展示会フォローの全行程。
ポイントは電話とメールの仕組み化
展示会に出展し、できるだけ多く商談を作るために、事前の準備と来場者へのアフターフォローをどう進めれば良いか手順を解説します。フォローに最適なテンプレートも紹介します。展示会フォローを仕組み化して、効率的に商談を勝ち取りましょう。
展示会フォローの目的
展示会フォローの目的は、展示会で接触した来場者（見込み客）の興味、関心を高めて商談につなげることです。
一方で、来場者の多くは情報収集目的のため、契約を前向きに考えている「今すぐ客」はほとんどいません。
このため、来場者と商談するためには継続的なアフターフォローがとても大切です。
展示会フォローの主な手法と効率的な活用法
展示会フォローは、来場者の確度によって効果的な手法が異なります。3段階の確度でそれぞれ最適な手法を紹介します。
これら見込み客（リード）について興味関心を高める活動を「リードナーチャリング」といいます。
展示会前
- フォローの方法を決定
- お礼メールを作成
- シートを作成
会期中
- 来場者にヒアリング
- 獲得した名刺のデータ化
展示会後
- お礼メールを送付
- 来場者をフォロー
今すぐ客には「電話」
前向きに検討している「今すぐ客」には、電話が最適です。来場者に電話をかけるメリットは2点あります。
1つ目のメリットは、来場者の課題を明確にすることです。
電話であらためて話すことで、課題やその原因が正確にわかり、商談のイメージを正確に膨らませることができます。
2つ目のメリットは、展示会場のスタッフとの認識のズレを正せることです。営業担当者と展示会場の応対者が異なる場合、
ヒアリングした内容が正確か電話を通じて確認することで認識違いを避けられます。
お悩み客・そのうち客には「シナリオメール」
検討に進む可能性がある「お悩み客」「そのうち客」には、シナリオメールが最適です。シナリオメールとは、来場者の「条件」に基づいたストーリー性のある自動メールのことを指します。
「条件」には、企業規模、業界、興味関心の対象などが含まれます。来場者がそれぞれ関心を持ちそうなストーリーのコンテンツを展示会開催前に用意し、来場者の条件ごとに自動送信する仕組みを整えておきます。
こうすることで、最も工数がかかる電話フォローを、「今すぐ客」に割くことができます。
まだまだ客には「メルマガ」
検討を急いでいない「まだまだ客」には、メルマガが最適です。展示会会場には、そもそも自社の製品・サービスに関心が薄かったり、会場でスタッフが詳しく会話できなかったりする場合もあるでしょう。ただ、そのような場合でも定期的にメルマガで長期的に情報を発信することでいざ検討という段階になったときに思い出してもらえる可能性が高まります。メルマガの具体例を紹介します。
BtoBビジネスの場合
- 業種や職種に合わせた専門的なコンテンツや情報提供
- 抱えている課題や問題を解決するための製品やサービスの紹介
- 最新のトレンドに関わる情報提供
- 参加したイベントやセミナーの情報や次回開催予定のお知らせ
- 特別価格やキャンペーン情報の提供
BtoCビジネスの場合
- 季節ごとの人気の製品・サービスの紹介
- インフルエンサーが注目する最新トレンドの紹介
- SNSでのキャンペーンの紹介
- 顧客の誕生日や記念日に合わせた特別な情報提供や割引の案内
展示会フォローの流れ
展示会フォローの具体的な流れを、展示会前、会期中、展示会後に分けて紹介します。
展示会フォローの事前準備（会期中）
ブース来場者にはノベルティやサンプルを
配布して名刺を獲得する
ブースに来た人には声かけをし、来場者の情報を確認しましょう。
ノベルティやサンプルを配って、名刺を受け取る流れにコミュニケーションできると良いです。イベントによっては、ブースのチェックイン機能があり、情報をシステムで取得できます。
ブース来場者にはアンケートシートを用いて
ヒアリングする
名刺だけでは情報が限られるため、アンケートシートを記載してもらう流れにコミュニケーションしましょう。ブースのスタッフがヒアリングしてアンケートシートを代筆してもよいです。名刺以上の情報はフォローの大きな手助けになります。
獲得した名刺をデータ化する
獲得した名刺を組織内で共有できるよう、名刺の情報をデータ化しましょう。氏名、企業名、メールアドレス、電話番号などをエクセルなどに入力します。会期が終わって帰社後にあらためてデータ化する流れが一般的ですが、いち早くデータ化するために、ブースのバックヤードに入力要員を配置しておくのがベストです。
展示会フォローの開始（展示会後）
来場者全員にお礼メールを送信する
取得した情報を基に、まずは来場者全員にお礼メールを
送信しましょう。来場者はたくさんのブースを回っていますので、
思い出してもらえるように出展ブースの外観写真や特徴なども添えておくと有効です。
状況に応じたフォローアップを行う
電話、シナリオメール、メルマガ、という来場者の確度によってフォローをはじめましょう。早さが勝負ですが、同じような電話やメールに来場者がうんざりする場合も多いです。課題に対して、
自社がどう貢献できるのかを明確にすることが大切です。
展示会フォローの効率化には
CRMを用いた仕組み化がおすすめ
展示会フォローの効率化には、CRM（顧客管理システム）を活用した仕組み化が非常に効果的です。
CRMは、展示会フォローにおける以下のような課題に対して、有効な解決策となります。
フォローアップで
発生する以下のような
課題に効きます
リストの
メンテナンスが大変
リソース（人員・予算）
が足りない
費用対効果が見えづらい
継続的なフォローアップ
ができていない
展示会フォローをCRM
で仕組み化するメリット
CRMを活用して情報の整理や自動化を行うことで、効率的かつ効果的なフォローアップが可能になります。具体的には、以下のようなメリットが得られます。
リストのメンテナンス
負荷を軽減
CRMでは、展示会で集めたリード情報をデジタル化して管理できます。これにより、情報の更新や検索にかかる時間を大幅に軽減できます。
フォローアップの効率化
CRMにはメールの送信やタスクの追加など、定形作業を自動化する機能があります。これにより、手作業でのフォローアップをする必要がなくなり、効率的に連絡を行うことができます。
継続的なアフター
フォローの実現
CRMでは、しばらくコンタクトを取っていない顧客やリードをかんたんに抽出できます。これにより、定期的かつ継続的にフォローアップを行うことができます。
成果の可視化
CRMにはデータ分析機能があります。例えば、展示会別のリードの
獲得数や、展示会経由で受注に至った顧客数や売上総額などを自動で集計し、グラフで分かりやすく表示できます。
展示会フォローに強い「Zoho CRM 」
Zoho CRM は、世界25万社が利用するクラウド型CRM/SFAツール。見込み客の管理とナーチャリング、商談化した後の案件管理から受注後のアフターフォローに至るまで、展示会フォロー業務を一括で管理できます。
Zoho CRM の特徴
フォロー状況も見える
化できる高度なリスト管理
リソース不足を補い、
業務効率化をサポート
展示会施策の費用対効果を
かんたんに見える化
フォローアップ漏れを防ぎ、
継続的なフォローアップを実現
展示会フォローに役立つZoho CRM の主な機能
Zoho CRM を活用した展示会フォローの流れ
Zoho CRM は、世界25万社が利用するクラウド型CRM/SFAツール。見込み客の管理とナーチャリング、
商談化した後の案件管理から受注後のアフターフォローに至るまで、展示会フォロー業務を一括で管理できます。
CRMアカウントを作成
Zoho CRM のWebサイトにアクセスし、無料トライアルフォームに情報を入力。送信後、自動的にZoho CRM の画面に切り替われば、アカウント作成は完了です。
フォームに入力したメールアドレス宛に、アカウント認証メールが届きます。本文に記載されたURLにアクセスし、アカウント認証を完了させましょう。
展示会情報を登録する
Zoho CRM に展示会の情報（名称、開始日、予算、ステータスなど）を登録して、施策管理を行いましょう。展示会情報に紐づけて、リードや商談、資料などの情報も管理できます。
展示会の費用対効果を確認したい場合は、予算と実際の費用も入力しておきましょう。
見込み客リストをインポートする
展示会情報を登録したら、展示会で獲得した名刺のリストをインポートします。「見込み客のインポート」ボタンをクリックし、
ファイルをアップロードすると、数分でデータのアップロードが完了します。
（リストのインポート画面）
（見込み客リスト）
インポートする際に、「今すぐ客」「まだまだ客」「そのうち客」が誰なのかを識別できるように、ファイルに情報を入力しておくと、展示会フォローをスムーズに行えます。
お礼メールを送信する
お礼メールのテンプレート（雛形）を用意し、見込み客のリストに対して一括メールを送信します。
（メールテンプレートの作成画面）
（見込み客リスト）
（一括メール設定画面）
開封やクリックなどのアクションが行われた際に、CRM上でリアルタイムで通知されるほか、見込み客の詳細データからもステータスを確認できます。
フォローアップを開始する
今すぐ客、そのうち客、まだまだ客それぞれへのアプローチを開始します。
「今すぐ客」へのフォローアップ方法
電話を用いたフォローアップを行います。無料のモバイルアプリを使用して電話をかけると、通話履歴を自動で保存できます。どのような会話を行ったかの詳細情報も、対応履歴として蓄積できます。
Amazon Connect などの電話システムと連携すると、CRMの画面上でワンクリックで電話を発信し、自動で記録を残すことも可能です。
（通話の記録画面）
「そのうち客」へのフォローアップ方法
シナリオメールを送信する際は、コマンドセンターという機能が有効です。設定したシナリオに沿ってメールを自動送信でき、ステータスも管理できます。
「シナリオまで作成する余裕はない…」という場合は、ステップメールも送信できます。自動メール送信機能を用いて、最大5通まで、設定した日付に自動送信できます。
「まだまだ客」へのフォローアップ方法
メルマガの雛形を用意して、定期的にメルマガを送信しましょう。メルマガの反響はレポートで確認でき、どのようなコンテンツが興味を持たれるのかを把握できるので、件名やコンテンツの改善に役立てられます。
スコアリング機能とワークフロー機能を組み合わせて使うと、まだまだ客・そのうち客から今すぐ客に切り替わった時に、フォローアップコールのタスクを自動追加するように設定することも。アプローチするタイミングを逃さず、案件化につながるよう支援します。
（メルマガ作成画面）
（メールの分析画面）
案件化した見込み客との商談を管理する
フォローアップを行った結果、案件化した見込み客がいたら、商談管理を行いましょう。商談の基本情報管理に加えて、ステータスやネクストアクションも管理できます。
キャンペーンの管理画面で、展示会経由で案件化した商談の総額が表示されるようになります。これにより、費用対効果を簡単に把握できます。
開催レポートを作成する
キャンペーンを通じて獲得した見込み客や商談のレポートを自動で作成できます。データの収集・集計作業に工数をかけずに、正確かつ最新のデータを確認できます。また、作成したレポートをグラフ化したり、メールでPDFを送信することも可能です。
まずは、お気軽にZoho CRM をお試しください
Zoho CRM は、潜在顧客/見込み客をスムーズに分類して、
売り上げにつなげるアプローチを開始できるCRMツールです。
自社のリード情報を取り込み、一元的に管理することで、
リードから商談/受注につなげる仕組みを構築してみませんか。
15日間すべての機能を
無料でお試し登録メールアドレスに
安心チェックリストを配布
無料アカウント作成はこちら
15日間無料で有償プランをお試しいただけます。
※お試し期間終了後、自動的に無料プランに移行されます。
まずはお気軽にお試しください
無料トライアル*15日間 Zoho CRM エンタープライズプランをお試しいただけます。
期間終了後、アカウントは自動的に無料プランに移行され、引き続きZoho CRM をご利用いただけます。（無料プラン対応機能のみ）