Het beste contactmoment gebruiken in Zoho CRM

Voor een persoon die altijd onderweg is, die belangrijke salesgesprekken voert en meerdere taken tegelijkertijd afhandelt, is er niets frustrerender dan een onbeantwoorde oproep of e-mail, of nog erger, om de hele tijd een voicemail te moeten achterlaten. Denk eens aan alle tijd die u hebt besteed aan het wachten op een antwoord of dat u moest terugbellen over een belangrijke deal.

Gelukkig is dat niet langer het geval als u Zoho CRM gebruikt.

Met de Zia-suggesties voor het beste contactmoment weet u altijd wanneer u uw contacten het beste kunt bereiken. Zia werkt met kunstmatige intelligentie en laat u weten wat het beste moment is om een contactpersoon te bellen of te e-mailen.

Beschikbaarheid

Het beste contactmoment gebruiken dat automatisch wordt voorgesteld door Zia

Zia stelt de beste tijden voor op basis van acties die worden uitgevoerd door contactpersonen, ofwel door henzelf of in reactie op uw e-mail of oproep. Stel dat uw contactpersoon uw website bezoekt en een bericht achterlaat. Het systeem leest automatisch de tijdstempel van wanneer dit gebeurt of wanneer een contactpersoon koppelingen heeft geopend, erop heeft geklikt of op uw e-mail heeft gereageerd en legt dit vast. Op dezelfde manier legt het systeem ook de tijd vast waarop een contactpersoon uw oproep beantwoordt en wanneer dat niet gebeurt. Op basis van deze gegevens stelt Zoho CRM op slimme wijze een paar momenten vast voor elke dag van de week waarop uw contact het meest actief is wat betreft communicatie.

Door deze suggesties te volgen is de kans groter dat een contactpersoon uw e-mail opent of uw oproep beantwoordt. U hoeft dus geen tijd te verspillen aan het achterlaten van spraakberichten, of te wachten totdat u wordt teruggebeld. U kunt uw taken voor de dag efficiënt plannen. Aan de andere kant zorgt het ook voor een consistent tijdvenster in uw communicatie met de klant.

U kunt deze suggesties volgen en de contactpersoon bellen of e-mailen tijdens deze tijden, of u kunt de suggesties negeren en contact opnemen wanneer u wilt.

Ondersteunde modules

• Leads
• Contacten

De beste contactmomenten weergeven in Zoho CRM

Weergave met recordgegevens

Wanneer u een lead of contactpersoon opent, kunt u de aanbevolen contacttijd bekijken op de pagina met de detailweergave van de contactpersoon.

De suggesties voor de beste contactmomenten die standaard worden weergegeven, gaan over de huidige dag. De beste tijd is het eerstvolgende moment dat beschikbaar is. Beweeg de muis over het klokpictogram om de andere suggesties te bekijken.

Voor suggesties op andere dagen dan vandaag, klikt u op Vandaag en kiest u de betreffende dag in de agenda.

Weergave met activiteitenlijst

Suggesties voor de beste contacttijd staan in de activiteitenlijstweergave voor taken, onder de kolom beste tijd om te bellen/e-mailen.

De suggesties staan ook in de lijstweergave van taken in de klassieke en aangepaste weergave van uw starttabblad.

U kunt deze kolom sorteren om uw taken gedurende de dag effectief uit te voeren.

Weergave met taakgegevens

Wanneer u een taak opent, kunt u de suggesties voor beste tijd bekijken in de detailweergave van de taakpagina.

De suggesties voor de beste contactmomenten die standaard worden weergegeven, gaan over de huidige dag. De beste tijd is het eerstvolgende moment dat beschikbaar is.

Taak maken

U kunt de suggesties voor de beste contactmomenten inzien tijdens het maken van een taak. Nadat u de taakgegevens hebt ingevoerd en een herinnering wilt instellen, worden de suggesties voor de beste contacttijden weergegeven voor de dag waarvoor de taak wordt gemaakt. Ook hier wordt de beste van alle suggesties gemarkeerd en op basis hiervan kunt u de herinnering instellen.

Taakherinnering

De op een na beste optie voor contact (indien beschikbaar) staat onder Taakherinneringen.

Snel een oproep/taak maken

Wanneer u snel een nieuwe oproep of taak aanmaakt vanuit het gedeelte Open activiteiten onder Gerelateerde lijst, kunt u de suggesties voor het beste contactmoment weergeven onder Taakherinneringen.

Oproep opnieuw inplannen

Wanneer u een gesprek opnieuw inplant, kunt u de suggesties voor de beste contacttijd bekijken in het veld voor tijd opnieuw inplannen.

Venster voor e-mail versturen

Zia biedt suggesties voor de beste tijd om e-mails te versturen naar uw leads en contactpersonen in Zoho CRM. Bij het opstellen van een e-mail voor een lead of contactpersoon wordt de suggestie voor de beste tijd (indien beschikbaar voor de record) net boven de verzendknop weergegeven. U kunt het selectievakje inschakelen en op verzenden klikken om te plannen dat de e-mail wordt verzonden op de voorgestelde tijd.

U kunt ook op het pictogram Schema klikken en de beste verzendtijd voor de e-mail selecteren, of u kunt uw eigen datum selecteren voor het inplannen van de e-mail.

Deze geplande e-mail is beschikbaar in de lijst met e-mails met de status ingepland. U kunt de e-mail bekijken en bewerken vóór de geplande tijd. Als u op bewerken klikt, wordt het venster voor het opstellen geopend waarin u wijzigingen kunt aanbrengen, het e-mailbericht opnieuw kunt inplannen of het selectievakje kunt uitschakelen om de e-mail onmiddellijk te verzenden. U kunt de geplande e-mail zelfs annuleren door deze uit uw lijst met e-mails te verwijderen.

Let op: alleen de gebruiker die de e-mail heeft gepland kan de e-mail bewerken of verwijderen voordat deze wordt verzonden. Gebruikers met machtigingen voor delen kunnen de e-mail alleen bekijken.

Tips

Voor meer nauwkeurige suggesties over de beste contactmomenten via Zia, raden we u aan om uw Zoho CRM-account te configureren met de volgende functies:

• Bezoekers volgen via chat
• E-mailintegratie
• Zoho PhoneBridge
• Social media-integratie
• Zoho Campaigns en Zoho Desk Integration

Inzicht in hoe Zoho CRM automatisch het beste contactmoment voorstelt

Het beste contactmoment voor een contactpersoon wordt alleen getoond wanneer één van de volgende situaties minstens een keer is voorgekomen:

De contactpersoon heeft uw oproep beantwoord en de gespreksduur was langer dan één minuut; de contactpersoon heeft u gebeld en u hebt de oproep gemist; de contactpersoon heeft u gebeld en u hebt opgenomen; de contactpersoon heeft uw e-mail geopend; de contactpersoon heeft uw e-mail geopend en op koppelingen geklikt; de contactpersoon heeft u een e-mail gestuurd; de contactpersoon heeft een ondersteuningsticket verzonden, heeft een opmerking geplaatst bij een ondersteuningsticket of heeft gereageerd op een ondersteuningsticket; de contactpersoon heeft een webformulier ingediend; de contactpersoon heeft iets op uw pagina geplaatst; de contactpersoon heeft uw bericht geliket of u een privébericht gestuurd.