安心してデータ管理できるシステム導入で急速な事業拡大を実現

－御社の事業について教えてください

当社は、発達障害の方への就業支援事業を中心に行っています。その他、発達障害のお子様向けに学習支援やキャリア教育も提供しています。事業所は東京と神奈川に11ヶ所あり、会員は大人が数千人、子供が千人ほどです。支援を受けた方の就職率が高く、1人暮らしできるくらいの収入を得られる方も多いです。こうしたこともあり、通われる方もどんどん増えています。

－導入の経緯を教えてください

事業を展開するのにあたって重要視したのが情報の管理方法です。システムの導入を検討しだしたのは2010年頃ですが、当時はまだ「クラウドなんて危ない、自社サーバーの方が安全だ」という人もかなりいました。

一方、私が教育を受けていたアメリカでは当時からクラウドを使いまわしていました。ベンチャーや中小企業だけではなく、大企業でもガンガン使っていたんです。「むしろ安全なのはクラウドなんだけどな」というイメージがあり、かなり初期から使い始めました。特にお客様の情報は紙に出す方が危険だし、なるべくデータ上で管理したいと思い、Zohoを導入しました。

選んだポイントは、やりたいことの実現性と価格です。お客様について様々な情報を入力するのですが、Zoho リクルートでは項目の追加も簡単にできました。画面も直感的でわかりやすく、これだったらできるかなと感じました。

また、立ち上げ当初は資金繰りがそんなに楽な状況ではありませんでしたので、初期費用なしで月単位でも支払え、手頃な価格で利用できるのは大きかったです。当社の感覚からすると大盤振る舞いでした。

－どのように活用していますか？

就労支援事業のお客様の情報の管理にZoho リクルートを活用しています。就労に向けたトレーニングを受ける訓練生の方と、採用を希望する企業の情報をそれぞれ関連付けながら管理しています。

最近では、支援機関の情報や訪問履歴の管理も始めました。訓練生を紹介していただくクリニック、ハローワーク、学校等の支援機関について、どちらからどのような方を紹介していただいたのかを確認できるようにしています。

そうした支援機関にいつ訪問したのかを記録し、最終訪問日から一定期間を経過すると担当者に対して次の訪問を促すメールを自動で送信するようにし、支援機関に対して継続的にコミュニケーションをとれるような仕組みを作りました。

さらに、支援機関からの紹介後、個別面談の実施内容をZoho リクルートに登録すると、支援機関に対してお知らせのメールを自動で送信するように設定しています。同時に、支援機関からの紹介数を集計して反映しています。こうした機能の活用も進め、業務の自動化を進めています。

今はZoho リクルートを使って求人情報をWebに掲載し、候補者の状況や履歴書のデータベースを管理しています。まだ使っていない機能もあるのでいずれは活用したいと思っています。Zoho リクルートのおかげで業務が簡素化・効率化されたので、ぜひユーザー数も増やしたいですね。

ーどのような効果を感じていますか？

事業に携わっているメンバーは、みんな対人サービスが好きで賢いのですが、この業界ではまだまだ紙が多く、ITはなかなか慣れずすぐには使いこなせないというところもあります。しかし、機械に任せられることはある程度機械に任せたほうがみんなハッピーになると思い、こうしたシステムの導入を進めてきました。

スプレッドシートのように壊れたり細かな修正が必要になることもなく、大量の情報から必要なものを検索するのも簡単です。細かな権限設定も可能で、必要な人だけが必要な範囲の情報だけにアクセスできるようにして安心してシステムを利用できます。社員が増えても混乱もなくスムーズに運用を続けることができています。 ​

ー今後の展開についてお聞かせください

当社の考え方として「資本主義」というキーワードもよく使いますが、発達障害の人が働ける、お金を稼げることを証明したいという想いがあります。多様な特性を持つ人が活きるには、適材適所が大事です。それをうまく実現できるのが資本主義だと考えています。

共産主義ではみんなが同じことをやるのに対し、資本主義は自分は得意なことをやって苦手なことは人にやってもらいそれを貨幣で交換する仕組みのため、適材適所を実現しやすいです。これが資本主義の醍醐味だと考えています。

社外の方だけではなく、社内のメンバーも多様な特性を持ち、様々な働き方をしています。どんな強みやスキルを持っていて、どういう形で働いているのかを把握できるようにして、1人1人の力を活かし、当社の事業価値を発揮していきたいです。

企業情報 会社名：株式会社Kaien 事業内容：発達障害の方に特化した 　1.人材サービス事業（人材紹介、人事コンサルティング） 　2.就労支援事業（大人の発達障害者向け「就労移行支援事業」学生向け「ガクプロ」） 　3.教育事業（お子様向け「TEENS」） 　4.その他 （相談支援事業、啓発事業など） 設立：2009年9月 社員数：170人（2016年12月現在） URL：http://www.kaien-lab.com/