địa chỉ email này tạo ra sức mạnh cộng hưởng với doanh nghiệp của bạn giúp khách hàng có thể dễ dàng định danh bạn. Do đó, việc sử dụng những địa chỉ email như vậy sẽ giúp bạn khẳng định đặc trưng nhận diện và nâng cao uy tín với khách hàng.
Để thiết lập email theo tên miền, bạn sẽ sử dụng Trình quản lý DNS để ánh xạ tên miền với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn bằng cách cập nhật các bản ghi MX do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn đề xuất.
Tại sao bạn cần có địa chỉ email doanh nghiệp?
Mặc dù lý do chính là giúp khách hàng của bạn xác định đó là bạn, nhiều lí do khác nữa có thể kể ra ở đây. Địa chỉ email doanh nghiệp giúp:
Thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn
Việc sử dụng một địa chỉ email phù hợp với thương hiệu cho thấy bạn nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc kinh doanh của mình. Nhờ đó, bạn cũng sẽ được khách hàng xem xét một cách nghiêm túc vì họ có nhiều khả năng lựa chọn và tin tưởng email từ một doanh nghiệp có địa chỉ email công việc hơn là một địa chỉ chung chung.
Đảm bảo tính xác thực và tạo lòng tin ở khách hàng
Khi bạn hoặc nhân viên của bạn gửi email bằng một địa chỉ bao gồm tên doanh nghiệp của bạn, khách hàng có thể biết chắc rằng email đó được gửi từ một nguồn xác thực. Họ sẽ nhận ra bạn ngay, trước cả khi mở xem nội dung email. Điều này sẽ giúp họ có lòng tin với bạn và tự tin trả lời email hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của bạn.
Quảng bá thương hiệu
Sử dụng tên doanh nghiệp của bạn trong địa chỉ email, bạn đang quảng bá thương hiệu của mình qua mọi email mà bạn gửi đi. Bằng cách này, bạn chắc chắn sẽ được người nhận nhớ tới trong một thời gian dài.
Giữ nhất quán
Khi bạn tạo địa chỉ email cá nhân và địa chỉ email nhóm có chứa tên miền của mình, bạn đảm bảo được rằng mọi email được gửi đi đều có định dạng tiêu chuẩn và từ đó giữ được sự nhất quán.
Tránh bị liệt vào spam
Khi khách hàng nhận ra bạn dựa trên tên thương hiệu của bạn, họ ít khi liệt email của bạn vào dạng spam. Nếu bạn sử dụng những tài khoản email chung chung, email của bạn sẽ không được ghi nhận xứng đáng và cuối cùng bị đánh dấu là spam.
Cách hay để tạo địa chỉ email doanh nghiệp
Có một số điều bạn cần ghi nhớ khi tạo email doanh nghiệp. Đó là
Tìm một tên miền cho thấy ngay mối liên hệ với doanh nghiệp của bạn và khách hàng có thể dễ dàng nhận ra.
Việc các địa chỉ email trong toàn bộ tổ chức của bạn có chung một định dạng tiêu chuẩn rất quan trọng. Ví dụ, bạn có thể chọn một địa chỉ email công việc là first-name.last-name@yourcompany.com làm định dạng tiêu chuẩn cho tất cả nhân viên.
Tạo địa chỉ email nhóm theo tên bộ phận, dạng support@yourcompany.com chẳng hạn, để bạn có thể quản lý tất cả email của bộ phận đó từ một nơi.&
Đảm bảo rằng địa chỉ email doanh nghiệp của bạn được bảo vệ trước những hành vi giả mạo và gửi thư rác bằng cách xác thực tên miền của bạn qua cấu hình SPF và DKIM.
Làm thế nào để chọn nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất?
Có nhiều yếu tố cần cân nhắc khi bạn lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email. Sau đây là một số yếu tố quan trọng nhất:
Thiết lập dễ dàng
Điều đầu tiên bạn nên mong đợi ở một nhà cung cấp dịch vụ email là các bước thiết lập tên miền mà họ cung cấp cho bạn đơn giản và không phức tạp. Ngay cả khi đã xác nhận quá trình thiết lập đơn giản, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ của bạn không muốn bỏ qua các bước xác thực cần thiết.
Chuyển đổi hiệu quả
Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ mà bạn chọn cho phép bạn di chuyển hiệu quả toàn bộ email, liên hệ và những dữ liệu khác từ nhà cung cấp dịch vụ trước đó. Quá trình di chuyển không thể bị xâm phạm bằng bất kỳ giá nào vì không ai có thể chịu trách nhiệm được cho việc mất dữ liệu.
Bảo mật và riêng tư
Chọn một dịch vụ đảm bảo bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Cần có nhiều lớp xác thực cho tài khoản của bạn và mã hóa từ đầu đến cuối cho thư. Thông tin cá nhân mà bạn sử dụng dịch vụ này để chia sẻ cũng phải được đảm bảo bí mật - việc tuân thủ quyền riêng tư phải được ưu tiên hàng đầu.
Tên miền tùy chỉnh phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Miền email phải liên quan với doanh nghiệp của bạn, vì vậy cần đảm bảo rằng dịch vụ email đó cho phép bạn cung cấp tên miền tùy chọn và cho phép bạn sử dụng nếu khả dụng. Địa chỉ email theo tên miền giúp khách hàng xác định thương hiệu của bạn tốt hơn và xây dựng niềm tin.
Bảng điều khiển mạnh mẽ
Chọn một nhà cung cấp dịch vụ có bảng điều khiển mạnh mẽ, cho phép bạn kiểm soát tất cả các chế độ cài đặt liên quan đến tên miền của bạn, quản lý người dùng và địa chỉ email nhóm, thiết lập các hạn chế và chính sách thư rác và hơn thế nữa. Dịch vụ này cũng phải đảm bảo cho bạn phần trăm thời gian hoạt động cao.
Cộng tác và các công cụ kinh doanh khác
Tốt nhất là nhà cung cấp dịch vụ có các phương tiện để cộng tác trong nội bộ nhóm và các công cụ tích hợp sẵn như lịch, ghi chú, quản lý liên hệ, v.v.
Lý do để chọn tạo email doanh nghiệp của bạn với Zoho
Zoho Mail là một nền tảng an toàn, riêng tư và không có quảng cáo để bạn lưu trữ email miền tùy chỉnh và cung cấp cho bạn tất cả những lợi ích nêu trên ở mức cao nhất. Zoho Mail có các gói tùy chỉnh, với gói miễn phí dành cho các công ty nhỏ.
Các tính năng có trong gói miễn phí của Zoho Mail:
5 tài khoản người dùng
Dung lượng lưu trữ 5 GB/ người dùng
Phần đính kèm email lên đến 25 MB
Lưu trữ email cho một tên miền duy nhất
Xác thực hai yếu tố
Chọn gói giá theo lựa chọn của bạn và đăng ký email doanh nghiệp. Bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn triển khai của chúng tôi để biết khái quát các bước.
Tạo địa chỉ email doanh nghiệp với Zoho Mail
Nếu bạn đã có tên miền riêng:
Sau khi chọn gói, bạn sẽ được yêu cầu thiết lập tài khoản của mình. Chọn Đăng ký với tên miền có sẵn.
Nhập tên miền của bạn và nhấp Thêm.
Nhập thông tin đăng ký theo yêu cầu. Nhấp Tiếp tục.
Kiểm tra xem tất cả thông tin bạn nhập đã đúng chưa và nhấp Đăng ký rồi điền thông tin của bạn vào biểu mẫu đăng ký.
Sau khi đã thêm tên miền của mình, bạn sẽ phải Xác thực tên miền đó. Sau đó, bạn có thể thêm người dùng và tạo tài khoản email cho họ. Sau khi xong, thiết lập các bản ghi MX để chuyển toàn bộ email của bạn sang tài khoản Zoho Mail. Nếu bạn đang di chuyển từ nhà cung cấp khác, hãy chuyển email của bạn đến Zoho Mail thông qua giao thức POP hoặc IMAP. Cuối cùng, hoàn thành cấu hình SPF và DKIM. Xem chi tiết các bước thiết lập này.
Nếu bạn đã có tài khoản Zoho, hãy truy cập Zoho Mail và nhấp Cho phép lưu trữ email ở đầu trang và làm theo các bước như trên để thiết lập tên miền của bạn.
Nếu bạn muốn mua tên miền mới:
Nếu chưa có tên miền riêng, bạn có thể mua tên miền trong quá trình đăng ký. Chọn Mua tên miền mới cho doanh nghiệp của tôi và nhập tên miền lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn và kiểm tra xem tên miền đó có sử dụng được hay không. Nếu tên miền khả dụng, bạn có thể đăng ký với Zoho và mua tên miền. Khi bạn đăng ký tên miền với Zoho Mail, các mục cài đặt DNS của bạn sẽ được cấu hình trước để gửi email. Xem chi tiết cách mua tên miền mới.