Zoho Mail vừa bước qua tuổi 15 trên hành trình đồng hành và hỗ trợ người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp trong cộng tác và phát triển.
Hãy cùng chúng tôi nhìn lại top 15 tính năng hữu ích mà Zoho Mail đã mang đến để tạo nên một trải nghiệm tuyệt vời và đầy ý nghĩa cho tất cả người dùng qua góc nhìn của John, một doanh nhân ảo, và xem cách Zoho Mail có thể giúp anh mở rộng doanh nghiệp của mình như thế nào nhé!
Zoho Mail: 15 tính năng bạn không nên bỏ lỡ
Tiểu sử về John
John Doe là một doanh nhân bận rộn. Hầu hết thời gian của anh ta trôi qua trong các cuộc họp liên tục, cuộc gọi với khách hàng và hàng loạt email không ngừng.
Anh ấy xem email như một phần quan trọng của giao tiếp doanh nghiệp, vốn giúp duy trì sự kết nối và tạo sự trôi chảy trong workflow. Tuy nhiên, dần dần, email đã trở thành một trở ngại đáng kể đối với hiệu suất làm việc của John.
Hộp thư đến của anh bị quá tải bởi hàng loạt thư rác, email lừa đảo và những email quảng cáo không mấy mong muốn. Cuộc chiến để loại bỏ chúng đã tốn đi rất nhiều thời gian và công sức.
John đã quyết định thay đổi và tìm cách đối phó với sự thiếu hiệu quả này. Anh nghĩ đến việc sử dụng một dịch vụ email phù hợp với nhu cầu của mình.
Anh ấy đã chuyển sang sử dụng Zoho Mail, và việc đầu tiên trong danh sách công việc của anh là di chuyển dữ liệu từ nhà cung cấp email trước đây.
Mặc dù việc chuyển email thường là một nhiệm vụ đầy khó khăn về kỹ thuật, nhưng John đã quyết tâm hoàn thành nó.
#1. Chuyển đổi sang Zoho Mail dễ dàng
Nhưng với Zoho Mail, điều đó hoàn toàn không đúng. John đã có thể chuyển toàn bộ dữ liệu từ nhà cung cấp email trước của mình sang giải pháp email từ Zoho một cách dễ dàng.
Với tính linh hoạt để di chuyển bằng giao thức IMAP hoặc POP, John có thể lựa chọn điều gì tốt nhất cho anh. Chỉ cần một cú nhấp chuột, toàn bộ dữ liệu email của anh đã được chuyển sang Zoho Mail.
Bây giờ, John có thể trở lại việc gửi email của mình trong một hộp thư đến tập trung, an toàn và có tổ chức hơn.
#2. Bộ ứng dụng với Zoho Trident
John có thể tận dụng tối đa khả năng hệ điều hành của mình cho Zoho Mail với Zoho Trident, một ứng dụng gốc mang đến trải nghiệm người dùng nhanh chóng và an toàn.
Zoho Trident đi kèm với một loạt tính năng như Nhiệm vụ, Lịch, Đánh dấu trang, Danh bạ và Ghi chú, tất cả trong một vị trí. Bộ ứng dụng này đảm bảo rằng John có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức.
Vì các ứng dụng này được tích hợp chặt chẽ với Zoho Mail, John có thể dễ dàng thêm sự kiện ngữ cảnh từ email, nhanh chóng chuyển chúng thành nhiệm vụ và chuyển nội dung email thành Ghi chú.
Điều này giúp John duy trì hoạt động điều hành trong ngày và để dành thời gian cho những công việc quan trọng. Công việc của John liên quan đến việc hợp tác với nhiều nhóm khác nhau một cách thường xuyên.
Nhận thức được email là phương tiện giao tiếp phổ biến nhất đối với hầu hết doanh nghiệp, thế nên John luôn tìm kiếm một tính năng tinh vi hơn trong một nền tảng email để có thể cải thiện việc trao đổi và giao tiếp.
#3. Yếu tố hợp tác: Streams, chia sẻ bản thảo email
Hãy tìm hiểu Streams, tính năng truyền thông theo kiểu mạng xã hội từ Zoho Mail, giúp loại bỏ nhiều luồng email khó hiểu và tin nhắn rườm rà.
Streams đã mở cánh cửa cho John và đội ngũ của anh có thể tụ họp, ý tưởng hóa, đưa ra kế hoạch và thực hiện nó. Các tin nhắn rất tương tác và bao gồm các phản ứng. Điều này có nghĩa rằng tất cả mọi người đều có thể tham gia và cảm thấy được tham gia.
Zoho Mail cũng cho phép bạn chia sẻ bản thảo email với người khác để nhận ý kiến và phê duyệt. Điều này có nghĩa là bất kỳ email quan trọng nào cũng được gửi để đợi sự phê duyệt của John trước khi gửi đi.
#4. Xem trước, chia sẻ và tải lên tệp đính kèm
Với Zoho Mail, John sẽ không bao giờ gặp thông báo "Các tệp bạn đang cố gắng đính kèm vượt quá giới hạn cho phép" khi gửi một tệp đính kèm có dung lượng lớn. Khi John nhận được một tệp đính kèm, anh có thể sử dụng tùy chọn xem trước để nắm bắt được thông tin cơ bản về tệp đính kèm mà không cần tải về.
Sử dụng tính năng xem trước tệp đính kèm, anh cũng có thể chia sẻ nó nhanh chóng và dễ dàng. Bởi vì trình xem tệp đính kèm sắp xếp tất cả các tệp dựa trên loại tệp, John thấy rằng việc lọc giữa chúng dễ dàng hơn.
Giờ đây John đã sử dụng Zoho Mail cho phần lớn nhu cầu giao tiếp trong doanh nghiệp của anh, anh cần quan tâm đến khía cạnh bảo mật.
Đọc thêm
#5. Bảo mật, TFA và chính sách hỗ trợ
Zoho Mail đã bảo mật khía cạnh này. Với hướng tiếp cận tôn trọng quyền riêng tư, Zoho Mail tạo điều kiện cho John trải nghiệm quá trình gửi email một cách an toàn.
Với các tính năng bảo mật như TFA, là trung tâm dữ liệu cực kỳ bảo mật, bộ lọc thư rác hiệu quả và nhiều tính năng khác, hãy yên tâm rằng những gì thuộc về John sẽ ở với John.
Khả năng thiết lập chính sách email như một quản trị viên cho anh hoàn toàn kiểm soát quyền người dùng email trong tổ chức của mình. Anh có thể thiết lập đặc quyền, hạn chế và vai trò để đảm bảo một trải nghiệm gửi email an toàn cho tất cả mọi người.
Với sự kiểm soát chi tiết, John có thể thở phào nhẹ nhõm biết rằng email của anh an toàn nhất có thể.
#6. Bộ lọc và tìm kiếm nâng cao
Giờ đây khi tính bảo mật của anh đã được Zoho Mail đảm nhận, John chuyển sang bộ lọc tùy chọn để tự động sắp xếp hộp thư đến của anh khi nhận email. Anh có thể thiết lập quy tắc cho email hoạt động nếu chúng khớp với một điều kiện cụ thể.
Nếu John muốn tìm một thông tin hữu ích được gửi cho anh, đây là nơi mà tính năng tìm kiếm nâng cao của Zoho Mail phát huy tác dụng. John có thể đơn giản điều hướng đến phần "tìm kiếm" ở góc trên bên phải của màn hình Mail và tìm kiếm theo ý muốn.
John cũng sử dụng các ứng dụng khác như Asana cho quản lý dự án, Evernote để ghi chú và Zoom cho nhu cầu họp trực tuyến. Để kết hợp tất cả lại trong một nơi nhằm tối ưu hoá năng suất, Zoho Mail là ứng dụng phù hợp.
#7. Tích hợp để dễ quản lý công việc
Zoho Mail dễ dàng kết nối với nhiều ứng dụng phổ biến khác nhau dưới dạng tiện ích và tích hợp. John có thể cài đặt tính năng này trong Zoho Mail và truy cập nó ngay từ đó.
Nếu anh muốn chuyển email thành một nhiệm vụ, anh có tùy chọn thêm vào Asana. Tất cả email quan trọng anh nhận được có thể được chuyển đổi ngữ cảnh thành các ghi chú và được thêm vào Evernote.
Những tích hợp này mang lại một cách hoàn toàn mới để John tiếp cận email của mình. Anh có thể làm việc đa nhiệm một cách hiệu quả mà không cần phải di chuyển giữa nhiều tab, yếu tố gây giảm năng suất làm việc trong thời gian qua.
#8. Zia - Công nghệ AI hỗ trợ mạnh mẽ
Ngay khi John chuẩn bị vào một cuộc họp, anh nhận một email lớn đầy thông tin quan trọng. Đó là một email với dòng chủ đề "Email quan trọng: Cần trả lời NGAY!" từ sếp của anh.
Với Zia và khả năng trí tuệ nhân tạo của nó, John có thể dễ dàng tóm lược nội dung email đó trong một thoáng. Zia còn đi xa hơn nữa bằng cách giúp anh viết một email trả lời trong ít hơn một phút.
Với người đồng hành thông minh này bên cạnh, John có thể nói lời tạm biệt với những giờ thủ công xem xét từng email và xác định điểm quan trọng, thông tin quan trọng. Zia đã thay anh làm điều đó.
John vừa triển khai một tính năng mới cho sản phẩm của mình. Anh nhận được nhiều email từ khách hàng liên quan đến điều đó - cả phản hồi và góp ý. Điều này làm hộp thư đến của anh tràn ngập.
Nhưng với Zia, anh có thể chỉ cần ngồi yên và để nó thực hiện hết công việc rườm rà đó.
Nhưng liệu anh có thể đơn giản hóa điều này hơn nữa không? Điều gì xảy ra nếu anh thậm chí không cần mở hộp thư đến của mình, nhưng nó vẫn trông gọn gàng? Zoho Mail đã có tính năng phù hợp cho điều này.
#9. Ủy quyền hộp thư
Zoho Mail đi kèm với một tính năng hữu ích gọi là ủy quyền hộp thư. Đây là phiên bản email của việc nhờ người khác giúp bạn. John có thể coi tính năng này như điều tốt nhất tính từ khi loài người phát minh ra lửa.
Anh có thể dễ dàng giao việc cho người ủy quyền trả lời hoặc lưu trữ email thay mình trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát hộp thư của mình ở vai trò quản trị, với các mức độ anh có thể thiết lập trong quá trình ủy quyền.
Trong khi tính năng này giúp xử lý những email thông thường , vẫn còn một số email yêu cầu ý kiến chuyên môn từ John.
#10. Tạo chữ ký tùy chỉnh
John có thể tạo một chữ ký tùy chỉnh bao gồm chức vụ, tên công ty, thông tin liên hệ của anh, tài khoản mạng xã hội và nhiều hơn nữa. Bằng cách thêm liên kết đến trang web công ty, anh có thể tăng sự nhận diện của doanh nghiệp của mình.
Một chữ ký email cũng giới thiệu John với người nhận, mang đến sự chuyên nghiệp và làm cho doanh nghiệp của anh trở nên rõ ràng đối với khách hàng tiềm năng.
#11. Giao diện RTL
John có nhân viên làm việc từ nhiều nơi trên thế giới, gồm một lực lượng lao động từ Alaska và Na Uy đến vùng MEA. Để đảm bảo nhân viên của anh tại khu vực MEA cảm thấy thoải mái, Zoho Mail hỗ trợ giao diện chuẩn từ phải sang trái (RTL) ngôn ngữ bản địa.
John vừa thuê một nhà tiếp thị mới để quản lý các hoạt động quảng cáo ở Pháp. Zoho Mail được nhân hoá như một người nói nhiều ngôn ngữ giỏi và có thể làm cho bất kỳ ai cảm thấy như ở nhà.
#12. Thay đổi chủ đề
John thích làm mới không gian của mình và giữ cho nó luôn mới mẻ. Điều này đã được chứng minh khoa học rằng các màu sắc khác nhau có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tâm trạng của mọi người, và John cũng không ngoại lệ.
Trong Zoho Mail, John có thể thay đổi giao diện để phù hợp với sở thích của mình.
Tùy thuộc vào cảm giác của anh, John có thể chuyển giữa chế độ tối và chế độ sáng. Khi anh làm việc đêm khuya, để giảm căng thẳng cho đôi mắt, anh có thể bật chế độ tối. Khi anh cảm thấy tỉnh táo và vui vẻ, anh có thể chọn giao diện sáng.
Còn một tùy chọn để thay đổi màu sắc nhấn mạnh của giao diện. John sử dụng tính năng tuyệt vời này để phân biệt giữa các tài khoản email của mình.
#13. Đa dạng ngôn ngữ được hỗ trợ trong Zoho Mail
Zoho Mail cung cấp nhiều ngôn ngữ để sử dụng linh hoạt. Nền tảng hỗ trợ tới 73 ngôn ngữ, biến nó trở thành một trong những ứng dụng email phổ cập nhất.
Nhân viên tiếp thị mới ở Pháp không cần phải khó khăn với ngôn ngữ cài đặt mặc định, họ có thể chuyển sang tiếng Pháp. Điều này giúp họ thuận lợi hơn trong các hoạt động tiếp thị vì có thể giao tiếp với khách hàng trong vùng mà không gặp rào cản ngôn ngữ.
#14. Không có Internet ư? Không sao cả!
John đang đi du lịch đến Pháp cho một sự kiện tiếp thị. Trong khi anh đang trên chuyến bay, anh không thể truy cập Internet. Nói cách khác, anh không thể truy cập đến email của mình. Nhưng Zoho Mail vẫn hoạt động tốt với tính năng Truy cập ngoại tuyến của nó.
Thay vì chỉ ngồi suy tư và lãng phí thời gian chuyến bay, anh sử dụng tính năng email ngoại tuyến và đọc email quan trọng anh có thể đã bỏ lỡ. Anh có thể trả lời email, kiểm tra hộp thư đến và soạn email mới. Ngay khi anh đến nơi có kết nối WiFi, tất cả những thay đổi này sẽ được đồng bộ hóa lên hệ thống đám mây.
Bây giờ, thậm chí thiếu Internet cũng không thể ngăn cản anh và nhu cầu quản lý email của anh.
#15. Cấu hình trả lời tự động
Sau một ngày làm việc căng thẳng với nhiều cuộc họp, gõ bàn phím để nhận được thông báo "hộp thư đến trống" và xử lý nhiều khối công việc, John cuối cùng cảm thấy mình cần một phần thư giãn. Nhưng vấn đề về email là, các thư đến không hề biết bạn đang trong kỳ nghỉ hay không.
Zoho Mail là giải pháp dành cho John. Anh ấy có thể dễ dàng thiết lập trả lời tự động cho tài khoản email của anh để gửi một tin nhắn tùy chỉnh đến bất kỳ ai gửi email cho anh trong lúc anh đang nghỉ.
Anh có thể đảm bảo rằng ngay cả khi những người quan trọng gửi email cho anh trong ngày nghỉ, họ cũng sẽ nhận được một phản hồi phù hợp với thông tin liên hệ có liên quan.
John cũng có thể lên lịch các thông báo trả lời tự động khi anh đang nghỉ ốm, đi công tác, hoặc trong thời kỳ phát hành sản phẩm khi anh không thể cam kết kiểm tra email. Tính năng này giúp anh nghỉ ngơi và rút khỏi cơn bão của việc kiểm tra hộp thư của mình.
Lời kết
Trong vòng 15 năm qua, Zoho Mail đã đi được một quãng đường dài trong cả hai mảng email doanh nghiệp và email cá nhân. Việc bổ sung các tính năng mới giúp Zoho Mail càng trở nên tốt hơn.
Kết hợp cùng khả năng hỗ trợ tạo custom domain hay tên miền tuỳ chỉnh của Zoho Workplace, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm trong việc tổ chức, sắp xếp bảo mật hộp thư của tổ chức mình. Để tận dụng tối đa trải nghiệm Zoho Mail của bạn, hãy thử ngay 15 tính năng trên.
Nếu bạn quan tâm thêm về Zoho Mail, xin vui lòng truy cập đường dẫn tại đây để biết thêm thông tin chi tiết.
Comments