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Zoho Invoice - Biginの連携

Biginは、中小企業向けに開発されたCRMのソフトウェアです。ビジネスを拡大していくうえで、次のようなことが必要になる場合があります。

• ビジネスの見込み客とのつながりを維持する。
• 販売パイプラインを完全に管理する。
• より多くの商談を完了・獲得することで、販売サイクルの幅を短縮する。

Biginを使えば、上記を含め、さらに多くのことを実現できます。Zoho InvoiceとBiginを連携することで、2つのアプリケーション間で会社、ビジネスの連絡先、商品、サービス、取引を同期できます。

Zoho InvoiceとBiginのアカウントを連携すれば、顧客の情報を作成、管理、追跡するうえで、繰り返す情報を入力する必要がなくなり、業務の簡素化につながります。また、Zoho InvoiceでBiginの連絡先を検索してアクセスし、Biginからの見込み顧客をZoho Invoiceの取引に関連付けることも可能です。

連携の有効化

Zoho Invoiceでの連携を有効するには：

• 右上にある 歯車（設定） アイコンをクリックし、［連携］ を選択してください。
• サイドバーにある ［Zohoサービス］ をクリックし、［接続］ ボタンをクリックしてください。Biginの連携設定ページに移動します。

• メールアドレスを入力し、連携を設定する組織を選択してください。
• ［保存］ ボタンをクリックしてください。

同期設定

連携を有効にすると、同期設定を選択して、2つのアプリ間で項目を関連付けることができます。

• 右上にある 歯車（設定） アイコンをクリックして、［連携］を選択してください。
• サイドバーにある ［Zohoサービス］ をクリックし、［連携を管理する］ ボタンをクリックしてください。
• 同期対象のモジュールの横にある ［設定］ をクリックしてください。

さらに、Zoho InvoiceとBiginの間の各項目の関連付けを選択できます。

Biginのモジュール	Zoho Invoiceのモジュール
会社	顧客
連絡先	顧客
商品	商品

会社： Biginに登録している会社は、Zoho Invoiceでビジネスの顧客として同期されます。

連絡先： Biginの連絡先は、Zoho Invoiceの顧客として同期されます。その逆も同様です。

会社とその連絡先： Biginで登録されている会社とそれに関連付けられている連絡先は、Zoho Invoiceの顧客とその連絡先担当者として同期されます。Biginでの会社に関連付けていない連絡先はZoho Invoiceに同期されません。

同期設定

会社と連絡先のビジネス要件によって、同期設定を行なうことができます。

同期設定の細目	説明
どのモジュールをZoho Invoiceの顧客と同期しますか？	同期を設定するモジュールを選択してください。これは、連絡先、会社、またはその両方の組み合わせでも可能です。
会社に関連付けられていない連絡先を含めます。	Biginで作成・インポートされた会社に連絡先を関連付けたい場合は、このオプションを選択してください。
どのデータを同期しますか？	同期したい連絡先または会社を選択できます。たとえば、最近作成・修正されたものなどを指定できます。
重複データの処理方法を選択してください	複製：元データと複製データが入手できます。 上書き：複製データは既存のデータを上書きします。 スキップ：複製データは同期されずに、既存データが保持されます。

項目の関連付け

BiginとZoho Invoiceの間で同期される項目の関連付けができます。この設定により、BiginのデータをZoho Invoiceのエンティティとして同期すると、Zoho Invoiceで表示したときにすべての項目が完全に一致します。いくつかの基本項目は初期設定の関連付けが適用され、残りは手動で設定できます。

Zoho Invoiceの標準項目のいずれにも関連付けできない項目がBiginにある場合は、事前にZoho Invoiceでカスタム項目を作成する必要があります。これらのカスタム項目は、関連付けを設定する際に表示されます。

上記のすべての手順を完了したら、［保存する］ をクリックして同期プロセスを開始できます。

同様に、商品の同期を選択した場合も、同期設定と項目の関連付けを設定できます。

同期設定の細目	説明
どのデータを同期しますか？	同期する連絡先または会社を選択できます。たとえば、最近作成・修正されたものです。
重複レコードの処理方法を選択してください	複製：元データと複製データが入手できます。 上書き：複製データは既存のデータを上書きします。 スキップ：複製データは同期されずに、既存データが保持されます。

連絡先、会社、商品の管理

同期設定を構成した後、各種設定を管理できます。Zoho InvoiceとBiginの間での同期の編集、開始、停止などを適宜行うことができます。

構成された各種設定を編集するには：

• 右上にある 歯車（設定） アイコンをクリックして、［連携］ を選択してください。
• サイドバーにある ［Zohoサービス］ をクリックし、［連携を管理する］ ボタンをクリックしてください。

連携設定ページに移動します。

• 対象のモジュールの横にある ［編集］ を選択してください。

• 必要な変更を行い、［保存する］ をクリックしてください。

連携を設定したら、同期を開始できます。

• 対象のモジュールの横にある ［今すぐ同期］ をクリックします。
• モジュールの横にある ［同期を停止］ をクリックして、進行中の同期を停止することもできます。

Zoho InvoiceでのBiginの連絡先へのアクセス

連携設定の際に選択した同期内容に応じて、Biginに登録されている会社、連絡先、商品がZoho Invoiceで利用できるようになります。

Zoho Invoiceに顧客としてインポートされたすべての連絡先を表示できます。方法は次のとおりです。

• 左サイドバーの ［顧客］ をクリックしてください。
• ページの左上にある ［すべての顧客］ のドロップダウンをクリックしてください。
• リストから ［Biginの顧客］ を選択してください。

Zoho InvoiceでのBiginの連絡先の検索

Biginからインポートした連絡先はZoho Invoiceで利用できるようになり、取引を作成できます。ただし、インポートされていないBiginの連絡先の取引の作成も可能です。方法は次のとおりです。

• 請求書などの新規取引を作成してください。
• ［顧客名］ 項目のそばにある検索アイコンをクリックすると、Zoho InvoiceでBiginの連絡先を検索できます。
• ポップアップで、［Zoho Invoiceでの処理］の横にある ［Biginでの処理］ をクリックしてください。
• Biginの連絡先の名前を入力してください。
• ［実行］ をクリックして、リストから対象の連絡先を選択してください。

Zoho Invoiceの取引への商談の関連付け

ビジネスを拡大する上で、最善の案件を提供することで、潜在的な見込み客を獲得することを目指す場合があります。Zoho Invoiceで商談と取引（見積書と請求書）を連携することで、実現が可能です。

• 請求書などの新規取引を作成してください。
• 取引を作成する対象の ［顧客名］ を入力してください。
• 顧客名の真下にある ［商談の関連付け］ をクリックしてください。

顧客の情報が記載されているサイドバーが表示されます。

• ［商談］ タブをクリックし、その顧客のBiginでのすべての商談を表示します。
• 関連付けたい商談のそばにある ［関連付け］ をクリックしてください。

 

連携の無効化

Zoho InvoiceとBigin間でのデータ同期を一時的に停止する場合は、連携を無効にすることが可能です。

Zoho InvoiceとBiginの間で同期される連絡先、会社と商品は、連携を無効にした後でもZoho Invoiceで利用できます。また、編集作業も可能です。

連携を無効にするには：

• 右上にある 歯車（設定）アイコンをクリックして、［連携］ を選択してください。
• サイドバーにある ［Zohoサービス］ をクリックし、Biginの欄にある ［連携を管理する］ ボタンをクリックしてください。

BiginのZoho Invoice連携ページに移動します。

• 右上にある ［連携を削除する］ をクリックしてください。
• もう一度 ［削除する］ をクリックし、操作を確定してください。

必要に応じて連携を再度有効にし、データの同期を再開できます。

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