Wie erfolgt die Verwaltung von Aufgaben?
In der PMI-Umfrage zum globalen Projektmanagement aus dem Jahr 2017 sagten 37 % der Führungskräfte, dass "die Hauptursachen für das Scheitern [von Projekten in ihrem Unternehmen] ein Mangel an klar definierten Zielen und Meilensteinen zur Messung des Fortschritts" und "mangelnde Disziplin bei der Umsetzung der Strategie" seien. Vor dem Hintergrund dieser Studie werden im Folgenden einige wichtige Schritte der Aufgabenverwaltung aufgeführt:
Priorisierung: Die Priorisierung ist der wichtigste Aspekt bei der Aufgabenverwaltung, unabhängig davon, welches Tool Sie dafür nutzen – sei es eine einfache To-Do-Liste oder ein umfassendes Tool zur Verwaltung von Projektaufgaben. Sie hilft Ihnen bei der effizienten Erledigung aller zugehörigen Aufgaben bei gleichzeitiger Einhaltung geplanter Einschränkungen.
Meilensteinverfolgung: Die Ergebnisse dieser Studie zeigen auch, dass die Festlegung klarer Ziele für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts unerlässlich ist. Obwohl für die Aufgabenverwaltung kein Endziel erforderlich ist, trägt die Festlegung von Meilensteinen zur Motivation des Teams zur erfolgreichen Ausführung von Aufgaben bei.
Zeitplanverwaltung: Wenn sichergestellt ist, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden, wirkt sich das positiv auf das Projekt als Ganzes aus. Hierbei kommt es darauf an, durch Abschätzung des Aufwands den richtigen Zeitrahmen festzulegen.
Ressourcenzuteilung: Die Optimierung des Ressourcenmanagements ist der nächste Schritt, um eine effektive Aufgabenverwaltung sicherzustellen. Je nach Budget und Zeitplan sind geeignete Mitarbeiter und Ressourcen für die Erledigung der Arbeit einzuteilen.
Zusammenarbeit: Für alle oben genannten Schritte ist die Zusammenarbeit der Schlüssel. Die Arbeit in Teams bedeutet zwar in der Regel, dass mehr Arbeit erledigt wird, aber es kann schwierig sein, die Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten. Software zur Aufgabenverwaltung für Teams unterstützt Sie dabei, Ihr Team verbunden zu halten.
Eine weitere interessante Möglichkeit zur Verwaltung von Aufgaben ist die Kategorisierung anhand einer Termin- oder Prioritätsmatrix mit den Achsen "Zeitplan" und "Priorität". In einer solchen Struktur werden notwendige Arbeiten, die sofort zu erledigen sind, sowohl auf der Zeitplan- als auch auf der Prioritätsachse als "Hoch" eingestuft, während notwendige Arbeiten, die nicht sofort benötigt werden, als "Hoch" auf der Prioritätsachse, aber als "Niedrig" auf der Zeitplanachse eingestuft werden.