แสดงผลข้อมูลตามที่คุณต้องการ และเน้นข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญด้วยการผสานรวมเทมเพลตของ Zoho Writer

เราได้เพิ่มประสิทธิภาพการผสานรวมเทมเพลตของ Zoho Writer ด้วยการจัดกลุ่ม รวบรวม และทำซ้ำข้อมูลเป็นบล็อกแบบไดนามิก โดยตอนนี้คุณสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลใดก็ได้ รวมถึง Zoho CRM, Bigin และ Creator และนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่ายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

นี่คือวิธีที่คุณสามารถพัฒนาการนำเสนอข้อมูลโดยใช้การจัดกลุ่ม การรวม การทำซ้ำโดยแบ่งตามประเทศ และการแปลงข้อมูล

ลองมาทำความเข้าใจฟีเจอร์ใหม่เหล่านี้ และวิธีใช้งานโดยละเอียดกันดีกว่า เพื่อให้ง่ายขึ้น เราจะขอยกตัวอย่าง Zylker Automobiles ซึ่งเป็นผู้ผลิตรถยนต์ในฝัน โดยใช้ตัวเลือกกลุ่ม และลูปเพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

1. แสดงภาพข้อมูลแบบกลุ่มเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายและรวดเร็ว

กรณีศึกษา: สร้างรายการราคาหลักด้วยราคาตามเมืองของรถยนต์ทุกรุ่น

แอดมินฝ่ายขายของ Zylker Automobiles ใช้การจัดกลุ่ม และการทำซ้ำโดยแบ่งตามประเทศ เพื่อแสดงรายการราคาสำหรับรถยนต์ทุกรุ่นแยกกันสำหรับแต่ละเมือง เมื่อใดก็ตามที่ราคารถยนต์มีการเปลี่ยนแปลง

การจัดกลุ่มช่วยให้คุณจัดกลุ่มข้อมูลตามเขตข้อมูลหรือค่าเฉพาะ ด้วยการทำซ้ำโดยแบ่งตามประเทศ คุณสามารถกำหนดค่าเค้าโครง/ตาราง/แถวได้เพียงครั้งเดียว และขยายแบบไดนามิกตามปริมาณข้อมูล แทนที่จะขยายด้วยตนเอง

และนี่คือวิธีการทำงาน:

- แอดมินฝ่ายขายของ Zylker Automobiles ได้สร้างการผสานรวมเทมเพลต และกำหนดค่าใบราคาเป็นแหล่งข้อมูล

- นอกจากนี้พวกเขายังได้แทรกตารางในการผสานรวมเทมเพลตในโปรเจ็กต์ที่ต้องการอีกด้วย

- อันดับแรกจะจัดกลุ่มข้อมูลตามช่องเมือง จากนั้นจัดกลุ่มชุดข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์อีกครั้งตามช่องประเภทรถยนต์ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มตามฟังก์ชันภายในข้อมูลที่จัดกลุ่มอื่นๆ (จัดตามกลุ่มที่ซ้อนกัน) ได้ตามความต้องการของคุณ คลิกที่นี่เพื่อดูขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อใช้ฟังก์ชันจัดกลุ่ม

- เมื่อการผสานรวมเริ่มต้นโดยอัตโนมัติในวันที่ที่กำหนดทุกเดือน หรือตามความต้องการ ข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์ราคาจะถูกจัดกลุ่มตามค่าของช่องเมืองเป็นอันดับแรก โดยข้อมูลที่จัดกลุ่มนี้จะถูกจัดกลุ่มอีกครั้งตามประเภทรถยนต์ (การจัดกลุ่มหลายระดับ)

- พื้นที่ที่จัดกลุ่มของตารางจะถูกตั้งค่าเป็นการทำซ้ำโดยแบ่งตามประเทศ

- ในการดำเนินการหลังการผสานรวมเทมเพลต แอดมินฝ่ายขายจะกำหนดค่ารหัสอีเมลกลุ่มของทีมขาย และเลือกตัวเลือกส่งเป็น URL ซึ่งการดำเนินการนี้จะส่งอีเมล URL ของรายการราคาที่จัดกลุ่มและจัดหมวดหมู่เรียบร้อยไปยังที่อยู่อีเมลที่ระบุ

- สมาชิกในทีมขายเพียงคลิกลิงก์เพื่อดู พิมพ์ และใช้รายการราคาที่อัปเดต

ดูวิดีโอนี้ เพื่อเรียนรู้วิธีใช้การจัดกลุ่ม การรวมกลุ่ม และความสามารถในการแปลงข้อมูลในการผสานรวมเทมเพลตเมลของคุณ

2. สรุปข้อมูลเพื่อเน้นประเด็นสำคัญ และข้อมูลเชิงลึก

กรณีศึกษา: สร้างรายงานยอดขายรายเดือนพร้อมสรุป และรายละเอียดยอดขายเฉพาะแต่ละประเทศ และภูมิภาค

คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวม เพื่อสรุปข้อมูลจำนวนมากในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ เช่น สูงสุด ต่ำสุด จำนวน ค่าเฉลี่ย และผลรวม

แอดมินฝ่ายขายของ Zylker Automobiles ใช้งานฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วในการจัดกลุ่ม การรวมกลุ่ม และการทำซ้ำโดยแบ่งตามประเทศเพื่อไฮไลท์สิ่งต่างๆ เหล่านี้:

- ยอดขายรวมทั้งหมดในหนึ่งเดือน

- ยอดขายรวมแต่ละเมือง พร้อมรายละเอียดรายได้จากแต่ละหมวดหมู่

- การแบ่งรายได้แบบละเอียดตามรายการสำหรับแต่ละหมวดหมู่สำหรับทุกเมือง

มาลองดูกันว่าจะสามารถแจกแจงรายได้รวมของแต่ละเมืองได้อย่างไร:

- แอดมินฝ่ายขายของ Zylker Automobiles จะสร้างการผสานรวมเทมเพลต และกำหนดค่าเอกสารการขายให้เป็นแหล่งข้อมูล

สำหรับยอดขายของเมืองตามหมวดหมู่:

- แทรกตารางที่มีเขตข้อมูลของแต่ละเมือง ประเภทรายได้ และรายได้

- จัดกลุ่มข้อมูลตามค่าของช่องเมืองเป็นอันดับแรก และจัดกลุ่มข้อมูลผลลัพธ์อีกครั้งตามค่าของช่องประเภทรายได้ (เช่น การขายรถยนต์/การขายและการซ่อม)

- พวกเขาตั้งค่าการรวม (sum) ของฟิลด์ยอดขายสำหรับกลุ่มประเภทยอดขายแต่ละกลุ่ม และแสดงผลรวมเทียบกับกลุ่มที่เกี่ยวข้อง คลิกที่นี่ เพื่อเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันการรวมกลุ่ม

- พื้นที่ที่จัดกลุ่มของตารางจะถูกตั้งค่าเป็นการทำซ้ำโดยแบ่งตามประเทศ

- แอดมินฝ่ายขายตั้งค่ารายงานนี้ให้บันทึกในโฟลเดอร์เฉพาะ พร้อมการแจ้งเตือนทางอีเมล เพื่อแจ้งทีมขายเกี่ยวกับการสร้างรายงานในเวิร์กโฟลว์หลังการผสานรวม

- เมื่อการผสานรวมเกิดขึ้นด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ เอกสารจะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับรายงานยอดขาย และบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ต้องการ โดยหัวหน้าฝ่ายขายจะได้รับแจ้งทางอีเมลว่ามีการสร้างรายงานประจำเดือน และบันทึกไว้ในโฟลเดอร์แล้ว

3. แปลงข้อมูลเพื่อสร้าง และเติมแบบฟอร์มย่อย

กรณีศึกษา: สร้างและบันทึกรายงานรายได้โดยละเอียดของแต่ละรัฐเป็นไฟล์แยกต่างหากในโฟลเดอร์เฉพาะ

Zylker Automobiles ใช้การแปลงข้อมูลเพื่อจับคู่ฟิลด์ที่ต้องการในแหล่งข้อมูลเป็นฟิลด์หลัก และฟอร์มย่อย ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถแยก และประมวลผลธุรกรรมไฟล์ดิบที่ไม่มีการสั่งซื้อได้

ข้อมูลเพื่อสร้างรายงานยอดขายสำหรับแต่ละเมืองแยกกัน

และนี่คือวิธีการทำงาน:

- แอดมินฝ่ายขายของ Zylker Automobiles จะสร้างการผสานรวมเทมเพลต และกำหนดค่าเอกสารการขายเป็นแหล่งข้อมูล

- เนื่องจากรายงานถูกสร้างขึ้นแยกกันสำหรับแต่ละรัฐ จึงแมปสถานะเป็นฟิลด์หลักโดยใช้ตัวเลือกแปลงแหล่งข้อมูล

- จากนั้นเพิ่มตารางที่จำเป็นเพื่อแสดงยอดขายตามประเภท และตามตัวแทนขาย

- สำหรับรายงานยอดขายตามหมวดหมู่ จะตั้งค่าประเภทยอดขายแบ่งเป็นกลุ่ม และรวม (sum) ในช่องจำนวนที่ขายได้ และยอดขาย

- สำหรับรายงานรายได้ตาม SDR จะตั้งค่าฟิลด์ SDR, หมวดหมู่ และประเภทยอดขายสำหรับแต่ละกลุ่ม และรวม (sum) ฟิลด์จำนวนที่ขายได้ และยอดขาย

- หลังจากมีการผสานรวม:

- ข้อมูลจากเอกสารการขายจะถูกจัดกลุ่ม และรวบรวมเพื่อแสดงยอดขายตามหมวดหมู่ และยอดขายตาม SDR ในตารางที่เกี่ยวข้อง

- สำหรับเอาต์พุต เนื่องจากเลือกตัวเลือกผสานรวม และบันทึกเป็นไฟล์แต่ละไฟล์ รายงานสำหรับแต่ละสถานะจึงถูกสร้างขึ้นแยกกัน และบันทึกในโฟลเดอร์ที่ระบุ

4. จัดรูปแบบข้อมูลด้วยตัวเลือกการจัดข้อมูลตัวเลขรูปแบบใหม่

กรณีศึกษา: ส่งอีเมลถึง SDR แต่ละรายการทุกต้นเดือน ระบุยอดขายรวมจากเดือนก่อนหน้า พร้อมด้วยสรุปผลการดำเนินงาน

Zoho Writer ได้เพิ่มตัวเลือกการจัดข้อมูลตัวเลขรูปแบบใหม่โดยเฉพาะ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแปลงตัวเลขเป็นข้อความ, ลำดับเลข, ลำดับข้อความ และลำดับปีได้

แอดมินฝ่ายขายของ Zylker Automobiles ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความใหม่ในการแปลง และแสดงตัวเลขเป็นข้อความในอีเมลที่พวกเขาส่งไปยัง SDR ทุกเดือน

คุณสามารถทดลองใช้ฟังก์ชันการจัดกลุ่มและการผสานรวมเทมเพลตในเมลของ Writer และให้คำติชม นอกจากนี้คุณยังสามารถชมวิดีโอนี้ เพื่อทำความเข้าใจวิธีใช้ฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อยกระดับการทำงานเอกสารของคุณได้อีกด้วย

หากคุณต้องการความช่วยเหลือหรือมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับการตั้งค่าแบ่งกลุ่ม การรวมกลุ่ม หรือการดำเนินการแปลงข้อมูล กรุณาส่งอีเมลถึงเราที่ support@zohowriter.com