ใครบ้างที่สามารถใช้ประโยชน์จากการประชุมที่เป็นกิจวัตร
การจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตรเป็นประโยชน์กับผู้คนได้ทุกอาชีพ ต่อไปนี้เป็นกรณีการใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมที่เป็นกิจวัตร:
แชร์อัปเดตเป็นประจำ
การแชร์อัปเดตเกี่ยวกับงานเป็นประจำจะช่วยให้สมาชิกในทีมมีความเข้าใจที่ตรงกัน สร้างการประชุมที่เป็นกิจวัตรประจำทุกวันหรือทุกสัปดาห์เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามทุกสิ่งที่เกิดขึ้นและสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ
เพิ่มโฮสต์ร่วม
จัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตรกับโฮสต์ร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการนัดหมายเกิดขึ้นซ้ำต่อไปแม้ว่าคุณจะไม่อยู่ก็ตาม การประชุมออนไลน์จะได้รับการดำเนินการอย่างราบรื่นโดยโฮสต์ร่วม
วิเคราะห์ความคืบหน้า
การประชุมที่เป็นกิจวัตรเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์พื้นฐานที่ทีมโครงการใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายของพวกเขา ใช้การประชุมที่เป็นกิจวัตรทุกสัปดาห์เพื่อวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานและประเมินความคืบหน้า
ติดต่อกับทีมอยู่เสมอ
ทีมส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องทำงานในสถานที่เดียวกันอีกต่อไป ติดต่อกับสมาชิกทีมที่อยู่ห่างไกลผ่านการประชุมที่เป็นกิจวัตร แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ที่ทำงาน
วิธีจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตร
- 1.เลือก การประชุมที่เป็นกิจวัตร หากคุณต้องการจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตร ซึ่งจะเปิดตัวเลือกการเกิดซ้ำเพิ่มเติม
- 2.ภายใต้ ประเภทการเกิดซ้ำ ให้เลือกรูปแบบการเกิดซ้ำตามความถี่ที่คุณต้องการให้การประชุมเกิดขึ้นซ้ำ: รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน
- 3.ระบุวิธีที่การประชุมจะเกิดขึ้นซ้ำ จำนวนครั้งที่เกิดขึ้น และเวลาที่จะสิ้นสุด คุณสามารถกำหนดให้การประชุมที่เป็นกิจวัตรสิ้นสุดลงในวันที่ที่ระบุหรือหลังจากเกิดกิจกรรมตามจำนวนที่ระบุได้
- 4.ตั้งค่าการเตือนความจำหลายรายการก่อนการประชุมที่เป็นกิจวัตรจะเริ่มขึ้น อีเมลเตือนจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมตามการตั้งค่านี้
- 5.เลือก ไฟล์เซสชัน เพื่อแนบ PPT, PDF และไฟล์วิดีโอที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่คุณกำลังจัดกำหนดเวลา
- 6.คลิก กำหนดเวลา
ประโยชน์ของการจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตร
สร้างเพียงครั้งเดียว
จัดกำหนดเวลาการประชุมปกติเพียงครั้งเดียวและทำให้เกิดขึ้นซ้ำเป็นประจำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือนตามที่คุณต้องการ ระบุจำนวนครั้งที่คุณต้องการให้การประชุมเกิดขึ้นซ้ำหรือใส่วันที่สิ้นสุดที่คุณต้องการให้กำหนดเวลาที่เกิดขึ้นซ้ำสิ้นสุดลง
ทำซ้ำในวันที่ระบุ
ตั้งค่าการประชุมให้เกิดขึ้นอีกในวันที่ระบุของสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างการประชุมที่เป็นกิจวัตรทุกวันจันทร์ หรือทุกวันจันทร์และวันพุธ และอื่นๆ
การเตือนการประชุม
รักษาการมีส่วนร่วมในการประชุมและอัตราการเข้าร่วมประชุมให้สูงอยู่เสมอด้วยการแจ้งเตือนการประชุม ส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมและจัดกำหนดเวลาเมื่อคุณต้องการให้พวกเขาออก
ผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์
แพทย์และพยาบาลสามารถใช้การประชุมที่เป็นกิจวัตรเพื่อตรวจสอบผู้ป่วยจากระยะไกลเป็นประจำได้ พวกเขาสามารถใช้การประชุมทางวิดีโอเพื่อดูและพูดคุยกับผู้ป่วยโดยใช้ Zoho Meeting ได้
เรียนรู้เพิ่มเติมทีมโครงการ
จัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตรเพื่อแทนที่การรายงานความคืบหน้าในสำนักงานเพื่อสื่อสารกับทีมระยะไกล ช่วยให้สมาชิกในทีมเอาชนะความท้าทายระยะสั้นและติดตามเป้าหมายของโครงการ
เรียนรู้เพิ่มเติมนักศึกษาที่ทำการวิจัย
นักวิจัยในหลายสาขาสามารถใช้การประชุมที่เป็นกิจวัตรเพื่อสื่อสารความคืบหน้าของพวกเขากับอาจารย์และที่ปรึกษาของพวกเขาเป็นประจำ ใช้การประชุมทางวิดีโอ การแชร์หน้าจอ และการควบคุมระยะไกลเพื่อทำงานร่วมกันบนเอกสาร
เรียนรู้เพิ่มเติมการประชุมที่เป็นกิจวัตรมีประสิทธิภาพหรือไม่
ประสิทธิภาพการทำงานที่เป็นผลมาจากการประชุมที่เป็นกิจวัตรอาจแตกต่างกันไปตามวิธีที่ดำเนินการ วัตถุประสงค์ และการมุ่งเน้นที่จะบรรลุวัตถุเป้าหมาย การประเมินผลเป็นประจำและการปรับเปลี่ยนการประชุมเป็นระยะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้นได้
5 เคล็ดลับเพื่อจัดการประชุมที่เป็นกิจวัตรที่มีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน:
กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุมแต่ละครั้งและแบ่งปันวาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมพร้อม
ความถี่ที่เหมาะสม:
ปรับความถี่ของการประชุมที่เป็นกิจวัตรตามความจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็นสำหรับพนักงาน
การจัดการเวลา:
เริ่มและสิ้นสุดการประชุมตรงเวลาเพื่อเคารพตารางเวลาของผู้เข้าร่วม โดยมีช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับรายการวาระการประชุม
สภาพแวดล้อมที่มีส่วนร่วม:
ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น และทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดและให้ข้อเสนอแนะ
ติดตามผลรายการการดำเนินการ:
จดบันทึกรายการการดำเนินการในระหว่างการประชุม และติดตามผลในการประชุมครั้งต่อไปเพื่อรับรองถึงความคืบหน้า
คำถามที่พบบ่อย
01. การประชุมที่เป็นกิจวัตรคืออะไร
การประชุมที่เป็นกิจวัตรคือการประชุมแบบออนไลน์ที่วางแผนไว้ล่วงหน้าและจัดกำหนดเวลาเป็นประจำ ซึ่งเกิดขึ้นหลายครั้งหรือครั้งเดียว โดยจะมอบความสะดวกในการใช้ ID การประชุมและการกำหนดลักษณะเดียวกันสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง ด้วย Zoho Meeting คุณสามารถจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เกิดขึ้นหลายครั้งได้อย่างง่ายดาย ช่วยรับรองถึงความสอดคล้องและความสะดวกในการเข้าถึงสำหรับผู้เข้าร่วม
02. การประชุมที่เป็นกิจวัตรมีประเภทไหนบ้าง
การประชุมที่เป็นกิจวัตรสามารถมีได้หลายประเภทตามวัตถุประสงค์และลักษณะของการประชุม ประเภทการประชุมที่เป็นกิจวัตรที่พบบ่อยที่สุดได้แก่:
- 1. การประชุมสถานะรายสัปดาห์: การพบปะกันเป็นประจำเพื่ออัปเดตสมาชิกทีมเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและหารือเกี่ยวกับความท้าทายใดๆ
- 2. การประชุมทบทวนรายเดือน: การทบทวนเป็นระยะเพื่อประเมินผลการดำเนินงานโดยรวม แก้ไขปัญหา และวางแผนสำหรับเดือนที่จะมาถึง
- 3. การประชุม Scrum: การประชุมรายวันในการพัฒนาเพื่อหารือเกี่ยวกับงาน ความท้าทาย และความคืบหน้าภายในระยะเวลาสั้นๆ
- 4. เซสชันการฝึกอบรม: เซสชันการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการให้ความรู้และพัฒนาทักษะในหมู่ผู้เข้าร่วม
- 5. การประชุมกลยุทธ์: การอภิปรายตามกำหนดเวลาที่มุ่งเน้นการวางแผนระยะยาว การตั้งเป้าหมาย และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
03. ฉันจะกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตรได้อย่างไร
คุณสามารถจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตรได้โดยคลิกที่เมนู ตัวเลือกเพิ่มเติม และเลือก ประเภทการเกิดซ้ำ ขณะจัดกำหนดเวลาประชุมแบบออนไลน์
04. ฉันจะจัดกำหนดเวลาการประชุมที่เป็นกิจวัตรใน Outlook ได้อย่างไร
ในขณะที่สร้างการประชุมใหม่ใน Outlook ให้กรอกรายละเอียดการประชุมเลือก ทำซ้ำ และเลือกรูปแบบกิจวัตรที่เหมาะกับความต้องการ (รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือกำหนดเอง) บันทึกการประชุมที่เป็นกิจวัตรโดยคลิก บันทึก
05. ฉันจะตั้งค่าการประชุมที่เป็นกิจวัตรกับ Microsoft Teams ได้อย่างไร
เมื่อสร้างการประชุม Teams ใน Microsoft Teams ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์การเกิดซ้ำที่ตั้งค่าเป็น "ไม่ทำซ้ำ" ตามค่าเริ่มต้น แล้วเลือกรูปแบบการเกิดซ้ำที่คุณต้องการ