災害・パンデミック対策としてテレワークを導入する動きが急速に拡がっていますが、これまでも労働人口の確保と離職率の削減を目的として、先進的な企業を中心に導入への取り組みは行われてきました。総務省のデータによると2019年時点では、国内企業の約2割（19.1%）が活用しています。2013年時点で9.3%だった普及率は、6年で約2倍にまで増加しており、今後は一般的な働き方として認知されていくでしょう。※1
テレワークは、さまざまな業務リスクの回避や生産性の向上、業務の効率化に貢献し、これは営業部門においても例外ではありません。ここでは、営業部門におけるテレワーク導入のノウハウを紹介します。
テレワークとは
テレワークとは「ICT（情報通信技術）等を活用し、普段仕事を行う事業所・仕事場とは違う場所で仕事をすること」と定義されます。具体的には、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」という3つの働き方がテレワークに該当します。
テレワークを導入する3つのメリット
コストの削減
テレワークでは、オフィスへの出勤が必須ではないため「旅費交通費」「出張費」など移動にまつわる経費の削減につながります。また、オフィスのフロア面積を見直すことで、賃料の節約も可能です。
通勤・出社に伴う
リスクの回避
地震・台風などの自然災害や、感染症によるパンデミックなどから従業員を守ることができます。特に、空気感染やエアロゾル感染などのおそれがある状況では、出社をひかえることで従業員の健康リスクを最小化できます。
人的リソースの確保
労働人口の減少が社会問題化する昨今、この問題に拍車をかけるのが「ライフイベントと仕事の両立」です。結婚・出産・介護・病気といったライフイベントに対応しづらい場合、有能な人材が離職する原因になります。一方、勤務地や居住地の制限を排除できれば、遠隔地の優秀な人材を採用することも可能になります。
営業部門のテレワークの始め方
テレワークを導入するにあたり、「社内規則の整備」と「ITツールを中心とした環境構築」の両面から労働環境を整えていきます。
社内規則の整備
就業規則の変更と労働基準監督署への届け出
テレワーク勤務が通常勤務と同一の労働条件で行われる場合は、既存の就業規則のままで対応することが可能です。しかし、一般的にテレワークは労働時間が変則的であったり、通信費用の負担を個人・企業で明確にするなど、通常勤務とは異なる労働条件が必要になります。これを就業規則本体にテレワーク勤務に関する規定として追加するか、「テレワーク勤務規定」を別途作成する必要があります。特に従業員が10人以上在籍する企業は、就業規則に次の事項を記載し、労働基準監督署へ届け出る義務があります。
在宅勤務を命じることに関する規定
在宅勤務用の労働時間に関する規定
通信費の負担に関する規定
また、従業員が10人未満の企業（就業規則の変更、届け出義務がない企業）であっても、労使協定や労働条件通知書によって労働者へ通知する必要があります。
労働基準法への対応
テレワークは、労働基準法の適用対象であり、次の事項を明示する必要があります。
労働条件
事業主から就業場所を明示する必要があります。例えば在宅勤務では、従業員の自宅を就業場所として明示する必要があります。
労働時間の管理方法
使用者は、従業員の始業・終業時刻を労働日ごとに確認・記録し、労働時間を適正に管理する必要があります。勤務履歴の管理・共有ができる方法が望ましいとされます。
業績評価・人事管理の取り扱い
通常勤務とは異なる業績評価や人事管理の規定を定める場合、従業員に説明する必要があります。また、就業規則を変更し、労働基準監督署へ届出なければなりません。
通信費の負担
ICTを用いたテレワークでは、通信費の負担を明示する必要があります。特に、在宅勤務等を行う従業員に費用の負担を求める場合には、その旨を就業規則に定めます。
教育・研修制度
在宅勤務等を行う労働者に対して社内教育や研修を実施する場合は、その旨を就業規則に定めます。
「テレワーク」と「インサイドセールス」との違い
インサイドセールスは、主にオフィスにいながら、電話やメール、Web会議システムなどを使って営業活動を行う内勤型の営業部隊です。客先へ訪問する時間を削減できるため、生産性の向上や交通費の削減といった効果が期待されます。
一方、テレワークがカバーする範囲は営業活動だけにとどまらず「働き方」そのものです。子育てや介護によって活躍の機会が減少してしまった優秀な営業担当者に再度、活躍の場を提供できることにつながります。テレワークが導入されている環境ならば、インサイドセールスの推進がよりスムーズになります。
ITツールを利用して、テレワークの環境を整備する
営業の活動基盤を確立する「CRM システム」
CRM（顧客管理システム）には、顧客管理・タスク管理・活動報告・見積書の作成・請求の作成などの機能があります。また、分析機能（レポート・ダッシュボード）を活用することで営業活動ごとの成果が可視化されるため、営業成果を阻害しているボトルネックを改善しやすくなります。近年のCRMは、SFAとしての機能を内包する製品も多く、営業部門では必須のITツールのひとつと言えるでしょう。テレワークを前提とする場合、モバイル端末から利用可能で、外出先や移動中でも対応できる製品を選定することがポイントです。
対面での営業効果を維持する「Web会議システム」
Web 会議システムは、カメラとマイクを用いて遠隔でもお互いの顔が見える環境で会議を開催できるシステムです。テレワーク環境でも、「顔が見える営業」を提供できるため、遠隔でも安心感や信頼感を与えられるメリットがあります。資料を用いたプレゼンテーションや打ち合わせが行いやすく、既存顧客との関係強化にも役立ちます。
不明瞭な勤怠管理を防止する「勤怠管理システム」
勤怠管理システムは、テレワークに従事する営業担当者の労務管理に活用できるツールです。始業・就業時間はもとより、労働時間の自動集計や勤務形態に応じた勤怠の自動集計など、PC・モバイル・タブレットでの打刻にも対応します。テレワークにおける勤怠状況は、通常勤務よりも把握しにくいことから、ITツールの活用による客観的なデータの収集・管理が望ましいでしょう。
顧客からの電話連絡へスムーズに対応できる「ビジネスフォン」
営業部門において、顧客からの電話にスムーズに対応することは必須の要件です。ビジネスフォンを導入することで、所属企業の電話番号（外線番号）への入電を携帯電話へ自動的に転送できます。CRM との連携が可能なタイプであれば、顧客情報の確認も同時に行えるため、テレワーク環境でも、オフィス在席時と同レベルの顧客情報を参照しつつ、質の高い対応が可能になります。
さらに安心！
「情報漏洩・紛失・盗難」の３大リスク対策
テレワークはICTを用いた遠隔地同士の通信を業務の柱とします。したがって、情報漏洩・紛失・盗難のリスクに対応できるセキュリティ環境の構築が必須です。
データの機密性確保
暗号化や監査ログの精査により、データの機密性を維持する
アカウント認証
ID、パスワード、二段階認証など、営業担当者ごとに割り振られたアカウントへのアクセス方法を強化する
IPアドレスによるアクセス制限
システムにアクセス可能なIPアドレスを限定する
セキュリティ対策機能
顧客情報のうち特に保護対象とされる重要項目について、閲覧制限を設ける
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