Quem pode se beneficiar das reuniões recorrentes?
Agendar uma reunião recorrente pode ser útil para pessoas em qualquer profissão. Estes são alguns dos melhores casos de uso para reuniões recorrentes:
Compartilhe atualizações regularmente
Compartilhar atualizações sobre o trabalho regularmente ajuda a manter os membros da sua equipe em sintonia. Crie reuniões recorrentes diária ou semanalmente para permitir que os membros da equipe acompanhem tudo o que está acontecendo e o que ainda precisa ser feito.
Adicionar co-hosts
Agende reuniões recorrentes com co-hosts para garantir que compromissos recorrentes sejam encaminhados mesmo quando você precisar estar ausente. As reuniões on-line serão conduzidas sem problemas na presença de co-hosts.
Analise o progresso
Reuniões recorrentes são uma parte importante das estratégias comuns que as equipes de projeto usam para atingir suas metas. Use as reuniões recorrentes semanais para analisar o desempenho e avaliar o progresso.
Mantenha contato com sua equipe
A proximidade física não é mais necessária para a maioria das equipes funcionar. Mantenha-se em contato com os membros da sua equipe remota por meio de reuniões recorrentes, mesmo quando estiver longe do trabalho.
Como agendar uma reunião recorrente
- 1.Marque a opção Reunião recorrente se quiser que ela se repita. Isso abrirá opções adicionais de recorrência.
- 2.Em Tipo de repetição, selecione o padrão de recorrência, com que frequência você precisa que a reunião ocorra: diariamente, semanalmente, mensalmente.
- 3.Especifique como será a repetição da reunião, a quantidade de ocorrências e quando ela será encerrada. Você pode marcar uma data específica ou um determinado número de ocorrências para encerrar a reunião recorrente.
- 4.Defina lembretes várias vezes antes do início da reunião de chamada recorrente. Os e-mails de lembrete serão enviados aos participantes com base nessa configuração.
- 5.Marque Arquivos de sessão para anexar quaisquer PPTs, PDFs e arquivos de vídeo relevantes à reunião que você está programando.
- 6.Clique em Agendar.
Benefícios de agendar reuniões recorrentes
Crie apenas uma vez
Agende a reunião regular apenas uma vez e faça com que ela se repita a cada dia, semana ou mês, conforme necessário. Especifique o número de vezes que você deseja que a reunião repita ou insira uma data final em que você deseja que a programação recorrente termine.
Repita em dias específicos
Defina as reuniões para recorrerem em dias específicos da semana. Por exemplo, você pode criar reuniões recorrentes para todas as segundas-feiras ou para todas as segundas-feiras e quartas-feiras, e assim por diante.
Lembretes de reuniões
Mantenha altas as taxas de participação e engajamento da reunião com lembretes recorrentes. Envie e-mails de lembrete automatizados para os participantes da reunião e agende quando você quiser que eles saiam.
Profissionais da saúde
Médicos e enfermeiros podem usar reuniões recorrentes para saber sobre seus pacientes remotamente. Eles podem usar reuniões de vídeo para ver e falar com os pacientes usando o Zoho Meeting.
Saiba maisEquipes de projeto
Agende reuniões recorrentes para substituir as conversas regulares no escritório e se comunicar com a equipe remota. Ajude os membros de sua equipe a superar desafios de curto prazo e mantenha-os no caminho certo com as metas do projeto.
Saiba maisAlunos de pesquisa
Pesquisadores em vários campos podem usar reuniões recorrentes para comunicação regular sobre o progresso dos estudos com mentores. Use videoconferência, compartilhamento de tela e controle remoto para colaborar em documentos.
Saiba maisAs reuniões recorrentes são produtivas?
A produtividade de reuniões recorrentes pode variar com base em como elas são conduzidas, em seu objetivo e em como elas estão focadas na realização dos objetivos. Avaliações regulares e ajustes periódicos às reuniões podem aumentar ainda mais a produtividade ao longo do tempo.
Cinco dicas para ter reuniões recorrentes produtivas
Objetivos claros:
Defina objetivos claros para cada reunião e compartilhe a agenda com antecedência, permitindo que os participantes se preparem.
Frequência apropriada:
Ajuste a frequência de reuniões recorrentes de acordo com a necessidade para evitar reuniões desnecessárias.
Gerenciamento de tempo:
Inicie e encerre reuniões a tempo para respeitar a agenda dos participantes, com intervalos de tempo específicos alocados para os itens da agenda.
Ambiente envolvente:
Incentive a participação ativa de todos os participantes da reunião, fazendo com que eles se sintam à vontade para compartilhar ideias e fornecer feedback.
Acompanhamento de itens de ação:
Anote os itens de ação durante a reunião e faça o acompanhamento em reuniões subsequentes para garantir o progresso.
Perguntas frequentes
01. Qual é o significado de reunião recorrente?
Uma reunião recorrente é uma reunião on-line pré-planejada e agendada regularmente que ocorre em várias ocasiões. Ele tem a conveniência de usar o mesmo ID de reunião e suas preferências. Com o Zoho Meeting, você pode facilmente agendar reuniões com várias ocorrências, garantindo consistência e facilidade de acesso para os participantes.
02. Quais são os tipos de reuniões recorrentes?
Reuniões recorrentes podem ser de diferentes tipos com base na finalidade e na natureza da reunião. Alguns dos tipos mais comuns de reuniões recorrentes são:
- 1. Reuniões semanais de status: reuniões regulares para atualizar os membros da equipe sobre o progresso do projeto e discutir quaisquer desafios.
- 2. Reuniões mensais de revisão: revisões periódicas para avaliar o desempenho geral, resolver problemas e planejar o próximo mês.
- 3. Reuniões de Scrum: reuniões diárias para discutir tarefas, desafios e progresso em pouco tempo.
- 4. Sessões de formação: sessões de reuniões recorrentes destinadas a educar e desenvolver competências entre os participantes.
- 5. Reuniões de estratégia: discussões agendadas focadas no planejamento de longo prazo, definição de metas e tomada de decisões estratégicas.
03. Como agendar reuniões de chamadas recorrentes?
Você pode agendar reuniões recorrentes clicando no menu Mais opções e selecionando o tipo Repetir ao programar uma reunião on-line.
04. Como agendar uma reunião recorrente no Outlook?
Ao criar uma nova reunião no Outlook, preencha os detalhes dela, marque Repetir e escolha o padrão de recorrência que atenda às suas necessidades (diária, semanal, mensal ou personalizado). Salve a reunião recorrente clicando em Salvar.
05. Como configurar reuniões recorrentes com o Microsoft Teams?
Ao criar uma reunião de equipes no Microsoft Teams, clique no menu suspenso recorrência, que é definido como "Não repete" por padrão, e selecione o padrão de recorrência desejado.