Personalización de políticas de correo electrónico

Las políticas de correo electrónico permiten a los administradores controlar los parámetros de envío y recepción de correos electrónicos de la organización. En Zoho Mail, puede definir diversas políticas de correo electrónico y aplicarlas a varios conjuntos de usuarios y grupos. Puede definir políticas de correo electrónico para restringir el acceso al correo desde otros dispositivos, otras redes y también agregar restricciones de cuenta en las políticas de correo electrónico.

También ayuda al administrador a definir y aplicar diferentes niveles de privilegios y restricciones a los usuarios y grupos según su función, requisito y permisos en la organización. Los diferentes tipos de políticas que se pueden establecer mediante la política de correo electrónico seguro de Zoho Mail se pueden clasificar según las restricciones de correo electrónico y dominio, acceso, cuenta y reenvío de correos.

Zoho Mail aplica la política empresarial predeterminada de Zoho Mail a los usuarios y grupos en el momento de la creación. Puede crear nuevas políticas basadas en los requisitos de su organización y aplicarlas a usuarios y grupos específicos.

Pasos para definir una nueva política de correo electrónico:

1. Crear una nueva política de correo electrónico.
2. Configurar las restricciones generales para la política.
3. Agregar una restricción de correo electrónico y dominio.
4. Agregar una restricción de cuenta.
5. Agregar una restricción de acceso.
6. Agregar una restricción de reenvío de correo electrónico.
7. Aplicar las restricciones pertinentes a la política.
8. Aplicar la política configurada a usuarios y grupos.

Creación de una nueva política de correo electrónico:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail.
2. Vaya al menú Mail Settings del panel izquierdo y seleccione Email Policy.
3. Verá la política empresarial predeterminada de Zoho Mail en la lista.
4. Haga clic en Create para crear una nueva política.
5. Ingrese un nombre para la política que va a crear y haga clic en Create.
6. Ahora tendrá que definir las restricciones que desea aplicar en esta política.

Restricciones generales:

1. En la pestaña General de una política que creó, puede cambiarle el nombre si es necesario.
2. Ingrese el tamaño máximo de correos electrónicos entrantes y salientes que desea asignar para esta política. Se permite un máximo de 40 MB.
3. A continuación, ingrese la cantidad de correos electrónicos entrantes permitidos por minuto en esta política. Se permite un máximo de 100 correos electrónicos por minuto.
4. Puede optar por habilitar/deshabilitar la opción Mailbox delegation access a los usuarios a los que se asignó la política.

Restricciones de correo electrónico

En esta sección, puede definir los dominios permitidos o bloqueados, las direcciones de correo electrónico, los tipos de archivos adjuntos y el texto del asunto para los correos electrónicos entrantes y salientes.

Pasos para definir nuevas restricciones de correo electrónico:

1. En Admin Console, vaya al menú Mail Settings.
2. Vaya a la sección Email Restrictions.
3. Haga clic en Create e ingrese un nuevo nombre para la restricción.
4. En esta sección, puede definir restricciones para dominios, direcciones de correo electrónico, archivos adjuntos y asuntos de correo.

Dominios

Las opciones disponibles en restricciones de dominio son las siguientes:

• Sin restricciones
• Solo dominios de la organización: para permitir solo correos electrónicos dentro de la organización
• Dominios bloqueados
• Dominios permitidos

Puede definir las restricciones para los correos electrónicos entrantes, salientes o ambos. Puede permitir o bloquear determinados dominios para los correos entrantes o salientes.

Permitir: Cuando especifique un dominio como permitido para saliente, los usuarios y los grupos a los que se aplica la política solo podrán enviar correos electrónicos a esos dominios. Cuando se envíen correos electrónicos a otros dominios, el servidor de salida los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente.
Bloquear: Cuando especifica un dominio como bloqueado, se pueden enviar correos electrónicos a todos los dominios, excepto a los especificados en el dominio bloqueado.
Solo dominios de la organización: También puede permitir el envío o la recepción de correos electrónicos solo dentro de los dominios de la organización. Cuando se aplica esta restricción, no se pueden enviar correos electrónicos fuera de los dominios de la organización ni recibirlos de cuentas externas.

Puede elegir “sin restricciones” para permitir el envío y la recepción de correos electrónicos sin restricciones de dominio.

Dirección de correo electrónico

Las opciones disponibles en restricciones de dirección de correo electrónico son las siguientes:

• Sin restricciones
• Direcciones de correo electrónico bloqueadas
• Direcciones de correo electrónico permitidas

Puede definir las restricciones para los correos electrónicos entrantes, salientes o ambos. Puede permitir o bloquear determinadas direcciones de correo electrónico para correos electrónicos entrantes o salientes.

Permitir: Cuando especifique una dirección de correo electrónico como permitida para saliente, los usuarios y los grupos a los que se aplica la política solo podrán enviar correos electrónicos a esas direcciones de correo. Cuando se envíen correos electrónicos a otras direcciones de correo electrónico, el servidor de salida los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente. Lo mismo puede aplicarse a los mensajes entrantes. Cuando se aplica la restricción para los correos entrantes, estos solo se entregan desde las direcciones de correo electrónico permitidas. Cualquier correo electrónico de otras direcciones de correo no especificadas en la lista se rechazará (será devuelto).
Bloquear: Cuando especifica una dirección de correo electrónico como bloqueada, los correos electrónicos se pueden enviar a todas las direcciones de correo electrónico, excepto la que se especifica en las direcciones de correo electrónico bloqueadas.

Puede elegir “sin restricciones” para permitir el envío y la recepción de correos electrónicos sin restricciones de dirección de correo electrónico.

Archivo adjunto

Las opciones disponibles en restricciones de archivos adjuntos son las siguientes:

• Sin restricciones
• Archivos adjuntos bloqueados
• Archivos adjuntos permitidos

Puede definir las restricciones del tipo de archivo adjunto para los mensajes entrantes, salientes o ambos. Puede permitir o bloquear determinados tipos de archivos adjuntos para correos electrónicos entrantes o salientes.

Permitir: Cuando especifique algunos tipos de archivos adjuntos como permitido para saliente, los usuarios y grupos a los que se aplica la política solo podrán enviar correos electrónicos con el tipo de archivo adjunto especificado. Cuando se envíen correos electrónicos con otros tipos de archivos adjuntos, el servidor de salida los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente.
Bloquear: Cuando especifica un tipo como tipo de archivo adjunto bloqueado, se pueden enviar correos electrónicos con cualquier otro archivo adjunto, excepto el especificado en el archivo adjunto bloqueado.

Puede asegurarse de que los archivos adjuntos con nombres de archivo específicos estén bloqueados o permitidos tanto para los correos electrónicos entrantes como los salientes.

Por ejemplo, si desea especificar archivos con el nombre verificar, siga estas instrucciones:

1. Seleccione si desea aplicar las condiciones del archivo adjunto para mensajes entrantes o salientes.
2. Una vez que haga clic en entrante o saliente, seleccione la condición que desea aplicar.
3. Puede elegir “sin restricciones” para permitir el envío y la recepción de correos electrónicos sin restricciones de archivos adjuntos.
4. Si elige la opción Allowed o Blocked, ingrese el nombre de archivo que desea especificar.
5. Siga esta convención para mencionar los nombres de los archivos:
   • Mencione verificar si el archivo puede contener el nombre verificar
   • Mencione “verificar” si el nombre del archivo puede ser verificar
   • Mencione *verificar si el nombre del archivo podría terminar con verificar
   • Mencione verificar* si el nombre del archivo puede comenzar con verificar
6. La restricción se aplicará de acuerdo con sus especificaciones.

Asunto

Las opciones disponibles de restricciones de asunto de correo electrónico son las siguientes:

• Sin restricciones
• Asuntos bloqueados
• Asuntos permitidos

Puede definir las restricciones para los mensajes entrantes, salientes o ambos. Puede permitir o bloquear determinados asuntos para los correos electrónicos entrantes o salientes.

Permitir: Cuando especifique algunos asuntos como asuntos de correo electrónico permitidos para saliente, los usuarios y grupos a los que se aplica la política solo podrán enviar correos electrónicos con ese asunto. Cuando se envíen correos electrónicos con otros asuntos, el servidor de salida los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente.
Bloquear: Cuando especifica un asunto como un asunto de correo electrónico bloqueado, se pueden enviar correos electrónicos con cualquier otro asunto, excepto los especificados en el asunto bloqueado.

Ej.: Si especifica la palabra “farmacia” en el asunto, bloqueará los correos electrónicos independientemente de dónde aparezca la palabra en el asunto.
Puede elegir “sin restricciones” para permitir el envío y la recepción de correos electrónicos sin restricciones de asunto.

Restricciones de cuenta

Puede definir las restricciones basadas en la cuenta en esta sección. En esta sección, puede proporcionar permisos para agregar cuentas externas como POP en Zoho y opciones para personalizar sus firmas en Zoho Mail. También puede restringir la importación o exportación de correos electrónicos por parte de los usuarios y grupos.

Pasos para definir nuevas restricciones de la cuenta:

1. En Admin Console, vaya al menú Mail Settings.
2. Vaya a la sección Account Restrictions.
3. Haga clic en Create e ingrese un nuevo nombre para la restricción.
4. Desde esta sección puede definir restricciones basadas en la cuenta, como el acceso a cuentas externas, la importación/exportación de correos electrónicos, etc.

Acceso a cuentas externas

De forma predeterminada, Zoho Mail permite a los usuarios configurar sus cuentas externas a través de POP o IMAP. Como administrador, si no quiere que los usuarios accedan a sus otras cuentas a través de POP, puede desactivarlas en esta sección. Cuando se desactiva, los usuarios a los que se aplica la política no podrán agregar las cuentas externas a través de POP.

Personalización de firmas

Zoho Mail permite a los usuarios configurar y utilizar varias firmas para sus cuentas. Como administrador, puede desactivar la función. Cuando la opción está desactivada, los usuarios a los que se aplica la política no podrán personalizar sus firmas desde la consola de correo web.

Importar o exportar correos electrónicos

En el correo web y en la consola de administración, los usuarios y administradores tienen una función para migrar correos electrónicos en formato EML o ZIP mediante la opción Import/Export Emails. Por motivos de seguridad y privacidad, puede optar por desactivar esta función para los usuarios a través de la política de correo electrónico.

Cuando está desactivada, los usuarios no podrán importar correos electrónicos a Zoho Mail ni exportar los correos electrónicos desde Zoho Mail.

Agregar a la nube

Los usuarios pueden guardar los archivos adjuntos entrantes en Zoho Docs y también en otros servicios en la nube, como Google Drive, Dropbox, etc. Sin embargo, el administrador puede desactivar la opción Agregar a la nube mediante la política de correo electrónico para no permitir que los usuarios guarden archivos adjuntos en el almacenamiento en la nube.

Adjuntar desde la nube

Los usuarios pueden adjuntar archivos desde Zoho Docs u otros servicios en la nube, como Google Drive, Dropbox, etc., a los correos electrónicos que envían. Sin embargo, el administrador puede desactivar la opción Attach from Cloud mediante la política de correo electrónico para no permitir que los usuarios agreguen archivos adjuntos desde los servicios en la nube.

Visualización de CCO

Mientras redactan correos electrónicos, los usuarios tendrán la opción de enviarlos como con copia oculta (CCO). Sin embargo, el administrador puede desactivar la opción Display BCC para asegurarse de que los usuarios no tengan la opción de enviar CCO a direcciones de correo electrónico en sus mensajes.

Restricciones de acceso

Puede definir las restricciones de acceso en esta sección. Puede proporcionar permisos para acceder a la cuenta a través de POP, IMAP o ActiveSync. Además, también puede decidir si el usuario puede configurar el reenvío de correo electrónico desde la cuenta o no.

Pasos para definir nuevas restricciones de correo electrónico:

1. En Admin Console, vaya al menú Mail Settings.
2. Vaya a la sección Access Restrictions.
3. Haga clic en Create e ingrese un nuevo nombre para la restricción.
4. En esta sección, puede definir restricciones para dominios, direcciones de correo electrónico, archivos adjuntos y asuntos de correo.

Acceso mediante POP

Zoho Mail permite a los usuarios habilitar su acceso mediante POP y recuperar correos electrónicos a través de POP en clientes de correo electrónico como Outlook, Thunderbird, etc. Si desea habilitar cualquier restricción de acceso, puede desactivar el acceso mediante POP para el conjunto específico de usuarios. Cuando se desactiva, los usuarios a los que se aplica la política no podrán acceder a la cuenta de Zoho a través de POP. Si intentan habilitar POP en el correo web, recibirán un mensaje de error.

Acceso mediante IMAP

Zoho Mail permite a los usuarios habilitar su acceso mediante IMAP y recuperar correos electrónicos a través de IMAP en clientes de correo electrónico como Outlook, Thunderbird, etc. Cuando se desactiva, los usuarios a los que se aplica la política no podrán acceder a la cuenta de Zoho a través de IMAP en otros clientes, como iPhone, K9, etc.

ActiveSync

Cuando se desactiva, los usuarios a los que se aplica la política no podrán acceder a la cuenta de Zoho a través de Active Sync en otros clientes, como iPad, Android, etc.

Reenvío de correos electrónicos

Cuando se desactiva, los usuarios a los que se aplica la política no podrán configurar el reenvío de correo electrónico desde las cuentas de Zoho a cuentas externas.

Visualización de la configuración POP/IMAP

Las opciones POP/IMAP serán visibles para los usuarios en su página de configuración. Sin embargo, si los administradores desactivan la opción Visualización de la configuración POP e IMAP, los usuarios no podrán cambiar su estado POP/IMAP. Solo los administradores podrán habilitar/deshabilitar el acceso mediante POP/IMAP para las cuentas de los usuarios.

Visualización de la configuración de reenvío de correos electrónicos

Los usuarios podrán ver las opciones de reenvío de correo electrónico en su página de configuración. Sin embargo, si los administradores desactivan la opción Display Mail Forward Settings, los usuarios no podrán cambiar su configuración de reenvío de correos electrónicos. Solo los administradores podrán agregar o eliminar el reenvío de correos electrónicos para las cuentas de los usuarios.

También puede especificar las restricciones de IP, si es que existen, para los usuarios a los que se aplica la política.

Cantidad máxima de sesiones

Se puede establecer la cantidad máxima de sesiones abiertas para una cuenta de usuario específica. Active la opción Max Session Count e ingrese el límite necesario. Se puede establecer un límite mínimo de 1 y un límite máximo de 25. Una vez superado el límite máximo establecido, el usuario no podrá iniciar sesión en su cuenta en una nueva sesión. El usuario puede cerrar las sesiones actuales y, luego, iniciar sesión en una nueva.

Restricción de IP del cliente de correo

Si configuró una restricción de IP para los usuarios, puede activar la opción Mail Client IP Restriction para aplicar el rango de IP si se están utilizando clientes de correo electrónico externos. Los usuarios a los que se haya aplicado esta política solo podrán acceder a su buzón desde este rango de IP, independientemente de si inician sesión desde el correo web o desde clientes de correo electrónico externos. Si no se establece un rango de IP, esta restricción de IP no tendrá efecto.

Direcciones IP permitidas

Si desea restringir las direcciones IP desde las cuales los usuarios pueden iniciar sesión a sus cuentas, puede configurar el rango IP en la sección Allowed IP Addresses. Los usuarios no podrán iniciar sesión en sus cuentas fuera de este rango de IP.

Restricciones de reenvío

Si desea que todos los correos electrónicos salientes enviados por los usuarios a los que se aplica esta política se reenvíen a otra dirección de correo electrónico de la organización, puede configurarlo aquí.

Pasos para definir nuevas restricciones de reenvío:

1. En Admin Console, vaya al menú Mail Settings.
2. Vaya a la sección Forward Restrictions.
3. Haga clic en Create e ingrese un nuevo nombre para la restricción.
4. En el campo Outgoing Email Forwarding Policy, ingrese la dirección de correo electrónico a la que se deben reenviar todos los correos electrónicos salientes.

Los correos electrónicos salientes solo se pueden reenviar a otra cuenta de la organización y no a ninguna cuenta externa.

Aplicar restricciones a la política:

Después de crear todas las restricciones necesarias, debe aplicarlas a la política correspondiente.

1. En Admin Console, vaya al menú Mail Settings.
2. Vaya a Policies y seleccione la política con la que desea asociar las restricciones.
3. En el menú desplegable Restrictions, seleccione Email Restriction.
4. En el menú desplegable Email Restriction Applied, seleccione la restricción que desea asociar con esta política.
5. Revise la configuración una vez y haga clic en Change.
6. En el menú desplegable Restrictions, seleccione Account Restriction.
7. En el menú desplegable Account Restriction Applied, seleccione la restricción que desea asociar con esta política.
8. Revise la configuración una vez y haga clic en Change.
9. En el menú desplegable Restrictions, seleccione Access Restriction.
10. En el menú desplegable Access Restriction Applied, seleccione la restricción que desea asociar con esta política.
11. Revise la configuración una vez y haga clic en Change.
12. En el menú desplegable Restrictions, seleccione Forward Restriction.
13. En el menú desplegable Mail Forward Restriction Applied, seleccione la restricción que desea asociar con esta política.
14. Revise la configuración una vez y haga clic en Change.

Ahora, las restricciones correspondientes se aplicarán a la política que creó.

Asociar la política con usuarios y grupos:

A continuación, debe asociar esta política con los respectivos usuarios y grupos.

Pasos para asociar la política con usuarios y grupos:

1. En Admin Console, vaya al menú Mail Settings.
2. Vaya a Policies y seleccione la política con la que desea asociar usuarios y grupos.
3. Vaya a la pestaña Associated Users.
4. Haga clic en Add para seleccionar manualmente los usuarios de esta política. Seleccione los usuarios que desea agregar y haga clic en Proceed.
5. Haga clic en Import si desea importar usuarios para esta política mediante un archivo CSV. Busque y seleccione el archivo CSV que contiene la lista de usuarios y haga clic en Import.
6. De manera similar, vaya a la pestaña Associated Groups.
7. Haga clic en Add para seleccionar manualmente los grupos de esta política. Seleccione los grupos que desea agregar y haga clic en Proceed.
8. Haga clic en Import si desea importar grupos para esta política mediante un archivo CSV. Busque y seleccione el archivo CSV que contiene la lista de grupos y haga clic en Import.
9. También puede cambiar la política de usuarios en esta sección haciendo clic en el ícono Change Policy del usuario respectivo. También puede seleccionar varios usuarios, haga clic en el ícono Change Policy y seleccione la política que desea aplicar a todos los usuarios seleccionados.

También puede aplicar la política de correo electrónico para usuarios y grupos en la configuración específica del usuario o grupo, o incluso en el momento de crear el usuario o grupo.