Bạn từng nghe đến thuật ngữ workflow nhưng chưa hiểu rõ workflow là gì? Và tại sao ngày nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng nó vào quản lý công việc, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm lời giải đáp cho các câu hỏi trên. Đồng thời khám phá thêm về lý do Zoho CRM có thể giúp tối ưu hoá công việc quản lý công việc sales.
Workflow là gì? Vai trò Zoho CRM trong xử lý công việc sales
Workflow là gì? Thế nào là tự động hoá workflow?
Workflow hay dòng chảy công việc là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong quá trình vận hành doanh nghiệp, dành cho các phòng ban trong đó có sales. Đây là quy trình gồm các nhiệm vụ chi tiết cho từng cá nhân trong tổ chức, theo một trình tự cụ thể và lặp lại.
Một quy trình xử lý công việc hiệu quả cần có sự thống nhất và rõ ràng. Hay nói cách khác, các thành viên trong tổ chức đều có thể nắm rõ nhiệm vụ của bản thân và hoàn thành theo đúng tiến độ công việc đề ra.
Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều nguồn lực về nhân công, thời gian, ngân sách,... và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tự động hoá workflow là khi các nhiệm vụ được đưa vào quy trình và có thể vận hành tự động theo trình tự mà không cần nhiều sự can thiệp của con người.
Đồng thời, dữ liệu có thể di chuyển và kết nối đến các bên liên quan giúp quá trình phối hợp giữa các thành viên đội ngũ sales trở nên dễ dàng hơn.
Lợi ích của workflow trong sales
Các bạn đã biết workflow là gì ở nội dung trên. Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu về những lợi ích của workflow trong các hoạt động sales.
Có thể bạn chưa biết nhân viên bán hàng thường dễ bỏ lỡ các cơ hội tiếp cận khách hàng và chốt sales. Vì vậy, việc xây dựng workflow giúp củng cố và hệ thống lại công việc của từng thành viên trong nhóm. Bên dưới là những lợi ích điển hình khi nhắc đến mô hình này:
#1. Đơn giản hoá quy trình sales
Các nhiệm vụ cho từng bộ phận được sắp xếp một cách hệ thống, theo trình tự và rõ ràng cho từng cá nhân giúp quá trình phối hợp trở nên đơn giản hơn.
Tìm hiểu quy trình làm việc không còn là trở ngại cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới. Giờ đây các phân công cụ thể, hướng dẫn thực hiện công việc đều được trực quan hoá bằng sơ đồ quy trình (workflow diagram hay flowchart) giúp các thành viên dễ dàng tìm hiểu và ứng dụng vào thực tế.
#2. Nâng cao khả năng kết nối và đồng bộ
Các thành viên trong đội ngũ bán hàng dễ dàng kết nối với nhau dựa trên quy trình làm việc. Hay nói cách khác, sơ đồ chỉ rõ các thông tin cần thiết như thứ tự công việc, nhiệm vụ chi tiết, bộ phận có thể kết nối,...
Ngoài ra, các dữ liệu về khách hàng, thông tin, tài liệu chia sẻ dễ dàng được đồng bộ trong quy trình xử lý. Các thành viên trong nhóm đều có thể tiếp cận, phục vụ cho hoàn thành công việc sau này.
#3. Giúp rõ ràng và minh bạch trách nhiệm của thành viên trong nhóm
Nhờ thứ tự quy trình rõ ràng, mỗi thành viên sẽ dễ dàng hiểu vị trí công việc của bản thân và cụ thể nhiệm vụ cần làm là gì. Mỗi thành viên sẽ chịu trách nhiệm khối lượng công việc và tệp khách hàng riêng.
Đồng thời, nhà quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá, thay đổi hoặc phân bổ nguồn lực phù hợp khi có thể theo dõi tiến trình công việc của đội ngũ bán hàng dựa trên workflow.
#4. Tối ưu các nguồn lực, chi phí nhân công
Khi các bước triển khai quy trình trở nên hệ thống hơn, các hoạt động không cần thiết sẽ được loại bỏ. Từ đó, nhân viên sales tập trung nhiều vào các công việc quan trọng, phục vụ khách hàng tốt nhất và mang lại sự tăng trưởng trong doanh thu.
Đọc thêm:
Vì sao Zoho CRM giúp quản lý quy trình sales hiệu quả?
Được tin dùng bởi hơn 250,000 doanh nghiệp toàn cầu, Zoho CRM được đánh giá là công cụ quản lý workflow hiệu quả giúp tối ưu hoá thời gian làm việc của đội ngũ sales bởi những lý do sau:
Zoho CRM giúp tối ưu hoá quản lý quy trình sales
#1. Hiểu các giai đoạn then chốt trong một quy trình bán hàng
Phần mềm CRM từ Zoho tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết về quá trình làm việc của đội ngũ bán hàng bao gồm gửi email, lên lịch làm việc, xây dựng các trường dành cho người dùng tự cập nhật hoạt động bán hàng,...
Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp thêm nhiều tính năng tiên tiến như khả năng tuỳ chỉnh thông qua Zoho Developer.
#2. Ứng dụng tính năng tự động hoá quy trình
Sau khi gửi email, hệ thống Zoho CRM sẽ giúp bạn tự động hoá các hoạt động kế tiếp nhằm tăng tốc quá trình xử lý công việc. Nhờ vậy, đội ngũ sales có nhiều thời gian hơn để tập trung vào khách hàng, đẩy mạnh khả năng chốt deal.
Một trong những hoạt động có thể kể đến như:
Tạo và lưu giữ địa chỉ liên hệ mới tự động khi có khách hàng mới tiếp cận
Gửi thông báo tới các thành viên cùng nhóm phụ trách công việc khi bạn tiếp cận được khách hàng tiềm năng
Cập nhật các trường tuỳ chỉnh
Gửi thông báo, theo dõi trạng thái email,...
#3. Đề xuất và gợi ý quy trình làm việc phù hợp
Zia - Trợ thủ AI đắc lực cho Zoho CRM - sử dụng trí thông minh nhân tạo giúp bạn kiểm tra các hoạt động lịch sử trước đây và phân tích dữ liệu thu thập được trước khi đề xuất quy trình làm việc phù hợp. Bạn sẽ không còn băn khoăn nên lựa chọn workflow nào phù hợp với doanh nghiệp của mình khi có sự trợ giúp của Zia.
Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể triển khai các quy trình ngay lập tức hoặc tham gia chỉnh sửa một vài giai đoạn khi cần sao cho phù hợp với nhóm của mình.
#4. Phân tích quy trình công việc, nhận báo cáo lỗi trong workflow
Để có bước tiến mới, bạn luôn cần quá trình theo dõi, phân tích và kiểm chứng lại hành trình xử lý công việc nhằm tìm ra những lỗi cần được khắc phục xuyên suốt quá trình làm việc.
CRM từ Zoho cho phép bạn phân tích và đánh giá hiệu suất chi tiết cho mỗi hành động cụ thể. Bạn sẽ dễ dàng hiểu được các giai đoạn đang có những khúc mắc nào cần sửa để hoàn thiện hơn quy trình làm việc qua thời gian.
Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp bạn những thông tin chuyên sâu về vị trí lỗi, thời gian và những khía cạnh bị ảnh hưởng. Bạn hoặc người phụ trách có thể xem xét và kiểm tra hoàn thiện lại workflow.
#5. Hiểu được thực trạng hoạt động của workflow
Ngoài việc phân tích và chỉ điểm lỗi quy trình, bạn còn dễ dàng cập nhật nhanh tình trạng hoạt động của workflow. Zia giúp bạn phân tích chuyên sâu hơn bằng trí tuệ nhân tạo.
#6. Mở rộng CRM với các tính năng tuỳ chỉnh khác
Nhân viên bán hàng cần truy cập vào nhiều mục thông tin khách hàng cần thiết để hiểu và đẩy nhanh tiến trình chốt giao dịch. Với tính năng tuỳ chỉnh của Zoho CRM, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tuỳ chỉnh thông tin khách hàng với một bên thứ ba.
Các thông tin sẽ được đồng bộ hoá và cập nhật để bạn dễ dàng theo dõi dữ liệu tập trung trên một nền tảng duy nhất thay vì phải xem xét và đối chứng qua nhiều ứng dụng lưu trữ thông tin khác nhau.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về workflow là gì? Có thể nói quy tắc workflow giúp đội ngũ sales hệ thống hoá quy trình làm việc hiệu quả, đồng thời giúp nhân viên bán hàng dành nhiều thời gian cho khách hàng, đẩy nhanh quá trình chốt đơn.
Zoho CRM với tính năng tự động hoá workflow giúp doanh nghiệp bạn tối giản hoá các công việc thường nhật, xâu chuỗi các dữ liệu phân tích và đề ra gợi ý hợp lý cho mục đích phát triển quy trình bền vững và hiệu quả hơn nhờ Zia.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý quy trình công việc cho đội ngũ sales của mình, liên hệ ngay Zoho tại đây để được tư vấn và dùng thử miễn phí.
Comments