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一定の期間内に完了すべき業務ややるべきこと、ToDoをタスクとして登録できます。タスクの内容や担当者を設定して、進捗状況を管理できます。
タスクの追加方法は以下の3通りです。
1.標準のタスクのフォームからの追加 - タスクのフォームから、管理者や上司が部下に関するタスクを登録したり、ユーザーが自分自身で登録したりできます。なお、標準で、部下または自分自身に関するタスクを登録できる権限が設定されています。また、管理者は、誰に関するタスクでも登録できます。権限については、タスクのフォームから変更可能です。例えば、タスクのフォームの権限設定において、「チームのメンバー」の権限としてすべてのデータに関する「追加」の権限を設定した場合、該当するユーザー/従業員は誰に関するタスクでも追加できます。
2.標準のタスクのフォーム以外からのタスクの追加 - タスク以外のフォームのデータの画面から、関連するタスクを追加できます。
3.ワークフローによるタスク - ワークフローの実行時にタスクを登録できます。ワークフローの設定によって任意のタスクを登録可能です。例えば、出張申請フォームにデータが追加された時に、チケットの予約のタスクを登録するように設定できます。
標準のタスクのフォームからのタスクの追加
標準のフォームからタスクを作成するには、次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、タスク > タスクの追加に移動してください。
- タスクの担当者を選択してください。
タスクの担当者には、従業員フォームに登録されているデータが表示されます。
- タスク名を入力してください。
- 必要に応じて、詳細、開始日、期限を入力してください。
- 備忘用の通知（リマインダー）を設定する場合、「通知」の欄に日付を入力してください。
- 必要に応じて、優先度を入力してください。
- ステータスを選択してください。
記録用にすでに完了したタスクを登録する場合、タスクの追加時点で「完了」として登録することも可能です。
- 送信をクリックしてください。
タスクを追加した後、担当者の「自分のタスク」の一覧に表示され、自動で担当者に通知が送信されます。
標準のタスクのフォーム以外からのタスクの追加
様々なフォームから、データに関連するタスクを追加できます。例えば、備品管理のフォームで関連するタスクを追加する場合、以下の手順で可能です。
- ホーム画面から、備品管理のフォームに移動してください。
- タスクを追加する対象のデータの「…」のアイコンをクリックしてください。
- 「タスクの追加」をクリックしてください。
- タスクの担当者を選択してください。
- 必要に応じて詳細を入力してください。
- 開始日と期限を入力してください。
- 必要に応じて通知や優先度を設定してください。
- ステータスを選択し、送信をクリックしてください。
該当の備品管理のデータに関するタスクが登録され、担当者に通知が送信されます。
タスクの追加の自動化：ワークフローのタスクと利用例
データの、編集、削除などの操作に応じてタスクを追加するように自動化できます。
利用例1：
出張申請のフォームにデータが追加された時に、「チケットの予約」というタスクを自動で追加するように設定できます。
手順1：
タスクを追加するワークフローを設定するには、まず、タスクのテンプレートを設定してください。
タスクのテンプレートを追加するには、次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > タスクに移動してください。
- 「タスクのテンプレートの追加」をクリックしてください。
- フォーム名を選択してください（この場合、出張申請フォーム）。
- 表示名を入力してください（例：チケットの予約）。
- タスクの内容を示すタスク名を入力してください。
関連するフォームの項目の値を差し込むことが可能です。例えば、チケットの予約のタスクに、従業員や場所の値を差し込めます。タスク名を「○○さん（従業員番号）のチケットの予約」として設定できます。
- 同様に、詳細の項目にも値を差し込めます。
- 必要に応じて優先度を設定してください。
- タスクの担当者を選択してください。
メモ：タスクの担当者には、従業員、グループ、部署等を選択できます。
ヒント：グループの詳細についてはこちらでご確認ください。
関連するフォームの項目のみが表示されます（この場合、出張申請フォーム）。
- 「期限」の項目に、タスクの完了期限を入力してください。 例えば、出張申請フォームの出発日の項目の日付の値から、7日前を期限として設定できます。
- 保存をクリックしてください。
手順2：
次に、タスクを追加するワークフローを設定する必要があります。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > ワークフローに移動してください。
- 「ワークフローの追加」をクリックしてください。
- フォーム名として「出張申請」フォームを選択してください。
- ワークフローの名前を入力してください（例：チケットの予約）。
- 実行タイミングとして「作成」を選択してください。
これにより、出張申請フォームにデータが追加された時にワークフローが実行されます。
- 処理の「タスク」の欄に移動してください。
- 手順1で作成したタスクのテンプレートを表示するには、一覧を表示してください。
- 保存をクリックしてください。
作成したタスクがワークフローに関連付けられます。出張申請に新しいデータが追加された場合、タスクが追加されます。
利用例2：
備品管理フォームで、PCの購入申請があったとします。これに関するタスクのテンプレートを作成し、ワークフローに関連付けて、フォームの送信時にタスクを自動的に追加できます。
手順1 - タスクのテンプレートの作成：
次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > タスク > テンプレートの追加に移動してください。
- フォームを選択してください（この例の場合、備品管理）。
- 名前を入力してください（例：PCの手配）。
- タスク名を入力してください(差し込み項目を使用できます)。
- 詳細を入力してください（差し込み項目を使用できます）。
- 必要に応じて優先度を設定してください。
- タスクの担当者を選択してください。担当者としてグループを選択することも可能です。
- 期限を入力してください（例：ルールの実行日の1日後）。
- 保存をクリックしてください。
手順2 - ワークフローの実行時にタスクを追加するように関連付け：
ワークフローを設定するには、次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > ワークフローに移動してください。
- フォームを選択してください（備品管理）。
- ワークフローの名前を入力してください（例：備品の管理）。
- ステータスは有効のままにして、必要に応じて詳細を入力してください。
- 実行タイミングとして「作成」を選択してください。
- 条件の欄で、備品の種類がPCの場合に実行するように設定してください。
- 処理の欄で、手順1で作成したタスクのテンプレート（PCの手配）を選択してください。
- 保存をクリックしてください。
ワークフローが設定され、備品管理フォームでPCの購入申請があった場合に、PCの手配に関するタスクが自動で追加されます。タスクの完了後、メールの通知を送信するようにも設定できます。
利用例3：
入社時の対応として行う一連のタスクを設定できます。新しく従業員が入社した際に、やるべきこと/タスクを一括で登録して進捗を管理できます。
手順1：
タスクのテンプレートを作成します。例として、3つのタスクを登録するとします。
- PCの手配
- 電話の手配
- 座席の決定
タスク1 - PCの手配：
タスクのテンプレートを追加するには、次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > タスクに移動してください。
- 「テンプレートの追加」をクリックしてください。
- フォームを選択してください（この場合、従業員）。
- 名前を入力してください（例：PCの手配）。
- タスク名を入力してください。差し込み項目を利用して、従業員の名前を挿入することも可能です。
- 詳細を入力してください。タスク名を入力してください(差し込み項目を使用して名前等を挿入できます)。
例：${LastName}${FirstName}さんの入社対応（部署：${Department.Department}、入社日：${Dateofjoining}）
従業員や部署などの関連するフォームの項目の値を差し込めます。
- 必要に応じて優先度を設定してください。
- タスクの担当者を選択してください（例：システム管理担当者）。
- 期限を入力してください（例：入社日の2日前までを期限に設定）。
- 保存をクリックしてください。
1つ目のタスクの設定が完了します。
タスク2 - 電話の手配：
次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > タスクに移動してください。
- 「テンプレートの追加」をクリックしてください。
- フォームを選択してください（この場合、従業員）。
- 名前を入力してください（例：電話の手配）。
- タスク名を入力してください(差し込み項目を使用して名前等を挿入できます)。
- 詳細を入力してください。差し込み項目を利用できます。
例：${LastName}${FirstName}さんの入社対応（部署：${Department.Department}、入社日：${Dateofjoining}）
従業員や部署などの関連するフォームの項目の値を差し込めます。
- 必要に応じて優先度を設定してください。
- タスクの担当者を選択してください（例：総務担当者）。
- 期限を入力してください（例：入社日の2日前までを期限に設定）。
- 保存をクリックしてください。
2つ目のタスクの設定が完了します。
タスク3 - 座席の決定：
この操作を行うには、次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > タスクに移動してください。
- 「テンプレートの追加」をクリックしてください。
- フォームを選択してください（この場合、従業員）。
- 名前を入力してください（例：座席の決定）。
- タスク名を入力してください(差し込み項目を使用できます)。
- 詳細を入力してください。タスク名を入力してください(差し込み項目を使用して名前等を挿入できます)。
例：${LastName}${FirstName}さんの入社対応（部署：${Department.Department}、入社日：${Dateofjoining}）
従業員や部署などの関連するフォームの項目の値を差し込めます。
- 必要に応じて優先度を設定してください。
- タスクの担当者を選択してください（例：総務担当者）。
- 期限を入力してください（例：入社日の2日前までを期限に設定）。
- 保存をクリックしてください。
これですべてのタスクの設定が完了します。
手順2 - ワークフローを設定し、設定したタスクを関連付けます。従業員のデータが新しく追加された時に実行するように設定します。
次の手順にしたがってください。
- ホーム画面から、設定（歯車のアイコン） > 自動化 > ワークフロー > ワークフローの追加に移動してください。
- フォーム名の項目で、従業員のフォームを選択してください。
- ワークフローの名前を入力してください（例：入社対応のタスク一覧）。
- ステータスは有効のままにして、必要に応じて詳細を入力してください。
- 「実行条件」として「作成」を選択してください。
- 処理の「タスク」の欄に移動してください。
- 設定しておいたタスクを選択してください。
- 保存をクリックしてください。
ワークフローにタスクが関連付けられ、従業員のデータが新しく追加された時に、関連付けたタスクが自動で追加されます。
メモ：上記の例の場合、入社日の項目が入力されている必要があります（入社日に応じて期限が決まるため）。
タスクの担当者の設定
タスクの担当者を自分以外の人に設定できますか？
自分のタスクの一覧には、自分が担当者となっているタスクが表示されます。管理者は、タスクの担当者を他の人に変更できます。
また、上司は自分のタスクの担当者を部下に変更することが可能です（手順は以下のとおりです）。
- ホームの画面から、タスク > 一覧に移動してください。
- 担当者を変更するタスクをクリックしてください。
- 編集のアイコンをクリックし、タスクの担当者に自分の部下を選択してください。
- 送信をクリックしてください。
メモ：なお、担当者には、自分の部下の従業員のみ設定できます。
タスクの担当者を設定すると、該当の従業員にメールで通知が送信されます。
自分が担当のタスクを確認するには？
タスクが追加されると、担当者にメールで通知が送信されます（タスクの詳細も記載されます）。その他、タスクの画面からも確認できます。
一覧には、自分が担当のタスクが一覧で表示されます。タスクの担当者がグループや部署に設定されている場合、該当のグループや部署に所属する従業員は、該当のタスクを表示できます。自分が担当者となるようにタスクを選択することも可能です。
グループや部署のいずれかの従業員がタスクを担当するように選択した場合に、該当の担当者以外の従業員が該当のタスクを表示すると、担当者がすでに決まっていることを確認できます。