Microsoft OutlookからZoho Mailへの切り替え

Outlookのメールスレッドは、会話として表示できます。

会話ビュー

メールのスレッドは、最新のメールが一番上に表示される時系列の会話として表示できます。このオプションは、各フォルダーに対して個別に適用できます。

［設定］>［会話設定］に移動します。

会話ビューに関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookの閲覧ウィンドウが右下に開きますが、メールを開くと完全に隠れてしまいます。

メール開封動作

メールをクリックすると、開いたときに、縦方向のプレビュー、横方向のプレビュー、新しいタブ、新しいウィンドウの4つのモードで表示できます。

［設定］>［メールの表示オプション］に移動します。

Mailのさまざまな表示オプションに関する詳細はこちらをご覧ください

メールの添付ファイルを表示するには、メールを開き、ウィンドウのヘッダーにある添付ファイルをクリックします。ブラウザーで添付ファイルが開きます。

添付ファイルの管理

メールの添付ファイルはすべて、添付ファイルビューアーで表示できます。また、ブラウザーでもメールの添付ファイルを表示できます。

メールボックスの右側にある［添付ファイルビューアー］をクリックします。

添付ファイルビューアーに関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookでアップロードできるファイルの最大サイズは20 MBです。これよりも大きいファイルを添付する場合は、クラウドサービスにアップロードし、メールでリンクを送信する必要があります。

サイズの大きな添付ファイル

20 MBまでのファイルを直接添付できるだけではなく、1 GBまでのファイルをアップロードでき、Mailはそれらをリンクに変換してメールに挿入します。受信者はリンクをクリックして、ファイルを表示し、ダウンロードできます。

［新規メール］>［添付ファイル］に移動します。

メールの下書きを作成した後、Outlookの［校閲］タブから手動で綴りや文法のチェックができます。

スペルチェック

スペルチェックオプションを使用すると、メール作成中に綴りや文法の誤りをチェックできます。カスタム辞書に単語を追加することもできます。

作成ウィンドウのツールバーから［新規メール］>［スペルチェック］に移動します。

Outlookでは、送信前に優先度のマークをメールに付けることができます。高優先度や低優先度を割り当てて受信者に通知できます。

メールの優先度

メールの優先度を設定することで、メールの受信者に返信がどれだけ緊急に必要かを知らせることができます。高、中、低から選択できます。

［作成］>［新規メール］>［オプション］>［優先度］に移動します。

Outlookでは、メール本文で連絡先を@メンションできます。@メンションが強調表示され、連絡先が［宛先］リストに追加されます。

メールで連絡先を@メンションする

メール本文でユーザーを@メンションするだけで、そのユーザーをメール受信者リストにかんたんに追加できます。

不在時、Outlookでは自動返信を使用して、自動応答をメールで送信できます。

不在

不在時に受信したメールへの自動応答を設定するには、［不在通知］オプションを使用します。自動応答は、自動メールを除くすべての受信メールに対して送信されます。

［設定］>［不在通知］に移動します。

Outlookでは、メールの返信、転送、印刷ができます。

メールの返信、転送、印刷

アカウントから直接、メールへの返信、ユーザーへの転送、送受信メールの印刷ができます。

Outlookでは、［送信取り消し］オプションを設定できます。このオプションを設定すると、30秒以内の送信を取り消すことができます。

送信の取り消し

アカウント設定で、Mailの送信取り消しオプションを設定するには、このオプションを有効にする期間を入力します。［送信］ボタンを押すと、指定した時間、送信取り消しオプションが利用可能になります。

［設定］>［作成オプション］>［送信取り消し］に移動します。

誤ってメールを送信してしまった場合でも、Outlookでは受信者の受信トレイからメールを削除できます。

メールの取り消し

Mailのメール取り消し機能を使用すると、誤って送信したメールを取り消すことができます。メールを取り消すと、受信者には取り消しについて説明するメールが送信されます。

［送信済みのメール］を開き、［メール配信ステータス］アイコン >［このメールを取り消し］を選択します。

Zoho Mailのメールの取り消しに関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookのルールを使用すると、メールのスケジュールを設定でき、スケジュールされたメールは送信トレイに保存されます。

メールの予約

メールの下書きを作成し、［予約メール］機能を使用して、特定の時間に送信するようにスケジュールできます。また、指定された間隔でメールが送信されるように、繰り返し条件を設定することもできます。

［送信済みのメール］>［新規メール］>［予約/繰り返し］アイコンを選択します。

Zoho Mailでのメールの送信予約設定に関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookでは、テンプレートを作成してメールで使用できます。

テンプレートの作成と挿入

毎回新しいメールを下書きする代わりに、事前定義メールテンプレートを作成しカスタマイズできます。テンプレートを分類し、指定のフォルダーに保存できます。

［新規メール］>［下書きとして保存］の横のドロップダウン >［テンプレート］アイコンを選択します。

メールテンプレートの作成に関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookでは、メールをアーカイブして容量を解放できます。クリーンアップツールにアクセスし、アーカイブしたいフォルダーを選択できます。

メールのアーカイブ

アーカイブ機能を使用すると、フォルダー内のメールリストから選択したメールを削除し、同じフォルダーのアーカイブ済みメールリストに移動できます。これにより、受信トレイを整理できます。

メールを選択して、［アーカイブ］をクリックします。

詳細については、メールのアーカイブを参照してください。

Outlookでは、すべてのメール、特定のメール、またはフォルダーを削除できます。

メールの一括削除

一括削除機能を使用すると、特定の送信者から送信されたメールを受信トレイからアーカイブまたは削除できます。最大5人の送信者のメールを一括削除できます。

メールを選択して、［その他の操作］>［一括削除］をクリックします。

Zoho Mailの一括削除機能に関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookのルールを使用して、受信トレイ内のメールを整理できます。

受信フィルターと送信フィルター

受信メールと送信メールにフィルターを設定し、メールボックスを整理できます。

［設定］>［フィルター］に移動します。

Zoho Mailのフィルターに関する詳細はこちら。

Outlookは、メール内の特定キーワードを使用して、メッセージを会議リクエストや自動返信などとして分類します。これはルールを定義することで実現されます。

スマートフィルター

スマートフィルターをオンにすると、受信メールのヘッダー内容が自動的にスキャンされ、［通知］と［ニュースレター］に自動的に分類されます。

［設定］>［フィルター］に移動し、［スマートフィルター］をオンにします。

スマートフィルターの詳細はこちらをご覧ください。

Outlookでは、受信メールおよび送信メールにフラグを設定して、フォローアップのリマインダーを受信できます。

メールのフラグ付け

かんたんに識別できるように、メールにフラグを付けることができます。メールは［情報］、［重要］、［フォローアップ］としてフラグを設定できます。メールに一括でフラグを付けることもできます。

［フラグ］アイコンを右クリックして、フラグを選択します。

メールに色カテゴリーを割り当て、それに応じて整理します。アイテムに複数の色カテゴリーを割り当てることもできます。

メールのタグ付け

タグを作成して、受信トレイ内のメールを整理します。各メールに複数のタグを追加し、これらのタグを使用してメールをフィルタリングできます。

［タグ］>［追加］アイコンを選択します。

メールへのタグの追加に関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookのオフラインモードでは、過去3か月間からアカウントのメールを保存できます。オフラインの状態でもメールにアクセスして読むことができます。

メールのオフライン保存

Zoho Mailのオフラインモード機能を使用して、オフラインのときにメールを保存したりアクセスしたりできます。メールを読んだり下書きしたり、返信したりすることもできます。これらはMailにより送信トレイに保存され、インターネットに接続すると送信されます。

［設定］>［オフライン］にアクセスします。

Zoho Mailのオフラインアクセスに関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookでは、単語やフレーズを使ってメールを検索できます。また、メールの検索をサポートする検索フィルターも組み込まれています。

検索フィルター

Mailの充実した検索フィルターを使用して、メール、投稿、イベント、タスク、メモを検索できます。

検索バーに移動して条件を入力します。

検索フィルターに関する詳細はこちらをご覧ください。

Outlookのフォローアップオプションを使用して、受信メールと送信メールのリマインダーを作成します。

受信メールと送信メールのリマインダー

Mailアカウントで受信メールと送信メールのリマインダーを設定します。使用可能なリマインダー条件は、［期日に通知］、［すべての返信で通知］、［期日までに返信がない場合に通知］です。

［新規メール］>［リマインダーオプション］にアクセスします。

メールのリマインダーを設定する方法はこちらをご覧ください。

Outlookの［自分用にフラグを設定する］と［受信者用にフラグを設定する］オプションを使用して、受信者に最新情報をフォローアップできます。

フォローアップ

メール受信者が返信を忘れている場合は、リマインダー通知機能を使用してメールを送信することでフォローアップできます。

［受信者にもリマインダー通知を送信］を選択して、メールの下書きを作成します。

Outlookでは、新しいメール、会議、タスクについてデスクトップ通知を受信できます。これは、［デスクトップ通知を表示する］オプションをオンにすることで有効にできます。

メールのデスクトップ通知

Zoho Mailで受信したメールのデスクトップ通知を有効にできます。メールアカウントで通知を有効にした場合は、ブラウザーでも同じ通知の設定になっていることを確認してください。

［設定］>［システム］>［デスクトップ通知］にアクセスします。

Outlookでは、フォルダーを連絡先と共有し、各フォルダーのアクセス権を割り当てることができます。

権限付きでのフォルダー共有

フォルダーを組織内の他のメンバーと共有できます。付与されたアクセスレベルに応じて、共有フォルダーのメールに対してコメント、管理、返信できます。共有フォルダーのメールに返信するときには、［差出人］アドレスは、そのフォルダーを共有したユーザーが選択したアドレスになります。

フォルダーを右クリックして、このフォルダーを共有します。

Zoho Mailのさまざまなフォルダー共有権限の詳細はこちらをご覧ください。

Microsoft Outlookには、統合されたカレンダー、タスク、連絡先があります。

カレンダー、タスク、メモ、連絡先、ブックマーク

Zoho Mailには、Mailダッシュボードからアクセスできる組み込みのアプリスイートがあります。イベントの作成、タスクの割り当て、連絡先の表示、メモの作成など、すべてZoho Mailから行えます。

Microsoft Outlookのモバイルアプリは、AndroidとiOSで利用できます。

モバイルアプリのダウンロード

Zoho Mailのモバイルアプリを使用して、外出先でメールを管理します。Zoho Mail、Zoho Mail Streams、Zoho Mail Adminは、AndroidとiOSの両方でダウンロードできます。

Zoho Mailのモバイルアプリの詳細はこちら。