คุณรู้สึกว่าคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในวินาทีสุดท้ายหรือไม่? หากคุณมีเวลาหนึ่งสัปดาห์ในการทำความสะอาดห้อง คุณอาจคิดว่าการทำความสะอาดห้องให้เสร็จภายในหนึ่งสัปดาห์เป็นเรื่องยาก แต่ถ้าเพื่อนของคุณบอกว่าจะมาหา คุณจะใช้เวลาเพียงแค่หนึ่งชั่วโมง ทำไมคุณจึงมีเวลาเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล?

ไม่ต้องกังวล มันไม่ใช่ความผิดของคุณ แต่เป็นการกระทำตามกฎของพาร์กินสัน เรามาดูกันว่ามันคืออะไร รวมทั้งเคล็ดลับในการปลดล็อกประสิทธิภาพการทำงานให้กับตัวคุณเอง

กฎของพาร์กินสันคืออะไร?

คำนี้ปรากฏขึ้นครั้งแรกโดย Cyril Northcote Parkinson ในปี 1955 ใน The Economist เรื่องราวที่เป็นดังสุภาษิตของเขานี้เกี่ยวข้องกับผู้หญิงคนหนึ่งที่มีหน้าที่ส่งโปสการ์ดเพียงอย่างเดียว งานง่ายๆ ที่ควรใช้เวลาแค่สามนาที แต่เธอกลับใช้เวลาครึ่งวัน เธอใช้เวลาค้นหาโปสการ์ดที่ถูกต้อง เลือกร่มที่จะใช้กางเพื่อเดินไปที่ทำการไปรษณีย์ ฯลฯ

การสังเกตที่น่าตลกนี้ทำให้เกิดกฎการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยระบุว่า "งานจะขยายออกไปเพื่อให้พอดีกับเวลาที่กำหนดไว้ สำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น" หากคุณให้เวลาตัวเองหนึ่งสัปดาห์ในการเขียนรายงาน ก็จะต้องใช้เวลาทั้งสัปดาห์ แม้ว่าจะสามารถทำให้เสร็จได้ในช่วงบ่ายก็ตาม เรามาดูกันว่างานเหล่านี้จะขยายออกไปให้พอดีกับเวลาที่กำหนดไว้ได้อย่างไร

วิธีการขยายงานให้พอดีกับเวลา

แทนที่จะประเมินตามความเป็นจริงว่างานต้องใช้เวลานานแค่ไหน เรามักจะโฟกัสไปที่เวลาที่มีอยู่ ซึ่งสิ่งนี้จะยืดเวลาออกไปเหมือนกับการยืดหยุ่นโดยไม่จำเป็น เหมือนบอลลูนที่เต็มไปด้วยอากาศ งานขยายออกอย่างน่าอัศจรรย์เพื่อเติมเต็มเวลาที่กำหนด ซึ่งสิ่งนี้มักนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพ และพลาดกำหนดเวลาที่ต้องส่งงาน

ผู้หญิงในเรื่องพาร์กินสันใช้เวลามากเกินไปกับการทำงานงานง่ายๆ ในหนึ่งวันเพื่อค้นหาความสมบูรณ์แบบ ซึ่งบางครั้งคุณอาจผัดวันประกันพรุ่งออกไปจนวินาทีสุดท้ายที่เป็นไปได้

นอกจากความสมบูรณ์แบบแล้ว ยังมีบางสิ่งที่ซ่อนอยู่เบื้องหลังอีกด้วย เช่น คุณมีการสอบที่ใกล้จะมาถึง ซึ่งต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการเตรียมตัว แต่ชั่วโมงอันมีค่าก็หายไปกับ "การรวบรวมทรัพยากร" หรือ "การค้นหาช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด" ซึ่งสถานการณ์ของนักเรียนแบบคลาสสิกนี้เน้นย้ำถึงการผัดวันประกันพรุ่งได้เป็นอย่างดี

แล้วถ้าหากงานเล็กๆ กลายเป็นงานที่ไม่จำเป็นหลายๆ อย่างล่ะ? คุณเคยเริ่มจัดตู้เสื้อผ้าให้เป็นระเบียบแต่ลงเอยด้วยการซื้อเสื้อผ้าใหม่ผ่านทางออนไลน์หรือไม่?

ดูเหมือนว่างานจะขยายออกไปอย่างน่าอัศจรรย์เพื่อให้พอดีกับเวลาที่คุณจัดสรรไว้ และมันไม่ใช่เป็นแค่สิ่งที่คุณจินตนาการไปเอง

ตัวอย่างกฎของพาร์กินสัน

กฎของพาร์กินสันเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของเรา ลองมาดูตัวอย่างกัน

การนำเสนอโปรเจ็กต์

สมมติว่าคุณมีเวลาหนึ่งสัปดาห์ในการเตรียมการนำเสนอโปรเจ็กต์ให้กับเจ้านายของคุณ แม้จะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพียงปลายนิ้วสัมผัส แต่คุณก็ยังใช้เวลาสองสามวันแรกในการผัดวันประกันพรุ่ง และโน้มน้าวตัวเองว่าคุณมีเวลาเหลือเฟือ เมื่อใกล้ถึงเส้นตาย คุณจะต้องพยายามรวบรวมสิ่งที่ต้องการนำเสนอ โดยทำงานดึกดื่น และเสียสละวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อให้บรรลุตามกำหนดเวลา จนทำให้ตอนนี้งานของคุณได้ขยายออกไปจนเต็มเวลาที่กำหนดแล้ว

การมอบหมายงานที่สมบูรณ์แบบ

หากคุณเป็นนักเรียน ตัวอย่างนี้อาจตรงใจคุณ คุณมีรายงานการวิจัยที่จะครบกำหนดส่งในสองสัปดาห์ ในฐานะผู้เป็นเลิศทางวิชาการ คุณมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศในงานทั้งหมดของคุณ อย่างไรก็ตาม ความสมบูรณ์แบบนี้นำไปสู่ความล่าช้า คุณใช้เวลามากเกินไปในการค้นคว้า ร่างโครงร่าง และเขียนบทนำที่สมบูรณ์แบบ โดยละเลยการเขียนรายงานจริงๆ แม้ว่าคุณจะเริ่มเขียนในที่สุด คุณก็ต้องเขียนใหม่ และกลับมาดูแต่ละย่อหน้าอีกครั้ง และพยายามค้นหาคำที่ "สมบูรณ์แบบ"

ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก

คุณเคยใช้เวลานานในการตัดสินใจว่าคุณอยากจะกินอะไรหรือไม่? สมมติว่าคุณกำลังเลือกเมนูที่หลากหลายในร้านอาหาร หรือตัวเลือกมากมายในแอปฯ ส่งอาหาร คุณอาจใช้เวลามากเกินไปในการไตร่ตรองตัวเลือกแต่ละข้อจนไม่สามารถตัดสินใจได้ ส่งผลให้เกิดความยุ่งยาก การสั่งซื้อล่าช้า และอาจใช้เวลานานกว่าที่กำหนด

เคล็ดลับในการเอาชนะกฎของพาร์กินสัน

ตอนนี้เราเข้าใจแล้วว่ากฎของพาร์กินสันส่งผลต่อเราอย่างไร เราจำเป็นต้องรู้ว่าจะหลีกเลี่ยงการตกเป็นเหยื่อของกฎพาร์กินสันได้อย่างไร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น และพักผ่อนหรือไปทำงานอื่นต่อได้

1. กำหนดกำหนดเวลา และเหตุการณ์สำคัญที่ชัดเจน

ลองนึกภาพดูว่าคุณมีโปรเจ็กต์ที่กำลังแล่นอยู่ในหัว และรู้สึกเหมือนว่ามันยืดเยื้อไปตลอดกาล ฟังดูคุ้นๆ ใช่ไหม? เอาล่ะ เรามาดูกันดีกว่า! แบ่งโปรเจ็กต์ใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็กๆ โดยมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน มันเหมือนกับการให้งานของคุณช่วยกระตุ้นทิศทางที่ถูกต้องให้กับงานของคุณ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเพียงโบนัสเท่านั้น

2. นำ "เทคนิค Pomodoro" มาปรับใช้

เทคนิค Pomodoro เปรียบเสมือนช็อตเอสเปรสโซที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการแบ่งงานออกเป็นช่วงสั้นๆ และโฟกัส ตั้งเวลาไว้ 25 นาที ดำดิ่งสู่งานของคุณอย่างสุดกำลัง จากนั้นจึงหยุดพัก และทำซ้ำแบบนี้ไปเรื่อยๆ

สิ่งนี้จะช่วยขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและช่วยให้งานของคุณสำเร็จลุล่วง นอกจากนี้ให้หยุดพักจากงานเมื่อจำเป็น นี่คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เพื่อสร้างสมดุลระหว่างชีวิต และการทำงานที่ดี ซึ่งจะทำให้คุณสามารถโฟกัสกับงาน และเกิดประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

3. จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เราทุกคนมีสิ่งต่างๆ มากมายที่ต้องทำ อย่างไรก็ตาม เป็นไปไม่ได้ที่จะทำทุกอย่างพร้อมกัน เคล็ดลับสำคัญ: คุณควรใช้พลังของ “ไม่ใช่ตอนนี้” และจัดลำดับความสำคัญ! โฟกัสไปที่ปลาตัวใหญ่ก่อน—งานที่รอไม่ได้อย่างแน่นอน โฟกัสไปที่การทำงานที่มีลำดับความสำคัญสูงให้เสร็จสิ้นก่อนเพื่อหลีกเลี่ยงการจมอยู่กับกิจกรรมที่สำคัญน้อยกว่า

4. จำกัดความสมบูรณ์แบบ

ความสมบูรณ์แบบทำลายประสิทธิภาพการทำงานอย่างเงียบๆ แม้ว่าการมีเป้าหมายที่สูงเสียดฟ้าจะเป็นเรื่องดี แต่บางครั้งแค่คำว่าดีพอก็เพียงพอแล้ว คุณควรรู้ว่าเมื่อใดควรหยุด และต่อต้านความอยากที่จะหยิบยกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ทุกรายละเอียดเข้ามาเกี่ยวข้อง คุณควรกำหนดมาตรฐานที่เป็นจริงเพื่อให้เกิดความสำเร็จ และมุ่งเป้าไปที่ความก้าวหน้ามากกว่าความสมบูรณ์แบบ

5. ปฏิบัติตามข้อจำกัดด้านเวลา

เพื่อป้องกันไม่ให้งานลากยาวไปเรื่อยๆ ให้กำหนดขอบเขตว่าคุณจะใช้เวลานานแค่ไหนในแต่ละงาน และยึดติดกับสิ่งนั้นให้ดี ซึ่งการจัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับกิจกรรมต่างๆ ตลอดทั้งวันจะช่วยให้จัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้น

6. รู้จักการปฏิเสธ

มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถทำได้ รู้ว่าเมื่อใดควรเหยียบเบรกเมื่อมีภาระงานที่ไม่จำเป็น และกระจายงานให้กับผู้อื่น เมื่องานของคุณล้นมือ ด้วยการฝึกฝนศิลปะแห่งการปฏิเสธ และรักษาสิ่งที่ต้องทำของคุณไว้ คุณสามารถป้องกันไม่ให้งานขยายเกินขอบเขตได้

7. ทบทวนเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนไปหรือมีสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ให้รักษาความคล่องตัวและปรับตัวให้เข้ากับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป โปรดจำไว้ว่า บางครั้งเส้นทางที่ดีที่สุดในการไปถึงจุดหมายก็ไม่ใช่เส้นตรงเสมอไป ทบทวนเป้าหมายของคุณเป็นระยะ และแก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายเหล่านั้นยังคงอยู่ และสามารถบรรลุผลได้

8. เฉลิมฉลองความก้าวหน้า ไม่ใช่แค่ความสมบูรณ์แบบ

อย่าลืมเฉลิมฉลองความสำเร็จของคุณไปพร้อมกัน แม้ว่าจะไม่สมบูรณ์แบบก็ตาม ยินดีกับชัยชนะของคุณ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ และให้กำลังใจตัวเอง การมุ่งมั่นในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสำคัญกว่าการยึดติดกับผลลัพธ์ที่ไร้ที่ติ ท้ายที่สุดแล้ว ความก้าวหน้าก็คือความก้าวหน้า ไม่ว่าคุณจะจำแนกมันด้วยวิธีใดก็ตาม

คำกล่าวส่งท้าย

การรู้เคล็ดลับกฎของพาร์กินสันสามารถช่วยคุณได้จริงๆ ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณก็พร้อมที่จะหลุดพ้น และควบคุมเวลาของคุณอีกครั้ง โปรดจำไว้ว่า มันไม่เกี่ยวกับการบรรลุความสมบูรณ์แบบ แต่เป็นการปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงของคุณด้วยการกำหนดขอบเขต, ให้ความสำคัญกับการทำงานในแต่ละส่วน และจัดลำดับความสำคัญของความก้าวหน้าเหนือความสมบูรณ์แบบโดยไม่จำเป็น