Les rôles fournissent des autorisations d'accès aux enregistrements contenus dans Zoho CRM. Selon la hiérarchie des rôles, les utilisateurs peuvent accéder aux enregistrements. Une hiérarchie des rôles comprend de multiples rôles et sous-rôles. Dans Zoho CRM, vous créez un objectif de prévision pour le rôle principal de la hiérarchie, c'est-à-dire l'organisation. Les objectifs de prévision sont ensuite définis pour les autres rôles de la hiérarchie, ainsi que pour les utilisateurs dans ces rôles.

• Les utilisateurs avec un profil d'administrateur peuvent créer des prévisions.
• Les gestionnaires de rôle peuvent définir des objectifs pour leurs rôles, sous-rôles et les utilisateurs dans ces rôles.
• Comme chaque utilisateur ne peut se voir attribuer qu'un seul rôle, vous ne pouvez définir qu'un seul objectif de prévision par utilisateur.

Configurer les paramètres de prévision de l'organisation

Tout d'abord, un utilisateur avec le profil d'administrateur doit configurer les paramètres de prévision de l'organisation dans le compte Zoho CRM. Les paramètres sont les suivants :

• Période cible de prévision (mensuelle ou trimestrielle).
• Mois de début de l'exercice financier.
• Valeurs de champ basées sur les objectifs de prévision définis.
  Assurez-vous d'avoir créé les champs en fonction des exigences de votre entreprise.

Vous ne pouvez créer qu'une seule fois une prévision pour un trimestre/mois spécifique. Vous pouvez toutefois modifier les détails de la prévision existante.

Créer des prévisions basées sur la hiérarchie des rôles

Dans Zoho CRM, une prévision est créée pour le rôle principal de la hiérarchie, c'est-à-dire l'organisation. Les objectifs de prévision sont ensuite définis pour les autres rôles de la hiérarchie, ainsi que pour les utilisateurs dans ces rôles.

• Chaque rôle ne peut contenir qu'une seule prévision pour chaque trimestre/mois.
• Un gestionnaire peut être assigné à chaque rôle, faute de quoi le gestionnaire du rôle parent détiendra le rôle.
• Chaque utilisateur ne peut se voir assigner qu'un seul objectif de prévision défini pour chaque trimestre/mois.
• Seuls les gestionnaires de rôle et les utilisateurs avec le profil d'administrateur peuvent créer des prévisions.
• Un gestionnaire de rôle peut définir des objectifs pour les utilisateurs dans ce rôle. Les utilisateurs ne peuvent pas définir d'objectif pour eux-mêmes.
• Les gestionnaires de rôle peuvent définir des objectifs pour eux-mêmes. Si le supérieur du gestionnaire de rôle modifie l'objectif, le gestionnaire de rôle ne peut pas le modifier.
• Si un rôle ne possède pas de gestionnaire, le gestionnaire du rôle supérieur dans la hiérarchie peut définir des objectifs pour les utilisateurs dans les sous-rôles.
• Vous pouvez créer des rapports de prévision basés sur les rôles.

Pour créer une prévision pour un trimestre/mois

1. Accédez au module Forecasts (Prévisions).
2. Cliquez sur l'icône Create Forecast (Créer une prévision).
   L'icône Create Forecast (Créer une prévision) ne sera pas disponible lors de la création d'une première prévision.
3. Sélectionnez le mois/trimestre et l'année dans les listes déroulantes.
   La prévision sera créée pour le trimestre/mois sélectionné.
4. Spécifiez l'objectif de vente pour le mois/trimestre.
   
5. Spécifiez l'objectif pour les sous-rôles (sous-rôles de niveau suivant).
   Vous pouvez spécifier l'objectif global pour le rôle, ainsi que l'objectif pour le gestionnaire de rôle. Des objectifs pour d'autres utilisateurs dans ces rôles et sous-rôles peuvent être définis une fois cette prévision créée.
6. Spécifiez l'objectif pour chaque Utilisateur.
   Seuls les utilisateurs dans ce rôle principal de la hiérarchie seront listés. Pour définir les objectifs de l'utilisateur dans d'autres rôles, vous devez accéder à chaque niveau de la hiérarchie des rôles. Voir également Afficher les prévisions
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Définir des objectifs pour les sous-rôles et leurs utilisateurs

Vous pouvez examiner chaque sous-rôle et définir des objectifs pour les sous-rôles, leurs gestionnaires et utilisateurs. Les objectifs pour les sous-rôles et leurs gestionnaires peuvent être définis au moment de la création des prévisions. Cependant, si vous n'avez pas défini d'objectif pour ces derniers, vous pouvez toujours le faire en modifiant les sous-secteurs.

Pour définir les objectifs des sous-rôles

1. Dans le module Forecast (Prévision), sélectionnez le mois/trimestre et l'année dans la liste déroulante correspondante pour afficher les détails des prévisions.
2. Cliquez sur les liens Role/User (Rôle/utilisateur) pour accéder au niveau d'objectifs de prévision suivant.
3. Spécifiez l'objectif de vente pour les rôles, les gestionnaires de rôle ou les utilisateurs.
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Afficher les prévisions

Terminologies relatives aux prévisions

• Objectif - Objectif de vente défini. Vous pouvez définir des objectifs pour les rôles, les sous-rôles, les gestionnaires de rôle et les utilisateurs.
• Atteint - Il s'agit du montant potentiel clôturé pour chaque rôle et leurs sous-rôles.
• Transactions du pipeline  - Montant escompté des transactions du pipeline pour le mois/trimestre.
• Objectif atteint en % - Pourcentage de l'objectif atteint.
• Pénurie en % - Pourcentage du montant d'objectif qui n'est pas dans le pipeline pour le mois/trimestre.
• Non-concordanced'objectif- Décalage entre le montant d'objectif total et la somme des objectifs individuels pour les sous-rôles et leurs utilisateurs.
• Employés performants - Rôles et utilisateurs qui ont atteint et dépassé l'objectif

Options de calcul

Il existe deux options pour calculer le Montant d'objectif, le Montant atteint, le Montant potentiel dans le pipeline, l'Objectif atteint en pourcentage, la Pénurie en pourcentage et la Non-concordance d'objectif lorsque vous affichez la prévision pour un mois/trimestre.

• Calculer - Calcule le nombre de prévisions pour le niveau de rôle que vous consultez actuellement.
• Calculertout- Calcule le nombre de prévisions pour tous les rôles et sous-rôles.

Analyse de la prévision

Selon votre rôle, vous serez en mesure d'afficher les détails de la prévision et d'analyser les objectifs de prévision d'autres niveaux dans la hiérarchie des rôles. Le PDG (rôle le plus important dans la hiérarchie) sera en mesure d'accéder à tous les objectifs de prévision définis pour d'autres sous-rôles et leurs utilisateurs. Les responsables commerciaux, eux, peuvent uniquement accéder à leurs objectifs individuels et à l'objectif défini pour leur rôle.

• Atteint - Cliquez pour afficher les transactions conclues et clôturées qui ont contribué à l'atteinte de l'objectif.
• Nombre d'objectifs atteints -  Représente le nombre de transactions conclues pour le mois/trimestre.
• Nombre de pipelines - Représente le nombre de transactions dont la date d'échéance est prévue pour ce mois/trimestre.
• Transactions du pipeline  - Représente les transactions du pipeline pour le mois/trimestre.
• Rôles - Cliquez pour accéder au niveau de hiérarchie des rôles suivant et afficher les objectifs définis pour le rôle. Vous pouvez définir des objectifs en fonction de vos autorisations d'accès.
• Utilisateurs - Cliquez pour accéder au niveau suivant et afficher les objectifs définis pour l'utilisateur. Vous pouvez définir des objectifs en fonction de vos autorisations d'accès.
  Prenons l'exemple d'un secteur A et de son sous-secteur B. Si le gestionnaire de rôle du secteur A définit l'objectif pour les utilisateurs dans le secteur B, alors le gestionnaire de rôle dans le secteur B ne peut pas les modifier.