SFAの連携とは？名刺管理ツールやCRM・MAと連携させるメリット

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SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、日本語では営業支援ツールと訳されます。営業プロセスを自動化し、営業部門の業務を効率化させるためのソフトウェアやツールを指します。

主な機能としては、顧客管理、案件管理、商談管理、営業プロセス管理、スケジュール管理、見積り・契約管理、売上分析などがあります。SFAを導入することで、営業プロセスが自動化され営業活動の効率が向上するほか、データの可視化による適切な意思決定の補助、顧客対応のパーソナライズ、企業全体での情報共有や分析が容易になる、などのメリットもあります。

SFAと外部ツールの連携

SFAに登録されるデータの中には、ほかのツールでも同じ情報が登録されるものがあります。例えば名刺管理ツールには、顧客情報として氏名や連絡先が登録されます。同じ情報がばらばらのツールで管理されてしまうと、管理が二重になってしまい、整合性が取れなくなります。SFAとそれらのツールを連携させることで、二重入力・二重管理の手間がなくなり、またデータの一貫性を確保できます。
さらに、連携によってそれぞれを単体で利用する以上の効果を得られる場合もあります。

SFAと他ツールの連携手段としては、API設定して連携する方法とツール側のアプリケーションで連携する方法の2つがあります。

API設定して連携する方法

API連携とは、API（Application Programming Interface）を利用して異なるシステムやアプリケーション間でデータや機能をやり取りすることを指します。SFAをはじめ多くのツールはAPIを提供しており、これを利用することで片方のツールでデータを登録・編集すると、もう片方のツールにも自動でデータが追加・更新されるようになります。

ツール側のアプリケーションで連携する方法

API連携以外でも、ツールによっては他のツールとのデータ連携のためのアプリケーションが用意されている場合があります。すべてのツールと連携できる方法ではありませんが、連携したいツールとのアプリケーションが用意されているのであればこちらの方法で連携するのもよいでしょう。

SFAと連携できる代表的なツール11選

SFAと連携させることで、効果的に活用できる代表的なツールは以下の通りです。

CRM
MA
名刺管理ツール
請求管理ツール
プロジェクト管理ツール
顧客管理ツール
コミュニケーションツール
電子署名ツール
SNS管理ツール
オンラインストレージ
ヘルプデスクシステム

CRM

CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）は、顧客情報や顧客とのやりとりを集約・適切に管理することで、顧客との良好な関係を構築・維持するためのツールです。

主な機能としては、リード管理、顧客管理、商談管理、案件管理、取引先管理、タスク管理、スケジュール管理、見積もり/契約管理、予実管理、レポート作成などがあります。

近年では多くのCRMがSFAとしての機能を備えており、両者の区別はなくなってきていますが、あえて2つを切り分けて考えるならSFAは商談管理、CRMは顧客管理を中心としたツールです。

SFAでも顧客管理は行いますが、商談・契約などの営業プロセスにおけるアクションの履歴や成約見込みなどのステータス情報が中心です。そこにリードの獲得経路やどういった点に関心を抱いているかなどの情報が含まれていません。

CRMは、逆に獲得経路、問い合わせ履歴、購買履歴など、顧客の関心や行動に関する詳細な情報を集約している一方で、商談中の細かなアクションを記録してはいません。

それぞれの情報が組み合わされば、商談ではより顧客の課題に寄り添った提案が可能になり、受注後の顧客対応でも、商談中の懸念点を踏まえたフォローアップを行えるようになります。SFAを選ぶ際にはCRM機能も有しているツールを選ぶといいでしょう。

MA

マーケティングオートメーション（MA：Marketing Automation）は、見込み客（リード）の獲得や育成をはじめとしたマーケティング活動の自動化のためのツールです。

代表的な機能としては、リードの自動取り込み機能、リードの管理機能、メールへの反応計測機能、リードスコアリング機能、Webサイト訪問記録機能などがあります。

MAとSFAを連携させることで、マーケティング部門と営業部門の情報共有をリアルタイムで行えるようになります。
これによって、マーケティング部門のナーチャリング施策によって検討度が高まったリードを即座に営業部門に受け渡し「今すぐ架電してください」といったアラートをあげる、といった処理を実現できます。

MAとSFAの連携ができておらず、リード情報の営業部門へのデータ反映に間隔が空いてしまうとリードの検討度が最も高まっているタイミングを逃がすことになります。
リードの見込み度が高まったタイミングは、他社の製品を検討している可能性が高いタイミングでもありますから、機会損失を減らすためにもMAとSFAを連携は非常に重要です。

関連ページ：SFA・CRM・MA の違いとは？各ツールの特徴と役割・機能を解説

名刺管理ツール

名刺管理ツールとは、収集した名刺情報をデジタル化し、管理・活用するためのソフトウェアです。
名刺交換の機会が多い営業部門では、名刺を画像として読み取ってデータ化する機能は重宝しますので、名刺管理ツールを導入している場合も多いです。

名刺管理ツールに登録した情報をSFAに入力しなおしていると、手間もかかりますし入力ミスや重複も発生します。
SFAと名刺管理ツールを連携させることで、名刺情報を即座にSFAに取り込み活用する事ができます。

関連ページ：名刺管理アプリとCRM/SFAツールの連携

請求管理ツール

請求管理ツールとは、請求書の作成や受領・保管などの管理業務を効率化するシステムです。

SFAで管理している顧客情報や商談情報が請求管理ツールと連携されることで、請求書発行時に必要な顧客データや契約内容が自動で反映され、商談成立や契約更新後すぐに、自動で請求書を生成・発行することができます。

また、請求管理ツールから支払い状況がSFAにフィードバックされることで、営業担当者が顧客の支払い状況をリアルタイムで把握し必要なフォローアップを迅速に行うことができます。

関連ページ：CRM/SFAで見積書を作成し、請求書を発行する

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、進捗管理、スケジュール管理、案件管理といった、プロジェクト進行に関する管理業務を効率化するためのツールです。

営業担当者は契約に至った場合、案件の詳細を社内の担当チームを説明して引継ぎを行うことになります。

プロジェクト管理ツールをSFAと連携させることで、案件が契約に至った場合に顧客データや予算、提案内容を即座に担当チーム共有できます。

同時に、営業部門やマーケティング部門は成約後の案件の進捗や利益状況の確認が容易になり、提案内容やマーケティング施策の妥当性を見直し今後の活動に活かせるようになります。

関連ページ：CRM/SFAとプロジェクト管理ツールを統合

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、メールやチャット、オンラインミーティングツールなど、社内もしくは企業間での情報共有を行うためのツールを指します。

各種コミュニケーションツールとSFAを連携させることで、顧客対応をSFAに記録し商談に活用できるほか、案件の進捗を通知することもできます。

多忙な営業担当者やマネージャーとの情報共有を手軽に行えるようになるため、案件についてアドバイスや方針決めをスムーズに行うことができるようになります。

電子署名ツール

電子署名ツールとは、オンラインで契約書や請求書などの文書に対して電子サインをできるシステムです。

電子署名ツールをSFAと連携することで、SFA内に保存されている顧客情報などの電子契約へ必要な情報が自動的共有されるので、スムーズに契約書を作成することができます。

また、前述の請求管理ツールとも合わせて連携することで、すべての契約から決済までのすべての手続きを電子上で完結させることができるため、電子帳簿保存法に沿った業務も可能です。

SNS管理ツール

SNS管理ツールとは、複数のSNS上での活動を効率的に管理・運営するためのソフトウェアです。機能としては、投稿管理、反応分析、フォロワー管理、コミュニティ管理などがあります。SNS管理ツールをSFAと連携させることで、SNSからのリード情報を直接SFAに登録し、営業活動に活かすことができますし、SNSでの反応をもとに顧客のニーズや関心を分析することもできます。

また、SFAを活用してSNS上での顧客からのフィードバックや問い合わせに迅速かつ適切に対応することで、顧客満足度を向上させることもできます。

関連ページ：ソーシャルセリングをサポートするCRMのソーシャル機能

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルやデータを保管できるサービスです。

オンラインストレージとSFAの連携は、「すでにオンラインストレージを通じて各種ファイルを共有しているけど、これからSFAも導入したい」という企業にとって役立ちます。
SFA導入時にすでに利用しているオンラインストレージを連携してしまえば、見積書のテンプレートや過去の提案資料などを再度SFAのデータベースにアップロードする手間を省くことができます。

また、クラウドストレージ内のファイルに更新があった際にSFAのチャット機能を通じて自動で通知を送る、といった設定も可能です。

ヘルプデスクシステム

ヘルプデスクシステムとは、顧客からの問い合わせやトラブルを管理し、迅速に解決するためのシステムです。

ヘルプデスクシステムとSFAを連携させることで、顧客からの問い合わせに関連する情報を営業チームが即座に把握できるようになります。
また、ヘルプデスクで収集された顧客の履歴や対応履歴、フィードバックなどの情報がSFAに自動的に連携されます。これによって営業担当者は顧客の過去のサポート履歴や特定の課題に対する対応を把握でき、よりパーソナライズされたサービスの提供が可能になります。

SFAと他ツールを連携するメリット

情報の一元管理ができる

SFAと他ツールを連携する最大のメリットは情報を一元管理できる点です。複数のツールを利用している場合、それぞれのツールで顧客情報を管理していてはデータの一貫性を保つことは困難ですし、情報の登録・更新の手間もツールの数だけ増えていきます。

SFAと連携させれば、1度の更新ですべてのツールにデータを反映させられるので、登録・更新の手間を減らし、データの正確性も保つことができます。

他部署との情報共有や情報格差の是正に役立つ

SFAと他のツールを連携させることで、それぞれのツールを利用する部署間の情報共有を最適化することができます。特に営業部門とマーケティング部門の連携を重要で、ＭＡやCRMとSFAを連携させることで、顧客情報や問い合わせ内容、実施したマーケティング施策の履歴を共有できるため、顧客へのきめ細やかな対応を実現することができます。

営業フローの最適化による収益向上に貢献する

SFAと他ツールを連携させることにより、営業フローの最適化が実現し、結果として収益の向上に大きく貢献します。例えば、SFAとＭＡやCRMを連携させればリードの管理とフォローアップを最適化し、営業担当者はより多くの時間を成約に向けた活動に集中できます。また、顧客との接触から成約、フォローアップまでのデータを包括的に管理することになるので、営業プロセスの問題点や改善点を特定しやすくなります。

ミスコミュニケーション予防による生産性向上に貢献する

SFAと他ツールを連携させることで、コミュニケーションの誤解やミスを予防し、全体の生産性向上に大きく寄与します。例えば、営業担当者は最新の顧客情報や商談の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになるので、誤った情報に基づく意思決定を避けることができます。

また、SFAとプロジェクト管理ツール連携させることで、異なる部門やチーム間での情報共有が円滑に行われます。そのほか、電子署名ツールや請求管理ツールと連携させることで、情報の伝達ミスによる書類関連の不備を大幅に減らすことができます。

イノベーションやアイディア創出に貢献する

SFAと他のツールを連携させることで、それぞれが管理していた情報を統合・整理することができます。単体では活用が難しかった情報が、別の情報と組み合わさることで新たなアイディアの源泉となることもあります。

また、それぞれのツールを利用するチーム間での情報共有が活発になることで、協働体制を構築でき、営業チーム、マーケティングチーム、製品開発チームなどが、リアルタイムでデータやアイディアを共有し合うことで、革新的なソリューションの創出が加速します。

SFAと他ツールを連携する際の注意点

まずは自社に必要な機能だけコンパクトに連携する

連携するツールや機能が増えると、システムへの負荷が大きくなります。また、どのようにツールを連携していくのかシステム構成を考える必要があります。多くの情報を共有するメリットはありますが、情報量が増えれば有益な情報を探すのにも手がかかります。自社に必要な機能に絞り込んで連携をすることが大切です。

データ重複を避けるクレンジングやダブルチェックを実施する

各ツールを連携した際に、統合するデータの中に重複や抜け漏れ、表記揺れがあると整理に時間が必要となってしまいます。特に表記揺れなどによって同じ顧客が複数登録されている場合は、対応の重複などのトラブルに発生しやすくなります。

統合したデータはクレンジングやダブルチェックを行い、品質をチェックする必要があります。
また、情報入力のルールを設定して次回以降のクレンジング作業の負担を減らす取り組みも重要です。

社内向けのオンボーディングを手厚く実施する

SFAと他のツールを連携させることで、これまで使用していなかったツールやデータに触れることになります。少なからず業務の進め方が変更されることになるので、研修やOJTを通じてオンボーディングを実施して、ツールの使い方や利点について具体的な事例やベストプラクティスを伝えることが重要です。

部門ごとに担当領域を決めておく

SFAと他ツールを効果的に連携させるためには、各部門が担当する領域を明確に定めることが重要です。

各部門において、SFAと連携する他ツールの使用目的や責任範囲を明確に定めます。
例えば、営業部門は顧客情報の管理と商談活動の追跡を担当し、マーケティング部門はキャンペーンの管理やリード生成を担当するなど、役割分担を明確にします。

例えばリードクオリフィケーション（選別）のプロセスは、営業部門とマーケティング部門のどちらでも行うことがある作業です。あらかじめ取り決めをせずに、両部門で選別作業を行うのは効率が悪く、逆に双方が相手の部門が担当だと思い込んで、どちらも行わないという最悪の事態にもなりかねません。

その他、顧客対応の重複なども起こりえますので、各部門の役割分担は明確にしておきましょう。

SFA連携を効果的に活用するポイント

SFA連携の目的・目標を可視化する

SFAと他のツールのとの連携による効果を最大限に発揮させるには、最初に連携の目的と目標を明確にすることが重要です。

まずは「顧客データの一元管理」「営業プロセスの効率化」「市場ニーズの把握」「営業チームの成約率の向上」「顧客満足度の向上」など、具体的な目標を定義しましょう。

目的が明確であれば、それに基づいた具体的なアクションプランや成果の評価基準を策定することができます。

そして、設定した目標は全体の方向性として共有し、社内で共有し関係者の理解と合意を深めましょう。

事前にKPIを設定して目標への到達度をチェックする

事前にKPI（Key Performance Indicator：主要業績評価指標）を設定し、目標達成の進捗を定期的にチェックすることも重要です。たとえばCRMやMAとの連携では「成約率」「リードのコンバージョン率」、メールや電話などのコミュニケーションツールとの連携では「営業担当者の活動記入率」や「工数削減率」など具体的な目標値として設定しましょう。

また、設定したKPIの進捗状況を定期的にモニタリングし分析することで、現状の課題や改善点を特定する必要もあります。

分かりやすくシンプルなUIのSFAを導入する

高機能なSFAは使いこなせれば大きく営業プロセスを効率化しますが、操作が難しくほとんどの機能を使えていないというケースは少なくありません。

また、SFAを他のツールと連携することで、これまでSFAを使用していなかった部門の担当者もSFAに触れるようになります。

ツールの使い方やデータの活用方法に関する指導を最小限にするためには、分かりやすくシンプルなUIのSFAを導入するのがよいでしょう。

データ活用・分析について学んでおく

CRMやSFAを活用できていないケースで非常に多いのが「データの活用・分析方法がわからない」ケースです。

また、SFAを他のツールと連携させることで、扱うデータの量や分野は大きく広がります。
SFA単体では何とか分析をできていた場合でも、連携後に増えたデータを活用しきれないということも考えられます。可能な限り専門家のコンサルティングを受けたり、セミナーに参加したりしてデータ分析の基礎を身に着けておきましょう。

SFAの連携利用による成功事例

チャットボットとの連携で効果的にリードを獲得した事例

医療関連製品を製造・販売する「ワケンビーテック株式会社」は長年運用してきた自社開発システムをZoho CRM へとリプレイスしたことも影響し、年間販売台数を業界1位に押し上げました。

同社はディーラー業から始めて現在は商社・メーカー業も行っている企業ゆえに、以前のシステムはディーラー向けシステムであり、営業活動の管理や、顧客情報の管理、あるいは商談プロセスの管理などが行えませんでした。
加えて、部署ごとに独自のシステムを運用しており、顧客を中心にビジネスを展開する、顧客情報管理という概念さえなかったようです。

そんな状態の中、Zoho CRM を導入部門ごとに独自に管理していた顧客情報を一元管理できるようになりました。
また、それにより顧客情報を中心に営業、マーケティング、カスタマーサポートといった部門の垣根を越えて一つになり、開発からメンテナンスまでを一気通貫でサポートできるようになりました。

また、サポートデスクが受け付けていた問い合わせを、電話やウェブフォーム、メールなどから、チャットボットに変更しました。

電話では流してしまっていたようなやりとりもチャットであれば記録に残るため、その内容をZoho CRM に保存して社内共有できるようになりました。その結果、対応を議論したり、対応部門・担当者を割り振ったりできるようになり、実際に、こうした議論の末に営業が対応して商談まで繋がったというケースもあったようで、売り上げにつながったといいます。

出典：Zoho CRM を中心に営業DXを推進。商談プロセスと在庫の適切な管理で機会損失を防ぎ、年間販売台数は業界1位に！

問い合わせフォームのAPI連携により顧客情報入力を短縮した事例

コンデンサの世界的メーカーとして知られる「ニチコン株式会社」は顧客情報をエクセルなどで管理していました。

エクセルで管理していた頃の課題は、「タイムラグによる業務の遅滞」でした。
各拠点でファイルを管理していると拠点間での情報共有が担当者や上司などの共有スピードに依存してしまい、一定の時間がかかっていました。

この課題を解決し、全員がリアルタイムで顧客情報にアクセスできるようにするためにZoho CRMを導入して、見込み客向けのLPや販売店の向けのWebサイト、オーナー向けのWebサイトなどに入力された情報を、API連携によってZoho CRM に自動的に顧客情報として登録されるようにしました。

結果としてカテゴリが異なる顧客情報を一元管理することに成功し、顧客情報の共有を遅延なく行えるようになったといいます。

出典：世界的コンデンサメーカーの顧客管理DX。環境エネルギー事業で一般家庭まで広がった顧客を一元管理し、マーケティングにもフル活用

オンラインスプレッドシートと連携して情報共有しやすくなった事例

小児病棟などでの付き添い入院する家族のための食事や生活必需品など、企業から募った寄付品を、病室まで届ける「付き添い生活応援パック」を運営するNPO法人の「キープ・ママ・スマイリング」。

支援を希望する家族、病院、個人・企業の寄付者といった多岐にわたるステークホルダーとの良好な関係性が不可欠であり、ともすればその全容は一般企業よりも複雑ですが、それらの情報はエクセルやGoogle スプレッドシートで管理していました。

課題になっていたのは2点でした。

支援者の情報のデータベースが複数ファイルにわたっている点
応募者の審査から支援までの手順が複雑で属人化している点

前者は様々な経路からの寄付している支援者のデータをZoho CRM の導入で一元管理することに成功。

後者は、Zoho Creator で登録フォームを作成し、Zoho CRM で応募者を管理、「前回の利用から3カ月以内の人は申し込めないようにする」などのルールに基づく審査も自動で行い、支援後のアンケートの送付・集計まで自動化しました。

エクセルやGoogle スプレッドシートのCRM/SFAに連携させて見事に管理体制の移行に成功させました。

出典：小児病棟に泊まり込む家族を支える事業をZoho CRM で一元管理。申し込み受付、発送、在庫管理もワンストップで完結。