営業管理の目的
営業管理とは、企業や組織において営業部門が担う業務を効率的に遂行し、売上を最大化するための一連の管理手法・プロセスのことで
す。具体的には、営業目標の設定、売上予測の立案、営業戦略の策定、営業プロセスの標準化や改善、顧客情報の集約・分析・活用、営業
スタッフのパフォーマンス評価や育成などが含まれます。営業管理には、営業プロセスを支援するCRM（顧客関係管理）システムやSFA（営
業支援）の導入が行われることがあります。
営業管理に必要な情報・項目
営業管理に必要な情報は、以下のようなものがあります。
顧客情報
顧客名、業種、担当者名、連絡先、取引履歴、契約状況、ニーズや要望など
売上情報
月次・年次の売上、商品別・地域別の売上、目標達成率、見込み案件など
営業活動情報
商談履歴、商談ステータス、次回アクション、タスク・スケジュール、メモなど
商品・サービス情報
商品名・型番、仕様、価格、在庫状況、競合商品情報など
マーケティング情報
イベント予算、リード管理、市場調査結果、競合情報など
これらの情報は、営業担当者が情報を収集・管理し、SFAツールを用いて共有・分析するのが一般的です。また、これらの情報
を基に営業戦略を策定し、営業プロセスの改善や効率化を図ることで、営業の生産性を向上させます。
SFAをExcelで代替する方法
一方、SFAの存在を知ってはいるものの、導入ハードルの高さから検討が進まず、Excelで営業管理を行う企業も一定数存在します。
例えば、Excelで営業管理を行う方法として、以下のようなものが挙げられます。
Excelで営業管理を行う際の注意点
Excelで営業管理を行う際には、以下の注意点に留意することが重要です。
- 01
データの整合性を確保する
Excelでは誤った入力や操作によりデータが破損することがあります。営業管理に必要なデータを入力する際には、入力ルールを決めてミスを防止し、データの整合性を確保することが重要です。
- 02
バックアップを取る
Excelでは誤ってデータを削除してしまうなどの事故が発生する可能性があります。データの重要性に応じて、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。
- 03
セキュリティに留意する
Excelに保存されたデータは、不正アクセスやウイルスによって漏洩する可能性があります。パスワードを設定したり、ファイルを暗号化するなどのセキュリティ対策を行い、データ漏洩を防止することが必要です。
Excelを使った営業管理のメリット
データの管理が容易
Excelは表計算ソフトウェアであり、データの管理が非常に容易です。営業成績や見込み客の情報などを一元管理することができ、データの検索や分析がしやすくなります。
レポート作成が簡単
Excelにはグラフやチャート作成機能があり、営業成績などを視覚化してレポートを作成することが簡単になります。また、レポートのテンプレートを作成しておくことで、作業効率を向上させることもできます。
フィルターやピボットテーブルによる分析が容易
Excelにはフィルターやピボットテーブル機能があり、大量のデータを効率的に分析することができます。営業成績の傾向や課題を把握しやすくなり、改善施策の立案がしやすくなります。
バージョン管理が容易
Excelにはバージョン管理機能があり、過去のデータやレポートを簡単に参照できます。また、複数人でデータの編集を行う場合でも、バージョン管理を利用することで、誤った編集やデータの破損を防止することができます。
低コストで導入できる
Excelは、マイクロソフトオフィスに含まれるソフトウェアの1つであり、低コストで導入できます。また、多くの企業で利用されているため、操作方法についての情報も豊富にあります。
Excel による営業管理のデメリット
人為的ミスの
リスクがあるExcelでは、データ入力や集計の処理が手動で行われるため、人為的なミスが発生する可能性があります。誤ったデータが入力されたり、計算ミスがあった場合には、その後の分析やレポート作成にも影響が出てしまいます。
データの保管に
不安があるExcelでは、データの保管が単一のファイルに依存するため、ファイルが破損したり、紛失したりするリスクがあります。また、セキュリティ面においても、パスワードの設定やデータの暗号化など、十分な対策が取られていない場合には、不正アクセスや情報漏えいのリスクがあります。
データの
統合が困難Excelでは、複数のファイルからデータを取り込んで統合する場合に、手動での操作が必要になります。そのため、大量のデータを扱う場合には、手間や時間がかかることがあります。
リアルタイムな
情報共有が難しいExcelでは、ファイルをメールなどで送信して共有することが一般的ですが、複数の人が同時にファイルを編集することができず、リアルタイムでの情報共有が困難です。また、複数人が同じファイルを編集する場合には、誤ったデータの上書きや破損が起こる可能性があります。
大規模なデータ
処理には向かないExcelは、大量のデータを扱う場合には、処理が遅くなったり、ファイルサイズが大きくなったりすることがあります。また、複雑なデータ分析や高度な機能を利用する場合には、他の専用のソフトウェアを利用する必要があることがあります。
Excelによる営業管理で発生する課題とは
データ件数が少ない場合や、少人数で使用する場合はExcelでも問題なく運用できるケースが大半ですが、データ件数や人員の増加に伴
い、以下のような課題が発生します。
手作業での入力が面倒
Excelで営業管理を行う場合、手作業でデータを入力する必要があります。これが大量になると、入力作業が煩雑になり、ミスのリスクが高まります。
ファイルの共有が難しい
Excelで作成された営業管理のファイルを共有する場合、ファイルを送信するなどして手動で共有する必要があります。また、共有したい人がいる場合には、別途ファイルを作成する必要があります。
データの整合性が取れない
複数の担当者がExcelで管理している場合、データの整合性が取れなくなることがあります。例えば、同じ顧客情報を別々のファイルで管理していた場合には、情報が重複してしまうことがあります。
集計が手間
Excelで管理されたデータを集計する場合、関数やピボットテーブルを使用する必要があります。しかし、関数やピボットテーブルの使い方に慣れていない場合は、集計作業が手間になってしまいます。
これらの課題を解決するためには、専用の営業管理ツールやクラウド型SFAを導入することが有効です。
Excel管理からSFAに移行を検討すべきタイミングとは
それでは、実際にExcelからSFAに移行した企業はどのようなタイミングで移行したのでしょうか。具体例として、以下が挙げられます。
営業担当者の業務負荷が高い
Excelは、マイクロソフトオフィスに含まれるソフトウェアの1つであり、低コストで導入できます。また、多くの企業で利用されているため、操作方法についての情報も豊富にあります。
データの一元管理が必要にな
った場合Excelでは、データの管理が複雑になってしまう場合があります。特に、営業スタッフの人員数が多くなった場合、データの共有や一元管理が必要になります。このような場合、SFAへの移行を検討することが重要となります。
営業部門の人員増加
営業スタッフの人員数が増え、情報の共有や業務の効率化が必要になった場合、SFAへの移行を検討することが重要となります。
営業戦略の改善が必要な場合
Excelでは、営業活動のデータを分析することが難しい場合があります。しかし、SFAを導入することで、営業活動のデータをリアルタイムで取得し、分析することが可能となります。このため、営業戦略の改善が必要な場合、SFAへの移行を検討することが重要となります。
以上のような場合に、ExcelからSFAへの移行を検討される企業が多いようです。ただし、SFAを導入する場合には、システムの導入費用が
かかるだけでなく、利用者トレーニングなどの教育も必要となるため、システムの
ことが必要となります。
SFAによる営業管理のメリット
Excel管理では実現できない、SFAならではのメリットとして以下の5点が挙げられます。
営業活動の可視化
SFAを導入することで、営業活動の状況や進捗状況などをリアルタイムで可視化することができます。営業スタッフの行動や商談の結果、顧客情報などを一元管理することで、営業戦略の立案や業績の分析が容易になります。
自動化による作業効率の
向上SFAでは、営業スタッフの日々の業務を自動化することができます。商談スケジュールの管理や、見込み客のリスト作成、見積書や請求書の発行など、煩雑な業務を簡素化することで、作業効率の向上を図ることができます。
顧客とのコミュニケーションの強化
SFAでは、顧客情報を一元管理することができます。顧客の履歴や購買履歴、問い合わせ履歴などを管理することで、営業スタッフが顧客とのコミュニケーションを強化することができます。また、営業スタッフが退職や異動した場合にも、顧客情報が保持されるため、顧客との関係を維持することができます。
データの分析が容易
SFAでは、営業活動の統計情報を簡単に把握することができます。例えば、商談数や契約数、見込み客数などの数字をリアルタイムで取得することができます。これらの情報をもとに、営業戦略の改善や効果測定を行うことができます。
マネジメントがしやすくなる
SFAでは、営業スタッフの業務状況や顧客情報などを管理者が一元管理することができます。営業活動の進捗状況を把握し、問題がある場合にはすばやく対処することができます。また、SFAはクラウドベースのシステムが多いため、利用環境を選ばず、柔軟な管理が可能です。
SFAによる営業管理のデメリット
Excelと比較した場合のデメリットとしては、以下の2点が挙げられます。
導入コストがかかる
SFAを導入するには、システム開発や構築、設定などのコストがかかります。また、システムのカスタマイズや改修なども必要になる場合があり、その都度費用が必要になることもあります。
システム運用に必要な技術力や知識が必要
SFAを運用するためには、自社に合わせたカスタマイズや社内へのトレーニングが必要です。自社で正しく運用するために必要な技術力や知識が必要になります。また、オンプレミス型SFAの場合は定期的なバージョンアップやセキュリティ対策なども必要になります。
以上のように、SFAによる営業管理は、導入や運用に伴う費用負担や技術的な課題、データの信頼性やセキュリティに関する問題などが
あります。そのため、できるだけ導入・運用コストを抑えられて、かつ必要な機能が揃っているツールを検討することが重要です。
はじめてSFAを導入する際に押さえておくべきポイント
初めてSFAを検討する際は、以下のポイントを押さえた上で比較・選定を進めるとスムーズに導入が進みます。
- 01
導入コストはいくらかかるか
SFAによっては、月額ライセンス料金のほかにも、初期費用やオプション費用、カスタマイズ費用などがかかることも。ツールを選定する際には、必要な機能と要件を必ず明確にし、それを実現するために総額でいくら必要かをベンダーに確認しましょう。
- 02
必要な機能が揃っているか
SFAは、高機能であることよりも、自社に必要な機能がきちんと揃っているかが重要です。高機能であることを重視して導入したものの、画面の大半を使わない機能が占めていて逆に使いづらくなるケースも。自社の要件を満たす機能を備えているかどうか、という視点でツールを検討しましょう。
- 03
データを簡単に移行できるか
Excelで管理しているデータをインポートできるのか、またデータ件数の上限やファイル形式に制限がないか、予め確認しておきましょう。
- 04
画面が分かりやすく、使いやすいか
使い慣れたExcelから移行する場合は、営業担当者が操作に慣れるまでに時間を要することも。選定時には営業担当者の意見も取り入れながら、現場が使いやすいツールを選定することが重要です。
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Zoho CRM は、直感的なUIを採用。はじめてSFAを利用する場合でも、操作に迷わずすぐに使いこなせます。また、画面UIのデザインも変更できるので、さらに使いやすくなるよう柔軟に調整できます。
らくらくデータ移行
Excelからのデータインポートに追加料金不要。ファイルさえ揃っていれば、クリック操作のみですぐにデータを移行できます。
営業管理に役立つZoho CRM の機能例
情報の一元管理
顧客情報や商談情報、購入履歴などのデータの管理はもちろん、電話やメールを用いたコミュニケーション履歴なども集約して管理できます。
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商談履歴、商談ステータス、次回アクション、タスク・スケジュールなど、営業担当者の日々の活動を可視化。リアルタイムでチームの進捗を管理でき、必要なタイミングですぐにフォローアップできるように。
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