Rapporten genereren

U kunt nieuwe module-specifieke rapporten maken waarin enkele andere multifunctionele modules aan elkaar worden gekoppeld. U kunt bijvoorbeeld een rapport maken in de Accounts-module waarbij andere modules zoals Contacten, Deals, Offertes en meer worden gekoppeld.

Soorten rapporten

• Rapport in tabelvorm: Geeft de gegevens weer zonder subtotalen in het rapport. Gebruik dit type rapport voor het maken van mailinglijsten, een geconsolideerde weergave van de salespijplijn en meer.
• Overzichtsrapport: Geeft de gegevens weer samen met subtotalen, groepen en andere samenvattingsinformatie.
• Matrixrapport: Geeft de gegevens in een raster weer met zowel horizontale als verticale kolommen.

 Rapporten genereren

Een rapport maken

U kunt nieuwe rapporten maken op basis van de vereisten van uw organisatie. De aanpassing van een rapport omvat de volgende stappen:

• Selectie van de module en de bijbehorende multifunctionele modules
• Selectie van het rapporttype (tabelvorm, overzichts- of matrixrapport)
• Selectie van de rapportkolommen
• Groepering van de kolommen
• Selectie van de berekeningsfuncties
• Opgave van de geavanceerde sorteerfilters
• Het rapport opslaan in map

Beschikbaarheid

Deel 1: Een module en de multifunctionele modules selecteren

1. Klik op het tabblad Rapporten.
2. Klik op de startpaginaRapporten op Rapport maken.
3. Ga als volgt te werk op de pagina Rapport maken:
   • Selecteer de primaire module in de vervolgkeuzelijst.
   • Selecteer de multifunctionele modules in de keuzelijst Verwante modules.
     U kunt de velden van de verwante modules gebruiken bij het bepalen van de criteria, het toevoegen van kolommen in uw rapport en het selecteren van de kolommen die u wilt totaliseren.
4. Klik op Doorgaan.

Deel 2: Het rapporttype selecteren

1. Selecteer op de pagina Rapport maken op het tabblad Rapporttype een van de volgende rapportopties:
   • Rapport in tabelvorm
   • Overzichtsrapport
   • Matrixrapport

Deel 3: De rapportkolommen selecteren

1. Klik op de pagina Rapport maken op het tabblad Kolommen.
2. Ga als volgt te werk om de kolommen te selecteren die in uw rapport moeten worden weergegeven:
   • Selecteer de kolommen in de keuzelijst Beschikbare kolommen.
   • Klik op Toevoegen.
   • De kolommen worden toegevoegd aan de keuzelijst Geselecteerde kolommen.
   • Gebruik de pijltoetsen omhoog en omlaag om de weergavevolgorde van de kolommen te bepalen.
   • Selecteer de kolomnaam en klik op om de geselecteerde kolom te verwijderen.
3. Klik op Opslaan.
   Geef in het pop-upvenster de rapportnaam , beschrijving en rapportmap op.
4. Klik op Uitvoeren om het rapport eerst op te slaan en vervolgens uit te voeren.
5. Als u de rapportkolommen hebt geselecteerd, klikt u op het tabblad Groeperen als u een overzichtsrapport gebruikt. Klik wanneer dit niet het geval is op het tabblad Kolommen voor totaal (zie stap 5).

Deel 4: Rapportkolommen groeperen

Deel 5: De berekeningsfuncties selecteren

1. Klik op de pagina Rapport maken op het tabblad Kolommen voor totaal.
2. Selecteer in het gedeelte Kolommen voor totaal de gewenste berekeningsfuncties ( Som, Gemiddeld, Laagstewaarde, Hoogste waarde).

Deel 6: Geavanceerde sorteerfilters opgeven

1. Klik op de pagina Rapport maken op het tabblad Criteria.
2. Selecteer in het gedeelte Criteria de aanvullende criteria voor het rapport.
3. Voer een van de volgende handelingen uit nadat u het rapport hebt aangepast:
   • Klik op Uitvoeren om een voorbeeld van het rapport weer te geven.
   • Klik op Opslaan.
   • Klik op Annuleren.

Deel 7: Rapport opslaan in map

1. Klik op de pagina Rapport maken op Uitvoeren of Opslaan.
   U kunt het rapport pas uitvoeren nadat u het hebt opgeslagen.
2. Ga als volgt te werk in het dialoogvenster Rapport opslaan:
   • Voer de rapportnaam in.
   • Voer de beschrijving van het rapport in.
   • Selecteer de rapportmap waarin het rapport moet worden opgeslagen.
3. Klik op Opslaan.

Criteriapatronen bewerken

Voorbeeld:
U wilt een rapport maken met een lijst van deals op basis van de volgende criteria:
Fase is 'Closed Won', Dealeigenaar is 'Manish Patel or Martin Wilson', Verwachte omzet is meer dan '$ 10.000 USD' en Leadbron is 'Cold Call or Web Form'.

U kunt deze criteria eenvoudig maken met de optie Criteria hieronder:


Het criteriapatroon wordt automatisch ingesteld als:


Omdat het criteriapatroon niet overeenkomt met de vereiste, kunt u het als volgt bewerken:

• Ronde haken: ( )
• and / or-operators
• Rijnummercriteria

Punten om te onthouden:

• Wanneer het vak Patroon wijzigen is geopend, kunt u geen criteriarij toevoegen of verwijderen in het gedeelte Criteria opgeven.
• Er wordt geen rekening gehouden met de volgorde van de operators als u geen haakjes opgeeft. Als u bijvoorbeeld de criteria opgeeft als 1 or 2 and 3, wordt dit beschouwd als ((1 or 2) and 3)
• U kunt de voorwaarde and of or van de criteriarijen wijzigen zodat deze worden bijgewerkt in de onderstaande editor.
• U kunt de voorwaarde and of or in het patroon wijzigen zodat deze worden bijgewerkt in de bovenstaande rijen.
• Als u 1 and 2 opgeeft en dit opslaat, wordt bij het bewerken van het rapport het patroon weergegeven als (1 and 2). Voor (1 and 2) or 3 wordt het patroon weergegeven als ( (1 and 2) or 3 )
• Als u meer rijen toevoegt in de editor en ze een voor een verwijdert, worden er extra haakjes weergegeven in het patroon. Als er bijvoorbeeld 4 rijen zijn toegevoegd en u de derde rij verwijdert, is het criteriapatroon ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 ). Als de eerste rij wordt verwijderd, wordt het weergegeven als ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 ). Nadat de criteria zijn opgeslagen, verandert dit echter in ( 1 or 2 ).
• Zorg ervoor dat u de volgende combinaties niet gebruikt, omdat deze ongeldig zijn: (), (and), (or)
• Als de haakjes niet gelijk zijn, wordt het patroon als ongeldig beoordeeld.
• U krijgt een foutmelding als het aantal rijen en de nummers in het patroon niet gelijk zijn, en ook als er nummers ontbreken in het opgegeven patroon.
• De knoppen Opslaan en Annuleren in het rapport zijn verborgen tijdens het bewerken van het criteriapatroon.
• Als de laatste haakjes ontbreken, is er een verschil tussen de Editor criteriapatronen en de bijbehorende weergavemodus.

  Uw criteriapatroon in de Editor	Uw criteriapatroon in de weergavemodus
  ( 1 and 2 ) of ( 3 and 4 )	(( 1 and 2 ) of ( 3 and 4 ))
  1 and 2 and 3 and 4	(1 and 2 and 3 and 4 )
  ( 1 or 2 ) en ( 3 or 4 )	( ( 1 or 2 ) en ( 3 or 4 ) )