Cách chọn một tên email chuyên nghiệp

Thế nào là một tên email chuyên nghiệp?

Khi mọi thứ diễn ra trực tuyến và trên đám mây, mỗi chúng ta đều có cho mình một tài khoản email riêng và sử dụng địa chỉ email đó cho mọi hoạt động liên lạc. Ngoài ra, địa chỉ email cũng đã trở thành danh tính trực tuyến và là phương tiện thiết yếu cho mọi dịch vụ cá nhân và liên quan đến công việc mà chúng ta sử dụng. Do đó, chúng ta cần có nhiều tài khoản email khác nhau hoặc ít nhất là các địa chỉ email khác nhau cho mục đích liên lạc cá nhân và công việc. Địa chỉ email doanh nghiệp chỉ nên được sử dụng cho các hoạt động giao tiếp liên quan đến công việc và phục vụ các mối quan hệ công việc.

Địa chỉ email doanh nghiệp là địa chỉ email mà bạn chủ yếu sử dụng để liên lạc với các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, khách hàng và cộng sự của bạn. Chỉ địa chỉ email doanh nghiệp bao gồm tên miền tùy chỉnh mà bạn đã đăng ký cho doanh nghiệp của mình là tên email chuyên nghiệp. Tên email chuyên nghiệp là địa chỉ email được sử dụng để giao tiếp kinh doanh dựa trên miền riêng của bạn. Nói cách khác, tên email chuyên nghiệp là địa chỉ email có tên doanh nghiệp của bạn trong đó, dưới dạng tên miền.

Lợi ích của tên email chuyên nghiệp là gì?

Khi tạo một tài khoản email với các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến có miền chung, bạn có thể chọn một cái tên nghe lạ tai hoặc một từ viết tắt vui nhộn cho địa chỉ email cá nhân của mình. Tuy nhiên, khi liên quan đến giao tiếp kinh doanh, địa chỉ email của bạn và của nhân viên công ty bạn không nên theo ngẫu hứng. Ngoài việc tạo một tên email chuyên nghiệp việc tuân thủ các quy tắc sử dụng email sẽ giúp bạn viết email hiệu quả, thể hiện sự chuyên nghiệp và quảng bá thương hiệu.

Địa chỉ email của bạn nên dựa trên miền của bạn và cũng cần sự trau chuốt chuyên nghiệp. tên email chuyên nghiệp mang lại cho bạn những lợi ích sau:

• Xây dựng thương hiệu
• Xây dựng lòng tin
• Tính xác thực
• Độ tin cậy
• Dễ nhớ
• Nâng cao tỷ lệ gửi thành công và danh tiếng

Làm thế nào để chọn một tên email chuyên nghiệp?

Để giữ sự nhất quán trong khi tạo tài khoản email và đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có một tên email chuyên nghiệp, bạn cần lên kế hoạch và xác định định dạng mà bạn mong muốn cho địa chỉ email của người dùng. 

Ví dụ về một tên email chuyên nghiệp

Sau đây là một số định dạng phổ biến và thông dụng nhất cho địa chỉ email:

firstname.secondname@domain.com

Ví dụ: peter.parker@zylker.com

Đây là một trong những định dạng email được sử dụng phổ biến nhất trên toàn cầu. Dạng địa chỉ email này có vẻ chuyên nghiệp vì có bao gồm cả họ và tên người dùng. Ngay cả khi trong tổ chức có nhiều người cùng tên, khả năng trùng họ sẽ thấp hơn nhiều và do đó mối liên hệ giữa người dùng và địa chỉ email ít bị nhập nhằng hơn. Định dạng này phù hợp với các tổ chức thuộc mọi quy mô. Ngay cả đối với các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ, định dạng email này cũng sẽ giúp ích trong việc lập kế hoạch dài hạn và tránh xung đột khi tổ chức phát triển hơn gấp nhiều lần.

firstname.initial@domain.com

Ví dụ: peter.p@zylker.com

Đây cũng là một định dạng phổ biến đang được nhiều tổ chức trên toàn thế giới sử dụng. Địa chỉ email dạng này được sử dụng nhiều do mang tính cá nhân và dễ nhớ vì ngắn gọn và bao gồm cả tên của người dùng. Tuy nhiên, xung đột sẽ xảy ra khi nhiều người có họ bắt đầu bằng những chữ cái giống nhau. Hầu hết các quản trị viên ưu tiên chọn định dạng này và sử dụng dạng rút ngắn của tên khác hoặc hai chữ cái viết tắt của tên khác để tránh xung đột.

Ví dụ: peter.pk@zylker.com,

peter.pa@zylker.com khi tổ chức có nhiều người trùng tên Peter Parker.

firstname@domain.com

Ví dụ: peter@zylker.com

Khách hàng và đối tác kinh doanh sẽ có thể dễ dàng xác định người gửi email và kết nối với họ. Địa chỉ email theo định dạng này lý tưởng và đặc biệt phù hợp cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ có từ 10 người dùng trở xuống. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp/ tổ chức phát triển lớn hơn, xung đột có thể xảy ra về tên người dùng và sự nhầm lẫn này thậm chí còn phức tạp hơn trong trường hợp cả hai người dùng đều có vai trò tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Địa chỉ email theo định dạng này cũng gây nhầm lẫn email trong nội bộ khi nhiều người có cùng tên. Định dạng này rất phổ biến đơn thuần là vì dễ nhớ.

Với các tổ chức quy mô hơn, thay vì dành cho tất cả người dùng, địa chỉ email ở định dạng này có thể được gán làm bí danh email cho những thành viên nổi bật trong tổ chức. Khi có một địa chỉ email làm bí danh, họ sẽ giữ được sự riêng tư cho địa chỉ email chính và do đó dễ dàng phân biệt email nội bộ quan trọng với email rác mà họ nhận được.

Làm thế nào để tạo tên email chuyên nghiệp cho tất cả người dùng bằng Zoho Mail?

Để tạo một tên email chuyên nghiệp có tên miền của bạn, trước tiên bạn cần phải thiết lập tên miền của mình với Zoho. Sau khi xác minh xong tên miền của bạn với Zoho Mail, bạn phải thêm người dùng để tạo tài khoản email của họ. Trong trường hợp chưa có tên miền, bạn có thể mua tên miền từ Zoho. Những miền được đăng ký qua Zoho đã được thiết lập đầy đủ và có thể sử dụng ngay lập tức. Bạn có thể bắt đầu thêm người dùng trực tiếp.

Zoho Mail hỗ trợ nhiều cách tạo và chọn tên email chuyên nghiệp cho người dùng

1. Bạn có thể thêm từng người dùng bằng cách cung cấp tên, họ và địa chỉ email được tạo cho họ cùng với mật khẩu mà họ cần sử dụng để đăng nhập. Cách này thuận tiện hơn và được ưa chuộng hơn khi bạn cần tạo từ 10 người dùng trở xuống.
   
2. Tuy nhiên, ngay cả khi cần tạo trên 5 tài khoản người dùng, bạn cũng nên sử dụng “Nhập từ tập tin CSV” để tạo người dùng dựa trên các thông tin được tải lên từ tập tin CSV.
3. Bạn có thể sử dụng tùy chọn “Nhập” có sẵn để nhập người dùng từ CRM hoặc Zoho Services khác hoặc nhập trực tiếp từ GSuite.

Địa chỉ email nhóm: Tên email chuyên nghiệp dựa trên chức năng/ mục đích

Một khía cạnh quan trọng khác thường bị bỏ qua khi tạo địa chỉ email là địa chỉ email dựa trên mục đích. Khi tổ chức phát triển hơn, bạn nên sử dụng những địa chỉ email chung hoặc dựa trên mục đích như contact@domain.com, support@domain.com, info@domain.com v.v. phù hợp với những mục đích cụ thể. Điều này để đảm bảo rằng ngay cả khi nhân viên rời tổ chức, địa chỉ email dành cho những mục đích quan trọng, như contact@ chẳng hạn, vẫn hoạt động. Trong những giai đoạn ban đầu của một tổ chức, trách nhiệm hỗ trợ, bán hàng, v.v. thuộc về cá nhân và việc giao tiếp xuất phát từ phía khách hàng hoặc chuyển thẳng đến cá nhân. Tuy nhiên, để việc giao tiếp đạt chuẩn và chuyên nghiệp hơn, những địa chỉ email như vậy nên là địa chỉ chung của nhóm do một nhóm quản lý thay vì cá nhân.

Cách thông thường để sử dụng email nhóm:

Để giao tiếp chuyên nghiệp, bạn nên có nhiều tài khoản email chung dựa trên các nhóm chức năng khác nhau trong tổ chức và tính chất công việc của họ. Sau đây là một số tài khoản email chung tiêu chuẩn mà mỗi tổ chức sử dụng cho nhiều chức năng tổ chức khác nhau.

Công cộng - tài khoản email nhóm bên ngoài:

Địa chỉ email Bên ngoài hay Công cộng thường được sử dụng để cung cấp cho người liên hệ bên ngoài tổ chức các tùy chọn để liên lạc với các chức năng khác nhau của tổ chức. Khi thiết lập các tài khoản này, quản trị viên nên đảm bảo rằng tài khoản email nhóm có quyền nhận email từ các tài khoản bên ngoài. Ngoài ra, email gửi đến nhóm phải được chuyển đến nhóm có liên quan một cách hợp lý.

Ví dụ:

• support@domain.com
• sales@domain.com
• info@domain.com
• careers@domain.com
• enquiries@domain.com
• news@domain.com

Tổ chức - Tài khoản email nhóm nội bộ:

Địa chỉ email nhóm Tổ chức hoặc Nội bộ được sử dụng để nhân viên trong tổ chức liên hệ các nhóm nội bộ và các chức năng nội bộ dành cho nhân viên. Những tài khoản này có thể được thiết lập mức độ kiểm duyệt để chỉ nhận email từ những nhân viên trong tổ chức.

Ví dụ:

• payroll@domain.com
• hrqueries@domain.com
• systemadmin@domain.com
• employee-care@domain.com​

Làm thế nào để tạo tên email chuyên nghiệp cho tất cả các tài khoản chung hoặc danh sách phân phối bằng Zoho Mail?

Để tạo tên email chuyên nghiệp có miền của bạn cho các tài khoản chung hoặc danh sách phân phối cho miền của bạn, bạn cần tạo một nhóm email cho phép truy cập công khai. Tham khảo ở đây để xem hướng dẫn chi tiết cách tạo và quản lý những tài khoản email nhóm có tên email chuyên nghiệp trong Zoho Mail.

Sau đây là một số tính năng hữu ích nhất khi tạo tài khoản nhóm dựa trên tên miền trong Zoho Mail:

• Bạn có thể thêm nhiều thành viên và gán nhiều người kiểm duyệt cho mỗi nhóm.
• Người kiểm duyệt sẽ có các quyền liên quan đến nhóm đó và có thể thêm người dùng hoặc thay đổi cài đặt của nhóm. Người kiểm duyệt cũng có thể kiểm duyệt những email được gửi cho nhóm và phê duyệt hoặc từ chối.
• Người dùng trong nhóm có thể sử dụng địa chỉ nhóm để gửi email. Quản trị viên có thể mở rộng tính năng này cho toàn bộ thành viên trong nhóm hoặc cho một số thành viên cụ thể.
• Khi người dùng sử dụng địa chỉ email nhóm để gửi email, địa chỉ email cá nhân của họ sẽ không được hiển thị cho người nhận.
• Quản trị viên có thể bật tính năng “Luồng” cho nhóm để các thành viên nhóm sử dụng trong việc cộng tác và liên lạc trong nhóm ngay từ hộp thư đến của họ.