営業日報とは
営業日報とは、営業担当者が日々の営業活動や商談の進捗状況、顧客とのコミュニケーション内容などをまとめた報告書のことを指します。企業によっては営業報告書と呼ぶことも。
営業担当者が1日のうちにどのような営業活動を行ったか、どの顧客とどのようなやり取りを行ったかを詳細に報告することで、活動状況の可視化や育成などにつながる重要な業務の一つです。
営業日報の目的
営業日報を作成する目的として、営業活動の把握と管理、営業戦略の改善、顧客サービスの向上などが挙げられます。上司やチームメンバーが営業活動の状況を把握し、必要な指導やサポートを行ったり、顧客からのフィードバックや要望を収集して顧客サービスの向上につなげたりすることができます。
営業日報に必要な項目
営業日報には、以下のような情報が含まれます。
活動内容
・訪問先や商談の内容、提案内容などの活動内容いつ・どこで・誰に・どのような活動を行ったかをなるべく具体的に記載します。
成果
営業目標の達成状況や、活動成果などを記載します。ここでは、個人の主観ではなくできるだけ定量的な情報を記載することが望ましいです。
所感
活動の振り返りや、知見を記載します。フィードバックを受けやすくなるよう、反省点や課題、対策を含められると良いでしょう。
今後の予定
次回の商談日程やネクストアクションなどを記載します。
営業日報の例
エクセルを用いた営業日報の例
チャットツールを用いた営業日報の例
営業日報のメリット
営業日報を運用するメリットとして、チーム全体の営業活動の可視化や、
営業戦略の改善などが挙げられます。主なメリットは以下の通りです。
上司や他の関係者からの
フィードバックが受けられる
営業活動の
把握と管理が容易になる
営業成績の向上につながる
営業戦略の改善ができる
新しいアイデアの発見や知識の共有ができる
営業日報の課題と解決策
営業日報の課題
日本の営業組織で浸透している営業日報ですが、運用に課題を抱える企業も。
株式会社給与アップ研究所が2022年11月に行った調査によると、「日報提出自体が目的となっており、形骸化している」が56.6%、「日報記載時間そのものが業務時間の圧迫や残業に繋がっている」が26.3%、「日報提出がまばらであり、ルールが守られていない」が21.1%という結果になりました。
こうした課題は、日報のフォーマットや提出ルール、活用方法を明確にし、かつできる限りシンプルな入力形式にすることである程度改善が見込めます。一方、日報の管理方法自体に問題があるケースも。たとえば、エクセルなどのスプレッドシートで日報管理を行うと、検索性や共有性が低く、非効率な状態になります。
日報管理を効率化したい場合は、SFA（営業支援ツール）の導入を検討するといいでしょう。
営業日報特有の課題を解決するSFA
SFAとは「Sales Force Automation 」の略称で、営業支援ツールを指します。営業活動の可視化やルーチンワークの自動化など、営業担当者の業務を支援するITツール として 多くの企業で導入されています。
SFAで日報管理を行うメリット
SFAで日報管理を行うメリットは以下のようになります。
営業担当者の活動状況がリアルタイムで可視化されるため、フォローアップや分析が迅速に行える
営業担当者が手軽に活動を記録できるため、日報の提出率が上がる
日報の提出フォーマット・ルールが統一されるため、精度が向上する
SFA上で活動データを一元管理できるので、管理の手間が減る
蓄積されたデータを自動で集計・グラフ化できるので、営業活動の効果や課題を把握し、改善に役立てることができる
SFAで日報を有効活用するコツ
データの正確性を確保する
営業担当者が提出する日報のデータは正確でなければ意味がありません。入力ルールを定めて入力漏れや表記ゆれを事前に防ぐことで、営業活動の実績や課題を正確に把握することができます。
目標設定とフィードバックを行う
担当者ごとに営業目標を設定し、日報データを用いて達成度合いを確認することで、営業担当者のモチベーションアップや営業成績の向上につながります。また、進捗に関して適宜フィードバックを行うことで、営業担当者のスキルアップを促します。
入力を徹底する
SFAの導入後によくあるトラブルとして、営業担当者がデータを入力してくれない場合があります。導入後しばらくは入力状況を確認し、SFAへのデータ入力を繰り返し促すことで、ツールの利用率を高め、営業日報の効果的な活用を図ることができます。
日報データを分析すること
日報データを分析することで、営業担当者の活動状況や商品別の売り上げ状況、顧客の反応などを把握することができます。これによって、営業活動の改善点や課題を把握し、営業成績の向上につなげることができます。
これらのコツを実践することで、SFAで日報を有効活用し、営業成績の向上につなげることができます。
SFA導入時の注意点
日報管理を目的としてツールを検討すると、どうしても日報機能の有無に目が行きがち。しかし、SFA市場で高いシェアを占める海外製SFAツールの多くは、文化の違いから日報機能は存在せず、タスク・スケジュール管理機能を活用して活動管理を行うことが一般的です。日報機能の有無だけで判断せず、コストと機能のバランスが取れたツールを選定しましょう。
SFAは、営業担当者がデータを入力してくれるかどうかで定着の成否が分かれます。大半のツールは試用版を提供しているので、現場の担当者にも実際に触ってもらい、画面の見やすさや操作性を評価してもらいましょう。
SFAを選定する際は、高価で多機能な製品に価値があると考えがちですが、自社にとって最適な選択肢とは限りません。要件定義を行い、必要な機能はなにかを洗い出した上でツールを選定することが、長期的に運用するためのコツです。
これらのポイントを考慮し、導入前にしっかりと調査・検討を行うことで、失敗せずにSFAを導入することができます。
日報管理におすすめのCRM/SFAツール「Zoho CRM」
Zoho CRM は、世界25万社に導入されているCRM/SFAツール。
営業活動の可視化・効率化や売上アップを目的として、様々な企業に採用されています。
日報の作成時間を削減
Zoho CRM に日報機能はありませんが、タスク・スケジュール管理機能を用いた行動報告が可能です。入力されたデータはレポートで自動集計・リスト化されるので、作成・確認作業の効率化が期待できます。また、活動状況は常にリアルタイムで可視化されるので、提出の待ち時間もゼロに。
はじめやすく、使い続けられる価格帯
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営業活動を効率化する機能を豊富に搭載
Zoho CRM でできることは、日報管理だけではありません。ワークフローなどの自動化機能やAI機能など、日々の営業活動を効率化する機能を豊富に搭載。たとえば、資料請求者へのフォローアップメールを自動送信したり、リードが興味を持ちそうな商品・サービスを提案したりすることができます。
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