はじめに
Zoho Peopleでは標準で人事管理用の様々なフォームが用意されています（従業員、部署、休暇、出退勤、工数等）。標準のフォーム以外にも管理したい内容がある場合、独自のフォームを作成することが可能です。また、フォームのデータや項目に関する権限を設定することもできます。以下では、備品管理のフォームを作成する例です。この例をもとに、独自フォームの作成の流れを説明します。
備品管理フォームの作成：
- ホーム画面から 設定 （歯車のアイコン） > フォーム＆タブ > フォーム > 新しいフォームの追加に移動してください。
- フォーム名に任意の名前を入力し（例：備品管理）、フォームのリンク名を英数字で入力してください（例：Asset）。
- 配置先のタブを選択してください（例：組織）。
- 既存のフォームを複製して作成する場合は「フォームの複製」にチェックを入れてください。
- 自動番号を有効にする場合、「自動番号を有効にする」にチェックを入れてください。有効にする場合、接頭語（番号の前につける文字）や開始番号を設定できます。
- 保存をクリックしてください。
フォームの作成後、ドラッグ＆ドロップで項目の追加や並べ替えが可能です。テキスト入力の項目や選択肢の項目など、様々な種類の項目を追加できます。他のフォームのデータを参照して選択する項目（ルックアップ）も追加できます（例：従業員のデータを参照して「承認者」という項目として追加）その他、数字や日付などの項目も追加できます。
また、ルールを設定して項目の表示/非表示を制御することも可能です。例えば、「携帯電話の端末の種類」という項目について、[備品の種類」で「携帯電話」を選択した場合のみに表示するといったルールを設定できます。
- ルールを設定するには、ページの右側の「…」のアイコンをクリックしてルールの設定のメニューを選択してください。
- 最初の項目には、フォームの項目の一覧が表示されます。
- 条件の内容に、「備品の種類」「が次の値と等しい」「携帯電話」と設定してください。
- 操作の実行内容の欄で、「表示」の欄で「携帯電話の端末の種類」を選択してください。
- 保存をクリックしてください。
上記の設定により、備品のフォームにおいて、「備品の種類」の項目で「携帯電話」が選択された場合のみ、「携帯電話の端末の種類」の項目が表示されます。
権限：
フォームの表示やデータの編集の権限を設定できます。項目単位で権限を設定することも可能です。次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > フォーム＆タブ > フォームに移動してください。
- 権限を設定するフォームを選択してください。
- 「…」のアイコンをクリックし、「アクセス制限」を選択してください。
- 追加/表示/編集/削除の権限を設定できます。
- また、「項目の権限」の欄では、項目単位で表示/編集の権限を設定できます。
さらに、表示/編集の権限について、自分のデータのみ、部下のデータのみ、自分と部下のデータのみに制限するか、すべて許可するかを設定できます。
承認：
作成したフォームに対して承認経路を設定することも可能です。
承認経路の設定：
- ホーム画面から 設定 （歯車のアイコン）> 承認 > 承認の追加に移動してください。
- 一覧から備品管理のフォームを選択してください。
- 承認名を入力してください。
- 「承認者の設定」をクリックし、承認経路を設定してください。例えば、まず申請者の上司が承認し、次にその上位の上司が承認するように設定する場合、「上司」を選択し「2段階」と選択してください。
- メールのテンプレートを設定してください。
- 保存をクリックしてください。
メール通知：
承認経路の設定の他、承認申請の送信時にメールを送信するように設定できます。例えば、備品管理のフォームが送信されたときに、総務部にメールを送信できます。この設定は、ワークフローの設定により行います。次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
- フォーム名の欄で、備品管理のフォームを選択してください。
- ワークフローの名前を入力してください。
- 「実行条件」として「作成」を選択してください。
- 「処理」の「メール通知」の欄に移動し「＋」のアイコンをクリックしてください。
- フォーム名の欄で、備品管理のフォームを選択してください。
- メール通知の名前を入力してください。
- 「宛先」として「総務部」を選択してください。
- 件名を入力してください。
- 「新しいテンプレートの作成」をクリックし、メールの文面を入力してください（差し込み項目を使用できます）。
- 保存をクリックしてください。
新しいメール通知が作成され、ワークフローに関連付けられます。