วิธีการจัดการงาน
ในการสำรวจการจัดการโครงการทั่วโลกประจำปี 2017 ของ PMI ผู้นำฝ่ายบริหาร 37% กล่าวว่า "สาเหตุหลักของความล้มเหลว [ของโครงการในองค์กร] คือการขาดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อวัดความคืบหน้า" และ "การขาดวินัยในการดำเนินการตามกลยุทธ์" โปรดคำนึงถึงการศึกษานี้ไว้ ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญบางประการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงาน
การจัดลำดับความสำคัญ: ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดในการจัดการงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จแบบง่ายๆ หรือเครื่องมือการจัดการงานโครงการที่ครอบคลุม สิ่งที่สำคัญที่สุดของการจัดการงานคือการจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งจะช่วยทำให้งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่ยังคงรักษาข้อจำกัดที่วางแผนไว้ได้
การติดตามหลักเป้าหมาย: ผลการศึกษานี้ยังแสดงให้เห็นว่าการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ แม้ว่าการจัดการงานจะไม่จำเป็นต้องมีเป้าหมายสุดท้าย แต่การกำหนดเป้าหมายจะช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับทีมในการทำงานให้สำเร็จ
การจัดการกำหนดการ: การตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาเป็นสิ่งที่ส่งผลต่อสถานะโดยรวมของโครงการ การกำหนดกรอบเวลาที่ถูกต้องโดยการประมาณการดำเนินการที่เกี่ยวข้องคือสิ่งสำคัญที่นี่
การจัดสรรทรัพยากร: การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนถัดไปเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการงานมีประสิทธิภาพ กำหนดความสามารถและปริมาณทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อทำงานให้สำเร็จตามงบประมาณและตารางเวลา
การทำงานร่วมกัน: สำหรับทุกขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้น การทำงานร่วมกันคือสิ่งสำคัญ ในขณะที่การทำงานเป็นทีมมักจะหมายถึงการทำงานได้มากขึ้น แต่การทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกันอยู่เสมออาจเป็นเรื่องยาก ซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
อีกวิธีที่น่าสนใจในการจัดการงานก็คือการจัดประเภทงานตามวันครบกำหนด หรือเมทริกซ์ลำดับความสำคัญด้วย "กำหนดการ" และ "ลำดับความสำคัญ" เป็นหลัก ด้วยโครงสร้างนี้ งานสำคัญที่ต้องดำเนินการในทันทีจะถูกตั้งไว้สูงสุดทั้งในด้านลำดับความสำคัญและตารางเวลา ส่วนงานสำคัญที่ไม่ต้องทำทันจะถูกตั้งให้มีความสำคัญสูงสุดแต่อยู่ในระดับต่ำตามตารางเวลา