案件管理とは？

案件管理とは

案件管理とは、案件を獲得してから受注（契約）に至るまでの一連のプロセスを管理することです。営業担当者が、いつ誰（顧客）と会い、どのような会話をしたのか、次にどのようなアクションを取る予定なのかを管理します。案件管理を行うと、チーム全体の案件の進捗が可視化されるため、情報共有や適切なフォローアップを行えます。案件管理によって蓄積されたデータを活用することで、改善点や課題を見つけやすくなります。これにより、成約に向けた戦略やアプローチを、データに基づいて立てることができます。

案件管理の基本項目

主な案件管理の項目について、以下の表にまとめました。

企業によっては、業種・業界固有の要件などがあるため、追加したり省略したりする項目もあります。例えば製造業の案件管理では、仕様や納期に関する項目が必要なケースや、場合によっては受注から納品するまでの工程までを管理する必要もあるかもしれません。
重要なのは、案件管理を成約率の向上や営業活動の改善に役立てることです。これを軸に、何を管理すべきかどうかを検討します。

案件管理の方法

案件管理に用いる代表的なツールは、米Microsoft製「エクセル」（Excel）と「SFAなどの案件管理に特化したツール」です。

エクセルを使った案件管理

一般的な案件管理といえば、エクセルを使った方法です。案件を管理する上で把握しておきたい情報を一覧化できます。ビジネスにおいて馴染みのあるツールであるため、誰でも操作しやすいというメリットもあります。

ファイルの扱い方は企業によって異なりますが、社内サーバーなどに格納されている共通ファイルをチーム全員で共同編集するのが一般的です。

エクセルを使った案件管理の様式には特に決まりはありませんが、情報の見やすさを意識しつつ、管理が必要な項目を漏れなく盛り込む点には留意しましょう。案件管理用のシートを新しく作成する際は、有料/無料で公開されているテンプレートを使う、または参考にするといいでしょう

エクセルならではの便利な機能を活用すると、より管理しやすくなります。
例えば、条件付き書式を使うと、あらかじめ指定した条件を満たすセルの書式を変更できます。完了予定日を超過している案件を赤字でマークしたり、対応の優先度に応じて色分けしたりするといいでしょう。
その他にも、リンク機能を利用して関連するファイルや共有フォルダなどにすぐにアクセスもできます。
一見扱いやすいエクセルですが、「複数の人が同時に編集することはできない」「外出時は確認作業が難しい」「データが増え、ファイルが重くなり破損する」などの制限があります。
管理する案件数が少ない場合や、数名程度の少人数で運用する場合に、エクセルを使った案件管理はおすすめです。

エクセルの項目例

エクセルで案件管理の項目を作成するときは、データの抽出や分類、集計することを念頭に置いて作成することが重要です。例えば、企業名で検索したら、その企業名に紐づいた案件名や担当者を確認することができるようにすると使い勝手が良くなります。選択方式にしたり、表記ルールを決めておくことで、抽出時の負担が少なくなるので非常に便利です。

具体的に、下記にエクセルにおける案件管理項目の例を紹介します。エクセルで案件管理を行うという方は、テンプレートとして活用するのもおすすめです。

エクセルでの対応履歴の残し方

エクセルで営業対応履歴を残す場合は、その案件を今後どのように対応すべきかがわかるように記載項目を設定することが重要です。また、対応履歴は営業担当者が登録しやすいように配慮しなければなりません。

登録しづらい記載項目を設定したり、記載項目が多すぎたりすると、営業担当者が使いづらくなります。登録への負担を感じることで、営業担当者によっては対応履歴の記載を怠る人も出てくる可能性があります。対応履歴は、素早く情報共有されることがもっとも重要になるため、営業担当者の負担を考慮して記載項目を設定するのがおすすめです。

エクセル（Excel）での案件管理の限界

エクセルは、日本の企業で幅広く使われているため、操作に慣れている人が多いです。また、はじめからエクセルが使える環境の企業は、追加で費用を支払う必要がないため、安く済ませられる点もメリットです。しかし、しかし、効率的に案件管理を行いたい場合、エクセルでは限界を感じることが多いでしょう。

１. 表記揺れや上書きのリスク

1つ目は、表記揺れや上書きのリスクが生じることです。

案件管理は複数のメンバーによって行われるため、さまざまな人がエクセルに直接登録をします。これにより、表記揺れが発生しやすいです。入力ルールを設けたとしても人間が手動で入力し、ロックを丁寧にかけない限り編集もできてしまうため、完璧に表記揺れがないようにすることは難しいでしょう。
また、ファイルをコピーできてしまうので、どれが最新版か分からなくなるリスクがあります。これを防ぐために「共有ブック」機能をオンにして1つのファイルを複数のメンバーで編集することもできますが、この機能をオンにすると、入力規則を新たに追加できなくなるなど別の問題が起きてしまいます。

２. 提案資料や見積書との管理が分断

2つ目は、提案資料や見積書などをまとめて管理できない点です。

エクセルはあくまでもデータを整理したり、分析したりするソフトです。そのため、案件管理に必要な情報をすべてエクセルの中に含めることはできません。
例えば、提案資料はパワーポイントで作成し、見積書は専用フォーマットのエクセルで作成、それを共有フォルダ内にそれぞれ保存という状況が発生します。エクセルでは、これらと案件管理を連携させることができないため、業務が非効率になる可能性が高いです。

３. 分析の手間

3つ目は、分析に手間がかかる点です。

エクセルで案件管理を行うと、ファイルの中で扱うデータが膨大になります。膨大なデータを扱う場合、CPUやメモリが消費してしまうため、フリーズや強制終了の原因になります。分析するためには、データを蓄積させることが重要ですが、エクセルではこの理由により膨大なデータを蓄積させることが難しいです。

また、案件管理では、担当者ごとの成約率や売上見込みの算出などを分析することも重要です。エクセルでこの分析を行う場合、計算式を入れたり、グラフを挿入したりしなければならないため、手間がかかります。

SFAなどの案件管理に特化したツールを使った管理

エクセルの他に、近年はSFA（営業支援システム）などの案件管理に特化したITツールを使って案件を管理する企業が増えています。一般的にSFAなどのITツールは、分析機能が充実しており、Webブラウザ上で情報の閲覧・編集ができるため、外出先でも操作しやすいといった特長があります。

案件管理に用いられている主なITツールは、以下の2つです。

• SFA（営業支援システム）*1
• CRM（顧客管理システム）*2

利用ツールによって機能は異なりますが、案件管理に限っていえば、案件の「基本情報」（相手先企業や金額、進捗状況など）と、案件に対する「活動情報」（タスクや打ち合わせなど）を記録できます。データを蓄積することで、それを基にしたレポートの自動作成や、各データの推移をグラフなどのダッシュボード形式で可視化することもできます。

下記は、CRM/SFAツールの案件画面の一例です。エクセルなどの表計算ソフトとは異なり、蓄積データを見やすく表示していることが分かります。

（参考：Zoho CRM の案件一覧画面）

ただ、CRM/SFAツールは利便性と引き換えに、エクセルとは異なり導入・運用コストがかかります。操作に慣れるまでは、一定期間必要な場合もあります。導入ツールを選定する際は、使用したい機能があるかや、社員が使いこなせるかといった点を考慮しながら、利用を検討しましょう。

案件管理ツールを使うメリット

１. 記載方法にルールを設けられる

案件管理ツールは、記載方法を定義する機能が搭載されているツールが多いです。例えば、顧客名や商品名は選択肢から選ぶようにしたり、案件開始日・終了日には日付、案件の確度も進捗に応じて定義したりすることができます。これにより、チームで案件管理をする場合でも表記揺れや認識のずれが発生しづらいです。

２. 情報が散らばることを防げる

案件管理ツールを使うと、ツール上の連絡先に対して、ツールで作った請求書を添付し、さらにツールからメールを送る、といったことができます。それを全ての営業担当者が案件管理ツール上で行うため、情報がいろいろなファイルやフォルダに散らばることを防ぐことができます。

３. 案件の進捗を可視化できる

案件管理ツールは、ツールに入力された情報を使って、案件の進捗を可視化できるようになります。例えば、商談に進む案件数が前月に比べて少ない、という状況をグラフで表示できるため、架電を増やしたり担当者を補強したりといった打ち手を素早く実行できます。

４. タスク管理に使い対応漏れを防げる

案件管理ツールにはタスク管理機能があるため、全ての案件情報とひも付け、やるべきことをツール表示させておくことができます。担当案件が増えていたとしても、タスク管理を活用することで、次にやるべきことが明確になり、対応漏れを防ぐことができます。タスクの期限を通知することもできます。

５. チームコミュニケーションを活性化できる

案件管理ツールは、複数人で同時にアクセスできる仕組みになっています。例えば、同じ業界をチームで担当している際は、進行中の別の案件の提案資料を参考にすることができますし、タスクが集中しているメンバーの状況を把握してフォローすることもできます。案件を媒介にしてチームのコミュニケーションを活性化できます。

６. 売上向上の機会を発見できる

案件管理ツールのデータを活用すると、売上アップの機会発見にもつながります。例えば、購入履歴を分析して顧客の傾向を把握することで、興味関心のある新しい商品を紹介したり、ニーズを満たすプランの紹介ができたりします。結果的に、クロスセルやアップセルの機会につながるため、売上向上を期待することができるでしょう。

案件管理ツールの選び方

1. 自社に必要な機能がそろっているか

1つ目のポイントは、自社に必要な機能が搭載されている案件管理ツールを選ぶことです。

案件管理ツールによって搭載されている機能は異なります。そのため、各ツールを比較して自社に最適な機能が搭載されているものを選択しなければなりません。
また、機能数と使い勝手は必ずしも比例しません。機能が豊富に備わっているツールは、機能が不足することはありませんが、高額だったり、使い方が複雑だったりします。あくまでも自社が使う機能が揃っており、使わない機能がたくさんないかを確認することが重要です。

２. 使いやすいか

2つ目のポイントは、使いやすいかどうかです。

案件管理ツールは、導入した後に適切に運用されるかどうかによって導入効果が変わります。例えば、導入しても社員からまったく使われない場合、費用に見合った効果は得られません。
営業担当者に使いこなしてもらうためには、さまざまな方法がありますが、使いやすい製品を選択することもひとつの方法です。クラウド型案件管理ツールの場合は、無料トライアルできるツールも多く存在するため、実際に使用する営業担当者に使い勝手を評価してもらうと、導入したものの使われない、といったリスクを軽減できます。

３. 外出先でも使えるか

3つ目のポイントは、外出先でも使えるかどうかです。

スマホに対応している、もしくはアプリも用意された案件管理ツールを選ぶことで、業務効率が大幅に改善します。例えば、営業先や移動中にデータの登録・更新を行えるため、案件情報をPCで入力するためだけに帰社する必要はありません。
また、外出先でも使える案件管理ツールは、BCP対策やテレワークの推進、業務効率化、DXなどにもつながります。そのため、スマホに対応した製品を選択するのがおすすめです。

４. セキュリティは十分か

4つ目のポイントは、セキュリティです。

案件管理ツールは、大量の顧客データを扱います。もし、セキュリティ対策が不十分な案件管理ツールを導入したら、情報漏洩などの重大なセキュリティインシデントにつながるため、企業は信用を失うことになるでしょう。そのため、セキュリティが十分に担保されている製品を選ぶのがおすすめです。
案件管理ツールのセキュリティ対策が万全かどうかを確認するためには、どのような認証証明を受けているのかをチェックします。例えば、ISO / IEC 27001などを取得している製品は、ISOの高い国際基準に準拠していることが証明されているため、安心して選択することができるでしょう。また、アクセス制限やデータの暗号化などの対策が施されているかも重視すべきポイントです。

５. カスタマイズしやすいか

5つ目のポイントは、カスタマイズ性に優れているかどうかです。

項目の削除や追加など、柔軟にカスタマイズできる案件管理ツールを選択することで、自社の案件管理フローに合わせた運用を行えます。結果的に使いやすいツールを運用することができるため、カスタマイズのしやすさも重要な選定ポイントです。

６. 手頃なコストか

6つ目のポイントは、コストです。

案件管理ツールによって初期費用やランニングコストなど、かかる費用が変化します。
はじめから高額な製品を導入する企業もいますが、そもそも案件管理は売上を伸ばすものです。それぞれの企業に見合っていない金額の案件管理ツールを選択すると、それが足枷になる可能性もあります。そのため、必ず予算以内で導入できる案件管理ツールを選択するのがおすすめです。

*1 関連用語 - 「SFA（営業支援システム）」

*2 関連用語「CRM（顧客管理システム）」