Attribuer des secteurs
Comment faire pour...
Comment sont attribués les secteurs ?
Automatiquement
- Les secteurs sont automatiquement attribués aux comptes, contacts et transactions lorsqu'ils sont créés ou modifiés.
- C'est seulement lorsqu'un enregistrement répond aux critères d'un secteur qu'il est validé pour ses sous-secteurs.
- Si un enregistrement ne correspond pas aux critères, il sera validé pour le prochain secteur du même niveau dans la hiérarchie.
- Lorsqu'un enregistrement satisfait aux critères d'un secteur, il sera affecté à ce secteur et Zoho CRM vérifiera ensuite si l'enregistrement répond aux critères des autres secteurs et sous-secteurs de la hiérarchie.
- Voyez, par exemple, la hiérarchie de secteurs suivante :
Dans l'exemple :- Si l'enregistrement répond aux critères pour l'Amérique du Nord et aussi pour son sous-secteur, Central, le secteur Central sera attribué à l'enregistrement. Veuillez noter que ces secteurs, Amérique du Nord et Central, ne seront pas tous deux attribués à l'enregistrement.
- Si l’enregistrement répond aux critères pour Zylker, mais ne satisfait pas aux critères d'autres secteurs dans la hiérarchie, Zylker seul sera attribué à l'enregistrement.
Manuellement
- Le gestionnaire de secteur peut attribuer manuellement des enregistrements à leurs secteurs et sous-secteurs.
- Les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur peuvent également attribuer manuellement les secteurs aux enregistrements.
- Les secteurs qui sont ajoutés manuellement ne peuvent être supprimés que de la même manière. Les secteurs attribués automatiquement ne peuvent pas être supprimés manuellement.
Attribution de secteur aux comptes
Voici quelques scénarios :
| Scénarios | Que se passera-t-il ? |
| L'enregistrement répond aux critères d'un seul secteur. | L'enregistrement sera attribué au secteur. |
| L'enregistrement répond aux critères de plusieurs secteurs. | L'enregistrement sera attribué à tous ces secteurs. |
| L'enregistrement ne répond pas aux critères d'un secteur parent, mais répond aux critères de ses sous-secteurs. | Ni le secteur parent ni le sous-secteur ne seront attribués à l'enregistrement. |
| L'enregistrement ne satisfait aux critères d'aucun secteur. | Aucun secteur ne sera attribué à l'enregistrement. |
Un maximum de dix secteurs peut être attribué à un compte. Voici quelques cas d'utilisation et leurs conséquences
Affectation du secteur pour les Contacts
Voici quelques scénarios :
| Scénarios | Que se passera-t-il ? |
| Aucun compte n'est associé au contact. | Aucun secteur ne sera attribué au contact. |
| Le compte associé au contact n'a pas de secteur. | Aucun secteur ne sera attribué au contact. |
| Le compte associé au contact a un seul secteur. | Le secteur du compte sera attribué au contact. |
| Le compte associé au contact a plusieurs secteurs. | Les secteurs seront, dans les cas ci-dessous, attribués en fonction des critères suivants :
|
- Un maximum de dix secteurs peut être attribué à un contact, dont seulement un secteur peut être affecté automatiquement sur la base du compte associé au contact. Pour plus de détails, reportez-vous au tableau Assignment of Accounts (Attribution des comptes).
- Dans les cas d'utilisation présentés ci-dessus, si le système n'est pas capable de déterminer un seul secteur, aucun secteur ne sera attribué au contact.
Affectation du secteur pour les transactions (opportunités)
Les secteurs sont affectés aux transactions selon des règles de transaction. Voir aussi Enable Deal Rule (Activer les règles de transaction)
Des transactions ont peut-être été créées pour les différents secteurs et sous secteurs. Deux facteurs sont pris en considération pour déterminer la règle de transaction qui sera appliquée à un enregistrement de transaction. Les voici :
Contact associé à la transaction : si le contact associé à la transaction a un secteur qui lui est attribué, CRM va vérifier s'il existe des règles de transaction dans ce secteur. S'il existe des sous-secteurs,
- le système cherchera automatiquement une règle de transaction pour le premier niveau de secteur. S'il n'y en a pas, il vérifiera ensuite le second niveau. Le système arrêtera ses recherches si aucune règle de transaction n'existe dans le deuxième niveau.
- Lorsque des règles de transactions existent dans le premier niveau du secteur dans la hiérarchie, mais que l'enregistrement ne satisfait pas aux critères, le système n'ira pas vérifier le deuxième niveau.
Compte associé à la transaction : si le contact associé à la transaction n'a pas de secteur qui lui est attribué, CRM va vérifier le compte associé à la transaction et chercher des accords de transaction dans le secteur du compte. S'il existe des sous-secteurs,
cette méthode sera également suivie lorsque :
- une transaction ne satisfait pas aux critères des secteurs disposant de règles de transaction.
- Avec la méthode précédente, si plus d'un secteur correspond à la transaction.
- Une transaction ne satisfait pas aux critères énoncés dans la règle de transaction du premier niveau de hiérarchie.
- Le premier ainsi que le second niveau de secteur dans la hiérarchie n'ont pas de règle de transaction.
En outre, les secteurs seront réattribués aux transactions si le compte ou le contact associés sont modifiés. Voici quelques scénarios commerciaux :
| Scénarios - Contacts | Que se passera-t-il ? |
| Aucun compte ou contact n'est associé à la transaction. | Aucun secteur n'est attribué à la transaction. |
| Le contact associé à la transaction a un seul secteur. | Le secteur du contact sera attribué à la transaction. |
| Le contact associé à la transaction a plusieurs secteurs. | Les secteurs seront, dans les cas ci-dessous, attribués en fonction des critères suivants :
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| Scénarios - Comptes | Que se passera-t-il ? |
| Le compte associé à la transaction a un seul secteur. | Le secteur du compte sera affecté à la transaction. |
| Le compte associé à la transaction a plusieurs secteurs. | Les secteurs seront, dans les cas ci-dessous, attribués en fonction des critères suivants :
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Remarque :
- Un seul secteur peut être attribué à une transaction.
- Dans les cas d'utilisation présentés ci-dessus, si le système n'est pas capable de déterminer un seul secteur, aucun secteur ne sera attribué à la transaction. Notez également que si un secteur est attribué manuellement à un enregistrement, les secteurs ne seront pas attribués automatiquement en fonction des cas d'utilisation mentionnés ci-dessus.
Réattribution du secteur lorsque les enregistrements sont modifiés
Pour les comptes, les enregistrements enfants associés sont les contacts et les transactions. Lorsqu'un compte est modifié et fait alors partie d'un autre secteur, les contacts et transactions associés peuvent également être réattribués à un secteur différent. Le tableau suivant vous fournira des détails sur les différents cas d'utilisation lorsqu'un enregistrement parent est modifié.
Voici quelques scénarios commerciaux :
| Enregistrements parents modifiés | Qu'adviendra-t-il des enregistrements associés ? |
| Un enregistrement qui faisait partie de plus de deux secteurs est maintenant réaffecté à un nouveau secteur. | Les enregistrements seront réattribués à l'unique nouveau secteur. |
| Un enregistrement qui était attribué à un seul secteur est maintenant attribué à des secteurs additionnels. | Les enregistrements resteront attribués au secteur de l'enregistrement parent. Il ne seront pas attribués aux secteurs additionnels. |
| Un enregistrement qui était attribué à un seul secteur est maintenant réattribué à de nouveaux secteurs. | Les enregistrements ne seront pas affectés à de nouveaux secteurs. Les enregistrements associés ne feront partie d'aucun secteur. |
| Un enregistrement qui a été attribué à plus d'un secteur est maintenant attribué à des secteurs additionnels. | Les enregistrements resteront attribués au secteur de l'enregistrement parent. Ils ne seront pas attribués aux secteurs additionnels. |
| Un enregistrement qui était attribué à plusieurs secteurs est maintenant réattribué à de nouveaux secteurs. | Les enregistrements ne seront pas attribués aux nouveaux secteurs. Les enregistrements associés ne feront partie d'aucun secteur. |
Exécuter des règles pour attribuer automatiquement des secteurs
Lorsque les règles d'attribution des secteurs sont exécutées, les enregistrements répondant aux critères de la règle dans le secteur seront automatiquement attribués au secteur. Au départ, lorsque vous allez sur Setup (Configuration) > Users and Control (Utilisateurs et Contrôle) > Territory (Secteurs)Management (Gestion) > Assign Territories (Attribuer des secteurs) dans votre compte Zoho CRM, vous devez exécuter les règles pour les comptes existants. Sur la base des secteurs de comptes, les transactions et contacts associés seront également attribués aux secteurs. Si vous activez les règles de transactions, vous pouvez également exécuter ces dernières.
Vous pouvez rechercher des enregistrements et les attribuer à des secteurs à l'aide de l'une des trois options ci-dessous :
- Territory (Secteur) : les enregistrements du secteur sélectionné seront répertoriés. Vous pouvez sélectionner les enregistrements et les attribuer aux secteurs.
- Custom View (Affichage personnalisé) : lorsque vous avez trié les enregistrements à l'aide des affichages de liste, il est plus facile de les voir et de les attribuer aux secteurs.
- Apply my own criteria (Appliquer mes propres critères) : lorsque les deux options ci-dessus ne sont pas adaptées, vous pouvez toujours définir un ensemble de critères pour filtrer les enregistrements. Cette option vous permet de modifier l'ensemble de critères en utilisant l'option ChangePattern (Modifier le modèle).
Pour chercher des enregistrements et les attribuer à des secteurs
- Allez sur Setup (Configuration) >Users and Control (Utilisateurs et contrôle) > TerritoryManagement (Gestion de secteur) > AssignTerritories (Attribuer les secteurs).
- Choisissez Accounts (Comptes) ou Deals (Transactions) dans la liste déroulante.
- Choisissez une des options suivantes dans la liste déroulante :
- Territory (Secteur) : sélectionnez le secteur et les sous-secteurs dans la liste déroulante.
- Custom View (Affichage personnalisé) : sélectionnez l'affichage de liste dans la liste déroulante.
- My own criteria (Mes propres critères) : spécifiez un ensemble de critères pour filtrer les enregistrements.
- Examinez les résultats correspondants répertoriés et cliquez sur RunRules (Exécuter les règles).
Les enregistrements seront attribués à différents secteurs selon les règles de secteur. Vous recevrez un e-mail de confirmation lorsque le processus d'attribution de secteurs sera terminé.
Remarque :
- Les secteurs qui sont ajoutés manuellement ne peuvent être supprimés que de la même manière. Les secteurs attribués automatiquement ne peuvent pas être supprimés manuellement.