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Mesclar registros duplicados

Ao trabalhar com um grande volume de dados, é bastante desafiador manter o banco de dados sem entradas duplicadas. À medida que aumentam os caminhos para criar registros no CRM, aumentam também as chances de gerar entradas duplicadas. Por exemplo, o mesmo lead pode ser criado por meio de importação, bem como, digamos, por APIs. Para ajudá-lo a gerenciar um conjunto de dados limpo, o Zoho CRM oferece soluções proativas e reativas.

Encontrar e mesclar registros duplicados Eliminar registros duplicados

Quando usar:
O ideal é usar este recurso se você estiver procurando especificamente duplicatas de um registro específico.

Exemplo: você sabe que um lead chamado "David Smith" foi duplicado e você deseja localizar e mesclar esses leads.

Quando usar:
O ideal é usar esse recurso quando você não tem certeza se existem duplicatas e deseja que o CRM execute uma verificação de duplicação com base em determinados campos exclusivos.

Exemplo: você executa uma verificação de duplicação no módulo Leads com base no campo E-mail.

Como funciona:

Vá para a página Detalhes do registro específico e clique na opção Encontrar e mesclar registros duplicados.

Isso irá buscar as entradas duplicadas para esse registro.

 

 

Como funciona:

Você não precisa ir para a página de um registro específico. Basta clicar na ferramenta Eliminar dados duplicados da exibição de lista do módulo e selecionar os campos com base nos quais a pesquisa deverá ser feita.

Exemplo: se você escolher os campo E-mail e Empresa, o CRM pesquisará todos os registros nos quais os valores dos campos E-mail e Empresa são iguais.

Você pode executar uma verificação com base em no máximo 3 campos por vez.

Depois de a lista de registros duplicados ser exibida, você poderá selecionar manualmente e mesclar os registros a partir dos resultados da pesquisa. O CRM não mescla automaticamente entradas duplicadas

Você pode mesclar no máximo 3 campos de uma vez.

O CRM mescla automaticamente entradas duplicadas se forem cópias exatas uma da outra.

Em caso de conflito*, você deve resolver o conflito manualmente para instruir o CRM quais registros devem ser considerados como registro mestre e mesclá-los.

(*)Exemplo de conflito:
Suponha que haja dois leads com mesmos nomes, empresa, mas com números de telefone diferentes. Nesse caso, o problema de números de telefone conflitantes deve ser resolvido manualmente.
Se não houver tais conflitos e todos os campos corresponderem, o CRM mesclará os registros automaticamente.

Encontrar e mesclar registros duplicados

Se você estiver procurando mesclar as entradas duplicadas de registros específicos, Encontrar e mesclar registros duplicados é a ferramenta ideal para você. Basta acessar a página Detalhes do registro específico e implantar essa ferramenta para buscar suas entradas duplicadas.

A ferramenta Encontrar e mesclar registros duplicados também permite inserir outros critérios para pesquisar entradas duplicadas. Existem 6 campos nos quais você pode especificar os critérios em cada módulo. Depois de encontrar as entradas duplicadas, você poderá mesclá-las manualmente.

Observe que essa ferramenta está disponível somente nos módulos Leads, Contas, Contatos e Fornecedores e você pode mesclar no máximo 3 registros de cada vez.

Disponibilidade

Permissão de perfil exigida: usuários com a permissão Encontrar e mesclar [Módulo] no perfil.

Para encontrar e mesclar registros duplicados

  1. Clique na guia Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores.
  2. Na página Inicial de [Módulo], clique no registro necessário.
    (Módulo se refere às guias.)
  3. Na página Detalhes de [Módulo], clique no íconeMais > Encontrar e mesclar entradas duplicadas.
    Disponível somente nos módulos Leads, Contas, Contatos e Fornecedores
  4. Na página Encontrar e mesclar entradas duplicadas para [registros], faça o seguinte:
    • Na seção Critérios de Pesquisa, os critérios correspondentes serão exibidos.
    • Especifique critérios adicionais, se necessário, e, em seguida, clique em Pesquisar.
    • Na seção Registros Correspondentes, selecione pelo menos dois registros para serem mesclados.
    • Clique em Avançar.

  5. Na página Mesclar [registros], selecione o registro que deseja manter como registro mestre.
    Você pode clicar em SELECIONAR TUDO se quiser definir todos os valores do registro mestre como final e mesclar as entradas duplicadas.

    Caso contrário, clique nos botões ao lado dos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados "finais" para mesclar as entradas duplicadas.
    Assim, os valores selecionados são exibidos na coluna REGISTRO MESTRE. Você pode mesclar no máximo 3 registros de cada vez.
     
  6. Clique em Mesclar.

Nota:

  • Os registros mesclados ao registro mestre serão excluídos permanentemente e a ação não poderá ser revertida.
  • Os anexos e as atividades também serão transferidos para o registro mestre.

Eliminar registros duplicados (mesclar entradas duplicadas automaticamente)

Caso não tenha certeza dos registros que foram duplicados, é possível deixar o CRM executar uma verificação nos módulos usando a ferramenta Eliminar entradas duplicadas. O CRM encontrará e mesclará automaticamente correspondências exatas. Em caso de conflitos nos valores dos campos, será preciso resolver manualmente os conflitos e mesclar os registros.

Considere a seguinte imagem. Existem três correspondências exatas e dois registros em que o campo de número de telefone é diferente. Nesse caso, o CRM mesclará automaticamente os três primeiros registros e solicitará que o usuário resolva o conflito nos últimos dois registros. Depois que o conflito for resolvido, os registros serão mesclados.

    Disponibilidade

    Permissão exigida: função superior na sua hierarquia de conta do Zoho CRM ou perfil de administrador.

    Para mesclar registros duplicados usando a ferramenta de eliminação de entradas duplicadas

    1. Clique na guia Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores.
    2. Na página Inicial de [Módulo], em Ferramentas de [Módulo], clique em Eliminar [Módulo] duplicados.
      (Módulo se refere às guias Leads, Contatos etc.)
    3. Na página Eliminar [Registros] duplicados, clique nos campos pelos quais você deseja pesquisar os registros duplicados.

      Você pode selecionar até 3 campos. O CRM procurará entradas duplicadas com base nesses campos.
      Por exemplo, se você selecionar E-mail e Empresa, o CRM irá procurar registros nos quais os campos ID de E-mail e Telefone são iguais.
      Observe que os campos que você marcou como exclusivos irão aparecer aqui. Caso você não tenha marcado campos exclusivos, o CRM exibirá um conjunto padrão de campos exclusivos para o módulo.
    4. Clique em Encontrar e mesclar entradas duplicadas.
      Uma janela pop-up informando sobre a função de eliminação de entradas duplicadas aparece. Clique em OK.

      Se as entradas duplicadas encontradas pelo CRM forem cópias exatas uma da outra, o CRM fará a mesclagem automaticamente. Nesse caso, nenhuma outra ação do usuário é necessária.
      Observe que, no caso da mesclagem automática, o registro com a “Hora da Última Atividade” mais recente será considerado como o registro mestre.
      Caso haja um conflito em alguns dos valores dos campos entre as entradas duplicadas, você deverá resolver o conflito e, em seguida, mesclar os registros manualmente.
       

    Resolver conflitos em eliminação de entradas duplicadas

    Um conflito em eliminação de entradas duplicadas refere-se a um caso em que há diferenças nos valores dos campos em entradas duplicadas. Por exemplo, existem dois registros chamados David Smith, onde todos os valores dos campos são iguais, exceto o número de telefone. Nesse caso, o CRM não sabe qual registro considerar como final e mesclá-lo. Este é um exemplo de conflito e precisa ser resolvido pelo usuário. Existem duas maneiras de resolver conflitos na eliminação de entradas duplicadas.

    • Resolver imediatamente – no momento em que o CRM abrir a janela pop-up sobre o conflito, você pode resolvê-lo imediatamente clicando em Resolver Agora.
    • Resolver mais tarde – Se você estiver ocupado com outras atividades, clique em Resolver Mais Tarde. Você receberá uma notificação por e-mail com os detalhes da eliminação de entradas duplicadas. Acesse o link para resolver o conflito descrito neste e-mail. Observe que este link será válido apenas por três dias.

    Depois de clicar para resolver o conflito, você será direcionado para a página Eliminar [Registros] Duplicados, onde o registro específico e o número de entradas duplicadas encontrados serão exibidos. Clique em Visualizar.
    (Você pode alternar entre as guias para exibir as entradas duplicadas em cada campo selecionado.) 

    1. Conforme o exemplo acima, existem dois leads com os mesmos valores de campo, exceto o número de telefone. Desse modo, na página Eliminar Leads Duplicados, você pode ver que os registros são listados como colunas.
    2. Selecione um Registro Mestre. Você pode clicar em SELECIONAR TUDO se quiser definir todos os valores do registro mestre como final e mesclar as entradas duplicadas.

      Caso contrário, clique nos botões ao lado dos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados "finais" para mesclar as entradas duplicadas.
      Assim, os valores selecionados são exibidos na coluna REGISTRO MESTRE.
    3. Depois de resolver os valores conflitantes, clique em Mesclar.
      Uma mensagem de aviso é exibida, informando você sobre as consequências da mesclagem dos registros. Quando tiver certeza, confirme a ação.
      As entradas duplicadas serão mescladas com sucesso, conforme mostrado abaixo.

    Nota

    • O processo de eliminação de duplicação só pode ser iniciado por um usuário por módulo de cada vez.
    • Você pode mesclar no máximo três registros de cada vez.
    • Se houver mais de 3 entradas duplicadas, você será solicitado a escolher quaisquer três para mesclar na lista contendo todas as entradas duplicadas.
    • Depois de especificar o registro mestre, todas as listas relacionadas de registros secundários serão movidas para o registro mestre.
    • Os registros mesclados ao registro mestre serão excluídos permanentemente e a ação não poderá ser revertida.
    • Os campos Somente Leitura não terão botões de opção.

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