タスク管理とは？タスク管理が上手い人が使う方法、ツール、コツを紹介

タスク管理とは？

タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたって業務（タスク）を細分化し、重要度や緊急度を考慮しながら、優先度や量を決定して進捗を管理することです。

個人やチーム単位のタスク管理を行うことで、誰がいつまでにどのタスクを完了させなければならないのかを明確化し、やるべきことを適切な順番で対処できるように、そして忘れないようにすることができるようになります。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理とプロジェクト管理は、どちらも時間とリソースを効果的に管理するための手法です。

タスクは個人が担う業務における最小単位の作業を指しますが、プロジェクトはある目的を達成するための計画を意味する言葉です。

タスク管理とプロジェクト管理の違いもここにあり、タスク管理が個人のタスクの実行に焦点を当てているのに対し、プロジェクト管理は複数のタスクを組み合わせて目標を達成するための計画と管理に焦点を当てています。

そのためプロジェクト管理においては、リソースの配分、リスク管理、コミュニケーション、スケジュール管理など、タスク以外にもさまざまな項目を管理する必要があります。

タスク管理とToDo管理の違い

タスク管理とToDo管理は、どちらも仕事を効率化するための手法ですが、その目的や適応範囲には明確な違いがあります。

まず、タスク管理は業務全体の進捗を計画的に管理する広範なプロセスです。具体的には、タスクの重要度や緊急度を評価し、優先順位を付けたりリソースを割り当てたりすることで、チーム全体の効率を向上させることを目指します。個人だけでなくチームの進捗や依存関係を管理することで、大きな目標を達成するための包括的なアプローチとなります。

一方、ToDo管理は、日常的な業務を簡単にリスト化し、「忘れないようにする」ことを主な目的としています。例えば、「会議の資料を準備する」「今日のメールを返信する」といった短期的なタスクを記録するのに適しています。シンプルなメモ帳や専用アプリを使い、すぐに行動に移せるタスクを可視化する手法です。

両者の違いを簡単にまとめると、タスク管理が「全体を見据えた計画と進行」に重点を置くのに対し、ToDo管理は「具体的な行動の記録と完了」に特化しています。この違いを理解することで、日々の業務の中で「どの場面でどちらを使うべきか」を判断し、より効率的に仕事を進められるようになるでしょう。

タスク管理を行う目的

タスク管理を行う目的は、大きく下記の3つに集約されます。「対応漏れの防止」「コア業務への集中」「進行状況の可視化」です。これらを実現することで、業務の効率化と目標達成に貢献します。

1. 対応漏れの防止

タスクを洗い出してリスト化することで、何をすべきかが明確になります。リストを作成することで、重要なタスクを見落としたり、スケジュールが遅延したりするリスクを最小限に抑えられます。例えば、チーム全体でタスクを共有すれば、誰が何を担当しているのか明確になり、締め切りを守りやすくなります。

2. コア業務に集中

タスクを整理し、優先順位を明確にすることで、重要な業務に集中できる時間を確保できます。例えば、定型的な作業を効率化することで、新規プロジェクトの企画やクライアントとの打ち合わせなど、付加価値の高い業務にリソースを割り当てられるようになります。この結果、コア業務への割ける時間が増え、生産性の向上につながります。

3. 進行状況の可視化

個々のタスクの進行状況を把握できると、プロジェクト全体のスケジュールが計画通りに進んでいるかどうかを判断しやすくなります。例えば、ガントチャートや進捗バーを活用すれば、計画が予定通り進んでいるかどうかを確認できます。進捗状況に基づき、計画を柔軟に調整したり、優先順位を再設定することも可能です。

タスク管理がうまい人のタスク管理のコツ

タスク管理が上手な人は、効率よく仕事を進めるためにいくつかのポイントを意識しています。ここでは、その特徴を具体的に見てみましょう。

重要度と緊急度から優先度をつける

タスク管理の基本であり最も重要なのが、優先順位付けです。タスクを「重要度」と「緊急度」の組み合わせで次の4段階に分類すると、取り組むべき順番が明確になります。

• 重要度・高 × 緊急度・高：優先度1（最優先で対応）
• 重要度・高 × 緊急度・低：優先度2（計画的に進行）
• 重要度・低 × 緊急度・高：優先度3（必要に応じて対応）
• 重要度・低 × 緊急度・低：優先度4（後回しまたは削除検討）

最も重要なのは、重要度が高いタスクを優先することです。その中で緊急度が高いものから着手します。一方、緊急度が高くても重要度が低いタスクに必要以上の時間をかけるべきではありません。

タスクのボリュームを把握する

タスク管理が上手な人は、各タスクにどれだけの時間や労力が必要なのかを正確に把握しています。タスクのボリュームを把握することで、現実的なスケジュールを立てることができます。

過去に実施した類似タスクの所要時間を記録しておくと、新しいタスクの見積もりに役立ちます。例えば、スプレッドシートやタスク管理ツールを活用して、タスクごとの作業時間を蓄積しましょう。また、初めて取り組むタスクでは、前任者にヒアリングを行い、作業時間の目安を設定すると良いでしょう。

スケジュールに余裕を持たせる

計画通りに進まない場合を想定し、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。特に、緊急タスクが追加されたり、トラブルが発生したりする可能性を考慮すると、柔軟性のあるスケジュールが必要になります。例えば、1日のスケジュールに30分〜1時間の予備時間を設定しておくことで、急な会議や予期せぬ問題にも対応しやすくなります。スケジュールに余裕があれば、予期せぬ問題にも落ち着いて対処できるようになります。

タスクを細分化する

タスクを具体的な作業単位に分解すると、作業の全体像が見えやすくなり、効率的に進められます。「新製品の宣伝」という抽象的なタスクを、「広告媒体の選定」「ターゲット層の絞り込み」「広告文の作成」のように細分化することで、次に取り組むべき作業が明確になります。細分化されたタスクは、進捗管理も容易になり、計画通りに業務を進めるための大きな助けとなります。

タスク管理を行うメリット

タスク管理には、個人の作業効率を向上させるだけでなく、チーム全体の業務推進やコミュニケーションを円滑にする多くのメリットがあります。ここでは、代表的なメリットをいくつか見ていきましょう。

作業の見える化と優先順位の明確作業の見える化と優先順位の明確化

タスク管理の基本である「作業の見える化」によって、現在進行中の業務やこれから取り組むべきタスクを一目で把握できます。タスクをリスト化し優先順位をつけることで、「何をいつ行うべきか」が明確になり、重要な業務から着手できるようになります。例えば、タスクを細分化して可視化することで、進行中の作業における課題や滞りがいち早く分かり、迅速な対応が可能になります。

ストレスの軽減と集中力の向上

「やるべきことが多すぎて手がつけられない」という状況は、誰にとっても大きなストレスの原因です。しかし、タスクを整理してスケジュールに余裕を持たせることで、不安やプレッシャーを軽減し、心の負担を軽くすることができます。

さらに、タスク管理によって「何をすべきか」が明確になると、集中すべき業務に意識を向けやすくなり、無駄な迷いを減らすことができます。この結果、業務における集中力が高まり、効率的な作業が可能になります。

チーム間でのコミュニケーションと進捗共有が容易に

タスク管理は、チーム全体での情報共有を円滑にします。各メンバーの進行状況や役割が明確になることで、連携ミスやタスクの重複を防ぎ、スムーズな業務遂行が可能です。

例えば、タスク管理ツールを利用すれば、リモート環境でも「誰がどのタスクを担当しているか」をリアルタイムで確認でき、フォローアップや調整が容易になります。この結果、チーム全体が同じ目標に向かって効率的に進むことができます。

目標達成に向けた進捗管理と振り返りが可能

タスク管理は、業務の進捗状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、目標達成に向けたプロセスを明確にする手段としても有効です。進捗を管理することで、現状の課題を特定し、適切な対応策を講じることができます。

さらに、業務完了後にタスク管理の履歴を振り返ることで、何がうまくいったのか、何が改善すべき点なのかを把握でき、次回以降の業務に活かすことができます。このサイクルを繰り返すことで、継続的な改善が可能になります。

タスク管理のやり方の基本

タスク管理を効果的に行うためには、基本的な手順を理解し、それを継続的に実践することが重要です。ここでは、タスク管理の基本的な流れを6つのステップに分けて解説します。

タスクの洗い出し

タスク管理の第一歩は、現在抱えているすべてのタスクを洗い出すことです。大きな目標を達成するためには、それを細かいタスクに分解する必要があります。

具体的には、以下のような方法で洗い出しを行います。

• 目標やプロジェクトを細分化して、必要な作業をリスト化する。
• 日常業務や小さなタスクも含め、忘れずに記録する。
• 洗い出しは個人だけでなく、チーム単位でも行い、全体像を把握する。

タスクをすべて書き出すことで、「何をしなければならないか」が明確になり、次のステップでの分類が容易になります。

タスクの分類と優先順位付け

洗い出したタスクを整理し、重要度と緊急度に基づいて分類・優先順位をつけます。このステップでは、タスクを次の基準で評価します。

• 重要度：そのタスクが目標達成にどれだけ影響するか。
• 緊急度：そのタスクをどれだけ早く対応する必要があるか。

分類したタスクを優先順位順に並べ、リソースや時間を配分します。例えば、緊急度・重要度が高いタスクを最優先で実施し、重要度が低いタスクについては後回しにするか、場合によっては削除を検討します。

タスクのスケジューリング

タスクの優先順位が決まったら、それを具体的なスケジュールに落とし込みます。スケジューリングのポイントは以下の通りです。

• タスクのボリュームや所要時間を考慮し、現実的な計画を立てる。
• 一日に詰め込みすぎないように余裕を持たせる。
• 緊急のタスクが発生する可能性を考慮して、柔軟性を確保する。

スケジュールには具体的な期限を設定し、タスクを完了させるタイミングを明確にします。

進捗の管理と確認

タスク管理では、進捗状況を定期的に確認することが欠かせません。各タスクが予定通りに進んでいるかをチェックし、必要に応じて計画を見直します。

• タスクの進行度を記録する。
• 完了したタスクはチェックリストで管理し、進行中のタスクとのバランスを取る。
• 問題が発生した場合は迅速に対応し、リスケジュールやリソースの調整を行う。

このプロセスを繰り返すことで、計画と実際の進行の間のギャップを埋めることができます。

振り返りと改善

タスク管理の最後のステップは、完了したタスクやプロジェクトを振り返り、次回以降に活かすための改善点を見つけることです。具体的には以下を行います。

• 計画通りに進んだタスクと、遅延したタスクの原因を分析する。
• 成功した点と改善すべき点を明確にする。
• チームで行う場合は振り返りのミーティングを開催し、メンバー間で共有する。

振り返りを定期的に行うことで、タスク管理の精度を高めることができます。

タスク管理ツールの活用

効率的にタスク管理を進めるためには、タスク管理ツールの活用が欠かせません。ツールを使うことで、次のような利点があります。

• タスクの進捗状況をリアルタイムで共有できる。
• リマインダーや通知機能で、期限を忘れるリスクを防止。
• チーム全体でのタスクの可視化と役割分担が容易になる。

タスク管理ツールはさまざまありますが、特徴に応じて自社も最適なものを選びましょう。ツールの導入によってタスク管理が一段とスムーズになります。

どんな管理方法があるのか？

ノート・ホワイトボード・付箋など物理的に書き出す

ノート・ホワイトボード・付箋などに実際に書き出して管理する方法は、アナログな方法ではありますがコストをかけずに気軽に始めることができます。

ノートならば携帯性、ホワイトボードならば共有性、付箋ならば並べ替えのしやすさが長所です。
また、いずれも書き方の自由度が高い点、情報にアクセスするまでが早い点などアナログな方法ならではのメリットもあります。

一方で、共有性の低さ、セキュリティ、検索性能など、どうしても実現できない問題もあります。

共有性に関してはホワイトボードのメリットではあるのですが、実際にオフィスに集まらなければ利用できないためリモートワークなどでは活用しづらくなってしまいます。

Excel・スプレッドシートなど表計算ソフトで管理する

Excel・スプレッドシートなど表計算ソフトでタスク管理をするという方法もあります。
Excelやスプレッドシートなどは使い慣れていることが多く、すぐにタスク管理を始めることができます。

また、マイクロソフト公式サイトで無料ダウンロードできるエクセルテンプレートを利用すれば、誰でもタスクリストやガントチャート、スケジュールなどを用意することができます。

その他、特定の取引先や業務に関連するタスクを検索することも用意です。

個人でのタスク管理なら問題は少ないですし、リモートワークの社員や取引先との情報共有も行えるというのもメリットです。

Excelやスプレッドシートを使ったタスク管理の詳しい方法は「Lesson4 営業のタスク管理をExcelでやってみよう」で解説しますが、もちろんデメリットもあります。

複数のチームが関与するような大規模なプロジェクトのタスク管理は難しいですし、Excelを複数人で利用する場合は、同時編集やバージョン管理も問題になってきます。

スプレッドシートならば、内容はリアルタイムで自動更新されるのですが、変更の追跡や過去のバージョンの復元が難しいので、必要なデータが他のユーザーに上書きされてしまうことも多く、トラブルになりがちです。

カレンダーツールを使う

カレンダーツールでタスク管理をするという方法もあります。

日付や時間ごとにタスクを入力するだけのシンプルな管理方法ですが、納期までの日数を可視化しやすいというメリットがあります。

Googleカレンダーを使う場合は、様々な端末から利用でき、アカウント間でのスケジュール共有を簡単に行えますし、Google ToDoリストと連携させることで進捗状況を登録できるようにもなります。

ただし、複数の日程にまたがるタスクを登録する場合は、リピート機能を利用して繰り返し表示するようにするなどの工夫が必要で、進捗状況の登録も難しくなるなどのデメリットもあります。

また、複数人でGoogleカレンダーを共有できても、タスクを他のメンバーに割り当てたり、「重要」かつ「未着手」のような複数の状態をタスクに登録できなかったりと、「チームでのスケジュールの共有」以外の部分には使いにくさが残ります。

タスク管理ツールを使う

個人のタスクだけでなく、チームでのタスク管理やプロジェクト管理も行うならば、タスク管理ツールがおすすめです。

セキュリティや共有性が高く、大規模なプロジェクトのタスク管理も行えます。
また、タスク通知、検索機能も備えていますし、タスクへのコメントやファイルの添付、詳細情報の記入、データ変更の記録、ガントチャートやカンバン方式での管理、なども行えるため、他の管理手法でできることはほぼすべて実現できます。

スマホから利用できるツールも多く、デメリットといえるのは、導入にコストがかかることと、ツールの仕様感に慣れるまでにある程度時間が掛かることくらいでしょう。

おすすめタスク管理ツール

Zoho Projects

Zoho Projectsには、手頃な料金で利用できるプロジェクト管理ツールです。

個人としてのタスク管理だけでなく、チームとしてプロジェクト管理をするためにタスク管理を行いたいなら、全体の進捗やリソースの管理、タイムラインの表示など、タスク管理ツールよりも包括的な機能を備えたプロジェクト管理ツールを選ぶのがおすすめです。

Zoho Projectsは、ガントチャート、リマインダー、タスクタイマー、レポートなど個人でのタスク管理に行うための機能に加えて、タスク自動化、プロジェクトカレンダー、ステータスタイムライン、カンバンビュー、レポートなど、チームでの管理の際に必要な機能を豊富に備えています。

また、上記のような強力な機能が多数含まれていながら直感的に使えるのも魅力です。

Asana

Asanaは、多機能ながらも直感的に使えるUIが特徴のタスク管理ツールです。チームメンバーのタスク状況を俯瞰して確認できる機能が充実しています。

Backlog

Backlogは、多機能でUIが優れている国産ツールです。本来はウェブやソフトウェア開発のプロジェクト管理を意図したツールですが、使いやすさから多くの業種・職種でタスク管理にも活用されています。

Notion

Notionは、個人やチームでタスク管理、プロジェクト管理を行うための柔軟で多機能なプラットフォームです。

Trello

Trelloはカンバン方式によるタスク管理をメインにした定番のタスク管理ツールです。

Google ToDoリスト

Google ToDoリストは、Googleが提供するタスク管理ツールです。
非常にシンプルで機能はToDoリストの管理に特化しています。
タスク管理ツールとして使う場合は、Googleカレンダーと連携させて、スケジュール管理も行えるようにするのがよいでしょう。

そもそも部門や業務内容によって最適なタスク管理の仕方は違う

部門や業務内容によって最適なタスク管理の仕方は異なります。
部門別にどのような内容が重要になるかを紹介します。

営業部門

営業担当者は、多くの顧客とのコミュニケーションや商談を行うため、時間の制約があります。また、顧客とのコミュニケーション、見積もりの作成、営業活動の追跡など、さまざまなタスクが発生します。そのため、タスクの優先順位付けが非常に重要です。

商談や顧客対応の優先度を決めるためには、顧客との関係や商談・取引内容、商談の進行状況といった情報が必要です。

また、週次や月次での目標を設定されている場合も多いので、目標達成に向けた計画をもとにタスクとスケジュールを管理する必要もあります。

そのため営業部門においては、単なるタスク管理やプロジェクト管理ツールではなく、顧客情報や商談の進行状況を登録・管理できる「CRM（顧客関係管理システム）」もしくは「SFA（営業支援ツール）」のうち、タスク管理機能を備えたものを利用するのがおすすめです。

マーケティング部門

マーケティング部門では、デザイナーやコピーライター、デジタルマーケティング担当者など、さまざまな担当者チームが協力してプロジェクトを進めます。

特定のタスクの進捗が他のメンバーのタスクに大きく影響するため、タスク管理ではチームメンバー間の情報共有のしやすさが重要です。

そのため、ガントチャートやカンバンボードなどのビジュアルツールを使用して、タスクの優先順位付けやスケジュール管理を行うことが多いです。

人事部門

人事部門では、採用プロセスの管理、従業員のトレーニングや評価の管理、組織の方針や規則の遵守など、多くのタスクが発生します。

特に、採用プロセスの進行状況や面接スケジュールをタスク管理ツールで追跡することが多いです。

また、採用候補者の経歴や従業員の契約、給与、福利厚生といった個人情報を管理する責任がありますので、プライバシーとセキュリティを確保できるシステムが必要です。

経理部門

経理部門では、会計処理のためにタスク管理が重要になります。

例えば、請求書の処理、支払いの処理は適切な時期に行わなければなりません。また、税務申告の期限や法的義務の実行状況の確認も欠かせません。

内容と時期の正確性が要求される業務が多いのでタスクの通知機能を持ったツールを用いてタスク管理を行うのが推奨されます。