Comment gérer les tâches ?
Dans l'enquête du PMI sur la gestion de projets mondiaux réalisée en 2017, 37 % des dirigeants ont déclaré que « la principale cause d'échec [des projets dans leur entreprise] était un manque d'objectifs et de jalons clairement définis pour mesurer les progrès » et « un manque de discipline lors de la mise en œuvre de la stratégie ». En gardant cette étude à l'esprit, voici quelques étapes clés de la gestion des tâches :
Hiérarchisation : quel que soit l'outil utilisé pour gérer vos tâches, qu'il s'agisse d'une simple liste de tâches ou d'un outil complet de gestion des tâches de projets, l'aspect le plus important de la gestion des tâches est la hiérarchisation. Cela permet d'accomplir les tâches prévues de manière efficace tout en maintenant les contraintes planifiées.
Suivi des jalons : les conclusions de cette étude montrent également que l'établissement d'objectifs clairs est essentiel à la réussite d'un projet. Bien qu'un objectif final ne soit pas indispensable pour la gestion des tâches, la définition de jalons contribue à motiver les équipes.
Gestion de programme : s'assurer de l'exécution d'une tâche en temps et en heure a un impact sur l'état global du projet. Il est essentiel d'attribuer le bon délai en estimant les efforts nécessaires.
Allocation des ressources : une gestion optimale des ressources est également cruciale pour assurer une gestion efficace des tâches. En fonction du budget et du programme, attribuez les talents et la quantité de ressources appropriés pour réaliser le travail.
Collaboration : pour toutes les étapes mentionnées ci-dessus, la collaboration est essentielle. Même si travailler en équipe permet généralement d’accomplir plus de tâches, il peut être difficile de rester synchronisé au sein de l'équipe. Un logiciel de gestion des tâches en équipe peut vous aider à garder votre équipe connectée.
Une autre façon intéressante de gérer les tâches peut être de les classer par échéance ou matrice de priorité en prenant comme axes les valeurs « calendrier » et « priorité ». Avec cette structure, le travail à la fois nécessaire et urgent doit être placé au-dessus à la fois en termes de priorité et de calendrier, tandis que le travail nécessaire mais non urgent doit être placé en priorité mais en bas dans le calendrier.