CRM/SFA 導入事例Zoho CRM で「営業のDX化」に成功。
営業リードタイム、報告書の作成時間を1/3に短縮

― ミツバの事業内容について教えてください。

― 二輪・汎用営業部について教えてください。

三輪氏：二輪車と汎用機向けモーターの営業を担う部署として、2020年4月に設立されました。お客さまは、国内外の二輪メーカーや建機メーカーが中心ですが、近年では、ものづくり系のスタートアップ企業など、自動車業界以外へのご提案も増えています。

「営業の属人化」が妨げる、部内での情報共有。営業の活動報告にも課題

― Zoho CRM を導入する以前の課題を教えてください。

鈴木氏：部内で顧客情報を共有・活用できていないという課題がありました。担当するお客さまは違っても、取り扱っている商材は同じです。そのため、営業担当者がお客さま先で仕入れた情報は、ほかの担当者の営業活動にも非常に役立ちます。しかし、そうした情報を共有する場がありませんでした。

その原因となっていたのが、営業活動の属人化です。二輪・汎用営業部は新設の部署ということもあり、顧客情報や案件情報を組織的に管理する体制が整っていませんでした。お客さまの名刺や打ち合わせの議事録などは、営業担当者が独自に管理していたので、案件の進捗状況や提案の時系列を把握しているのは、営業担当者のみという状況が続いていました。

また、営業活動の報告方法も属人化の一因でした。Zoho CRM を導入する前は、当日の活動内容やお客さまからの要望などをエクセルの営業報告書に記載し、上長にメールで提出していました。報告書は個人PCで管理していたため、上司部下間の「縦」でしか情報共有が行われず、営業担当者同士の「横」の情報共有がされづらい状況にありました。

三輪氏：そのほか、エクセルによる営業報告は、案件のスピード感を阻害する要因にもなっていました。営業報告書のフォーマットは項目が細かく、かつ詳細な記載が求められます。作成だけで1時間ほどを要するので、毎日行うには業務負荷がかかります。かつ、メールで提出した内容を基に上長と対面で打ち合わせを行うこともありますが、こうした段階を経ていては、打ち合わせまでに1、2週間かかります。結果として、スムーズな意思決定が行えませんでした。

― どのようなきっかけで、CRM の導入が決定したのでしょうか。

鈴木氏：先ほどお伝えしたとおり、二輪・汎用営業部は、ものづくり系のスタートアップ企業など、これまで関わりの薄かったお客様への新規開拓営業もミッションとしています。その活動を推進するためには、獲得している名刺の情報や案件の有無、案件の進捗状況などを組織的に管理し、情報共有する必要があります。そこで、CRMが必要だと考えました。

加えて、コロナ禍により、出張が制限されるようになったことも、CRM 導入の追い風になりました。以前は頻繁に海外出張がありましたが、制限によって予算に多少の余剰が生まれました。そのため、新たな取り組みへの機運が社内でも高まり、それがCRM の導入へとつながりました。

Zoho CRM の導入により、営業リードタイム・営業報告書の作成時間を1/3に短縮

― Zoho CRM を選定した経緯をお聞かせください。

三輪氏：ウェブを通じて各社のCRM 製品を調査し、製品の選定を行いました。その時点では、Zoho CRM、Knowledge Suite 、Saske などの5製品に絞り込みました。
その後、社内レビューを実施し、5製品の比較検討を行いましたが、Zoho CRM はコストの安さが群を抜いていました。ほかの製品の場合、1ユーザーあたり月額数万円かかることも珍しくありませんが、Zoho CRM は1ユーザーあたり月額数千円から始めることができます。ランニングコストが圧倒的に安い、という印象が強かったです。

また、サポートの充実もZoho CRM を選定した理由の1つです。ゾーホージャパンの営業担当者は、提案の段階から週1〜2回のペースでミーティングの時間を設けてくださり、私の質問にも熱心に答えてくださいました。こうしたサポートを導入後も受けられるのなら、非常に心強いと感じましたね。

― 導入から運用開始までの流れを教えてください。

三輪氏：2020年8月にZoho CRM の導入が決定し、約1ヶ月間のトライアル期間を経て、2020年9月に運用を開始しています。顧客情報のインポートや商談タブの設定は、トライアル期間に行いました。

― 現在、Zoho CRM をどのように活用していらっしゃいますか。

三輪氏： タスク管理機能を使って営業報告書を作成しています。
入力がかんたんで、案件情報と連動した管理ができるので、誰がいつ、どの案件に対してどのような活動を行ったのかを網羅的に把握できる点が便利です。登録された報告内容を自動で集計し、週次レポートとして上長に自動送信する設定も併せて行っています。
また、毎週金曜日に定例ミーティングを行っているのですが、各担当者が、部内の活動状況をZoho CRM で事前に確認してからミーティングに参加するようにしています。こうした取り組みにより、部内の情報共有を円滑にし、営業活動の属人化を防いでいます。

株式会社ミツバ 様の活用例

― Zoho CRM を活用することで、どのような効果が生まれていますか。

三輪氏：営業の活動報告にかかる時間が大幅に削減されました。以前、利用していた営業報告書のフォーマットは項目が細かく、入力に時間がかかりました。Zoho CRM のタスク機能を使えば、簡略して要点のみを記載できます。従来は、営業報告書の作成に1時間ほどかかっていましたが、現在は20分ほどで作成できるようになりました。

鈴木氏：チームリーダーの立場でいうと、Zoho CRM の導入により、営業のリードタイムが短縮できていると感じています。以前は、部下が作成した営業報告書をメールで受け取っていたので、部下の案件を一覧して確認することができず、包括的な把握が困難でした。しかし、現在では、Zoho CRM を見れば部下の案件内容や進捗をタイムリーに、かつ網羅的に把握できるため、適切な指示やフォローが可能になりました。その結果、私の実感では、従来、2〜3週間かかっていた案件が、1週間ほどで完了できるようになっています。

三輪氏：営業の属人化も解消されつつあります。例えば、つい先日、ほかの部門に異動になる担当者のお客さまを引き継いだのですが、これまでの活動記録や案件の内容、営業資料などをZoho CRM で確認できたため、スムーズに引き継ぎを済ませることができました。以前であれば、不明点があれば異動した担当者に逐一問い合わせる必要があったので、大きな改善です。

今後は、Zoho CRM を中心としたWebマーケティング体制の構築を狙う

― Zoho CRM への評価をお聞かせください。

鈴木氏：Zoho CRM の柔軟性の高さを評価しています。私はZoho の名刺管理アプリ「Card Scanner」を使って、お客さまの名刺をZoho CRM に読み込んでいるのですが、Zoho CRM は、こうした他製品との連携が充実しているため、非常に利便性高く利用できています。

三輪氏：私はZoho CRM の操作性を気に入っています。導入から構築、運用に至るまで、私が1人で行っているのですが、操作に悩むことはほぼありませんでした。また、サポートも充実しているため、疑問点もスピーディーに解決します。これまでCRMを導入したことがないユーザーには、特に利用しやすい製品だと思います。

― Zoho CRM の活用について、今後の展望を教えてください。

鈴木氏：Zoho CRM のWebマーケティングへの活用を狙っています。具体的には、Zoho CRM で作成したWebフォームを、コーポレートサイトのお問い合わせフォームとして利用し、そこから得たお客さまの情報をインバウンドマーケティングに活用したいと思っています。これまで、ミツバはいわゆる「足で稼ぐ営業」が中心でした。Zoho CRM の導入をきっかけに、営業をDX化することの重要性を知りました。
今後は、各種システムの活用や、コーポレートサイトの改修なども進め、総合的なWebマーケティング施策を推進していきたいと思っています。