ワークフロー管理とは
ワークフロー管理機能は、ビジネスプロセスを自動化するためのツールで、タスクの作成、割り当て、進捗管理、承認、報告などの機能を提供するものです。従来手動で行われていた業務プロセスの管理を効率化し、生産性を向上させることができます。
また、複数のチームや部署が関与するビジネスプロセスの管理を単純化し、タスクの状況をリアルタイムで把握することができます。
これにより、組織内のコミュニケーションやタスクの優先順位の調整にも役立ちます。
ワークフロー機能を利用するメリット
- 自動的にフローを進めることで
業務を効率化 - 活動履歴を基にワークフローの
設定を提示 - 適切なワークフローが設定されて
いるか確認
ワークフロー管理システムの機能と特徴
ワークフロー管理システムは、業務プロセスを自動化し、業務の効率化や品質向上など
を実現するためのツールです。
ワークフロー設計機能
ワークフロー管理システムは、業務プロセスを設計するためのツールを提供します。設計ツールを使用することで、業務プロセスを可視化し、タスクやルート、ルール、リソース、フォームなどの要素を設定できます。
ワークフロー自動化機能
ワークフロー管理システムは、設計した業務プロセスを自動化するための機能を提供します。タスクの進捗状況に応じて、自動的に次のタスクを開始したり、承認プロセスを自動化したりすることができます。
ワークフロー監視機能
ワークフロー管理システムは、業務プロセスの進捗状況を監視するための機能を提供します。業務プロセスの進行状況やタスクの進捗状況をリアルタイムで確認することができます。
ワークフロー改善機能
ワークフロー管理システムは、業務プロセスの改善を支援するための機能を提供します。業務プロセスの進捗状況やタスクの進捗状況を分析し、問題点を洗い出したり、改善点を提案することができます。
カスタマイズ可能な機能
ワークフロー管理システムは、カスタマイズ可能な機能を提供します。企業に合わせた業務プロセスの設計や、フォームの設計、アクセス権限の設定など、企業の要求に合わせてカスタマイズすることができます。
クラウド上での提供
最近では、ワークフロー管理システムがクラウド上で提供されることが多くなっています。クラウド上で提供されることで、導入コストの削減や、遠隔地からでもアクセス可能な環境を提供することができます。
Zoho CRM のワークフロー管理機能
簡単ワークフロー設定
Zoho CRM のワークフロー設定では、いつ、どのような条件の時に、どのような処理を行うのかを定義します。シンプルなワークフローの設定はもちろん、条件に応じた処理の変更を必要とする場合でも、分かりやすく定義することができます。
さまざまな処理に対応
「メールの送信」「通知の送信」「タスクの登録」「項目の更新」などの簡単な処理はもちろん、「他サービスへのデータ送信」「関数」「SNS送信」などのアクションを定義することが可能です。
分析と最適化
ワークフローのパフォーマンスについて、その内訳を表示。
詳細な結果に基づいて適切な修正が行えます。
AIによる分析
ワークフローを更新することで、どのように改善・悪化し
たのかをAI（人工知能）が自動で分析し、レポートします。
AIによる提案
現在のワークフロー設定によってどのような効果があったのかを提示しま
す。また、同じメールを送信するなど設定の問題を検知しアラート通知し
たり、日々の活動内容からワークフローの設定案を提示します。
処理状況を確認
実際に実行した/今後実行される処理をレポートで確認できます。これを利用することで、例えばや、メールの送信回数、エラー件数や、送信されたメールの開封・クリック数なども把握することが可能です。
他サービス連携
受注すると会計ソフトに売り上げデータを送信したり、請求書発行アプリに請求先と請求内容を送信するなど、他サービスと連携させることも可能です。
もっと自由に使えるマクロ機能
マクロ機能は、条件を満たすデータのみに実行されるワークフローとは異なり、担当者が処理を実行するデータを自由に選択できるのが特徴です。実行したい処理のみを予め設定し、業務の中で処理したいときにマクロで作成したボタンをクリックするだけ。
ワークフロー管理のメリットとデメリット
業務改善の手段として必要不可欠の「ワークフロー」ですが、取り入れることで得られる効果やデメ
リットを明確にすることが大切です。自社に最適なワークフロー管理システムを導入するためにも、具
体的なメリットとデメリットを理解した上でシステムの導入を検討することが大切です。
ワークフロー管理のメリット
ワークフローの自動化
ワークフローは業務の一連の流れに対するルールを定義し、自動的に処理することが可能です。複雑な流れをシンプルかつ自動的に進められるため、業務の効率化につなげられるでしょう。
適切な書類管理
書類の管理もすべてクラウド上で行えるため、どこに何があるのか把握できます。過去の書類を検索して瞬時に探し出すこともできるため、書類を探す手間も大幅に減らすことができるでしょう。
属人化の回避
ワークフロー管理システムを導入することで、やり取りの状況やその業務に関わる人がすべて可視化されます。これにより業務が滞りにくくなり、管理における属人化防止にもつながります。
ワークフロー管理のデメリット
業務との適合性の問題
ワークフロー管理システムを導入することで業務の自動化や効率化に繋げられるメリットがありますが、それは自社に適したシステムを導入できている場合のみです。例えばモバイル端末に対応していないものは社外にいるときに承認を進められず、結果的に効率が良くなっていないとなる場合もあります。そのため、業務との適合性も考えながらマッチするシステムの導入がおすすめです。
システム操作に慣れない
ワークフロー管理システムにはさまざまな種類があります。業務効率化のために導入したはずなのに、操作性が複雑でスムーズに進められないケースもあるのです。そのため、業務に必要な機能が豊富に揃えられており、操作に不慣れな方でも簡単に扱えるシステムを選定しましょう。
ワークフロー管理の実践的な事例
株式会社リスキル/教育
導入前
CRMが現場に浸透しないことが課題。営業活動の仕組み化を目指してZoho CRM を検討。Zoho CRM には「顧客管理の基本的な機能が備わっている」「レポート作成の自由度が高い」「営業活動の開始から終了までのプロセスを設計できる機能」「ルーチン業務を自動化できるワークフロー機能」が十分に備わっていることから導入を決めました。
導入後
導入後、売上高が昨年対比で15％成長を実現。ZohoCRM の導入により営業活動が仕組み化され、担当者が効率的にアポイントを獲得できるようになったのが成果につながったと考えています。
松田 渉
株式会社リスキル 代表取締役社長
ワークフロー管理の導入方法と手順
自社に最適なワークフロー管理システムを導入するためには、下記の導入ステップで進めることをおすすめします。
ワークフロー管理における業務プロセスの
改善と最適化
日々の業務を効率化するのに必要不可欠なのがワークフロー管理です。Zoho CRM のワークフロー機能を活用すれば、見込み客の獲得から育成、フォローアップ、商談、顧客化した後の支払い処理やアフターフォローに至るまであらゆる業務を効率化できます。ワークフロー管理におけるあらゆる業務が自動化するため、今までかかっていた業務時間を大幅に削減することに貢献できるでしょう。
ワークフロー管理とデジタルトランスフォー
メーションの関係
DX化（デジタルトランスフォーメーション）を実現するためには、アナログ情報をデジタルへ変換、プロセス全体をデジタル化し、人々の生活や働き方を変革しなければなりません。日本の実情は、必要なデータを集めてデジタル化するだけにとどまり、本当の意味でDX化を実現することはできていません。Zoho CRM なら必要なデータを集めてデジタル化するだけでなく自動的にフローを進められます。真の意味でDX化を実現するためには必要不可欠のシステムと言えるのです。
ワークフロー管理におけるセキュリティ
とコンプライアンスの重要性
ワークフロー管理にはさまざまなデータを扱います。CRMを安心して使用するためにもセキュリティの部分も重視しなければなりません。Zoho CRM は、顧客の氏名、電話番号、メールアドレスといった個人情報から商談や請求履歴などの売上情報まで幅広いデータを守ることができます。セキュリティ面を強化し、より安心してご利用頂ける環境を提供しています。
「ZohoCRM で業務を効率化したことで、月間100時間の業務時間を削減。
さらに、年2倍の営業目標を達成出来ました！年間営業目標の2倍を達成できました」
株式会社バリューマネージメント
店舗統括部セールス課 京都担当 熊南 和哉 氏
Zoho CRM のサポートについて
Zoho では、さまざまな日本語サポートをご用意しています。