Ao trabalhar com um grande volume de dados, é bastante desafiador manter o banco de dados sem entradas duplicadas. À medida que aumentam os caminhos para criar registros no CRM, aumentam também as chances de gerar entradas duplicadas. Por exemplo, o mesmo lead pode ser criado por meio de importação, bem como, digamos, por APIs. Para ajudá-lo a gerenciar um conjunto de dados limpo, o Zoho CRM oferece soluções proativas e reativas.

• Deter entradas duplicadas antes que possam ser criadas
  Marcar um determinado campo como um "campo exclusivo", você pode impedir a criação de registros duplicados. Essa é uma maneira proativa de manter um banco de dados limpo. Por exemplo, se você marcou o campo Número de telefone como um campo exclusivo no módulo Leads, o CRM alertará você se você criar um segundo lead com o mesmo número de telefone de um lead existente.
  Consulte também: Campos exclusivos
• Mesclar registros duplicados
  Apesar de criar campos exclusivos e dados de verificação dupla, se você ainda acha que pode haver registros duplicados no seu CRM, é possível usar as ferramentas de eliminação de registros duplicados do Zoho CRM para mesclá-los. São as seguintes:
  • Encontrar e mesclar registros duplicados
  • Eliminar registros duplicados (mesclar entradas duplicadas automaticamente)
    • Resolução de conflitos na eliminação de registros duplicados

Encontrar e mesclar registros duplicados

Se você estiver procurando mesclar as entradas duplicadas de registros específicos, Encontrar e mesclar registros duplicados é a ferramenta ideal para você. Basta acessar a página Detalhes do registro específico e implantar essa ferramenta para buscar suas entradas duplicadas.

A ferramenta Encontrar e mesclar registros duplicados também permite inserir outros critérios para pesquisar entradas duplicadas. Existem 6 campos nos quais você pode especificar os critérios em cada módulo. Depois de encontrar as entradas duplicadas, você poderá mesclá-las manualmente.

Observe que essa ferramenta está disponível somente nos módulos Leads, Contas, Contatos e Fornecedores e você pode mesclar no máximo 3 registros de cada vez.

Disponibilidade

Permissão de perfil exigida: usuários com a permissão Encontrar e mesclar [Módulo] no perfil.

Para encontrar e mesclar registros duplicados

1. Clique na guia Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores.
2. Na página Inicial de [Módulo], clique no registro necessário.
   (Módulo se refere às guias.)
3. Na página Detalhes de [Módulo], clique no íconeMais > Encontrar e mesclar entradas duplicadas.
   Disponível somente nos módulos Leads, Contas, Contatos e Fornecedores
4. Na página Encontrar e mesclar entradas duplicadas para [registros], faça o seguinte:
   • Na seção Critérios de Pesquisa, os critérios correspondentes serão exibidos.
   • Especifique critérios adicionais, se necessário, e, em seguida, clique em Pesquisar.
     
   • Na seção Registros Correspondentes, selecione pelo menos dois registros para serem mesclados.
   • Clique em Avançar.
     
     
5. Na página Mesclar [registros], selecione o registro que deseja manter como registro mestre.
   Você pode clicar em SELECIONAR TUDO se quiser definir todos os valores do registro mestre como final e mesclar as entradas duplicadas.
   
   Caso contrário, clique nos botões ao lado dos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados "finais" para mesclar as entradas duplicadas.
   Assim, os valores selecionados são exibidos na coluna REGISTRO MESTRE. Você pode mesclar no máximo 3 registros de cada vez.
    
6. Clique em Mesclar.

Eliminar registros duplicados (mesclar entradas duplicadas automaticamente)

Caso não tenha certeza dos registros que foram duplicados, é possível deixar o CRM executar uma verificação nos módulos usando a ferramenta Eliminar entradas duplicadas. O CRM encontrará e mesclará automaticamente correspondências exatas. Em caso de conflitos nos valores dos campos, será preciso resolver manualmente os conflitos e mesclar os registros.

Considere a seguinte imagem. Existem três correspondências exatas e dois registros em que o campo de número de telefone é diferente. Nesse caso, o CRM mesclará automaticamente os três primeiros registros e solicitará que o usuário resolva o conflito nos últimos dois registros. Depois que o conflito for resolvido, os registros serão mesclados.

Disponibilidade

Permissão exigida: função superior na sua hierarquia de conta do Zoho CRM ou perfil de administrador.

Para mesclar registros duplicados usando a ferramenta de eliminação de entradas duplicadas

1. Clique na guia Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores.
2. Na página Inicial de [Módulo], em Ferramentas de [Módulo], clique em Eliminar [Módulo] duplicados.
   (Módulo se refere às guias Leads, Contatos etc.)
   
3. Na página Eliminar [Registros] duplicados, clique nos campos pelos quais você deseja pesquisar os registros duplicados.
   
   Você pode selecionar até 3 campos. O CRM procurará entradas duplicadas com base nesses campos.
   Por exemplo, se você selecionar E-mail e Empresa, o CRM irá procurar registros nos quais os campos ID de E-mail e Telefone são iguais.
   Observe que os campos que você marcou como exclusivos irão aparecer aqui. Caso você não tenha marcado campos exclusivos, o CRM exibirá um conjunto padrão de campos exclusivos para o módulo.
4. Clique em Encontrar e mesclar entradas duplicadas.
   Uma janela pop-up informando sobre a função de eliminação de entradas duplicadas aparece. Clique em OK.
   
   Se as entradas duplicadas encontradas pelo CRM forem cópias exatas uma da outra, o CRM fará a mesclagem automaticamente. Nesse caso, nenhuma outra ação do usuário é necessária.
   Observe que, no caso da mesclagem automática, o registro com a “Hora da Última Atividade” mais recente será considerado como o registro mestre.
   Caso haja um conflito em alguns dos valores dos campos entre as entradas duplicadas, você deverá resolver o conflito e, em seguida, mesclar os registros manualmente.
    

Resolver conflitos em eliminação de entradas duplicadas

Um conflito em eliminação de entradas duplicadas refere-se a um caso em que há diferenças nos valores dos campos em entradas duplicadas. Por exemplo, existem dois registros chamados David Smith, onde todos os valores dos campos são iguais, exceto o número de telefone. Nesse caso, o CRM não sabe qual registro considerar como final e mesclá-lo. Este é um exemplo de conflito e precisa ser resolvido pelo usuário. Existem duas maneiras de resolver conflitos na eliminação de entradas duplicadas.

• Resolver imediatamente – no momento em que o CRM abrir a janela pop-up sobre o conflito, você pode resolvê-lo imediatamente clicando em Resolver Agora.
• Resolver mais tarde – Se você estiver ocupado com outras atividades, clique em Resolver Mais Tarde. Você receberá uma notificação por e-mail com os detalhes da eliminação de entradas duplicadas. Acesse o link para resolver o conflito descrito neste e-mail. Observe que este link será válido apenas por três dias.

Depois de clicar para resolver o conflito, você será direcionado para a página Eliminar [Registros] Duplicados, onde o registro específico e o número de entradas duplicadas encontrados serão exibidos. Clique em Visualizar.
(Você pode alternar entre as guias para exibir as entradas duplicadas em cada campo selecionado.) 

1. Conforme o exemplo acima, existem dois leads com os mesmos valores de campo, exceto o número de telefone. Desse modo, na página Eliminar Leads Duplicados, você pode ver que os registros são listados como colunas.
2. Selecione um Registro Mestre. Você pode clicar em SELECIONAR TUDO se quiser definir todos os valores do registro mestre como final e mesclar as entradas duplicadas.
   
   Caso contrário, clique nos botões ao lado dos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados "finais" para mesclar as entradas duplicadas.
   Assim, os valores selecionados são exibidos na coluna REGISTRO MESTRE.
3. Depois de resolver os valores conflitantes, clique em Mesclar.
   Uma mensagem de aviso é exibida, informando você sobre as consequências da mesclagem dos registros. Quando tiver certeza, confirme a ação.
   As entradas duplicadas serão mescladas com sucesso, conforme mostrado abaixo.