繰り返しのミーティングは誰にとってメリットがありますか？
繰り返しのミーティングを予約することは、誰にとってもメリットがあります。繰り返しのミーティングの最適な使用例をいくつか紹介します。
最新情報を定期的に共有
業務に関する最新情報を定期的に共有することで、チームメンバーが共通の認識を持つことができます。毎日または毎週の繰り返しのミーティングを作成することで、チームメンバーが現在起きていることやまだ完了していないことをすべて追跡できます。
共同ホストの追加
共同ホストを設定して繰り返しのミーティングを予約することで、欠席しなければならない場合でも、予定された会議を進行できます。共同ホストを設定することで、オンライン会議をシームレスに実施できます。
進捗状況を分析
繰り返しのミーティングは、プロジェクトチームが目標達成に活用する共通戦略の重要な部分です。毎週の繰り返しのミーティングにより、パフォーマンスを分析し、進捗状況を評価できます。
チームと連絡を取り合う
チームが効果的に機能するために、物理的に近いところにいる必要はなくなりました。仕事から離れているときでも、繰り返しのミーティングを通じてリモートのチームメンバーと連絡が取れます。
繰り返しのミーティングの予約方法
- 1. 繰り返しのミーティングを予約するには、［繰り返しのミーティング］をチェックします。これにより、追加の繰り返しオプションが開きます。
- 2,［繰り返しの種類］で、会議を繰り返す間隔について、繰り返しパターン（［毎日］、［毎週］、［毎月］）を選択します。
- 3. 会議を繰り返す方法、回数、終了日を指定します。繰り返しのミーティングを特定の日付に終了、または一定回数開催した後に終了できます。
- 4. 繰り返しの電話会議を開始する前のリマインダーを複数回設定します。この設定に基づいて、リマインダーメールが参加者に送信されます。
- 5.［セッションファイル］をチェックして、予約している会議に関連するPPT、PDF、動画ファイルを添付します。
- 6.［スケジュール］をクリックします。
繰り返しのミーティングを予約するメリット
作成は1回だけ
繰り返しのミーティングを1回予約するだけで、必要に応じて毎日、毎週、または毎月繰り返せます。ミーティングを繰り返す回数を指定するか、繰り返しのスケジュールの終了日を入力します。
特定の曜日に繰り返す
特定の曜日に会議が繰り返されるように設定できます。たとえば、毎週月曜日、月曜日と水曜日など、繰り返しのミーティングを作成できます。
ミーティングのリマインダー
繰り返しのミーティングのリマインダーにより、会議の関与率/参加率を上げられます。会議の参加者に自動リマインダーメールを送信し、リマインダーメールの送信タイミングをスケジュールできます。
繰り返しのミーティングは生産的ですか？
繰り返しのミーティングの生産性は、ミーティングの実施方法、目的、目標達成に向けた集中度によって異なります。会議を定期的に評価して調整することで、時間とともに生産性がさらに向上します。
繰り返しのミーティングの生産性を高めるための5つのヒント
明確な目的：
ミーティングごとに明確な目的を定め、事前にアジェンダを共有することで、参加者が準備できるようにします。
適切な頻度：
従業員にとって不必要な会議をしなくてもすむよう、必要に応じて繰り返しのミーティングの頻度を調整します。
時間管理：
アジェンダの項目に特定の時間を割り当て、参加者のスケジュールを考慮して、時間どおりにミーティングを開始、終了します。
参加しやすい環境：
会議の参加者全員の積極的な参加を促し、参加者が安心してアイデアを共有したり、フィードバックを提供したりできるようにします。
アクションアイテムのフォローアップ：
ミーティング中にアクションアイテムをメモし、以降の会議でフォローアップして進捗を確認します。
よくある質問
01. 繰り返しのミーティングとは何ですか？
繰り返しのミーティングは、事前に計画して、繰り返し予約されるオンライン会議で、複数回または1回だけ開催されます。毎回同じミーティングIDと設定を使用できるので便利です。Zoho Meetingを使用して、複数回のミーティングをかんたんに予約でき、参加者が一貫性をもってかんたんにアクセスできます。
02. 繰り返しのミーティングにはどのような種類がありますか？
繰り返しのミーティングには、ミーティングの目的と内容に応じてさまざまな種類があります。最も一般的な繰り返しのミーティングには、次のようなものがあります。
- 1. 週次ステータスミーティング：チームメンバーがプロジェクトの最新の進捗状況を共有し、課題について話し合うための定期的なミーティング。
- 2. 月次レビューミーティング：全体的なパフォーマンスを評価し、問題に対処し、翌月の計画を立てるための定期的なレビュー。
- 3. スクラムミーティング：開発チームが毎日開催するスタンドアップミーティングで、作業、課題、進捗状況について短時間で話し合います。
- 4. トレーニングセッション：参加者のスキルの教育と開発を目的とした、繰り返しのミーティングセッション。
- 5. 戦略会議：長期計画、目標設定、戦略的意思決定に的を絞った定期的な話し合い。
03. 繰り返しの電話会議を予約するにはどうすればよいですか？
オンライン会議を予約するときに、［その他のオプション］メニューをクリックし、［繰り返しの種類］を選択すると、繰り返しのミーティングを予約できます。
04. Outlookで繰り返しのミーティングを予約するにはどうすればよいですか？
Outlookで新しい会議を作成するときに、会議の詳細を入力し、［繰り返し］をチェックして、ニーズに合った繰り返しパターン（毎日、毎週、毎月、またはカスタム）を選択します。［保存］をクリックして、繰り返しのミーティングを保存します。
05. Microsoft Teamsで繰り返しのミーティングを設定するにはどうすればよいですか？
Microsoft TeamsでTeams会議を作成する場合、繰り返しドロップダウンメニュー（初期設定では［繰り返さない］が設定されています）をクリックし、必要な繰り返しパターンを選択します。