¿Quién puede beneficiarse de las reuniones recurrentes?
Programar una reunión recurrente puede ser útil para personas de cualquier profesión. Estos son algunos de los mejores casos en los que pueden implementarse:
Comparte novedades con regularidad
Compartir novedades sobre el trabajo con regularidad ayuda a que los miembros del equipo estén en sintonía. Crea reuniones recurrentes diarias o semanales para permitirles realizar un seguimiento de lo que sucede y de las tareas que quedan por hacer.
Adición de coanfitriones
Programa reuniones recurrentes con coanfitriones para asegurarte de que tus citas recurrentes ocurran incluso cuando debas estar ausente. Las reuniones en línea se llevarán a cabo sin problemas en presencia de los coanfitriones.
Analiza el progreso
Las reuniones recurrentes son una parte importante de las estrategias frecuentes que los equipos de proyectos utilizan para lograr sus objetivos. Emplea las reuniones recurrentes semanales para analizar el desempeño y para evaluar el progreso.
Mantente en contacto con tu equipo
La mayoría de los equipos no necesitan estar cerca para desempeñar sus actividades. Mantente en contacto con los miembros de tu equipo remoto a través de reuniones recurrentes incluso cuando estés fuera del trabajo.
Cómo programar una reunión recurrente
- 1.Marca Reunión recurrente si deseas programar una. Esto abrirá opciones adicionales de recurrencia.
- 2.En Tipo de repetición, selecciona el patrón de recurrencia, es decir, la frecuencia con la que necesitas que la reunión se repita: Diario, Semanal, Mensual.
- 3.Especifica cómo se repetirá la reunión, la cantidad de veces y cuándo terminará. Puedes configurar la finalización de la recurrencia de una reunión en una fecha específica o después de una determinada cantidad de veces.
- 4.Fija recordatorios varias veces antes de que comience la reunión recurrente de llamada. Los participantes recibirán los correos electrónicos de recordatorio según esta configuración.
- 5.Marca Archivos de sesión para adjuntar los archivos relevantes de PPT, PDF y video a la reunión que programas.
- 6.Haz clic en Programar.
Beneficios de programar reuniones recurrentes
La creas una sola vez
Programa una reunión regular una sola vez y configura una recurrencia diaria, semanal o mensual según lo necesites. Especifica la cantidad de veces que deseas que se repita o introduce una fecha de finalización en la que quieres que termine la programación recurrente.
Repítela en días específicos
Fija la recurrencia de las reuniones en días específicos de la semana. Por ejemplo, puedes crear reuniones recurrentes para todos los lunes, o para todos los lunes y miércoles, y así sucesivamente.
Recordatorios de reuniones
Mantén altas las tasas de participación y asistencia en las reuniones con recordatorios de reuniones recurrentes. Envía correos electrónicos automatizados de recordatorio a los participantes de la reunión y programa cuándo quieres que se envíen.
Profesionales médicos
Los médicos y los enfermeros pueden utilizar las reuniones recurrentes para comunicarse regularmente con los pacientes de forma remota. Pueden usar las reuniones por video para ver a los pacientes y hablar con ellos mediante Zoho Meeting.
Más informaciónEquipos de proyecto
Programa reuniones recurrentes para reemplazar las reuniones regulares en la oficina para comunicarte con tu equipo remoto. Ayuda a los miembros de tu equipo a superar los desafíos de corto plazo y a mantenerlos encaminados hacia los objetivos del proyecto.
Más informaciónEstudiantes de investigación
Los investigadores de diversos campos pueden utilizar las reuniones recurrentes para comunicar regularmente el progreso a sus mentores y asesores. Usa las videoconferencias, el uso compartido de pantalla y el control remoto para colaborar en documentos.
Más información¿Las reuniones recurrentes son productivas?
Su productividad puede variar según cómo se llevan a cabo, su propósito y cuán enfocadas están en el logro de los objetivos. Las evaluaciones frecuentes y los ajustes periódicos de las reuniones pueden aumentar aún más la productividad con el transcurso del tiempo.
5 consejos para tener reuniones recurrentes productivas
Objetivos claros
Define objetivos claros para cada reunión y comparte el programa con antelación; así, los participantes asistirán preparados.
Frecuencia adecuada
Modifica la frecuencia de las reuniones recurrentes según lo que necesites a fin de evitar que el personal asista a reuniones innecesarias.
Gestión del tiempo
Inicia y finaliza las reuniones con puntualidad para respetar los horarios de los participantes, y asigna intervalos específicos para tratar los temas del programa.
Entorno interesante
Fomenta la participación activa de todos los participantes de la reunión al hacerlos sentir a gusto cuando comparten ideas y al brindarles retroalimentación.
Seguimiento de los temas de acción
Toma nota de los temas de acción durante la reunión y hazles un seguimiento en reuniones posteriores para garantizar el progreso.
Preguntas frecuentes
01. ¿Qué es una reunión recurrente?
Es una reunión en línea preplanificada y programada con regularidad que se realiza varias veces o en una sola instancia. Ofrece la conveniencia de usar la misma ID de reunión y preferencias en cada instancia. Con Zoho Meeting, puedes programar reuniones sin esfuerzo con varias instancias; esto garantiza que los participantes tengan consistencia y puedan acceder con facilidad.
02. ¿Cuáles son los tipos de reuniones recurrentes?
Las reuniones recurrentes pueden ser de diferentes tipos según el propósito y la naturaleza de la reunión. Estos son algunos de los tipos más comunes:
- 1. Reuniones semanales para abordar el estado: encuentros regulares para actualizar a los miembros del equipo sobre el progreso de los proyectos y para conversar sobre cualquier desafío.
- 2. Reuniones mensuales de revisión: revisiones periódicas para evaluar el desempeño general, abordar problemas y planificar el próximo mes.
- 3. Reuniones de sintonización: reuniones diarias en desarrollo para conversar sobre las tareas, los desafíos y el progreso en un plazo corto.
- 4. Sesiones de capacitación: sesiones de reuniones periódicas destinadas a capacitar y a desarrollar habilidades en los participantes.
- 5. Reuniones estratégicas: conversaciones programadas que se centran en la planificación a largo plazo, el establecimiento de metas y la toma de decisiones estratégicas.
03. ¿Cómo programar reuniones recurrentes de llamada?
Puedes programarlas si haces clic en el menú “Más opciones” y seleccionas el “Tipo de repetición” cuando programas una reunión en línea.
04. ¿Cómo programar una reunión recurrente en Outlook?
Cuando creas una reunión nueva en Outlook, completa la información de la reunión, marca “Repetir” y elige el patrón de recurrencia que se adapte a tus necesidades (diaria, semanal, mensual o personalizada). Guarda la reunión recurrente haciendo clic en “Guardar”.
05. ¿Cómo configurar reuniones recurrentes con Microsoft Teams?
Cuando creas una reunión de Teams en Microsoft Teams, haz clic en el menú desplegable de recurrencia, cuya configuración predeterminada es “No se repite”, y selecciona el patrón de recurrencia deseado.