商談管理とは
商談管理とは、営業部門の商談や案件の対応を把握することです。目標を達成するための商談管理のポイントは、各担当者が正確、
迅速に報告、一方管理職も全体像を適切に把握することです。属人化をできるだけ避けて情報を可視化し共有できるといったメリットがあります。
商談管理で網羅すべき情報とは
商談管理では、商談をスムーズに進行すること、そして適切な判断を下しスピーディーな対応を実施することを目的として、案件の情報を管理します。
ここで管理する「案件情報」は、「顧客の情報」と「商談の情報」に2つによって構成されます。
基本情報
基本情報には、会社名、連絡先、業種などの企業情報と、担当者のコンタクト情報が該当します。担当者のコンタクト情報には、案件の購買担当者だけではなく、請求書の担当者などの情報も含まれます。
行動情報
行動情報には、顧客が自社に対して取った行動（メールの開封、Webサイトの閲覧情報、セミナーへの参加、問い合わせ）が該当します。
現在の商談情報
現在の商談情報には、商談中の商品名、数、種類、進捗状況、受注確度、受注予定日などが該当します。また、現在の商談に対して、担当者がどのような行動を取っているか（コンタクト履歴）も商談情報に含まれます。
過去の商談情報
過去の商談情報には、過去受注した商談だけではなく、失注した商談や、発生したトラブルについての情報が含まれます。
商談管理の3つのメリット
商談管理のメリットは大きく以下の3点です。情報を適切に可視化することで、属人化を避けて現状の把握できるメリットがあります。適切な仕組みを使えば業務負荷も減らせます。
属人化を避けて情報を可視化
営業部門では、営業担当者が顧客との商談を進める上で多くの情報を扱います。商談の進捗状況、顧客の情報、提案内容、アクションプランなど、情報は膨大であり、担当者ごとに異なる場合があります。しかし、商談管理をすることで、このような情報を統一的に管理することができ、属人化を防ぎます。これによって、担当者の変更や新規参加者の追加などにも対応でき、情報漏れを防ぐことができます。
過去の商談も共有し分析に活用
商談管理をすることで、過去の商談履歴を蓄積することができます。これによって、同じ顧客との商談が複数回あった場合でも、以前の商談の内容を把握し、今後の商談に生かすことができます。また、顧客ごとの商談の進捗状況や傾向を分析することで、より効果的な営業戦略を立てることができます。
営業担当者の業務負荷を軽減
商談管理をすることで、営業担当者が情報収集や管理に費やす時間を減らすことができます。営業担当者は商談管理ツールを活用することで、商談の進捗状況や顧客情報などを一元的に確認できるため、業務効率を向上させることができます。これによって、より多くの商談を行うことができるため、営業成績の向上につながることが期待できます。
商談管理のよくある課題
商談管理は明確な目的を持って管理し、目標達成に役立てなければ意味がありません。よくある課題を挙げます。
特にエクセルで管理しているケースは、デジタル情報の利点を活かしていないことも多いです。
営業担当者と管理職それぞれの悩み
営業担当者が報告しにくいフォーマット
営業活動においては、一人の担当者が複数の顧客を同時に対応することが一般的です。そのため、商談情報を管理することで、商談のスムーズな進行を実現し、同時に対応漏れやミスの防止の役割を果たす必要があります。しかし、フォーマットによっては出先で使いづらかったり、自身のタスク管理に活かせなかったりして、手間がかえって顧客対応に影響を与えるという本末転倒を招きかねません。
管理職は全体像が正確に把握できない
担当者が入力した情報から状況を把握し、適切な指示や対策を実施することが営業の管理職の役割です。しかし、判断に最も重要な役割を果たす「商談の確度」「商談の進捗」など情報は各担当者に依存します。入力漏れや遅れもあるかもしれません。全体像が正確に把握できないと、対応が後手に回ってしまいます。
活用難度が高いエクセル
商談管理をするためには、主に3つの工程が必要です。
ステップ 1
営業担当者が、「案件情報」
をデータ化する。
ステップ 2
各担当者のデータをまと
めて集計レポートを作成する。
ステップ 3
共有された「案件情報」に対し、集計レポートを確認しながら緊急度の高い担当者、案件を優先的に適切な指導・対策を行う。
これら3つのステップをエクセルを利用して行う場合には、以下の課題が発生します。
入力・更新の手間がかかる。
最新ファイルの管理が煩雑になる。
管理シートとレポートを
別々に作成する必要がある。
すぐにできる商談管理の方法
すぐに実践できる商談管理の方法として、以下の方法が挙げられます。
01 紙の日報・週報を用意する
営業部員が情報を記入するための日報・週報を用意することは最もシンプルです。メリットは、コストが安いことです。 デメリットは、物理的に記入するため営業担当者に一定の負担がかかります。出先で記入しにくいかもしれません。また管理職にとっては、記入された情報を集計できないので、部署全体の傾向を把握できません。過去の分析にも支障があるでしょう。物理的に入手できてしまうのでセキュリティ面に不安があります。
02 エクセルやスプレッドシートで管理する
紙ではなく、PCやシステム上の特定のファイルで行動管理する手法です。
メリットは、ファイルを用意するだけなのでコストがかからず、データの集計もできます。フォーマットも変えやすいです。 デメリットは、前述したようにフォーマットによって入力の手間がかかります。入力用のシートとレポートなど分析用のシートは別に用意する必要があります。ただの入力表であるならば、活用法が紙と変わりません。データを誤って消してしまうミスも起こりえます。
03 SFAやCRMなどITツールを導入する
SFA（営業支援;Sales Force Automation）やCRM（顧客管理;Customer Relationship Management）など、適したITツールを導入する選択肢もあります。これらのツールは営業直結のツールとして商談管理・案件管理の機能を備えているためです。メリットは、フォーマットが入力にも管理に適したものになっているため、担当者の負担が少ないです。さらに、可視化や分析までも想定したツールであるため、担当者はもちろん、管理職が全体像は把握するのに適しています。情報はリアルタイムで共有でき、サービス提供会社がデータのセキュリティを保証してくれます。デメリットは、ITツール導入のための時間やコストがかかることです。ただこれは、必要な機能を限定することで一定の負担を抑えられます。
SFAやCRMは商談情報の属人化を避け全体像の把握を実現
目標を達成するための商談管理のポイントは、各担当者が正確、迅速に報告、一方管理職も全体像を適切に
把握することです。属人化をできるだけ避けて情報を可視化し共有できるといったメリットがあります。SFAやCRMは、
報告から可視化、分析までも視野に入れたフォーマットのため、管理の課題を一挙に解決する最適なソリューションです。
- 営業対応をしながら、すぐにデータを更新
- 常に最新データを確認、編集
- 登録されたデータを元にレポートを自動で作成
- など
商談管理におすすめなツールはZoho CRM
Zoho CRM は、ゾーホーが提供するクラウド型顧客管理（CRM）システムです。見込み客の獲得から商談、受注、既存顧客との
関係構築まで、事業の収益につなが情報を一元管理できます。入力がシンプルなので、営業担当者の負担が最小限で済みます。
データを可視化する機能が備わっているので、担当者はもちろん、管理職が状況をひと目で把握できます。
そこまでを視野に入れたフォーマットなので、属人化を排除でき、全体像の把握も明確になります。
「Zoho CRM 」はCRMにとどまらず、営業支援（SFA）領域もカバーしています。
顧客営業担当者にとっても管理職にとっても商談管理に最適なツールです。特長は以下の通りです。
らくらく顧客管理
Zoho CRM の顧客管理機能では、顧客の基本情報をはじめとした関連情報を一元的に管理します。
また、顧客の行動情報、例えばメールの開封やWebサイトへの訪問履歴を取得し、顧客の基本情報に付随する関連情報として自動で蓄積します。
こうした情報を元に、営業担当者はスムーズに商談を進行させることが可能になります。
データベースに一度入力した情報は、相互に関連付けられます。そのため、情報入力する情報量を最小限に抑えながら、必要な情報を網羅したデータベースを確保できるようになります。
スマート商談管理
登録した商談情報は顧客情報と関連付けられるため、同一の顧客との複数の商談もわかりやすく管理できます。
Zoho CRM では、商談プロセスにおける各工程（商談開始/提案・見積/価格交渉/最終決裁待ち など）をステージとして定義し、その進捗状況を記録・管理します。
その進捗状況から受注確度（パーセンテージ）を自動計算することで、客観的に状況を把握することが可能になります。
失注した商談をはじめとした過去の商談も蓄積されます。あらゆる顧客情報を営業活動の中で利用することができます。
ワークフローによる入力アシスト
Zoho CRM のワークフロー機能では、あらかじめ定めた条件に基づき、CRM に登録されている情報を自動で更新することができます。例えば、取引先の「支払条件」に応じて、次回の「支払期限」を自動で更新することが可能です。そのため、情報を管理する手間を最小限に抑えられます。
ワークフロー機能の詳細はこちらワークフロー機能では、メールの送信やタスクの作成なども自動化できます。
役職階層に応じた自動データ共有
Zoho CRM では、各ユーザーの役職を明確にした組織図を基に、マネージャーと担当者の間で自動的にデータを共有します。そのため、案件情報を都度、共有する手間が省けるのと同時に、不必要な情報を共有することによる情報漏えいリスクを回避できます。
役職と権限のコントロール機能の詳細はこちら個別に質問したい内容などがある場合、メモ欄に確認事項を記入し、特定の担当者やグループを＠メンションすることもできるので便利です。
可視化に便利なレポート機能
CRM に入力された情報を基に、レポートを自動で作成することが可能です。一度作成したレポートを保存し、他のメンバーやチームに共有することもできます。作成されたレポートは、CRMに登録されたリアルタイムのデータに基づき、常に更新されます。
分析レポート機能の詳細はこちら複数のレポートを表示するダッシュボード機能
ダッシュボード機能では、複数のレポートを一つの画面に設置し、さまざまな指標を一目で確認できます。KPIを設定し、目標の達成度をリアルタイムに確認できるのもダッシュボードの特徴です。集計した数値を、日別/月次/年次など期間を切り替えて表示することも可能です。
ダッシュボード機能の詳細はこちらZoho CRM には「担当者別の商談件数」や「獲得経路別の売上」など、さまざまなレポートがあらかじめ用意されています。また、自分でカスタムレポートを0から作成することも可能です。
まずは、お気軽にZoho CRM をお試しください
Zoho CRM は、潜在顧客/見込み客をスムーズに分類して、
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