Quando você tiver centenas e milhares de registros no seu CRM, de acordo com o crescimento de sua empresa, torna-se uma tarefa muito difícil verificar se há duplicatas. O Zoho CRM ajuda você a impedir duplicados mesmo antes que possam ser criados, com a ajuda do que chamamos de "campos exclusivos".

Quando você marca um campo como único, o CRM irá procurar os registros existentes para duplicidades com base no valor do campo. Por exemplo, suponha que você tenha marcado Endereço de e-mail como um único campo no módulo Leads. Quando você tentar criar um lead cujo endereço de e-mail é o mesmo que um lead existente, o CRM emitirá um alerta de duplicação. Claramente, duas pessoas não podem ter o mesmo ID de e-mail. Outros exemplos incluem números de previdência social, números de passaportes, códigos de produto e similares. No Zoho CRM, você pode marcar um campo de qualquer módulo como "Exclusivo". Uma vez marcados como "Exclusivo", esses campos desempenham um papel vital na gestão de registros duplicados no Zoho CRM em várias instâncias incluindo a criação manual de registros, assim como os registros criados por meio de importação, APIs, lead/pedido de vendas/conversão de cotações.

O administrador ou um usuário com o perfil Personalizar Zoho CRM será capaz de marcar um campo como exclusivo. Quando um campo é marcado como exclusivo em um módulo, você será capaz de evitar a criação de registros duplicados naquele módulo por meio de criação manual, importação, integrações, formulários da web e assim por diante.

Apesar de marcar um campo como único, ao longo do tempo, se você achar que pode haver registros duplicados em sua conta, você pode usar as ferramentas de desduplicação do CRM  para removê-los.

Disponibilidade

Permissão Necessária: todos os usuários podem usar este recurso depois que ele estiver habilitado.

Marcar um campo como exclusivo

Os usuários com a permissão Personalizar o Zoho CRM no perfil pode ativar esse recurso. Todos os administradores receberão uma notificação por email, quando este recurso estiver ativado ou desativado. Observe que você precisa habilitá-lo separadamente para o módulo de Leads e Contatos. Quando habilitado, todos os usuários podem usá-lo e eles serão notificados ao adicionar um lead ou um contato cujo endereço de e-mail já existe no sistema de CRM.

Clique neste link para saber como marcar um campo como exclusivo e as notas relacionadas: Marque um campo como exclusivo

Uso

Há diferentes maneiras de adicionar um registro no Zoho CRM. Você pode preencher o formulário de lead/contato, clonar um registro, usar formulários da web, importar registros, usar API e muitas outras formas de adicionar registros. Abaixo, você encontrará os diferentes cenários em que a verificação de duplicação de e-mail será realizada.

• Criar e editar registros - Você receberá uma mensagem de notificação e não poderá salvar o registro, se o endereço de e-mail já existir em outro registro.
   
• Listasrelacionadas - A verificação de duplicação do endereço de e-mail também será realizada quando você criar contatos nas Listas relacionadas.
   
• Caixa pop-up de pesquisa - Durante a criação de leads/contatos na caixa pop-up do campo de pesquisa, será realizada a verificação de duplicação do endereço de e-mail.
   
• Formulário da Web - Somente registros enviados dos formulários Web-para-lead/de contato terão a verificação de duplicação de e-mail. Caso a duplicidade seja encontrada, ela será automaticamente enviada para aprovação, mesmo se a opçãoAprovação de lead/contato estiver desativada. Somente depois que o registro for analisado e aprovado, ele será adicionado ao módulo. Consulte também Aprovação de registros
   
• Clonar - Quando você clonar um registro, na página Clonar Lead/Contato, o valor de e-mail será automaticamente removido. Você pode adicionar um endereço de e-mail diferente e salvar o registro.
   
• Importar - Com a verificação de duplicação de endereço de e-mail ativada, a opção Clonar será desativada. Você poderá escolher a opção Pular ou Substituir como um item de ação para entradas duplicadas. Quando você escolher a opção para substituir, a ID de lead/contato não poderá ser mapeada.
   
• Aplicativo móvel - Ao adicionar um registro usando o Aplicativo Móvel Zoho CRM, a verificação de duplicação será realizada e você não poderá criar Leads ou Contatos duplicados.
   
• Para Métodos de API - A seguir estão os cenários quando a verificação de duplicação de endereço de e-mail estará ativada:
   
  • • Método de API insertRecord - Usando este método de API, se você adicionar um registro com um endereço de e-mail que já existe na conta do CRM, você receberá uma mensagem de notificação: <mensagem>Registro(s) já existe(m)</mensagem>. O registro não será adicionado.
       
    • Método de API updateRecord - Usando este método de API, se você atualizar o campo E-mail em um registro, a verificação de duplicação será realizada. Se um endereço de e-mail similar já existir na conta do CRM, o registro não será atualizado. Ao atualizar vários registros, ele será ignorado.
       
    • Método API convertLead - Usando este método de API, se você converter um lead, a verificação de duplicação do endereço de e-mail será realizada. Se um endereço de e-mail similar já existir na conta do CRM, o registro não será convertido.

Limitações

A verificação de duplicação de endereço de e-mail não será executada nos seguintes cenários:

• Atualização ou adição de registros usando a exibição do Zoho Sheet.
• Durante a migração de dados.
• Restauração de registros da Lixeira.
• Sincronização de contatos usando Zoho CRM Plug-in para Microsoft Outlook e recursos do Google Contacts Sync.