Créer un modèle d'inventaire

Avec la fonctionnalité de modèles d'inventaire - Zoho CRM, vous pouvez personnaliser la mise en page pour l'impression de vos devis, bons de commande, commandes clients et factures selon les besoins de votre entreprise. Dans le cadre de la personnalisation du modèle, vous pouvez modifier les champs dans la mise en page pour l'impression, la position du logo de l'entreprise, la mise en page et l'alignement des lignes (numéros de référence). La fonctionnalité glisser-déposer facilite la création et la modification des modèles d'inventaire en fonction de vos besoins.

Pour créer un modèle

1. Cliquez sur Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Templates (Modèles) > Inventory (Inventaire).
2. Cliquez sur + New Template (+ Nouveau modèle).
   
3. Sélectionnez le module dans la liste déroulante pour lequel vous voulez créer un modèle d'inventaire. Cliquez sur Next (Suivant) pour ouvrir la page Template Gallery (Galerie de modèles).

Vous pouvez procéder à la création du modèle de trois façons différentes :

Vous pouvez créer des modèles d'inventaire pour l'envoi de devis, de commandes client, de factures et de bons de commande personnalisés pour vos clients et vos fournisseurs. Les modèles d'inventaire dans Zoho CRM peuvent être créés facilement à l'aide des méthodes suivantes.

 En partant de zéro

Cela permet de créer facilement des modèles d'inventaire. Il vous suffit de faire glisser et déposer les composants sur le modèle pour le créer. Un volet All Component (Tous les composants) s'affiche, vous permettant de faire glisser et déposer les composants. Avec des composants prédéfinis, le niveau de personnalisation nécessaire est très faible. En savoir plus .

Après avoir cliqué sur + New Template (+ Nouveau modèle),

1. Sur la page Create Template (Créer un modèle), sélectionnez un modèle vierge et personnalisez-le.
2. Faites glisser et déposez les composants nécessaires pour le modèle.
   
3. Enregistrez le modèle et indiquez le dossier auquel le modèle doit appartenir.

 Depuis la galerie de modèles

Pour faciliter la création de modèles, des modèles prédéfinis sont fournis dans la galerie de modèles. Vous pouvez choisir n'importe quel modèle correspondant à vos besoins dans la liste et le personnaliser à l'aide de l'éditeur glisser-déposer. Vous pouvez afficher un aperçu du modèle avant de le sélectionner. En savoir plus .

 Insertion d'un HTML

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Setup (Configuration) > Customization (Personnalisation) > Template (Modèle).
2. Dans la galerie de modèles, cliquez sur le lien Insert HTML code / Plain text (Insérer un code HTML / texte brut).
3. Cliquez sur l'icône HTML, collez votre code HTML et cliquez sur Insert (Insérer).
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

 Modules d'inventaire

Vous pouvez sélectionner les principaux modules suivants et créer des modèles en les reliant à d'autres modules secondaires :

• Quote (Devis) : Modules Quotes (Devis), Products (Produits), Users (Utilisateurs), Organization (Organisation), Accounts (Comptes), Contacts (Contacts), Potentials (Clients potentiels) et Custom (Personnalisé).
• Purchase Orders (Bons de commande) : Les modules Purchase Orders (Bons de commande), Products (Produits), Users (Utilisateurs), Organization (Organisation), Vendors (Fournisseurs), Contacts et Custom (modules personnalisés).
• Sales Orders (Commandes Clients) : Les modules Sales Orders (Commandes clients), Products (Produits), Users (Utilisateurs), Organization (Organisation), Accounts (Comptes), Contacts, Potentials (Clients potentiels) et Custom (Personnalisé).
• Invoices (Factures) : Les modules Invoices (Factures), Products (Produits), Users (Utilisateurs), Organization (Organisation), Accounts (Comptes), Contacts, Potentials (Clients potentiels) et Custom (Personnalisé).

 Organiser les modèles d'inventaire

Organisez vos modèles d'inventaire dans des dossiers. Affichez un aperçu de vos modèles d'inventaire avant de les enregistrer ainsi que l'analyse des modèles pour déterminer ceux qui ont la plus grande portée.

 Afficher un aperçu des modèles d'inventaire

Vous pouvez afficher un aperçu du modèle en cliquant sur le modèle dans la liste. Vous pouvez afficher l'aperçu sur la page de liste elle-même, ce qui vous permet de voir plus facilement un modèle après l'autre si nécessaire.

 Supprimer et déplacer des modèles

Il se peut que vous vouliez supprimer des modèles qui ne sont pas beaucoup utilisés, qui fonctionnent mal et qui sont indésirables. Vous pouvez supprimer un modèle en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Delete (Supprimer).

Vous pouvez déplacer un modèle d'un dossier vers un autre. Ce sera utile dans les cas où vous devez partager des modèles avec un autre utilisateur. Vous pouvez déplacer les modèles dont vous avez besoin dans un dossier et le partager. Pour ce faire, sélectionnez le modèle, cliquez sur le bouton Move to Folder (Déplacer vers le dossier) et sélectionnez le dossier approprié dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer un nouveau dossier et déplacer le modèle dans celui-ci si vous le souhaitez.

 Trier et rechercher des modèles d'inventaire

Le tri vous permet d'accéder plus facilement aux modèles dont vous avez besoin, en les plaçant en haut de la liste. Par exemple, vous pouvez trier les modèles de sorte que les modèles les plus utilisés s'affichent en haut de la liste. Dans Zoho CRM vous pouvez trier et rechercher des modèles.

• Vous avez deux options de tri des modèles en fonction du temps.
  Pour les trier en fonction de la date de dernière utilisation, cliquez sur la colonne Last Used (Dernière utilisation). Grâce à la colonne Last Used (Dernière utilisation), vous pouvez savoir quels sont les modèles les plus utilisés.
  Pour trier le modèle en fonction de la date modification cliquez sur la colonne Modified Time (Date de modification).

Vous pouvez également rechercher des modèles et les filtrer en fonction de vos besoins.

• Vous pouvez rechercher un modèle grâce à son nom à l'aide de la barre de recherche fournie.
• Choisissez le module dans la liste déroulante pour afficher les modèles qui lui sont associés.

Cloner des modèles d’inventaire

Parfois, il peut y avoir de légères modifications à apporter au contenu d'un modèle existant avant de l'envoyer à un client. Plutôt que de créer un tout nouveau modèle, vous pouvez cloner l'ancien modèle, effectuer les modifications nécessaires et l'envoyer. Pour cloner un modèle, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Clone (Cloner) qui s'affiche dans la section d'aperçu du modèle.

Marquer comme favori

Vous avez envie que des modèles que vous utilisez souvent s'affichent en haut de la liste aux endroits où vous sélectionnez les modèles. Pour ce faire, vous avez la possibilité de définir des modèles comme favoris en cliquant sur l'étoile qui apparaît devant le nom du modèle.

 Travailler avec des dossiers de modèles

Grâce aux dossiers de modèles, vous pouvez regrouper des modèles similaires. Lorsque vous avez beaucoup modèles, les recherches peuvent être épuisantes. En regroupant les modèles similaires, vous pouvez facilement y avoir accès depuis un seul endroit.

 Créer un nouveau dossier

En créant un nouveau dossier, vous pouvez classer les modèles en ajoutant des modèles similaires à ce dossier. Vous pouvez créer un dossier uniquement lorsque vous voulez enregistrer un modèle ou déplacer des modèles d'un dossier à un autre.

1. Créer un nouveau modèle.
2. Cliquez sur Save(Enregistrer).
3. Lors de l'enregistrement du modèle, vous êtes invité à l'enregistrer dans un dossier. Pour créer un dossier, cliquez sur + New Folder (+ Nouveau dossier).
4. Saisissez le nom du nouveau dossier et choisissez avec qui le dossier doit être partagé.
   Vous pouvez choisir de le partager avec tous les utilisateurs, des utilisateurs spécifiques ou vous uniquement.
   
5. Un nouveau dossier est créé et le modèle est ajouté automatiquement au dossier.

Partager des dossiers de modèles

Vous pouvez partager des dossiers de modèles avec d'autres utilisateurs si nécessaire. Si vous souhaitez partager uniquement des modèles spécifiques, vous pouvez les ajouter dans un dossier et les partager. Cela peut-être utile dans les cas où l'utilisateur n'est pas autorisé à créer des modèles, mais qu'il doit en envoyer aux clients.

1. Cliquez sur l'option More options (Plus d'options) qui s'affiche lorsque vous passez la souris sur le dossier de modèle.
2. Cliquez sur Share (Partager).
   
3. Dans la section Share Folders (Partager des dossiers), choisissez une option de partage All Users (Tous les utilisateurs), Only to me (Moi uniquement) ou spécifiez les utilisateurs avec qui vous voulez le partager.
   Si vous choisissez de sélectionner des utilisateurs spécifiques, vous pouvez sélectionner le type de source dans la liste déroulante et sélectionner les utilisateurs.
4. Cliquez sur Done (Terminé).

Réorganiser les dossiers

Vous préférez sans doute que les dossiers importants s'affichent en haut de la liste. Pour ce faire, vous pouvez réorganiser les dossiers en cliquant sur le bouton Reorder Folders (Réorganiser les dossiers). Après la réorganisation, cliquez sur Done (Terminé).

 Utilisation des modèles d'inventaire

Les modèles d'inventaire peuvent être utilisés dans les trois cas suivants :

• Imprimer un aperçu
• Exporter au format PDF
• Envoyer du courrier