Microsoft Outlook CalendarからZoho Calendarへの乗り換え
Zoho Calendarは、Zoho Mailに組み込まれていますが、Workplaceバンドルの無料の別アプリとしても利用できます。この移行ガイドでは、Zoho Calendarの機能をたっぷりとご紹介します。
サインアップZoho Calendarを使い始める
Zoho Calendarにアクセスするには、Workplaceアカウントの認証情報を使用して、calendar.zoho.comにサインインします。Zoho CalendarをWorkplaceダッシュボードから使用するには、workplace.zoho.comにサインインし、ヘッダーからZoho Mailに移動します。Zoho Mailウィンドウの左側のペインから［カレンダー］をクリックします。
Zoho Calendarを使い始めるには、次のトピックを参照してください。
Zoho Calendarで利用できる機能
Zoho Calendarでは、予定の作成、ユーザーの招待、グループカレンダーの管理、カレンダーの共有や登録をすべて1つのインターフェイスから行えます。Zoho Calendarで利用できる主な機能の一部を以下に示します。
アラートのカスタマイズ
特定のカレンダーでリマインダー通知を作成し、それらのカレンダーで新しい予定の通知を受け取れます。予定の出欠状況の更新やリマインダー通知を、メールやZoho Calendarのポップアップ通知として受信できます。また、生産性を妨げる場合は、一定期間に受け取る通知の数を制限することで、通知をオフにすることもできます。
複数のカレンダーの作成と統合
複数のカレンダーを作成して連携することで、ビジネス予定と個人の予定を区別しながら、すべての予定を一元管理でき、効果的に計画を立てられます。Zoho Calendarでは、次の方法を使用して、1つのインターフェイスから複数のカレンダーを柔軟に管理できます。
- 公開カレンダーのURLを選択して、Zoho Calendarに追加できます。
- 同僚のメールアドレスを使用して同僚のカレンダーに登録し、彼らのスケジュールに関する通知を受け取れます。
- 必要な祝日カレンダーに登録することで、自国の祝日を追跡できます。
- カレンダーをファイルとしてインポートしたり、カレンダーのURLを使用して、すべてのカレンダーに登録されている予定に関する通知を受け取ったりすることができます。
非公開カレンダー
同僚やグループに非公開カレンダーの閲覧権限を与えることが可能です。カレンダーの非公開アドレスを使用して特定のグループや人々とカレンダーを共有し、今後の予定に関する最新情報を送信できます。カレンダーの非公開URLをリセットすることで、共有された非公開カレンダーへのアクセスを禁止することもできます。これにより、データ漏洩を防ぎ、自分の個人情報を取得されることを防止できます。
複数プラットフォームでカレンダーを同期
Exchange ActiveSyncで同期することで、移動中でも、お使いのモバイル端末からZoho Calendarで予定を作成し処理できます。CalDAV同期を使用して、Zoho CalendarをMacBook、iPhone、iPad、Thunderbird Lightning、eM Clientの各アカウントと同期できます。Zoho CalSyncでは、カレンダーとAndroid端末を継続的に同期できます。インターネットに接続していないときでも、同期されたカレンダーのスケジュールを変更することもできます。オンラインになると、更新内容が各カレンダーに同期されます。
Microsoft Outlook CalendartとZoho Calendarの比較
Microsoft Outlook Calendarでスケジュールを管理している方なら、この機能比較でZoho Calendarの魅力をすぐに実感していただけます。
| Microsoft Outlook Calendar | Zoho Calendar |
|---|---|
| 予定の管理 | |
Outlook Calendarでは、予定を作成して参加者を追加できます。 | 予定の作成 Zoho Calendarでは、日時を指定して予定を作成できます。場所など詳細の追加、ファイル添付、予定に参加する人の招待が可能です。 クリックしてグリッドにドラッグしたら、予定の件名と場所を入力し、［作成］をクリックします。 |
繰り返し予定を使用すると、Outlook Calendarで一定期間にわたって繰り返される予定を作成できます。 | 予定の繰り返し 特定の期間に繰り返される予定がある場合、各予定を個別に作成する代わりに、繰り返し予定を作成できます。 ［予定の作成］ウィンドウで、［繰り返し］を選択し、繰り返し条件を入力します。 |
Outlook Calendarで予定主催者を変更するには、現在の予定を削除し、新しい主催者に予定を作成するよう通知する必要があります。 | 予定主催者の変更 予定主催者を変更するだけで、かんたんに予定の所有権を移行できます。 ［予定の編集］>［予定情報］>［主催者］>［変更］に移動します。 |
Outlook Calendarのスケジュールアシスタントを使えば、予定に追加する前に参加者のスケジュールを確認できます。 | 空き/予約状況の確認 予定を作成する際、［空き/予定あり］オプションを使って追加したい参加者の稼働状況を確認できます。 ［予定の作成］>［参加者の追加］に移動し、［空き/予約状況］をクリックします。 |
オンライン会議や会議は、Outlook CalendarではSkypeとMicrosoft Teams用に作成可能で、招待リンクが参加者に送信されます。 | 予定への会議リンクの追加 予定にWeb会議リンクをURLとして追加するか、Zoho Meeting連携を使用してオンライン会議リンクを自動的に作成できます。 ［予定の作成］>［リンクの追加］（または）［Zoho Meeting との関連付け］に移動します。 |
Outlook Calendarのキーボードショートカットを使って、すばやく予定を作成できます。 | 予定のスマート追加 Zoho Calendarでは、有効な件名と日時を持つ文章を［スマート追加］項目に入力することで、予定を作成できます。 たとえば、スマート追加を使って予定を作成するには、カレンダーレイアウトのヘッダーにある［＋］アイコンをクリックし、「明日の午前9時にクライアントと朝食」という文章を入力します。これにより、個人カレンダーに翌日の午前9時に「クライアントと朝食」というタイトルの予定が作成されます。 |
| カレンダー管理 | |
Outlook Calendarでは、ユーザーやグループとカレンダーを共有し、アクセス権限を与えることが可能です。 | カレンダーの権限 他の連絡先とカレンダーを共有し、「空き/予定ありの表示」、「予定詳細の表示」、「予定詳細の編集」、「委譲」、「管理」のいずれかの権限レベルを付与できます。 ［カレンダー］を右クリックして、［共有］を選択し、個人/グループと共有します。 |
Outlook Calendarのカレンダーや予約は色分けできます。 | カレンダーと予定の色分け 予定やカレンダーを作成する際に、色分けしてわかりやすくできます。 ［カレンダーの追加］アイコン >［カレンダーの色］に移動します。 ［予定の作成］>［予定の色］に移動します。 |
カレンダーを一般公開するには、Outlookではカレンダーを公開する必要があります。 | 公開カレンダー カレンダーを追加すると、デフォルトでは非公開になります。カレンダーの一般公開を有効にすると、一般公開できます。 ［カレンダー］を右クリックして、［共有］［このカレンダーを公開する］を選択します。 |
Outlook Calendarでカレンダーグループを作成し、そのグループのメンバーとコラボレーションできます。 | グループカレンダー 特定のグループのグループカレンダー作成、選択したメンバーの追加、共同での予定調整が可能です。 グループカレンダーで［+］アイコンをクリックします。 |
カレンダーを公開した後、HTMLコードをコピーしてWebサイトで使用できます。 | カレンダーの埋め込み カレンダーを作成して公開するか、既存のカレンダーを公開してWebサイトに埋め込みます。Zoho Calendarのオプションから適切な埋め込みテンプレートを選択します。 ［カレンダー］を右クリックし、［埋め込み］を選択します。 |
Zoho Calendarアカウントをお持ちの場合、Zoho CalendarのOutlookプラグインを使用してOutlookとZoho Calendarを同期できます。 | Google カレンダーとの同期 Zoho Calendarの個人カレンダーは、Zoho CalendarのMicrosoft Outlookプラグインを使用して、Outlook Calendarと完全に同期できます。 ［カレンダー設定］>［同期］>［Googleカレンダー］に移動します。 |
Outlook Calendarでは、件名、開始時間、終了時間、場所を入力して、カレンダーに個人的な予約を作成できます。Outlookには、外部ユーザーがあなたに予約をリクエストできる予約スケジューリング機能はありません。 | アポイント予定 見込み顧客があなたの稼働状況を確認して予約をリクエストできるように、公開カレンダーと共に予約フォームを作成して、Webサイトに埋め込むことができます。 ［カレンダー］を右クリックして［共有］>［このカレンダーを公開］>［予定リクエストを許可］を選択します。 |