Wer kann von wiederkehrenden Meetings profitieren?
Die Planung eines wiederkehrenden Meetings kann für Personen in jedem Berufsfeld nützlich sein. Beispiele:
Updates regelmäßig teilen
Wenn Sie regelmäßig Updates über die Arbeit teilen, sind Ihre Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand. Richten Sie tägliche oder wöchentliche wiederkehrende Meetings ein, damit die Mitglieder des Teams den Überblick über alles behalten, was passiert und was noch zu tun ist.
Co-Hosts hinzufügen
Planen Sie wiederkehrende Meetings mit Co-Hosts, um sicherzustellen, dass sich wiederholenden Termine auch dann stattfinden, wenn Sie nicht da sind. Ihre Online-Meetings werden nahtlos in Anwesenheit von Co-Hosts weitergeführt.
Fortschritt analysieren
Wiederkehrende Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der gängigen Strategien, die Projektteams zur Erreichung ihrer Ziele einsetzen. Nutzen Sie Ihre wöchentlich wiederkehrenden Besprechungen, um die Leistung zu analysieren und den Fortschritt zu bewerten.
Mit dem Team in Kontakt bleiben
Die meisten Teams brauchen keine physische Nähe mehr. Bleiben Sie durch wiederkehrende Meetings auch unterwegs in Kontakt mit Ihrem Remote-Team.
So planen Sie ein wiederkehrendes Meeting
- 1.Wählen Sie Recurring Meeting. Es werden zusätzliche Wiederholungsoptionen angezeigt.
- 2.Wählen Sie unter Repeat type das Wiederholungsmuster aus, d. h. wie oft Sie die Besprechung wiederholen möchten: Täglich, Wöchentlich, Monatlich.
- 3.Geben Sie an, wie, wie oft und bis wann das Meeting wiederholt werden soll. Sie können die Meetingserie an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Terminen enden lassen.
- 4.Setzen Sie Erinnerungen zu verschiedenen Zeitpunkten, bevor das wiederkehrende Anrufmeeting beginnt. Entsprechend dieser Einstellung werden Erinnerungs-E-Mails an die Teilnehmer gesendet.
- 5.Aktivieren Sie die Option Session Files und hängen Sie alle relevanten PPT-, PDF- und Videodateien an.
- 6.Klicken Sie auf Schedule.
Vorteile der Planung wiederkehrender Meetings
Nur einmal erstellen
Das Meeting muss nur einmal geplant werden und kann dann entweder täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt werden, je nach Anforderung. Geben Sie an, wie oft das Meeting wiederholt werden soll, oder geben Sie ein Enddatum ein, an dem das Meeting letztmalig stattfinden soll.
An bestimmten Tagen wiederholen
Legen Sie fest, an welchen Wochentagen das Meeting wiederholt werden soll. Beispiel: Sie können festlegen, ob das wiederkehrende Meeting immer montags oder immer montags und mittwochs stattfinden soll.
Meetingerinnerungen
Sorgen Sie mit Erinnerungen an wiederkehrende Meetings dafür, dass die Anwesenheitsrate hoch ist. Senden Sie automatische Erinnerungs-E-Mails an die Meetingteilnehmer und planen Sie, wann diese verschickt werden sollen.
Medizinische Fachkräfte
Ärzte und Pflegekräfte können sich regelmäßig per Fernzugriff mit den Patienten austauschen. Sie können über Zoho Meeting ihre Patienten sehen und mit ihnen sprechen.
Weitere InformationenProjektteams
Organisieren Sie wiederkehrende Meetings als Ersatz für regelmäßige Besprechungen im Büro, um mit Ihrem Remote-Team zu kommunizieren. Unterstützen Sie die Teammitglieder bei der Bewältigung kurzfristiger Herausforderungen und sorgen Sie dafür, dass sie die Projektziele nicht aus den Augen verlieren.
Weitere InformationenForschungsstudenten
Forscher in zahlreichen Bereichen können durch regelmäßige Meetings die Fortschritte mit ihren Mentoren und Beratern durchsprechen. Arbeiten Sie mit Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Fernsteuerung gemeinsam an Dokumenten.
Weitere InformationenSind wiederkehrende Meetings produktiv?
Die Produktivität wiederkehrender Meetings kann je nach Durchführung, Zweck und Zielsetzung variieren. Regelmäßige Evaluierungen und regelmäßige Anpassungen der Sitzungen können die Produktivität im Laufe der Zeit weiter steigern.
5 Tipps für produktive wiederkehrende Meetings
Klare Ziele:
Legen Sie für jedes Meeting klare Ziele fest und teilen Sie die Tagesordnung vorab mit, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können.
Angemessene Häufigkeit:
Passen Sie die Häufigkeit wiederkehrender Besprechungen je nach Bedarf an, um unnötige Meetings zu vermeiden.
Zeitmanagement:
Beginnen und beenden Sie die Sitzungen pünktlich, um die Zeitplanung der Teilnehmer zu respektieren, wobei für die Tagesordnungspunkte bestimmte Zeitfenster vorgesehen sein sollten.
Ansprechende Umgebung:
Ermutigen Sie alle Meetingteilnehmer zur aktiven Teilnahme und sorgen Sie dafür, dass sie sich wohlfühlen, wenn sie ihre Ideen mitteilen und Feedback geben.
Follow-up zu den Aktionspunkten:
Notieren Sie sich während des Meetings die Aktionspunkte und verfolgen Sie diese in den folgenden Meetings weiter, um den Fortschritt sicherzustellen.
Häufig gestellte Fragen
01. Was bedeutet wiederkehrendes Meeting?
Ein wiederkehrendes Meeting ist ein vorab geplantes und regelmäßig stattfindendes Online-Meeting, das entweder mehrmals oder einmalig stattfindet. Es hat den Vorteil, dass Sie für jedes Ereignis dieselbe Meeting-ID und dieselben Einstellungen verwenden können. Mit Zoho Meeting können Sie mühelos Meetings mit mehreren Terminen planen und so Konsistenz und einfachen Zugang für die Teilnehmer gewährleisten.
02. Welche Arten von wiederkehrenden Meetings gibt es?
Wiederkehrende Meetings können je nach Zweck und Art des Zusammenkommens unterschiedlich sein. Einige der häufigsten Arten sind:
- 1. Wöchentliche Statusmeetings: Regelmäßige Treffen, bei denen die Teammitglieder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten und etwaige Herausforderungen besprochen werden.
- 2. Monatliche Beurteilungsgespräche: Regelmäßige Besprechungen, um die Gesamtleistung zu beurteilen, Probleme anzusprechen und für den kommenden Monat zu planen.
- 3. Scrum-Meetings: Tägliche Lagebesprechungen in der Entwicklung, um Aufgaben, Herausforderungen und Fortschritte kurz zu besprechen.
- 4. Fortbildungssitzungen: Wiederkehrende Sitzungen, die der Weiterbildung und dem Ausbau der Fähigkeiten der Teilnehmer dienen.
- 5. Strategiesitzungen: Geplante Gespräche, die sich auf langfristige Planung, Zielsetzung und strategische Entscheidungsfindung konzentrieren.
03. Wie plant man wiederkehrende Meetings?
Sie können wiederkehrende Online-Meetings planen, indem Sie im Menü More Options den Repeat type auswählen.
04. Wie kann ich ein wiederkehrendes Meeting in Outlook planen?
Wenn Sie ein neues Meeting in Outlook erstellen, geben Sie die Meetingdetails ein, markieren Sie die Option Repeat und wählen Sie das gewünschte Wiederholungsintervall (täglich, wöchentlich, monatlich oder benutzerdefiniert). Speichern Sie die Meetingserie, indem Sie auf Save klicken.
05. Wie kann ich wiederkehrende Meetings in Microsoft Teams einrichten?
Wenn Sie ein Meeting in Microsoft Teams erstellen, klicken Sie auf das Drop-down-Menü für Wiederholung, das standardmäßig auf "Does not repeat" eingestellt ist, und wählen Sie das gewünschte Wiederholungsmuster.