Einen Blueprint ausführen

Auf meine Blueprint-Datensätze zugreifen

Sobald der Blueprint konfiguriert ist, treten Datensätze, die die Prozesskriterien erfüllen, in den Prozess ein, und die im Blueprint genannten Übergangsverantwortlichen können ihre jeweiligen Übergänge ausführen.

Um den Prozess zu starten, müssen Sie wissen, welche Datensätze darauf warten, dass Sie Ihre Aktionen im gesamten Prozess ausführen.

So greifen Sie auf Ihre Blueprint-Datensätze zu

1. Klicken Sie in Ihrem Zoho CRM-Konto auf das Modul My Jobs.
   Unter Meine Jobs werden zur Genehmigung ausstehende Datensätze und Blueprint-Übergänge angezeigt.
2. Wählen Sie in der Listenansicht Nur Blueprint.
3. Klicken Sie auf einen beliebigen Eintrag, um zum jeweiligen Datensatz zu gelangen und Ihre Prozessaktionen auszuführen.
   

Konfigurierten Blueprint anzeigen

So zeigen Sie den konfigurierten Blueprint an

1. Navigieren Sie zur Detailseite des Datensatzes, der die Prozesskriterien erfüllt.
2. In der Blueprint-Leiste sehen Sie den aktuellen Status des Datensatzes und die für diesen Status verfügbaren Übergänge.
   Beachten Sie, dass Übergänge nur für die Datensätze zur Verfügung gestellt werden, die die Kriterien von Vor dem Übergang erfüllen.
3. Klicken Sie auf den Link Konfigurierte Aktionen anzeigen.
   Sie sehen den Prozessablauf vom bestehenden zum nächsten Status.
   

Dabei ist zu beachten, dass das Feld, mit dem Sie den Blueprint konfiguriert haben, nach dem Eintreten des Datensatzes in den Prozess für die Bearbeitung gesperrt wird. Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben über das Feld Phase einen Blueprint für den Follow-up-Prozess nach einem Geschäftsabschluss konfiguriert. Sobald ein Datensatz in den Blueprint aufgenommen wurde, können Sie die Phase erst dann manuell aktualisieren, wenn der Blueprint vollständig ausgeführt wurde.

Damit wird lediglich sichergestellt, dass der Datensatz jede Phase des Prozesses wie im Blueprint definiert durchläuft, und dass niemand den Status willkürlich ändern kann, ohne die vorgeschriebenen Bedingungen zu erfüllen.

Einen Blueprint ausführen

Sobald Datensätze die Eingangskriterien eines Blueprint erfüllen, werden sie zu aktiven Datensätzen im Prozess. Ein Blueprint kann sowohl in Ihrem Webkonto als auch in der mobilen Zoho CRM-App ausgeführt werden.

Einen Blueprint im CRM-Webkonto ausführen

In Ihrem Zoho CRM-Konto zeigt die Detailseite des Datensatzes den aktuellen Status des Datensatzes und die für diesen Status verfügbaren Übergänge an. Um einen Übergang auszuführen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche "Übergang".

Siehe auch: Blueprint erstellen.

Zum Beispiel gehen in dem hier erläuterten Blueprint mehr als 50.000 $ in den Follow-up-Prozess des Geschäftsabschlusses ein. Die Übergangsverantwortlichen können auf die entsprechenden "Übergang"-Schaltflächen klicken und den Blueprint ausführen.

Wenn Sie auf Schaltflächen klicken, erscheint ein Popup-Fenster, in dem der Benutzer aufgefordert wird, Notizen hinzuzufügen und Felder zu aktualisieren, wie im Blueprint definiert. Wenn Sie beispielsweise auf die Schaltfläche Verhandeln klicken, wird ein Übergangsverantwortlicher aufgefordert, die in den Einstellungen für "Während des Übergangs" vorgeschriebenen Felder auszufüllen und zum nächsten Status überzugehen.

Im Folgenden ist aufgeführt, was bei der Durchführung eines Übergangs zu beachten ist.

• Eingabeaufforderungen für Nachrichten und Notizen
  Wenn Sie Nachrichten und obligatorische Notizen konfiguriert haben, wird der Übergang wie in der folgenden Abbildung dargestellt angezeigt. Hier wurden die Anforderungen und Rabattdetails abgefragt.
  
• Dokumente anhängen
  Wenn Sie Anhänge vorgeschrieben haben, werden diese im Übergang abgefragt, wie in der Abbildung unten zu sehen ist. Dies ähnelt der Liste der Anhänge, in der Sie Dokumente von Ihrem Desktop, Zoho Docs, der Registerkarte "Dokumente" oder einer URL-Anlage hochladen können.
  
• Abhaken von Checklistenelementen
  Ein Übergang kann erst gespeichert werden, wenn die Checklistenelemente abgehakt wurden. Eine entsprechend abgehakte Liste ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
  
• Eingabefelder und Validierungen
  Wenn Sie Pflichtfelder aus dem primären Blueprint-Modul und verwandten Modulen konfiguriert haben, wird der Verantwortliche des Übergangs aufgefordert, die Werte für diese Felder hier einzugeben. Wenn Sie auch für eines der Felder Validierungskriterien konfiguriert haben, prüft das System die Validierungsregel, und die Änderungen können nur gespeichert werden, wenn der Wert die Kriterien erfüllt.
  Hier führt ein Rabatt von mehr als 20 % zu einem Fehler.
  
• Zugehörige Elemente verknüpfen
  Wenn Sie zugehörige Elemente wie "Angebot", "Aufgaben" usw. obligatorisch gemacht haben, wird der Verantwortliche des Übergangs aufgefordert, diese ebenfalls bei der Ausführung eines Übergangs einzugeben. Hier wird ein Benutzer während der Vertragsphase eines Follow-up-Prozesses für einen Geschäftsabschluss aufgefordert, das Angebot einzugeben und eine Aufgabe zu erstellen.
  
• Einen Übergang teilweise speichern
  Wenn Sie viele Informationen während eines Übergangs obligatorisch gemacht haben, ist es möglicherweise nicht immer möglich, alle auf einmal einzugeben. Im Übergang "Verhandeln" haben Sie vielleicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, aber Sie benötigen etwas mehr Zeit, um die Checklistenpositionen in Dokumenten der Dienstgütevereinbarung abzuhaken. In diesem Fall können Sie einen Übergang TEILWEISE speichern. Das bedeutet z. B., dass 5 von 10 der von Ihnen eingegebenen Details im Moment gespeichert werden – der Datensatz befindet sich aber noch in der Verhandlungsphase. Sie können später zu diesem Datensatz zurückkehren, den Rest der Details eingeben und den Übergang SPEICHERN. Nachdem alle Details, die in den Einstellungen für die Phase "Während des Übergangs" erforderlich sind, eingegeben wurden, wird der Datensatz in den nächsten Status im Blueprint verschoben.
  
  Beachten Sie, dass die teilweise Speicherung eines Übergangs für einen kontinuierlichen Blueprint nicht unterstützt wird, da dieser auf einmal und nicht schrittweise ausgeführt werden soll. 

Wiederholen Sie diese Aktivität, indem Sie auf die einzelnen "Übergang"-Schaltflächen klicken und die angegebenen Aktionen ausführen, bis Sie am Ende des Prozesses angelangt sind.

Blueprint in der mobilen CRM-App ausführen

Ein Blueprint, den Sie in Ihrem Zoho CRM-Webkonto konfiguriert haben, kann in der mobilen App ausgeführt werden. Nehmen wir an, Sie besuchen einen Kunden, um über einen Geschäftsabschluss zu sprechen, und er ist vom Status Qualifizierung in Verhandlung übergegangen. Sie können den Status direkt in der App aktualisieren.

So führen Sie einen Blueprint in der CRM-App durch

1. Tippen Sie auf das Modul, in dem Sie den Blueprint durchführen möchten. Beispiel: Deals.
2. Tippen Sie auf den entsprechenden Datensatz.
   Sie sehen eine Blueprint-Leiste, in der der aktuelle Status sowie die Übergänge angezeigt werden, die ausgeführt werden müssen, um den nächsten Status zu erreichen.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Übergang, und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Beispiel: Verhandeln.
   
   Wenn die von Ihnen eingegebenen Werte nicht akzeptabel sind, werden relevante Fehlermeldungen angezeigt, wie in Ihrem Blueprint konfiguriert.
   
   Auf diese Weise bestimmt und prüft CRM einen Verkaufsprozess.
4. Wenn Sie die akzeptablen Werte eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern.
   Der Datensatz wird jetzt in den nächsten Status im Prozess verschoben.
   In ähnlicher Weise werden jeweils die folgenden Übergänge durchgeführt, bis der Prozess abgeschlossen ist.
   

Blueprint-Nutzungsberichte prüfen

Blueprint-Berichte geben Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse und deren Ausführung und helfen Ihnen, diese besser zu optimieren. Es gibt zwei Arten von Blueprint-Berichten: integrierte Berichte und benutzerdefinierte Berichte.

Integrierte Blueprint-Berichte

Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Blueprint-Berichte, die Ihnen zur Verfügung stehen.

So überprüfen Sie Blueprint-Berichte

1. Navigieren Sie zu Setup > Automatisierung > Blueprint.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Nutzung.
3. Die verschiedenen Blueprint-Berichte werden aufgelistet.
4. Klicken Sie auf einen Bericht, um die Erkenntnisse anzuzeigen. Die folgende Abbildung zeigt einen Bericht über die durchschnittliche Zeit pro Blueprint für den Follow-up-Prozess des Geschäftsabschlusses.
   Er gibt Ihnen Aufschluss über die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um einen Blueprint vom Beginn bis zum Ende des Übergangs innerhalb eines bestimmten Zeitraums abzuschließen.
   

Benutzerdefinierte Blueprint-Berichte

Das Zoho CRM-Modul "Reports" bietet Ihnen unzählige Standardberichte für verschiedene Vertriebsinformationen wie "Verkäufe nach Lead-Quelle", "Leads nach Typ", "Anrufstatusberichte" und so weiter. Sie können diese Berichte auf der Grundlage von Blueprint-Einblicken anpassen. Wenn Sie einen Bericht für ein Modul erstellen, sehen Sie Blueprint-Einblicke als Teil des Abschnitts Verwandte Module auswählen. Daraus können Sie Ihre eigenen Berichte auf der Grundlage von Blueprint-Einblicken erstellen.

So erstellen Sie einen Bericht auf der Grundlage von Blueprint-Einblicken

1. Navigieren Sie zum Modul Reports.
2. Klicken Sie auf Bericht erstellen.
3. Wählen Sie das Primärmodul aus, zum Beispiel: Deals.
4. Wählen Sie aus der Liste der verwandten Module den entsprechenden Blueprint aus der Liste der Blueprints.
   
5. Wählen Sie einen Berichtstyp aus, zum Beispiel: Zusammenfassender Bericht.
6. Wählen Sie die gewünschten Spalten für den Bericht aus. Sie können die gewünschten Details aus dem Abschnitt Blueprint in der Liste der verfügbaren Spalten auswählen.
   
7. Fügen Sie bei Bedarf Filter hinzu.
8. Benennen Sie den Bericht, und speichern Sie ihn in einem Ordner. Beispiel: Statusbericht des Deal-Blueprint.
   
9. Führen Sie den Bericht aus, um die Blueprint-Details der einzelnen Geschäftsabschlusse anzuzeigen.
   

Einen kontinuierlichen Blueprint erstellen

Im Gegensatz zu einem regulären Blueprint, der für einen intermittierenden Prozess geeignet ist, können Sie mit einem kontinuierlichen Blueprint einen Prozess gestalten, der ohne Pause abläuft. Er eignet sich besonders für das Anruf-Skripting.

Szenario

Eine Vertriebsorganisation möchte einen kontinuierlichen Blueprint erstellen, um ihre Vertriebsmitarbeitern mit Anrufskripten zu unterstützen. Das Verkaufsgespräch ist ein Prozess, der in einem Durchgang durchgeführt wird. Er besteht aus folgenden Phasen:

• Smalltalk
• Produkterläuterung
• Preisinformationen
• Neuen Anruf planen
• Interesse am Produkt
• Kein Interesse

Sie können einen Blueprint erstellen, der einen Vertriebsmitarbeiter durch einen Anruf führt, indem Sie die verschiedenen Phasen des Anrufs strukturieren und die zu sprechenden Skripte* in jeder Phase anzeigen.

(*) Um ein Aufrufskript hinzuzufügen, fügen Sie das Skript einfach bei jedem Übergang als "Nachricht" in die Registerkarte "Während des Übergangs" ein.

So erstellen Sie einen kontinuierlichen Blueprint

1. Navigieren Sie zu Setup > Automatisierung > Blueprint.
2. Klicken Sie auf Blueprint erstellen.
3. Geben Sie im Dialogfenster Blueprint erstellen einen Namen für den Blueprint ein, wählen Sie das Modul, das Layout und das Feld, für die der Blueprint erstellt werden soll. Für unser Szenario lauten die Details wie folgt:
   • Name des Blueprint: Skript für Verkaufsgespräche
   • Modul: Contacts
   • Layout: Standard
   • Feld: Anrufphase
4. Geben Sie gegebenenfalls Kriterien an, mit denen Datensätze in einen Prozess eintreten.
   Wenn Sie keine Kriterien eingeben, werden alle im Layout erstellten Datensätze in den Prozess aufgenommen.
5. Geben Sie eine Beschreibung für den Prozess ein.
6. Aktivieren Sie unter "Erweiterte Einstellungen" die Option "Kontinuierlicher Prozess".
7. Wählen Sie den Verantwortlichen für den Prozess aus.
8. Klicken Sie auf Weiter.

Der Rest des Verfahrens zur Erstellung eines kontinuierlichen Blueprint ähnelt dem eines regulären Blueprint.

Unterschiede zwischen regulärem und kontinuierlichem Blueprint