Invista na implementação do Zoho Connect, um software de colaboração para melhorar a comunicação interna e aproximar os colaboradores.
Para que uma empresa funcione da melhor forma, é necessário investir em alguns recursos, e um deles é na área de comunicação. Isso porque os colaboradores precisam atuar de forma conjunta, e a comunicação transparente e clara é a única forma de fazer isso.
Nesse sentido, se você deseja melhorar esse ponto no seu negócio, invista em uma ferramenta poderosa de colaboração, como o Zoho Connect.
O que é a comunicação corporativa?
A comunicação corporativa é definida como uma série de atividades que envolvem a gerência e integração de todas as comunicações — sejam elas internas ou externas — dentro de um negócio, e que cria pontos de vista benéficos entre as pessoas que a empresa depende.
No geral, a comunicação é identificada por mensagens que uma empresa, agência ou instituto emitem para o público-alvo, que pode ser os funcionários, parceiros ou qualquer pessoa em geral.
Nesse sentido, vemos que as empresas têm o principal intuito de transmitir a mesma mensagem para todos os interessados, de modo a expandir o conhecimento, credibilidade e assunto agregador.
Esse tipo de comunicação também pode ser visto como uma comunicação interna, que se baseia na criação de canais de relacionamento entre os colaboradores em uma empresa. Ela transmite mensagens e avisos aos profissionais, para motivar, engajar e informar os ideais do negócio às equipes internas.
De acordo com algumaspesquisas científicas, a missão da comunicação interna é a contribuição para a manutenção de um ótimo clima organizacional, a fim de tornar mais fácil o crescimento da organização e o êxito das metas estratégicas.
Para que essa comunicação seja mais fluida no seu negócio, invista em ferramentas modernas e tecnológicas, como o Zoho Connect.
Tipos de comunicação interna
É possível se deparar com as mais variadas maneiras de criar uma boa comunicação interna, que costumam variar com base no contexto e objetivo do negócio. Por isso, é interessante que você conheça alguns tipos de comunicação para implementar na sua corporação.
Comunicação escrita: esse é o tipo mais conhecido e pode ser realizado por meio de quadros de avisos, placas, e-mails, chat, intranet (uma das funções do Zoho Connect) e outros. No geral, esse tipo de comunicação é usado para o alinhamento das equipes em uma organização, podendo ser utilizado um modelo padrão.
Comunicação oral: esse tipo de comunicação pode ser visto em palestras, reuniões, workshops e demais eventos corporativos. Ela é bastante eficaz para o fortalecimento das relações entre os colaboradores.
Comunicação vertical: ela é destinada aos líderes da empresa, amplamente implementada no alinhamento da equipe nos planejamentos estratégicos e costuma envolver assuntos confidenciais.
Comunicação horizontal: ela é usada na comunicação entre colaboradores, podendo ou não integrar o mesmo setor, porém, têm o mesmo nível hierárquico. Essa comunicação também é eficaz no fortalecimento das relações internas e melhora o clima organizacional.
Comunicação diagonal: ela é fundamental para envolver os diferentes níveis hierárquicos do negócio, e é usada para informar novidades.
A importância da comunicação corporativa
A comunicação corporativa costuma ser deixada de lado por diversas empresas, afinal, os empresários nem sempre se dão conta de como é importante investir neste elemento interno para o seu negócio.
No entanto, em contrapartida a esse tipo de pensamento, tenha em mente que a comunicação corporativa é primordial para todas as empresas que desejam realizar uma comunicação eficaz e que dê resultado.
Confira a seguir algumas razões que demonstram a importância de uma boa comunicação corporativa na sua empresa.
- Marca da empresa frente ao público e concorrência
A marca com certeza é o principal elemento de um negócio, afinal, ela é responsável por definir quem ela é, os seus principais produtos, mensagem e compromisso com os clientes. Com isso, é de suma importância investir em uma comunicação estruturada.
Através da sua marca, pode-se definir de que maneira a sua concorrência e clientes verão o seu negócio e como ela será definida na mídia. Uma das mais importantes funções da comunicação é criar essa reputação diante do seu público, de modo que seja positiva e respeitada.
- Identidade organizacional e corporativa
Identidade corporativa é a singularidade da sua empresa, isto é, à imagem do negócio, do ponto de vista externo e interno. Por outro lado, a identidade organizacional está relacionada às características responsáveis por compor a empresa, a exemplo dos funcionários, clientes e investidores.
Por esse motivo, ambas as comunicações são importantes para que os funcionários consigam se sentir integrantes realmente da empresa.
- Responsabilidade corporativa
A responsabilidade corporativa pode ser entendida como a defesa de uma corporação por seus interesses gerais de públicos ou sociedades. Desse modo, essa comunicação corporativa é responsável por fazer com que a empresa vá além das suas tradições e consiga se adaptar à realidade do seu mercado, público e social como um todo.
- Reputação corporativa
Graças a uma comunicação efetiva dentro da empresa, você pode alavancar ainda mais o negócio, e caso não tenha, pode afundá-lo. E isso ocorre por conta da sua reputação corporativa, que não é somente definida com base no público em geral, mas também por todos os interessados na corporação.
- Comunicações de crise
As comunicações de crise se referem a um desafio público que envolve elementos como a reputação e imagem da empresa. Esses desafios podem surgir como alegações criminais, ataques da mídia e violações de regulamentos que se relacionam com o meio ambiente.
Principal objetivo da comunicação interna em uma empresa
A comunicação em uma empresa traz como principal objetivo a manutenção dos colaboradores alinhados com a missão e metas do negócio. Desse modo, é possível compartilhar os princípios da organização envolvendo a equipe. Além disso, podemos citar outros objetivos como os seguintes:
- Divulgar na empresa todos os conhecimentos que foram adquiridos pelos colaboradores em eventos profissionais, como treinamentos workshops e experiências que são relevantes para a organização;
- Divulgar ações da empresa de maneira clara para todos;
- Viabilizar o engajamento coletivo no que se refere aos objetivos da organização;
- Estabelecer normas e condutas éticas priorizadas pela empresa;
- Incentivar o debate de temas inclusivos como inclusão social, cuidados com o ambiente, prevenção de problemas a nível físico e mental.
No geral, a comunicação de uma empresa envolvendo os colaboradores possui uma grande importância para uma organização, seja qual for o seu nível hierárquico. Afinal, ela vai além da transmissão de informações.
Ela é fundamental para a criação de um ambiente de trabalho integrado, o que facilita o trabalho colaborativo, isto é, em equipe e de forma a estimular o engajamento de uma performance de excelência, além de estimular elementos como a inovação e criatividade.
Por meio da comunicação interna, você consegue ainda fortalecer a sua cultura organizacional, estabelecendo o conceito de uma marca que se preocupa com os funcionários, muito relevante na atual era digital, a fim de manter mais próxima a relação entre as pessoas.
Desse modo, o primeiro passo para que essa comunicação seja efetiva é escutar os colaboradores, com um canal direto de comunicação entre as pessoas, como o Zoho Connect. Assim, é possível criar uma relação duradoura e eficaz com a equipe.
Pontos positivos do investimento em uma boa comunicação interna
A comunicação interna de uma empresa, se bem estruturada e executada com os recursos corretos, é capaz de reunir diversos benefícios para as empresas, como os seguintes:
- Cria novos porta-vozes para a empresa, atuando, então, como influenciadores da marca;
- Transmite credibilidade e clareza;
- Fortalece a cultura organizacional;
- Propaga informações mais rápido e de forma assertiva;
- Promove na equipe um sentimento de pertencimento à empresa, já que compartilha os valores dessa marca;
- Auxilia no alinhamento e motivação das equipes;
- Permite que os colaboradores troquem conhecimento;
- Incentiva o clima organizacional;
- Aumento de produtividade;
- É primordial no onboarding de novos colaboradores; e
- Diminui os índices de turnover.
Todos esses pontos positivos podem ser aproveitados com o recurso adequado implementado na sua empresa, como é o caso do Zoho Connect, que permite a criação de uma intranet empresarial moderna para o engajamento dos colaboradores.
Exemplos de comunicação interna em uma empresa
Além dos tipos existentes de comunicação interna que vimos acima, existem diversos formatos que a empresa pode utilizar para compartilhar informações com os seus colaboradores.
É interessante estar à parte desses diferentes formatos, afinal, cada colaborador possui uma maneira única de se comunicar. Portanto, alguns podem captar melhor os conteúdos visuais, e outros preferem uma experiência sonora e os exemplos são infinitos, tendo em vista que existem muitas formas de se comunicar.
A fim de identificar qual seria a melhor via para a sua empresa, é primordial ter conhecimento sobre a sua equipe, além da avaliação periódica da eficiência das estratégias usadas, indicando se as mensagens surtem o efeito que deveriam. Alguns exemplos dessa comunicação são:
- Chats;
- Chats internos;
- E-mails corporativos;
- Feedbacks;
- Intranet empresarial;
- Placas informativas (eficazes para a comunicação visual interna);
- Podcasts;
- Quadro de avisos;
- Entre outros.
Qual a relação entre a comunicação empresarial e endomarketing?
Tanto a comunicação empresarial como o endomarketing são estratégias que atuam de forma complementar, embora tenham conceitos muito distintos. A comunicação empresarial interna, por um lado, está relacionada a um processo de informação, e o endomarketing se refere a ações que têm como objetivo atrair, integrar e engajar talentos.
Enquanto as ações de comunicação interna atuam na informação e manutenção dos colaboradores alinhados com a ideologia da empresa, o endomarketing visa promover a marca para a equipe e a motivação dos colaboradores.
É possível afirmar então que essas estratégias caminham juntas, afinal, as suas ações que são desenvolvidas pelo setor responsável pelo endomarketing, devem ser divulgadas para os colaboradores – que pode ser por meio de ferramentas de comunicação, como o Zoho Connect.
Logo, você deve investir nessas duas estratégias.
Práticas de comunicação empresarial
Sabe-se que a comunicação empresarial é uma habilidade, e por conta disso ela deve ser aprimorada com a continuidade. Por esse motivo, você pode melhorar essas interações com a equipe através de ações simples na organização.
Separamos a seguir ações que podem ser aplicadas na sua estratégia de comunicação empresarial e torná-la eficaz:
Conheça a empresa e equipe
Como vimos acima, a comunicação em uma empresa procura alinhar todos os colaboradores envolvendo as estratégias adotadas. Nesse sentido, é essencial ter conhecimento da empresa como um todo, entendendo como será feita a conexão da equipe com a marca.
O primeiro passo é definir claramente os valores, missão e cultura da empresa. Essas informações servem para o desenvolvimento de uma estratégia poderosa. Além disso, é preciso integrar os colaboradores, conhecendo-os quem são, os valores corporativos e outras características. A melhor forma de conquistar esse objetivo é dar espaço para dar o seu feedback.
A partir do momento em que os colaboradores se sentem (e de fato são) ouvidos, eles são valorizados, o que fortalece essa sensação de pertencimento. Isso sem contar com a possibilidade de se expressarem, fortalecendo a confiança no negócio e os deixando à vontade para indicar falhas e melhorias nas operações internas.
Planeje a sua comunicação interna
Assim como funciona em qualquer tipo de estratégia, é de suma importância elaborar um planejamento de execução eficaz da comunicação interna. Isso é interessante na definição de prioridades e ações que devem ser executadas.
Essas ações variam com base nas necessidades da sua empresa, porém, as mais comuns visam os seguintes objetivos:
- Melhorar e manter o alinhamento da equipe com a missão da empresa — começar com esta etapa desde o processo de seleção;
- Aumentar a satisfação dos seus funcionários;
- Fortalecer a marca;
- Diminuir o turnover do negócio; e
- Engajar as equipes de modo a impulsionar os resultados e metas alcançadas, sejam elas individuais ou coletivas.
Por isso, é fundamental que no seu planejamento tenha uma estruturação com todos os canais de comunicação, incluindo pesquisas internas de satisfação, pois vão possibilitar que os colaboradores expressem a sua opinião mais aberta e transparente.
Se este for o seu caso, a empresa deve contratar um analista de comunicação, que é um profissional especializado para saber de qual forma pode melhorar essa área na empresa da forma ideal.
Preze por uma comunicação clara e acessível
Quando falamos de uma comunicação acessível estamos nos referindo àquela que é clara e transparente, afinal, usar linguagem técnica pode afastar a sua equipe da mensagem que deve ser passada. Isso porque apenas certos setores poderão de fato entender o que você está falando. Logo, o ideal é adequar a comunicação ao público, de modo que ela seja inclusiva.
Essa dica é primordial para quem deseja melhorar a comunicação interna. A fim de não errar outra vez, opte sempre por uma linguagem mais simples na hora de se comunicar com os colaboradores, seja qual for o seu nível hierárquico.
Nesse sentido, destaca-se que essa dica tem relação com a nossa primeira dica, sobre conhecer a sua equipe e quem a compõe. Ao usar uma abordagem simples e didática, você torna o entendimento da mensagem mais fácil e evita ruídos nessa comunicação.
Lembre-se que existem alguns documentos usados na comunicação de uma empresa, devendo ainda se atentar às necessidades especiais de cada colaborador. Certos casos podem exigir recursos e documentos de acessibilidade para todas as pessoas.
Seja transparente ao se comunicar com a equipe
A transparência é fundamental na relação com os colaboradores, podendo fortalecer a marca e compartilhar a sensação de pertencimento.
Uma forma de fazer isso é promover a inclusão dos colaboradores e mantê-los sempre informados acerca dos acontecimentos (sejam eles bons ou ruins) e as novidades. Com isso, você pode conquistar a confiança da equipe e fortalecer o comprometimento desses colaboradores.
Dessa maneira, use canais de comunicação interna com o objetivo de informar os colaboradores sobre possíveis mudanças, mas em especial daquelas que podem, de certa forma, impactam na rotina de trabalho deles. Esses informes podem ser feitos por meio de reuniões, e-mails, reuniões online e outros.
Torne os setores internos da empresa mais próximos
Imagine como será mais fácil executar um trabalho sabendo que um colega de outro setor pode te ajudar. Essa é uma via colaborativa, e deve ser cada vez mais estimulada na sua empresa.
A comunicação de uma empresa, do ponto de vista interno, é ideal para remover qualquer tipo de barreira de contato que existe envolvendo os mais variados setores de um negócio. Este é um passo essencial, já que é responsável por aproximar os colaboradores, além de evitar que grupos isolados se formem.
Esses grupos isolados são responsáveis por descentralizar as informações, tornando-as do conhecimento de todos, porém, de uma forma diferente. Ou seja, um único aviso ganha proporções diferentes.
Além disso, é impossível não citar que uma boa comunicação envolvendo todos os setores pode tornar mais simples os processos internos que dependem do trabalho em grupo feito por diversas áreas. Para que isso seja possível, invista em locais de convivência compartilhada na empresa e eventos com as equipes.
Promova ações interativas
Nada melhor do que realizar um evento informal que estimula o convívio entre todas as equipes. Ações parecidas com essa também auxiliam muito a integrar novos profissionais.
Há muitas formas de se fazer isso, como a promoção de uma reunião ou uma festa informal, happy hour, almoços coletivos e eventos de comemoração por todas as metas que foram alcançadas.
Quais são os melhores canais para investir na comunicação interna?
Muitas empresas têm dúvida sobre quais canais devem ser implementados no seu negócio, a fim de aproveitar todos os benefícios da prática comunicativa. Essa pergunta com certeza é uma das mais comuns e não é tão simples de ser respondida.
A melhor opção é investir em mais de um formato de comunicação, pois como foi explicado acima os seus colaboradores são pessoas diferentes com formas de captação distintas. Desse modo, as mensagens que são enviadas e recebidas pelos canais ocorrerão pela via que eles mais se sentem à vontade para o uso no dia a dia.
Fugindo apenas das opções mais tradicionais, a exemplo de um e-mail profissional, canal de televisão corporativo e murais, é possível apostar em opções mais tecnológicas, como é o caso do WhatsApp, um dos modos de contato mais usados atualmente.
Ferramentas que podem ajudar a comunicação interna
Como vimos ao longo do texto, a comunicação interna de uma empresa é fundamental para que um negócio consiga avançar. Nesse sentido, conheça algumas das ferramentas que podem impulsionar essa área da sua organização e promover um melhor entendimento envolvendo as suas equipes.
Lembrando, apenas, que cada ferramenta pode ser mais apropriada para uma empresa do que para outra – mas o Zoho Connect é para todos!
- Chat interno
Não estamos falando de um WhatsApp para cada colaborador, e sim um chat interno. No Zoho Connect, esse tipo de chat é chamado de Chat Inteligente.
Esse chat é a barra de chat que fica na parte inferior da página. Assim, o Chat Inteligente permite que você converse de forma individual com algum colega de sua rede. Você pode acessar facilmente todos seus chats recentes na barra do Chat Inteligente.
Essa é uma excelente forma de concentrar a comunicação oficial da empresa e fazer com que a busca de determinadas informações seja mais simples no dia a dia.
- Comunicação em massa, com Newsletter e uma Intranet do Zoho Connect
Os chats internos nem sempre são o veículo ideal para o envio de informações oficiais importantes, a exemplo das atas de reuniões ou até decisões corporativas que podem afetar a todos (independentemente do nível hierárquico ou setor).
Nesse cenário, você pode investir em uma intranet, uma rede privada online que trata sobre a suíte de protocolos da Internet, contudo, ela é de uso exclusivo de um determinado local, como a rede de uma empresa.
Portanto, a intranet da sua empresa só pode ser acessada pelos seus colaboradores internos. Esse é um canal efetivo para a comunicação em massa, e o Zoho Connect pode te ajudar a aproveitar esse recurso.
- E-mail corporativo
Com um e-mail particular, é muito mais fácil filtrar conteúdos recebidos no dia a dia na caixa postal. Para aproveitar ao máximo a eficácia dessa variante de comunicação, é interessante investir no treinamento dos colaboradores para criar e padronizar os títulos dos e-mails. Com isso, você pode diminuir o risco de perda de algum comunicado relevante.
O papel do Zoho Connect na comunicação interna da sua empresa
O Zoho Connect pode ser entendido como um software de colaboração com o intuito de reunir as equipes, os recursos necessários para a sua rotina de trabalho e os apps que são utilizados em uma única plataforma.
Sendo assim, o Zoho Connect ajuda as equipes em todas as etapas do seu trabalho, o que permite a simplificação da comunicação em equipe, na elaboração de um repositório de documentos, planejamento de uma base de dados de conhecimento, criação do seu próprio aplicativo e gerenciamento dos planos de trabalho.
Como o Zoho Connect pode ajudar a minha empresa?
Como falamos acima, o Zoho Connect é, em resumo, um software voltado à colaboração entre equipes. Por esse motivo, a plataforma conta com os mais variados recursos para promover a comunicação interna e aplicativos a fim de engajar as equipes.
Como principal resultado desse tipo de investimento, você pode contar com um espaço de trabalho mais convidativo, produtivo e colaborativo entre equipes. Ao investir no Zoho Connect, você pode criar uma intranet centralizada cujo foco é justamente é a comunicação interna, de modo a envolver todos os colaboradores da empresa.
O que é intranet?
Apesar de a intranet ser um dos meios de comunicação mais recomendados hoje em dia, algumas empresas ainda não sabem o que é e como ela funciona.
A intranet é, então, um meio de comunicação interna exclusiva de uma empresa. Por esse motivo, a intranet pode ser útil na troca de informações, em fóruns e comunicação através de chat, e o melhor é que esse sistema está presente no Zoho Connect.
Portanto, vê-se que a criação de uma intranet social auxilia os colaboradores na hora de receber informações, partindo de uma única fonte. Então, essa comunicação é mais dinâmica na rotina de trabalho.
A intranet deve ser interna ou externa?
Se você está decidido a investir em uma intranet para a sua empresa, saiba que existem dois tipos, a interna e externa, e somente você pode decidir qual opção melhor se adequa ao seu caso. Com o Zoho Connect, é possível ter uma intranet externa e interna, e a escolha varia de acordo com os seus objetivos e principais estratégias.
De um lado, tem-se a rede interna, em que o principal objetivo é atender, de maneira exclusiva, aos colaboradores do seu negócio. Por conta disso, somente as equipes da organização terão acesso a essa rede.
Contudo, também existe a possibilidade de criação da rede externa, em que os colaboradores são adicionados, mas também outras pessoas, a exemplo dos fornecedores, parceiros e clientes. Essa é uma via interessante para manter todos os interessados informados acerca dos próximos passos do negócio.
Uma informação importante é que a rede externa pode adicionar somente pessoas que tenham, de fato, interesse na sua empresa. Caso contrário, os informativos não lhe agregam em nada.
Principais funções do Zoho Connect
O Zoho Connect traz diversas funções que podem te ajudar no dia a dia da rotina de trabalho. E por isso vamos explorar algumas delas a seguir para que você entenda como a plataforma é ideal para o seu negócio.
Publicações e feeds: Com o feed, é possível compartilhar qualquer informação, novidade de projetos ou uma citação inspiradora para que o dia começa mais positivo e anexe documentos. Fique por dentro de todos os andamentos dos projetos. Monitore os colaboradores, equipes e projetos que possuem mais relevância para você em uma única plataforma.
Função de curtir: Curtir um conteúdo demonstra as opiniões dos colegas de trabalho. Obtenha insights acerca das publicações influenciadoras entre o seu público.
Função de comentários: Colabore em tempo real. Publique comentários, compartilhe uma atualização com a sua rede ou peça feedback.
Pesquisas de opinião: essas pesquisas são uma ótima forma de interação com o público. Com os insights instantâneos, você turbina novas ideias. É, portanto, uma forma mais fácil de medir como está o ponto de vista do seu público em relação à marca.
Caixa de entrada: essa caixa reúne a história completa em um só lugar. Você tem em mãos o controle de todos os dados que podem modificar o seu dia a dia de alguma forma.
Mensagens particulares: é possível iniciar uma conversa particular com um, ou mais de um, colega, além da possibilidade de incluir mais participantes a qualquer tempo.
Notificações: as notificações mantêm você informado sobre as atividades que mais são relevantes para a sua rotina. É possível promover ações, como comentários em uma publicação ou seguir alguém.
@Menções: esta é uma menção, um chamado específico para um colaborador ou equipes que você direciona suas informações.
Conte com o Zoho Connect, a melhor solução para a sua empresa
Promova uma comunicação mais aberta na sua empresa com o objetivo de fortalecer sua cultura de trabalho, e para isso o Zoho Connect é a melhor opção!
Isso porque o Zoho Connect reúne recursos familiares, a exemplo dos feeds temáticos de mídia social, chat e outros. Assim, o Connect faz com que cada membro da equipe consiga compartilhar ideias, feedback e manter-se atualizado acerca das notícias da empresa, o que melhora a transparência e cria um espaço acessível para o diálogo.
Acesse o nosso site e conheça a melhor ferramenta de comunicação para o seu negócio: o Zoho Connect.
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