GoBD-Compliance mit Zoho Expense | Sicheres, papierloses Ausgabenmanagement

Alle Geschäfts- und Ausgabentransaktionen sowie die Verarbeitungs- und Buchhaltungsverfahren müssen verifizierbar und durch einen Beleg nachverfolgbaren Ursprungs nachweisbar sein.

Unveränderlichkeit

Einmal in den Verarbeitungsworkflow eingeführt, dürfen Ausgaben und Finanzinformationen von Unternehmen nicht mehr ohne Identifizierung auf eine Weise vorenthalten, überschrieben, gelöscht, geändert oder gefälscht werden, dass die ursprünglichen Inhalte nicht mehr nachvollzogen werden können.

Datensicherheit

Schützen Sie alle Ihre geschäftskritischen Daten vor Verlust und vermeiden Sie unbefugten Zugriff durch Dritte.

Verfügbarkeit und Audits

Auditsichere Archive aller Ausgaben und Geschäftstransaktionsdaten, die aufbewahrt werden müssen. Diese Daten müssen außerdem während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar sein, um reibungslose Audit-Trails zu ermöglichen.

Wie kann Zoho Expense Sie bei der GoBD-Compliance unterstützen?

Mit Zoho Expense können Unternehmen alle ihre Datensätze in elektronischer Form verwalten und die Compliance mit den GoBD-Vorschriften sicherstellen.

Belegerfassung von unterwegs aus: Die GoBD-Grundsätze erlauben ausdrücklich die elektronische Erfassung von Geschäftstransaktionsbelegen wie solchen, die von Computern und über Smartphonekameras hochgeladen sowie mit OCR-Methoden zur optischen Zeichenerkennung (OCR) verarbeitet werden. Durch automatisches Scannen Ihrer Ausgabenbelege und Einreichen Ihrer Ausgaben über die Zoho Expense-Mobil-App können Sie die GoBD-Compliance sicherstellen.

Papierlose Abwicklung: Gemäß den GoBD-Grundsätzen darf eine weitere Verarbeitung nach dem Aufzeichnungsprozess nur mit dem elektronischen Dokument durchgeführt werden. Die End-to-End-Ausgabenautomatisierung von Zoho Expense ermöglicht Ihnen eine komplett papierlose Abwicklung von der Belegerfassung bis hin zu Kostenerstattungen für Mitarbeiter.

Sichere Speicherung von Dokumenten: Zoho Expense speichert alle Ihre Ausgabenbelege in EU-Rechenzentren, die mit den GoBD-Vorschriften konform sind. So können Sie sie jederzeit innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gemäß den GoBD-Grundsätzen abrufen.

Umfassender Audit-Trail: Verfolgen Sie alle Transaktionen und Änderungen mit der manipulationssicheren Audit-Trail-Funktion von Zoho Expense. Erhalten Sie Zugriff auf alle Aktivitätsverlaufsberichte, um zu erfahren, welche Aktivität wann von wem durchgeführt wurde. Bei Bedarf können Sie auch externen Auditoren Zugriff auf die Auditfunktion gewähren.

Rollenbasierte Berechtigungen: Unternehmen können sicherstellen, dass Benutzer nur Zugriff auf die Finanzdaten haben, die sie zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen. Kontrollieren Sie den Zugriff, gewähren und beschränken Sie Berechtigungen, verfolgen Sie die Benutzeraktivität und mehr, um den höchstmöglichen Datenschutz und maximale Sicherheit während des gesamten Ausgabenmanagementprozesses sicherzustellen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist die GoBD-Compliance?

Es handelt sich dabei um eine Reihe von Vorschriften, die vom deutschen Bundesfinanzministerium für Unternehmen eingeführt wurden, welche ihre Prozesse elektronisch abwickeln. Gemäß den Compliance-Vorschriften müssen deutsche Unternehmen dafür Sorge tragen, dass ihre Finanzdatensätze vollständig, richtig, sicher, konsistent und verifizierbar sind.

Wie hat sich die GoBD-Compliance seit ihrer Einführung entwickelt?

Die GoBD sind in Deutschland seit 2015 in Kraft. Seit 2017 kann die Nichteinhaltung zu Geldbußen führen. Im Juli 2019 veröffentlichte das deutsche Bundesfinanzministerium eine geänderte Fassung der GoBD, die später zurückgezogen wurde. Die neueste Fassung wurde im November 2019 veröffentlicht und trat am 1. Januar 2020 in Kraft.

Für wen gelten die GoBD?

Da die GoBD-Vorschriften 2017 verschärft wurden, gilt die Anordnung für alle Unternehmen und selbstständigen Steuerzahler.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen seit der Aktualisierung der GoBD-Compliance 2019?

Steuerzahler können Belege mit Mobilgeräten fotografieren und scannen.
Sie sind jetzt berechtigt, Cloud-Buchhaltungssoftware wie Zoho Books zu verwenden, um die GoBD-Compliance sicherzustellen.
Unter bestimmten Umständen reicht es aus, eine konvertierte Version Ihrer Buchhaltungsdokumente aufzubewahren.

Worauf sollten Sie bei einer Ausgabenmanagement-Software achten, um die GoBD-Compliance sicherzustellen?

Eine GoBD-konforme Ausgabenmanagement-Software muss die genaue Digitalisierung der Papierbelege für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sowie deren Unveränderlichkeit sicherstellen. Jegliche Änderungen an den Ausgabendatensätzen müssen den zuständigen Stakeholdern zur einfachen Sicherstellung der Compliance und zu Auditzwecken über die Software im Detail zur Verfügung stehen.

Wie stellt Zoho Expense die GoBD-Compliance von Unternehmen sicher?

Genaue OCR-Scans und Belegspeicherung während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
Erfassung und automatische Scans von Belegen per Smartphone für eine schnellere Dokumenteneingabe.
Umfassende Such- und Filterfunktionen für den einfachen Datenzugriff.
GoBD-konforme Software speichert Ihre Belege und Dokumente systematisch unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen.
Ein Aktivitätsverlaufsprotokoll für alle Datensätze steht den relevanten Stakeholdern zur Verfügung.

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Expense reporting has been so easy after we started using Zoho Expense.
The efficiency of expense reporting and reimbursement has improved multifold