報告者も管理者も楽になる日報の効率化

p>日報にどれくらい時間がかかっていますか？
毎日のように手間をかけている分、日報の存在意味と活用のされ方に疑問を持ったことはないですか？

本記事では、SFA/CRMアプリケーションである「Zoho CRM」の活用により、
日報の手間や時間を削減し、運用をラクにして、より重要な営業業務に集中できる方法をご提案します。

日報とは

日報とは、多くの企業や組織で毎日提出され、管理されている「日ごとの業務報告書」ですが、その目的は何でしょうか。

担当者自身が業務を振り返って、目標達成や成長のための気づきを得ること
上司（やチームメンバー）に情報共有することで、担当者の業務進捗や成果／課題を把握、あるいは、強みや悩みを理解してもらい、適切な指示やフォロー・アドバイスを得ることでPDCAを回せるようになる
さらには、そのようなフィードバックが、担当者の意欲、安心感につながるといった効果も期待できます

日報は、業務管理による売上達成や顧客満足度の向上を実現するための情報共有ツールですが、適切適宜なフィードバックによる個々のメンバーのモチベーションアップや教育、さらには円滑なコミュニケーションによるチームワーク形成にも役立てられます。

企業や組織によって、日報の書式（フォーマットや項目）や利用するメディアは様々ですが、担当者も管理者も手間や時間をかけています。毎日１０分？項目が多かったり情報整理が大変だったりして、30分〜１時間かけて記入しているといった方もいるかもしれません。

その手間や時間に対して、前述の目的が充分に達成できているでしょうか？
日報の書き方や共有方法など、運用を見直してみませんか？もっと効率化する方法があります。

h2>日報の書き方

顧客訪問が主な営業活動である営業担当者が報告する内容の一般的なテンプレートとして、たとえば以下のようなイメージでしょうか。

【日報運用例】
当日伺ってきた訪問先と対応したこと、次のアクションを記入する。

担当者名：	日付：
対応1：
訪問確度：
会社名：
先方の担当名：
訪問内容：
次回の行動：

もし、電話での営業活動が中心である場合は、架電件数と対応履歴を記録することもあるでしょう。
あるいは、訪問件数、架電件数、現在手持ちの商談件数を集計した数字を、記録する場合もあるでしょう。

このような書式で記録される日報ですが、その記録先のメディアや提出方法も、企業によって異なります。

日報をエクセルや紙・メールで行う場合のムダ

当社のお客様からお話を伺う範囲では、エクセルや紙・メールで提出している企業もまだ多いようですね。

日報をエクセルや紙・メールで行っている場合、担当者はその記録と提出の作業自体に多くの手間と時間を費やしていないでしょうか？記入や提出のために訪問先から社内に戻らないといけない、メールを送付する手間や送信ミスに不安があるなどはよく聞く話です。

また、管理する側も、それらのエクセルや紙・メールに目を通し、コメントをしたりするのに、手間と時間を要します。また、情報の集約が大変だったり、フィードバックがしづらいため別のツールを使うなどでやりとりも煩雑になりがちです。

あるいは、次のような状況もよく聞きます。

訪問件数や商談件数をエクセルで集計し、顧客対応の履歴は別のエクセルに記入し、管理されている。
スケジュールはグループウェアで管理しているが、日報はそれとは別に紙に記入し、提出している。
顧客のデータベースはあるが、日報はメールで提出し、特に管理はされていない。
日報アプリを利用しているが、顧客や商談の情報は会計アプリに管理されている。

ある程度、データ管理の仕組みが用意できているにも関わらず、日報の仕組みだけが独立してしまっている状況は非常によく耳にします。

このような状況では、日報の提出や集計・管理に、二度手間、三度手間がかかってしまいます。

このように、エクセルや紙・メールでの日報運用には、運用面でも管理面でも、多くのムダが見られます。

SFA/CRMアプリによる日報の効率化

日報本来の目的は、情報共有です。この情報共有に時間がかかってしまう状況では、管理者が適切なタイミングで問題を発見し、担当者に指示やアドバイスをすることが難しくなります。

残業して一生懸命書いた日報が活かされていなかったり、上司が自分の活動を理解していなかったりすれば担当者のモチベーションが下がりますし、管理者も、現場の状況把握に時間がかかるのでは、部下の信頼を失うだけでなく、売上目標達成のための組織運営が難しくなってしまいます。
そこで、SFA/CRMツールで日報の手間をなくし、ラクしてしまいましょう！

SFA/CRMを利用すれば、日報で報告・管理していた担当者の営業活動の情報を、商談や顧客データと紐づけることができるほか、営業担当者が自身のスケジュールと活動内容を紐付けて記入し、指定した時間になると、上司に自動で提出することが可能です。
また管理者側も、各担当者の活動内容を集計し、グラフ表示したレポートを作成することで、一度に目を通すことができます。

さらに、Zoho CRMは、他のカレンダーアプリ（例えばGoogleカレンダーやoffice365のカレンダー）との連携が可能です。たとえば、営業担当者がGoogleカレンダー上で登録した予定やスケジュールに対して、Zoho CRMから訪問内容を記録することができます。訪問情報は顧客や商談の情報に自動で紐付きますので、顧客や商談に関連したやりとりの記録として残すことができます。

つまり、担当者が日々の営業活動の予定と結果をカレンダーに登録するだけで、同時に日報業務も完了できます。管理者も日報の集計レポートで、いつだれが訪問したのか、確度のある商談対応ができているのかなどをリアルタイムに把握できるようになるので、お互いの手間が減るだけでなく、情報共有のタイムラグを解消できます。

運用イメージとしては、次のとおりです。

営業がスケジュールをZoho CRMで入力する。
訪問時にはスマートフォンから、そのスケジュールに対して議事録（訪問記録）を入力する。
上司は各担当のスケジュールが自動集約されたレポートから、訪問履歴や商談進捗状況を確認する。

上記は非常に単純な営業活動の共有例ですが、上司も同様に、訪問記録や顧客情報に対して、メモを残して担当者に通知することでフィードバックが可能です。各担当者は、自分のスケジュールを集約した日報レポート上で上司のフィードバックをひと目で確認することも可能です。

いままでは紙やエクセル・メールでなかなか過去の情報を探し出すことや、顧客に対してのやりとりや訪問履歴の管理が難しかった場合でも、SFA/CRMの利用により、顧客データに紐付けた日報を一元管理することができ、様々なツールの行ったり来たりや二度手間、三度手間をなくし、日報と営業活動を効率的に運用することが可能になります。

Zoho CRMカレンダー上の訪問予定イメージ

Googleカレンダー上の訪問予定イメージ

スマートフォン画面上の訪問メモイメージ

Zoho CRM上での連絡先に紐付いた活動履歴イメージ

Zoho CRMレポート機能での訪問履歴集計イメージ

日報の効率化で営業力もアップ

Zoho CRMを利用されているお客様のなかには、エクセルでの活動管理をやめ、Zoho CRMのダッシュボード機能でチームメンバー全員が活動進捗を把握することで、上司によるリアルタイムのフィードバックを可能にし、メンバーの営業力とモチベーションもアップして、離職率が大幅に下がったという成功事例もあります。

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