Utiliser la synchronisation du calendrier via CalDAV
Comment puis-je...
Créer et afficher la synchronisation des événements
Une fois que vous avez activé l'accès CalDAV sur Zoho CRM et configuré le compte CalDAV sur votre appareil iOS, les événements que vous créez dans le calendrier Zoho CRM sont synchronisés avec le calendrier iOS et vice versa. Après la synchronisation des événements entre les deux calendriers, vous pouvez également recevoir des rappels d'événements sur Zoho CRM, ainsi que sur l'appareil iOS sur lequel le compte CalDAV a été configuré, en fonction des paramètres de rappel choisis.
Voici les instructions pour créer des événements sur votre appareil iOS, ainsi que sur le calendrier Zoho CRM, et pour voir comment ils se synchronisent.
Du calendrier iOS au calendrier Zoho CRM
Pour créer un événement sur votre iPhone
- Ouvrez l'application Calendrier sur votre iPhone.
- Allez à la date requise et appuyez sur l'icône+ pour ajouter un nouvel événement.
- Entrez les détails de l'événement.
- Dans le champ Calendar (Calendrier), sélectionnez la bonne catégorie de calendrier.
La catégorie pour tous les événements CalDAV Zoho CRM est nommée d'après votre identifiant de messagerie Zoho CRM par défaut. Exemple : patriciab@zillum.com. Assurez-vous que cette catégorie est sélectionnée de manière à ce que tous les événements liés à Zoho CRM soient créés et synchronisés ici.
Vous pouvez créer des catégories similaires de calendrier appelées Personal (Personnel), Home (Domicile), etc. sur votre iPhone pour cloisonner vos différents événements. Les événements créés dans ces autres catégories « non-CalDAV » ne seront pas synchronisés avec Zoho CRM. Si vous n'avez aucune catégorie créée sur votre appareil iOS, vous n'avez pas la possibilité de sélectionner une catégorie car la catégorie CalDAV est sélectionnée par défaut.
Pour afficher l'événement synchronisé dans Zoho CRM
Les événements que vous avez créés sur l'iPhone seront synchronisés avec Zoho CRM instantanément.
De plus, Zoho CRM reconnaît les prospects/contacts à partir des personnes invitées à l'événement et les associe automatiquement à l'événement synchronisé sur Zoho CRM en tant que participants.
Si l'invité ne fait pas partie de la base de données CRM, seule l'adresse e-mail de l'invité s'affiche dans la section Participants.
Du calendrier Zoho CRM au calendrier iOS
Dès que la configuration CalDAV a été activée, toutes les entrées Événements existantes se rapportant à des événements futurs sont transmises de Zoho CRM au calendrier iOS. Au cours de cette synchronisation initiale, le nombre maximum d'entrées (événements dont la date de début se situe à partir du mois précédant la date de configuration de CalDAV) transmises au calendrier iOS est de 2 000. Après cette synchronisation initiale, n'importe quel événement peut être créé ou synchronisé entre Zoho CRM et votre calendrier iOS. En outre, notez que les événements sous l'affichage Liste My Events (Mes événements) sont uniquement synchronisés. En d'autres termes, seuls les événements pour lesquels vous êtes le propriétaire des entrées sont transmis au calendrier iOS.
Pour créer un événement dans le calendrier Zoho CRM
- Cliquez sur Calendar (Calendrier) et rendez-vous à la date requise.
- Cliquez sur la zone de la date et sélectionnez New Event (Nouvel événement).
- Entrez les détails de l'événement.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Voir également : Utiliser le calendrier Zoho CRM
Pour afficher l'événement synchronisé sur l'iPhone
- Ouvrez l'application Calendrier sur votre iPhone.
Vous pouvez voir l'événement synchronisé à partir de Zoho CRM vers le calendrier iOS.
Remarque
- CalDAV pour iOS ne prend pas en charge la synchronisation des événements récurrents.
- Lorsqu'un événement est créé sur l'application du calendrier iOS avec plusieurs rappels pour l'événement, CalDAV utilise le premier rappel et le définit comme rappel contextuel sur Zoho CRM. Tous les rappels suivants ne seront pas synchronisés.
- À l'achèvement de la configuration CalDAV, un nombre maximum de 2 000 entrées (événements dont la date de début se situe à partir du mois précédant la date de configuration CalDAV) sera transmis de Zoho CRM vers le calendrier de l'iPhone dans le cadre de la synchronisation initiale. Une fois la synchronisation initiale des entrées existantes terminée, n'importe quel événement peut être créé ou synchronisé entre Zoho CRM et votre calendrier iOS.
- La suppression des participants sera synchronisée dans un seul sens : de Zoho CRM à l'appareil iOS. Si un participant est supprimé sur l'appareil iOS en premier, alors cela ne se reflétera pas dans Zoho CRM.
Voir les rappels d'événements dans Zoho CRM et sur les appareils iOS
Des fenêtres contextuelles pour les rappels d'événements sont affichées selon les paramètres des événements à la fois sur l'iPhone et dans Zoho CRM. Vous pouvez créer jusqu'à 20 rappels pour un événement. Voici des captures d'écran de rappels d'événements apparaissant dans Zoho CRM et sur des appareils iOS.
Rappel d'événement dans Zoho CRM
Rappel d'événement sur l'iPhone
Configurer le planning de synchronisation
Vous pouvez également définir le programme de la synchronisation pour les événements qui sont transmis de Zoho CRM au calendrier iOS. Par exemple, en sélectionnant Once every 15 minutes (Une fois toutes les 15 minutes), les événements doivent être récupérés de Zoho CRM et transmis à l'iPhone une fois toutes les 15 minutes.
Pour configurer le planning de synchronisation
- Appuyez sur Settings (Paramètres) sur votre iPhone.
- Sur la page Settings (Paramètres), sélectionnez Mail, Contacts, Calendars (E-mails, Contacts, Calendriers).
- Sur la page Mail, Contacts, Calendars (E-mails, Contacts, Calendriers), cliquez sur Fetch New Data (Récupérer de nouvelles données).
- Sur la page Fetch New Data (Récupérer de nouvelles données), dans la section Fetch (Récupérer), sélectionnez un programme dans la liste. Par exemple : Every 15 minutes (Toutes les 15 minutes).
Dans ce cas, les événements de Zoho CRM seront extraits et synchronisés vers le calendrier iOS une fois toutes les 15 minutes. Comme pour les événements créés dans le calendrier iOS, ils sont transmis à Zoho CRM instantanément.