Wat is een ticketsysteem?
Een ticketsysteem is software die u helpt supporttickets van klanten te stroomlijnen. Ticketsysteem software biedt alle context die u nodig hebt om problemen op te lossen en stelt u ook in staat om routinematige supporttaken prioriteit te geven, te volgen en te automatiseren.
Waarom hebt u een ticketsysteem nodig?
Als uw supportteam de volgende problemen heeft, is het waarschijnlijk tijd om een systeem voor probleemtickets te implementeren.
- Uw supportteam heeft moeite om gesprekken met klanten te voeren op meerdere platforms.
- Uw supportteam vindt het lastig om dagelijkse herhaaldelijke taken bij te houden.
- Uw supportteam mist regelmatig problemen met hoge prioriteit en haalt niet altijd alle deadlines.
- Uw supportteam heeft moeite om alle relevante gegevens voor een ticket te organiseren.
- Uw supportteam stelt klanten teleur vanwege de trage reactietijd.
- U ontvangt slechte feedback van klanten over uw klantenservice.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van een ticketsysteem voor de klantenservice?
Met ticketoplossingen voor de klantenservice brengt u uw supportkosten omlaag en werkt u efficiënter. Hieronder hebben we de vijf belangrijkste manieren geschetst waarop Zoho Desk, het beste ticketsysteem op de markt, uw klantenservice kan transformeren.
Multichannel ticketing, zoals het hoort
Een multichannel ticketsysteem verzamelt supporttickets via verschillende kanalen en ordent deze in één interface, zodat medewerkers georganiseerd kunnen blijven en sneller kunnen reageren. Deze kanalen omvatten:
- E-mail: alle e-mails van uw klanten worden in een handige interface in uw ticketing tool weergegeven, waardoor het gemakkelijker wordt om te reageren. Het maakt een ticketsysteem onmiddellijk waardevol om e-mails van de klantenservice op meerdere e-mailadressen af te handelen.
- Social media: u kunt de communicatie met uw klanten via social media, zoals Facebook, Instagram en Twitter, bekijken en beheren. U kunt reageren op tweets en berichten van uw ticketsysteem en zelfs waarschuwingen voor trefwoorden instellen, zodat u nooit een bericht mist.
- Live chat: door met klanten te chatten, leert u hun zorgen beter te begrijpen en meer tijdige, gepersonaliseerde hulp te bieden. Het supportticketsysteem maakt het gemakkelijk om live chats om te zetten in tickets als het probleem meer aandacht nodig heeft.
- Telefonie: met ons multichannel ticketsysteem kunt u cloudtelefonie gebruiken. Dit betekent dat u telefoongesprekken kunt ontvangen en voeren vanuit de helpdesk. U kunt deze gesprekken ook registreren en controleren, en ze vervolgens omzetten in tickets of ze koppelen aan bestaande tickets.
- Webformulier: u moet het voor klanten zo gemakkelijk mogelijk maken om u te bereiken. Daarom kunt u met Zoho Desk een widget voor maatwerk webformulieren op uw website insluiten. Op die manier kunnen uw klanten een formulier invullen met de gegevens die u nodig hebt en hun vragen indienen, die automatisch worden omgezet in supporttickets in uw ticketing software.
Begin meteen met het oplossen van problemen
Voordat u daadwerkelijk antwoorden geeft, kan een groot deel van uw supporttijd al verloren gaan aan het sorteren, prioriteren en zoeken naar de juiste context. Dankzij efficiënte supportticket software regelt u het allemaal met één druk op de knop.
Tickettoewijzing
Met de juiste helpdesk software hoeft u geen tijd meer te besteden aan het handmatig toewijzen van tickets. U kunt snel toewijzingsregels instellen om de tickets automatisch naar de juiste afdeling en medewerker te sturen. Directe toewijzing en Round-Robin-automatiseringen in Zoho Desk besparen managers tijd en energie, zodat ze zich op cruciale taken kunnen richten.
Werkmodi
Als u ticketing software gebruikt, kunt u met één muisklik tickets sorteren. In Zoho Desk is het eenvoudig om filters te gebruiken zoals urgentie, prioriteit, type klant of ticketstatus. De tickets in de werkmodi worden automatisch naar de juiste kolom verplaatst, zodat uw team prioriteit kan geven aan belangrijke taken.
Al uw klantgegevens op één plek
Als klant zijn er weinig dingen frustrerender dan telkens weer moeten zeggen wie u bent en wat het probleem precies is. Daarom toont ons ticketsysteem de geschiedenis van tickets, samen met de context van de klant.
Intuïtieve ticketweergave
Het doel van goede supportticket software is om de klantenservice voor u en uw team gemakkelijker te maken. Het eenvoudige installatieproces van Zoho Desk en de intuïtieve ticketweergave benadrukken al die details waarmee u alles eenvoudig en beheersbaar kunt houden.
Een contextbewust systeem
U kunt een CRM-ticketsysteem zowel gebruiken bij de verkoop als bij support door klantgegevens te verstrekken. Zoho Desk is de eerste contextbewuste ticketsysteemoplossing in de branche en wordt geleverd met ingebouwde integratie met Zoho CRM, die alle relevante klantgegevens ophaalt en in het ticketscherm weergeeft.
Eenvoudig snellere support
Goede ticketing software voor de klantenservice biedt slimme automatiseringen en selfserviceopties om de productiviteit en de reactietijd te verhogen.
SLA's en workflows
Met een supportticketsysteem zoals Zoho Desk kunt u SLA's (Service Level Agreements) instellen, om aan te geven welke tickets onmiddellijk aandacht behoeven en om ervoor te zorgen dat er geen tickets onbeantwoord blijven. En u kunt workflowautomatiseringen instellen om automatisch acties uit te voeren wanneer een inkomend ticket aan bepaalde voorwaarden voldoet.
Multibrand helpcentrum
Uit hoeveel merken uw bedrijf ook bestaat, u kunt voor elk merk een apart helpcentrum maken en onderhouden. Of u nu een kennisdatabase moet maken met Help-artikelen, een lijst met veelgestelde vragen moet maken of community's moet opzetten (of alle drie), u kunt ze voor elk merk afzonderlijk maken. Hierdoor ontstaat een samenhangende brand experience voor uw klanten, terwijl u al uw tickets beheert vanuit één interface in uw ticketing software.
Blijf de trend een paar stappen voor
Een supportticketsysteem houdt u op vele manieren op de hoogte en klaar voor de volgende stap.
Realtime inzichten
Zoho Desk biedt HQ, een live dashboard waarmee u snel essentiële cijfers kunt zien, zoals ticketverkeer, klanttevredenheidscijfers en de tickets met de meeste threads. U kunt ook rapporten maken om de prestaties van uw team te controleren. Op deze manier zien managers met behulp van het klantenticketsysteem wanneer de cijfers omlaag gaan en ze onmiddellijk tot actie moeten overgaan.
AI
Met het beste ticketbeheersysteem kunt u de klantenservice van de toekomst bieden. Zia, de door AI aangedreven supportassistent van Zoho Desk, kan met uw klanten chatten, de sentimenten achter elk ticket identificeren en relevante oplossingen uit artikelen in de kennisdatabase halen. Daarnaast leert Zia gaandeweg meer en zullen de suggesties beter worden.
Slimme integraties
Met een zakelijk ticketsysteem kunt u al uw bedrijfstools integreren en op maat maken voor uw merkrichtlijnen en bedrijfsbehoeften. Hierdoor blijven uw gegevens minder gefragmenteerd en kunt u uw activiteiten stroomlijnen. Zoho Desk biedt robuuste integraties met CRM-, inventaris- en facturering software, samen met API's en andere integraties van derden.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de voordelen van een ticketsysteem voor mijn klanten?
Een ticketsysteem maakt het voor klanten gemakkelijk om antwoorden te krijgen via e-mail, telefoon of live chat op uw website. Met behulp van de juiste software kan het zelfs gemakkelijk zijn om een selfservicedatabase op te zetten met vooraf geschreven antwoorden op veelgestelde vragen.
Waarom zou ik een online ticketsysteem gebruiken?
Op een ideale dag kunnen uw medewerkers eenvoudig een vraag of een supportaanvraag oplossen die zij ontvangen vanuit de klant. Op de meeste dagen is het echter een stuk chaotischer voor uw medewerkers. Tickets komen binnen van meerdere klanten, via meerdere kanalen, en al deze klanten hebben specifieke behoeften en vragen. Door een effectief online ticketsysteem, zoals Zoho Desk, profiteert u van een foutloos proces en is het voor alle betrokkenen efficiënter en gemakkelijker.
Wat is een supportticketsysteem?
Met supportticketing tools kunt u tijd besparen door alle supportverzoeken via één helpdesk te verwerken. Ticketing software kan ook geautomatiseerde regels en workflows implementeren om problemen sneller te prioriteren en op te lossen. Hierdoor kunnen uw klantenservicemedewerkers zich richten op hun daadwerkelijke taken.
Hoe werkt een ticketsysteem?
Ticketing software maakt telkens een ticket als er een nieuwe klantenserviceaanvraag wordt ingediend. Het ticket moet alle relevante klantgegevens en details van eerdere gesprekken bevatten en het supportteam automatisch op de hoogte stellen van het nieuwe ticket. De meeste ticketing tools sturen de klant ook automatische e-mailmeldingen, gebaseerd op de ticketstatus.
Wat als u niet tevreden bent met de ticketing software nadat u deze hebt gekocht?
Er zijn veel opties als het gaat om technische supportticket software en voor de meeste is een gratis proefperiode beschikbaar. Dat geldt ook voor Zoho Desk. Beoordeel Zoho Desk en vergelijk deze met een lijst van concurrenten, en bepaal wat het beste voor u werkt.